Projektin riskienhallintasuunnitelma - He sanovat: "Varotoimenpiteet ovat parempia kuin parannuskeinot" ja tämä pitää paikkansa kaikilla elämänaloilla. Olipa se aika, jolloin omistat projektin tai olet poistumassa tentistä, korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen jo työn alussa voi auttaa sinua pääsemään etumatkaan ja välttämään epäonnistumisia ja katastrofaalisia tapahtumia myöhemmin, kun olet polvissa sitoutumiseen. Sama pätee nykyään hankkeisiin, joissa joudut ryhtymään joihinkin toimenpiteisiin ennen hankkeen jatkamista säästääksesi joutumiselle riskeihin, jotka voivat kokonaan heittää suunnitelmasi.

Kuvalähde: pixabay.com

Projektin riskienhallintasuunnitelmat ovat näitä ajatuksellisia kartoituksia, jotka voivat tunnistaa, ennakoida ja käyttää ratkaisuja, mikäli projektiin liittyy ongelmia. Hyvä projektiriskien hallintasuunnitelma voi kohdata odottamattomia ilmeneviä ongelmia, koska suunnittelija on ottanut huomioon kaikki mahdolliset skenaariot, jotka voivat mennä pieleen projektin toteuttamisen aikana. Palontorjunta ei aina ole paras tapa, ja se voi aiheuttaa haitallisia vaurioita hankkeen muihin vaiheisiin.

Erinomainen projektin riskienhallintasuunnitelma voi vähentää projektiin vaikuttavien ongelmien tasoa noin 80% - 90%, mikä on hyvä alue olla. 20% - 10% voi aina olla marginaalinen riskiprosentti, jota ei oteta huomioon. Tässä artikkelissa tarkastellaan projektin riskinhallintasuunnitelmia ja miten kehittää hyvin harkittu suunnitelma projektillesi.

Mikä on riski?

Wikipedia määrittelee riskin olla…

"… mahdollisuus saada tai menettää jotain arvokasta."

Tämän määritelmän avulla minusta tuntuu nopeasti, että riski voi maksaa takaisin kahdella eri tavalla: voit joko hyötyä siitä suuresti tai menettää tappioita. Mutta yleensä havaitsemme riskin negatiivisimmassa merkityksessä kaikkina aikoina ja aiomme aina vähentää tätä ennakoitavaa negatiivista riskiä. Mitä tapahtuu, kun ottama riski kannattaa? Täydellinen ymmärrys projektisi riskeistä saa sinut jopa suunnittelemaan äkillisen menestyksen, joka vaatii paljon hallintaa ja hallintaa.

Yksinkertaisesti sanottuna, Wikipedia määrittelee riskin myös "tahattomaksi vuorovaikutukseksi epävarmuuden kanssa" . Projekteissa ja projektinhallinnassa riski on se tekijä, joka on potentiaalinen uhka hankkeen onnistuneelle loppuun saattamiselle aikataulussa. Riski voi esiintyä missä tahansa projektin elinkaaren vaiheessa, ja se voi vaikuttaa haitallisesti koko projektin toimintaan, johtaen sen poikkeamaan ehdotetusta suunnitelmasta.

Nämä haitalliset vaikutukset voivat olla jatkuva tai väliaikainen uhka projektille osoitetulle ajalle, budjetille, resursseille tai jopa laadulle. Projekti on aina riskitilassa ja projektiriskien hallinta auttaa tunnistamaan ja ryhtymään toimiin näitä riskejä varten oikeaan aikaan oikeaan aikaan. Projektiriskien hallintasuunnitelmassa on tarkoitus hallita ja hallita riskitasojen ja epävarmuustekijöiden tasoa, ja käsittelemme näitä näkökohtia seuraavissa kohdissa.

Mikä on projektin riskienhallintasuunnitelma?

Nopean riskinhallinnan ja sen hallinnan jälkeen on välttämätöntä, että jokaiselle linjalle kuuluvalle hankkeelle sisältyy suunnitelma kyseiselle projektille ennakoitujen riskien hallitsemiseksi. Kaikilla hankkeilla on prosenttiosuus riskistä, joka heihin kohdistuu, ja aina on tarpeen olla hankeriskien hallintasuunnitelma käsillä.

