Hanke-ehdotus vs. hankeperusta - Toivon tässä artikkelissa olevan koteloivan projektin dokumentaatiokehyksen ja kuinka tärkeätä on tietää projektiin virtaavien ja sieltä lähtevien monien asiakirjojen ero ryhmän jäsenten tai sidosryhmien keskuudessa.

Kuten otsikossa todetaan, tämän artikkelin tarkoituksena on poistaa pimeys yksittäisistä asiakirjoista, hankeperiaatteista ja hanke-ehdotuksista. Vaikka nämä kaksi tärkeätä asiakirjaa ovat hyvin samankaltaisia, niillä on hyvin erilaiset asemat hankkeessa ja sen menettelyt ja niiden tarkoitukset ovat myös erilaisia.

Uskallamme aloittaa upea projektinhallinnan maailma ja luoda systemaattiset menettelytavat, joilla varmistetaan sujuva toiminta kohti yrityksen projektin päämääriä.

Hanke-ehdotus vs. hankeperusteinfografia

Projektien asiakirjat

Hyvin dokumentoitu projekti on projekti, jota on systemaattisesti ajettu ja ohjattu suuntaan, johon sen piti johtaa, yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Jos on dokumentaatioita, jotka on suunniteltu erityisesti hanketta varten, ylimmälle johdolle on erittäin helppoa liikkua projektin läpi ja tarkistaa ja vertailla menettelyjä tarkasti.

Tätä tehtävänhallintaa varten ja jopa hankkeen seuraamiseksi, kun muutos on toteutettu, asiakirjat ovat hyödyllisiä, jotta ne voidaan muuttaa ohjeiksi tai tapaustutkimuksiksi. On olennaisesti 9 tärkeää asiakirjaa, joita on käytettävä projektissa. Ne ovat seuraavat:

  1. Hanke-ehdotus - Hankkeen käynnistäminen on hanke-ehdotus, joka on kattava ja vakuuttava. Tämän asiakirjan yksityiskohdat oikeuttavat hankkeen toteuttamiseen tarvittavan investoinnin.
  2. Projektiperuskirja - Tämä on toimeksianto, joka muuttaa idean projektipäällikön todelliseksi työksi.
  3. Projektinhallintasuunnitelma - Tämä kattaa kaikki tarvittavat yksityiskohdat koko projektista, jolloin projektipäällikölle on helpompi tarkastella vaiheita ja suunnitelmia.
  4. Toimintaloki - Tämä on kuin tehtäväluettelo kaikille joukkueen jäsenille heidän eri tehtävistä tiettyinä päivinä.
  5. Riskirekisteri - Samoin kuin toimintaloki, tämä on riskin laskuri, joka sisältää kaikki riskit, joihin projekti kohdistuu.
  6. Tilaraportit - Tämä on kokoelma raportteja, jotka kertovat tarkalleen missä projekti on tällä hetkellä ja kuinka paljon siitä on jäljellä projektin tavoitteen saavuttamiseksi.
  7. Talousarvio - Numeroasiakirja, joka sisältää kaikki tilit projektin budjetista. Taloudelliselta kannalta tämä asiakirja sisältää kaikki tärkeät luvut.
  8. Opettujen arviointi - Hankkeen aikana opitut opinnot voidaan sisällyttää tähän, jotta nämä oppitunnit voidaan toteuttaa hankkeen tai organisaation muiden hankkeiden myöhemmissä vaiheissa.

Projektien asiakirjan tarkoitus

Emme vihaa dokumentoida kaikkea tekemämme asiaa, koska se on vain niin paljon kirjoitettavaa, peitettävää ja luettavaa tekstiä. Tämä tekee meille hankalaa toteuttaa ja hallita tiensä tapaisia ​​projekteja.

Koska tekstissä ja analyyseissä, kaavioissa ja kaavioissa on niin paljon kierroksia, asiakirjojen ylläpito ratkaisi ongelman, ja projektipäälliköiden on helppo ylläpitää projektin jäljitettävyyttä.

Kokeneet projektipäälliköt varmistavat, että heidän hankkeissaan on vakiomalleja, jotka pidetään paikoillaan asiakirjojen säilyttämistä varten. Menestyneet projektimallit voidaan käyttää uudelleen ajoittain projekti-projekti-pohjalta.

Mallien avulla johtajat voivat erittäin hyvin keskittyä päävastuuseensa hallita koko hanketta sen sijaan, että he haluaisivat tyytyä raskaiden paperityöhön sekä tietojen keräämiseen ja erottamiseen.

Jokaisesta seuraavista vaiheista löydät dokumentaation keskeisenä osana hanketta, joka kulkee käsi kädessä projektin viestintäelementin kanssa:

  1. Aloittaminen - toteutettavuusraportti, hanke-ehdotus, hankeperuskirja
  2. Suunnittelu - vaatimusmäärittely, suunnitteluasiakirja, projektinhallintasuunnitelma
  3. Suorittaminen - toimintaloki, julkaisuloki, tilaraportit
  4. Ohjaus - testiasiakirja, muutosten hallinta
  5. Sulkeminen - tekninen asiakirja, toimintoasiakirja, oppituntiluento, luovutusasiakirja

Kun kaikki perusasiat ovat selkeät ja dokumentoinnin tarkoitus edessäsi, voit nyt päästä yksityiskohtiin, jotka kertovat meille, mitkä projektisäännöt ja projektiehdotukset ovat ja mikä erottaa ne toisistaan.

Mikä on hankeperusta?

Hankkeen peruskirja, joka tunnetaan nimellä projektin määrittelyasiakirja tai viite viranomaisasiakirjaan, on lausunto, joka ilmoittaa selkeästi hankkeen laajuuden, päämäärät, päämäärät ja ryhmät.

Hankkeen tavoitteita hahmotellen hankekaavio tarjoaa seuraavat päätoiminnot:

  • Alustava kuvaus rajoituksista ja vastuista, joita jokaisella on projektin aikana
  • Ensisijaisten sidosryhmien tai hankkeen omistajien ja hankkeen sponsorien tunnistaminen
  • Projektipäällikön tehtävien ja roolien kuvaus

Hankeperuskirja on useimmiten lyhyt asiakirja, jota käytetään viitaamaan tehtäviin, jotka on korostettava hankkeen eri rooleissa. Ne ovat otteita yksityiskohtaisista asiakirjoista, kuten hanke-ehdotuksesta. Sitä pidetään asianmukaisesti alan parhaaksi käytännöksi.

Yksittäisen projektin roolien ja vastuiden rajoittamisen lisäksi hankkeen peruskirja on viiteasiakirja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Hankkeen tarkoitus tai syyt
  • Ongelma on tarkoitus ratkaista
  • Tavoitteet, jotka hankkeella pyritään saavuttamaan
  • Hankkeen rajoitukset
  • Tapoja ja keinoja ratkaisun saavuttamiseksi
  • Tiimin ja projektin sidosryhmien identiteetit
  • Kohteet, jotka ovat soveltamisalan ulkopuolella
  • Projektin riskinarviointi
  • Projektin edut
  • Korkean tason katsaus talousarvioon

Nämä tarkoitukset ovat yksityiskohtaisia ​​komponentteja projektiperuskirjasta, ja niissä voi olla kaikki tai muutamat näistä elementeistä. Hankkeen peruskirja on edelleen pää- ja painopisteasiakirja koko projektin elinkaaren ajan ja se sijoittaa tietyn määrän vipuvaikutusta ja voimaa projektipäällikölle, joka on tämän asiakirjan omistaja.

Projektikartta muuttuu harvoin, ja projektipäällikkö tarkistaa sen säännöllisin väliajoin, jotta voidaan seurata, noudatetaanko tavoitetta ja onko suunnitelmasta nykyisiä poikkeamia.

Hankkeen peruskirja laaditaan hanke-ehdotuksen hyväksymisen jälkeen ja juuri ennen projektin laajuuden määrittelemistä. Se noudattaa luonnollista hyväksymisjärjestystä ja budjettien hyväksymisen hierarkiaa.

Tehokas projektikirjoitus sopii yhdelle A3-koon sivulle toteutettavuuden, helpon ymmärryksen ja jäljitettävyyden vuoksi. Myös muut projektisäännöt voidaan laatia tekstinkäsittelyasiakirjoihin.

Joten, jos sinun on tiedettävä, miltä projekti näyttäisi korkealta tai ilmakuvalta, voit katsoa projektisäännön.

Mikä on hanke-ehdotus?

Tekninen ehdotus tai hanke-ehdotus on erittäin vakuuttava asiakirja, jonka tavoitteena on vakuuttaa sidosryhmät, ylimmän johdon henkilökunta ja sijoittajat hankkeen todennäköisyydestä ratkaista annettu kysymys.

Tämä on jälleen yksinkertainen, mutta yksityiskohtainen asiakirja, jolla on seuraavat tavoitteet:

  • Tunnistaa suoritettavat työt
  • Selittää projektin syyn ja sen ratkaisun tavoitteen
  • Vakuuttaa ja vakuuttaa lukijat siitä, että ryhmä on valmis ja valmis projektiin ja pystyy ohjaamaan sen onnistuneeseen loppuunsaattamiseen
  • Selittää hallintasuunnitelman ja kuinka hienostunut se on
  • Vakuuttaa paneelia käytettävissä olevien resurssien saatavuudesta projektin loppuun saattamiseksi annetun budjetin ja varatun ajan kuluessa

Vinkki # 1 : Jotta kaikki nämä toimisivat ja pystyisivät esittämään näkökulmasi paneelin eteen, on välttämätöntä varmistaa, että ehdotus saa 10: n 10: stä sen ulkonäön suhteen.

Paneelissa työskentelevien ammattilaisten on saatava uskomaan hankkeen tarpeeseen ja he tarvitsevat riittävän hyvät syyt rahoittaakseen sitä. Ammattimainen ääni on säilytettävä jatkuvasti ja asiakirjan on oltava helposti saatavissa.