Projektin riskienhallintasuunnitelma on pohjimmiltaan vaiheittainen ohjeasiakirja, joka yksilöi ja ennakoi skenaarioita, jotka voivat asettaa projektin vaaraan, ja löytää tapoja ja keinoja riskin ratkaisemiseksi. Projektiriskien hallintasuunnitelmassa esitetään yhteenveto projektipäällikön ja ryhmän omaksumisesta projektin riskienhallinnan lähestymistavasta. Tämä projektiriskien hallintasuunnitelma on yleensä osa projektin liiketoimintasuunnitelmaa, joka luodaan projektin alussa.

Projektin riskienhallintasuunnitelma sisältää aina seuraavat ominaisuudet ja elementit:

  • Prosessi - Tämä on koko prosessi, joka otetaan käyttöön riskien tunnistamiseksi, analysoimiseksi, arvioimiseksi ja lieventämiseksi koko projektin elinkaaren ajan.
  • Talousarvio - Hankkeen kustannuksiin liittyy aina riski, sillä projektin alkaessa tapahtuu muutoksia projektin edetessä. Menetelmä tällaisen muutoksen käsittelemiseksi on määriteltävä projektin riskienhallintasuunnitelmassa.
  • Työnjakorakenne - Hankkeen riskienhallintaan liittyvät strategiat on siirrettävä WBS: lle. Kuinka ja milloin se on sisällytettävä projektin riskienhallintasuunnitelmaan.
  • Riskirekisteri - Riskirekisterin tarkistamisen tiheys on sisällytettävä projektin riskienhallintasuunnitelmaan.
  • Roolit ja vastuut - Kun projekti joutuu ongelmaan, johon liittyy siihen liittyvä riski, suunnitelma ilmoittaa projektin jäsenelle, kuka vastaa mistä skenaariosta.
  • Raportointirakenne - Tämä on sama kuin roolien ja vastuiden kanssa, mutta se käsittelee lyhyesti raportointirakennetta riskin saantitilanteessa ja kenen käsissä päätösten on oltava.
  • Riskiluokka - Riskit on luokiteltava huolellisesti ja liitettävä taulukkoon tietojen asianmukaisen järjestämisen kannalta.

Projektiriskien hallintasuunnitelman laatiminen

Projektin riskienhallintasuunnitelma määrittelee tehokkaasti riskienhallintaprosessien ja jäsentämisen "miten" koko projektin elinkaaren ajan. Se koostuu myös seuraavista:

  • Analyysi tai ennakointiraportti todennäköisistä riskeistä
  • Ratkaisut tai lieventämisstrategiat, jotka vaihtelevat suurista vaikutusriskeistä pieniin vaikutusriskeihin

Kaikilla näillä on yksi tavoite mielessä - vältetään projektin suistumisen suuntaamista .

Kaikkia kattavia ja onnistuneita projektin riskienhallintasuunnitelmia varten on noudatettava 6 perusvaihetta, joita on noudatettava. Ne ovat seuraavat:

  1. Riskin tunnistaminen ja riskirekisterin luominen

Ennen kuin mietit riskien hallintaa ja lieventämistä, on tärkeää, että tunnet ne ja tunnistat ne oikein. Jos unohdat riskin tunnistaessasi mahdollisia uhkia, asettat projektin ja sen loppuun saattamisen itse vaaraan.

Jotta kaikki riskit voidaan tunnistaa kokonaan, voit käyttää menetelmää, jolla määritetään ensin kategoriat, joihin nämä riskit voivat kuulua esimerkiksi projektiriskeihin, yritysriskeihin, liiketoimintariskeihin, budjettiriskeihin, järjestelmäriskeihin, ihmisriskiin, liiketoiminnan objektiivisiin riskeihin, ja paljon enemmän. Ne voidaan jakaa edelleen tarkempiin luokkiin helpon tunnistamisen helpottamiseksi. Toinen luokittelutapa voi olla ulkoinen tai sisäinen riski. PEST-menetelmää käytetään myös laajalti teollisuudessa: jako perustuu poliittisiin, eomisiin, teknisiin ja teknisiin tekijöihin.

Käytä aivoriihi-istuntoa projektiryhmän jäsenten, aiheiden asiantuntijoiden ja sidosryhmien kanssa saadaksesi käsityksen kategorioista ja riskien asianmukaisesta tunnistamisesta. Pk-yritykset voivat olla projektipäälliköitä ulkopuolelta katsottuna.

Kaikki tunnistetut riskit on eritelty riskirekisteriin ja jokaiselle asetetulle riskille on liitetty taso. Nämä tasot perustuvat riskin todennäköiseen esiintymiseen projektin elinkaaren aikana ja sen vakavuuteen. Riskirekisteri sisältää seuraavat tiedot jokaisesta projektiin liittyvästä riskistä ja käy läpi projektin riskienhallinnan kaikki vaiheet:

  • Ainutlaatuinen tunnistus
  • Lyhyt kuvaus
  • Vaikutusaste projektiin
  • Mahdollinen esiintymistiheys
  • Riskinhallinnasta vastaavat henkilöt
  • Lieventämis suunitelma
  • Määrärahat jaettu

  1. Riskien analysointi ja arviointi

Kun olet tunnistanut projektiin liittyvät riskit, seuraava askel on analysoida ja arvioida kutakin riskiä määrittääksesi niiden vaikutukset projektin onnistuneeseen loppuun saattamiseen. Riskejä tulisi analysoida ja arvioida seuraavien kahden kriteerin perusteella:

  • Todennäköisyys
  • Vaikutusaste

Projektipäälliköitä kehotetaan arvioimaan jokainen riskirekisteriin luetelluista riskeistä asteikolla alhainen, kohtalainen ja korkea todennäköinen esiintymisaste sekä alhainen, kohtalainen ja korkea vakavuusaste. He voivat luoda matriisin näiden arviointien kartoittamiseen saadakseen kokonaisen käsityksen riskeistä ja niiden vaikutuksesta projektiin.

Tätä matriisien luokitusta ja luokitusta voidaan myöhemmin käyttää erityyppisten riskien priorisointiin ja mahdollistaa projektipäällikön asettamat toimenpiteet projektin riskienhallintasuunnitelmaan. Projektiriskeille määritetyt arvosanat voivat olla joko palkkaluokkia tai numeerisia luokituksia, joita projektiryhmä ja organisaatio pitävät mukavina.

  1. Riskien laukaisevien tekijöiden tunnistaminen

Jakaa ryhmäsi laajasti alaryhmiin, jotka huolehtivat jokaisesta riskistä, jos niitä tapahtuu sellaisena kuin olet ennustanut heidän olevan. Nämä alaryhmät joutuvat tutkimaan riskejä syvemmässä mielessä ja tunnistamaan näiden riskien laukaisevat tekijät ja varoitusmerkit, jotka voivat kertoa projektiryhmälle, että heidän projekti on vaarassa.

Vihje : Tavallisena käytännössä asiakirja 3 laukaisee jokaiselle riskirekisteriin osoitetulle riskille.

Tässä vaiheessa projektipäällikkö voi määrittää roolit ja vastuut, jotka kukin joukkue ja ryhmän jäsenet ottavat vastaan, kun he joutuvat kohtaamaan riskiskenaarion. Henkilöille annetaan arvovalta hallita ja selvittää kunkin riskin budjetteja. He ovat vastuussa ideoiden ja suunnitelmien laatimisesta projektipäällikön kanssa.

Roolit ja vastuut voidaan jakaa osaston, työtehtävän tai yksilön tai ryhmän asiantuntemuksen perusteella. Yritä sisällyttää kaikki hankkeen sidosryhmät saadaksesi heidän näkemyksensä ja asiantuntemuksensa projektin riskienhallintasuunnitelmasta. Nämä henkilöt voivat jopa edistää merkittävästi näiden riskin laukaisevien tekijöiden tunnistamista, jotka voidaan sisällyttää myöhemmin hankkeen riskienhallintasuunnitelmaan.

  1. Aivoriihi ratkaisuideoille

Jokainen joukkue vie nyt riskinsä ja aivoriihensä ideoiksi, jotka uhkaavat uhat. Niiden tulisi olla ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä tai varautumissuunnitelmia, jotka ryhmä ryhtyy hankkeen alkaessa, vähentääkseen tai eliminoidakseen näiden riskien vaikutuksia projektin loppuunsaattamiseen. Ryhmän tulisi miettiä niiden mahdollisuuksien hyödyntämistä, jotka tulevat heidän tapaansa, kuten projektisuunnitelmassa mainittiin projektin elinkaaren suunnitteluvaiheessa.