Vihje 2 : Ulkonäön lisäksi hanke-ehdotuksen toiseksi tärkein osa on sen idea. Vahva ehdotus on yksityiskohtainen järjestelmällisesti ja sillä on selkeä toimintasuunnitelma, jota hanke valvoo.

Mitä teknisemmin ehdotuksesi on, sitä parempi se on organisaatiolle. Tietojen ja sisällön varmuuskopiointi tosiasioiden ja lukujen kanssa voi auttaa parantamaan ehdotustasi.

Hanke on yhdenmukaistettava organisaation asettamiin tavoitteisiin voidakseen täysin vastata tarpeisiinsa. Asiaan liittyvän ratkaisun ratkaiseminen yrityksen johtamasta suunnasta voi olla täysin turhaa.

Mitä sinun on sisällytettävä projektiehdotukseen

Toisin kuin hankeperuskirja, joka on ote pääasiassa hanke-ehdotuksesta tai työilmoituksesta, hanke-ehdotus on erittäin yksityiskohtainen asiakirja, jättäen pois verbositeet. Muoto koostuu normaalisti asettelusta ja typografiasta, joka siihen liittyy.

Yhden näkökulman asettelun on sisällettävä graafisten kuvien käyttö. Nämä voivat olla mitä tahansa seuraavista elementeistä:

  • Käyrät
  • kaavioita
  • valokuvat
  • piirustukset
  • kaaviot

Nämä kuvitukset ovat tosiasiallisesti tosiasioita ja lukuja, jotka on koottu paljon koottavammalla ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Kunkin kuvan kuvaus tulee olla taustalla, ja sen tulisi sisältää tärkeät vivahteet, joita grafiikka kuvaa. Tämä helpottaa lukemista, ja sen tulisi rohkaista paneelia uskomaan, että projekti on loppujen lopuksi erittäin hyvin harkittu.

Taulukoiden käyttö voi myös lisätä tekstin luettavuutta ja selkeyttä ja ohjata lukijaa tekemään nopeasti tietoisen ja selkeän päätöksen.

Typografia sisältäisi järjestetyt otsikot ja sen tulisi pitää hyvä sisällön virtaus. Väärässä asemassa oleva sisältö ei palvele projektin tarkoitusta ja saattaa johtaa hanke-ehdotuksen hylkäämiseen tai uudelleentarkasteluun.

Ero hankeperusteen ja hanke-ehdotuksen välillä (300)

Kun hanke-ehdotuksesta on määrätty seuraamuksia ja se on hyväksytty, hankkeen sanotaan olevan virallinen aloitus, ja sen voidaan aloittaa heti tai ehdotuksessa määrätyn mukaisesti. Tällöin projektipäällikkö valtuutetaan ja projektisäännöt laaditaan.

Seuraava taulukko sisältää hankkeen peruskirjan roolit suhteessa hanke-ehdotuksen rooliin. Huomaa, että tämä luettelo ei ole tyhjentävä ja että sillä voi olla paljon enemmän ominaisuuksia, jotka sisältyvät edellä annettuihin selityksiin:

Muistuttaa

  • Dokumentaatio on avainasemassa jokaisessa projektissa, sekä teknisessä että muussa teollisuudessa, ja sitä on noudatettava hallinnon ja projektin tilan kannalta.
  • Jokaisessa projektin vaiheessa tai vaiheessa on suoritettu ainakin yksi dokumentointi.
  • Tehokkaat ja kokeneet johtajat pitävät malleja mukanaan, jotta niitä voidaan käyttää erilaisissa projekteissa. Menestyneen projektin malleja voidaan käyttää nykyisessä projektissa tehostamaan prosessien luotettavuutta ja luottamusta.
  • Käytännössä on 9 välttämätöntä hankeasiakirjaa, joiden on oltava osa hanketta sen sujuvan toiminnan ja jäljitettävyyden varmistamiseksi.
  • Moninaisuuden tulisi olla rajoitettua hankeasiakirjoissa, koska niiden tulisi olla suunnattuja ja niitä käytetään enimmäkseen tapahtumien ja tulosten päivittämiseen tai tallentamiseen.
  • Hankkeen peruskirja ja hanke-ehdotus ovat erillisiä asiakirjoja, joita käytetään projektin elinkaaressa, ja niiden on oltava osa hanketta. Ne kuuluvat pääasiallisten asiakirjojen luokkaan.
  • Hankkeen peruskirjaa ei voida rangaista ennen kuin hanke-ehdotus hyväksytään.
  • Budjetoinnin tulisi olla osa molempia asiakirjoja, koska se on avain ajava tekijä yrityksen ideassa projektiin.

Toivon, että kaikki nyt on dokumenttitietojesi kanssa ja etenkin projektisäännön ja projektiehdotuksen käytön kanssa. Tarkkaile tätä tilaa edelleen saadaksesi lisää vinkkejä projektinhallintaan ja tuottavuuteen.

Suositellut artikkelit

  1. Opi jännittäviä ilmaisia ​​Excel-toimintoja - kaaviot ja kaaviot
  2. Projektinhallinnan haastattelukysymykset
  3. Projektinhallinnan tekniikat

Luokka:

Yrittäjyyden kehittäminen