Mahdollisuudet ovat useimmiten projektin positiiviset riskit ja useammin nämä mahdollisuudet voivat itse asiassa neutraloida negatiiviset riskit, joihin keskitymme. Projektipäälliköiden tulisi kehottaa projektin riskienhallintaryhmää projektiriskien hallintasuunnitelman avulla kiinnittämään erityistä huomiota jopa mahdollisuuksiin vähentää riskejä.

Projektipäällikön on sitten tehtävä ratkaisun laatimiseksi toimintasuunnitelma (POA) päätöksentekijöiden pohjalta, joka on saatu useilta eri yksiköiltä ja mieltä, jotka ovat työskennelleet sen parissa. Tätä me keskustelemme seuraavassa vaiheessa, joka on suunnitelman luominen!

  1. Suunnitelman luominen

Riskit tunnistetaan, mahdolliset ratkaisut tai toimenpiteet otetaan huomioon, ja jäljelle jää vain toimintasuunnitelma. Tämä toimintasuunnitelma on projektiriskien hallintasuunnitelman perusyksikkö, ja tätä suunnitelmaa omistavalle projektipäällikölle heidän on dokumentoitava kaikki mahdolliset ratkaisut projektiin tunnistettuihin erilaisiin riskeihin. Nämä suunnitelmat ovat pohjimmiltaan riskinhallintastrategioita, jotta riskit pysyisivät kaukana.

Nämä riskinhallintastrategiat joko vähentävät riskin toteutumismahdollisuuksia tai vähentävät käsillä olevan riskin vaikutusta. Nämä riskinhallintastrategiat syntyvät ideoista, jotka jäivät ajatuksista käydyn aivoriihi-istunnon ulkopuolelle. Lieventämisstrategioita on kahta tyyppiä. Ne ovat seuraavat:

  • Ennaltaehkäisevä - Tämän tyyppinen strategia vastaa kysymykseen: ”mitä sinun pitäisi tehdä nyt?” Tämä strategia on suunniteltu siten, että riskin todennäköisyys tai riskin vakavuus vähennetään ennen riskin toteutumista.
  • Ennakoimattomuus - nämä ovat suunniteltuja toimia riskin toteutuessa. Lyhyesti sanottuna se vastaa kysymykseen: "Mitä pitäisi tehdä, jos …?"

Ensisijaisesti tärkeimpiin riskeihin on ensin osallistuttava projektipäällikkö ja niiden lieventämissuunnitelmat on toteutettava ennen projektin alkamista tai toimintasuunnitelman mukaisesti. Matalamman prioriteetin riskeillä voidaan hoitaa myöhemmin, mutta niitä ei voida sivuuttaa tai laiminlyödä.

Riskirekisterissä olisi kirjattava ja dokumentoitava kaikki riskit, riskien luovuttajan vastuut, toteutettava toimintasuunnitelma ja näihin riskeihin liittyvät kustannukset.

  1. Riskien seuranta ja tarkistaminen

Projekti etenee projektisuunnitelman mukaisesti ja samalla toteuttaa projektin riskienhallintasuunnitelmaa huolehtien kaikista riskeistä, joita projekti voi kohdata matkalla loppuunsaattamiseen. Koska kaikki projektin riskienhallintasuunnitelman tuotot on dokumentoitu riskirekisterissä, on tärkeää tarkistaa tämä asiakirja säännöllisin väliajoin. Tarkastele katsauskautta kahden viikon välein.

Mutta miksi seurata ja tarkistaa? Projektin edetessä on kohtuullinen mahdollisuus, että projekti kohtaa tai toteuttaa paljon enemmän riskejä tai että rekisterissä olevat riskit saattavat tarvita muutosta.

Projektin riskienhallinta on toistuva prosessi, ja se tulisi kutoa saumattomasti koko projektisi hallintaan. Sen tulisi olla tiiviisti integroitu aiheenhallintakehykseen, koska ratkaisemattomista asioista onnistuu hitaasti tulla mahdollisia riskejä.

Aiheeseen liittyvät kurssit: -

  1. Projektiriskien hallinta
  2. Ohjelmistoprojektien hallinnan koulutus
  3. Projektinhallinta - Opi kaikki prosessiryhmät ja tietoalueet

Luokka:

Yrittäjyyden kehittäminen