PMO - Tilaus vai kaaos? Suurin osa meistä haluaisi vähän molemmat, mutta tilaus voi useimmissa tapauksissa olla apu mihin tahansa projektiin. Kun monet yhteisöt tulevat yhteen, on olemassa myös mahdollisuus sekoitukseen, joka ei ehkä ole paras tapa harjoittaa yritystäsi tai johtaa projektiasi.
Organisaatiossa työskentelee monia projekteja, jotka hyödyttävät elämäntapaa. Nämä hankkeet syntyvät tarpeesta, joka syntyy, ja ohjelmapäälliköiden ja projektipäälliköiden vastuulla on organisoida tavalla, joka ratkaisee käsiteltävät kysymykset helposti ja yksinkertaisesti, jotta kaikki hyötyisivät niistä.
Projektit ovat ohjelman osajoukko, ja useita hankkeita tapahtuu eri aikoina, peräkkäin, ja tavoitteena on saada ohjelma lähemmäksi yrityksen tavoitteita ja edistymisen tavoitteita. Jotta kaikki nämä asiat tapahtuvat samanaikaisesti tai eri aikoina, projektipäälliköiden ja ohjelmapäälliköiden on oltava varovaisia ja organisoitava PMO tai Project Management Office. Tämä PMO on järjestävä elin, joka auttaa jokaisessa toteutetussa hankkeessa ja jokaisessa käsiteltävässä ohjelmassa. Tässä artikkelissa opitaan kaikki mitä sinun tarvitsee tietää PMO: sta.
Mikä on PMO?
Projektinhallintatoimistoa ( PMO ) voidaan kuvata täydellisesti keskitetynä kokonaisuutena tietyssä organisaatiossa, joka vastaa standardien asettamisesta, kurinpidosta, hallintoelimen tarjoamisesta ja oikean vastuujärjestelmän toteuttamisesta hankkeiden hallinnalle ja ohjaamiselle selvästi, tiivis ja johdonmukaisella tavalla.
Standardointi ja kurinalaisuus ovat tärkeitä avainominaisuuksia, joita tarvitaan organisaatiossa, joka pyrkii toteuttamaan useita projekteja. Organisaatio toteuttaa nämä hankkeet järjestelmien tai prosessien muuttamiseksi tai parantamiseksi. PMO: n avulla saatat käyttää organisointielintä, joka auttaa sinua hyötymään providiinista
g organisaatiostandardit kaikille hankkeille ja toteutetulle ohjelmalle. Tähän sisältyy johdonmukainen koulutus projektiryhmille ja monille projektipäälliköille, jotka käsittelevät hanketta ehdottamiesi projektinhallintastandardien mukaisesti.
Projektien lisääntyessä PMO on hyödyllinen, koska se toteuttaa johdonmukaista projektinhallintatapaa. Tämä keskitetty standardien ja menettelyjen kokonaisuus vastaa projektinhallinnan erilaisista näkökohdista ja käytetyistä menetelmistä. He vastaavat jokaisesta projektista, jolla on tietynlainen noudattaminen laadun, asiakaspalvelun ja määrän suhteen.
PMO voi muodostua ryhmästä omistautuneita henkilöitä, jotka johtavat ja asettavat normeja, tai jopa yhdestä henkilöstä, ohjelmasta ja hankkeiden laajuudesta riippuen. Ajan myötä, kun yritykset kasvattivat kokoaan ja kapasiteettiaan, organisaatiot näkevät tämän omistautuneen ja keskittyneen toiminnan tarpeen, jotta voidaan varmistaa, että niiden järjestelmät ja prosessit kestävät kasvavat vaatimukset ja laajentumisen.
Projektinhallintatoimisto voi olla erityyppistä ja sen on noudatettava organisaation ilmoittamia tarpeita pyrkiessään saattamaan projektit noudattamaan normeja ja normeja. Jos PMO: lle asetetaan selkeä tavoite mielessä, jolla on vankka perusta ja sponsoroiden tuki ja jolla on täydellinen lähestymistapa liiketoimintamalliin, se voi olla yritykselle arvon luomisen ja erinomaisen projektin vahvuus.
Projektinhallinnan tuominen eturintamaan on hieno idea. Sinulla voi olla standardisointia ja voit jopa seurata normeja projektiryhmääsi ja muita projektiin liittyviä jäseniä vastaan. Joten miksi PMO? Katsokaamme tärkeimmät hyödyt, jotka on kartoitettu käytettäessä PMO: ta
- Projektin toteuttaminen ei voisi koskaan olla helpompaa ; ennustettavalla johdonmukaisuudella ja tehokkuudella voit taata menestyksen
- Perustan luominen yrityksesi aloitteille ja samanaikaisesti organisaation salkun hallinta
- Rohkaistaan avoimuutta ja tehokasta taloudellista raportointia johtamisen kannustamiseksi
- Suuntaa liiketoimintastrategia sijoituksiin menestysasteen mittaamiseksi
- Asiakastyytyväisyyden ja työntekijöiden tuottavuuden parantaminen liiketoiminnan suorituskyvyn parantamiseksi
- Käytetään vakiokäytäntöjä maailmanlaajuisesti noudatettujen parhaiden käytäntöjen mukaisesti
- Pitkäaikaisten säästöjen ja sijoitetun pääoman tuoton ( ROI ) varmistaminen kaikelle koulutukselle ja mentoroinnille
Mikä tekee PMO: sta?
PMO koostuu pohjimmiltaan kolmesta erilaisesta ja monipuolisesta komponentista tai aspektista, jotka edistävät PMO: n tehokkuutta organisaatioiden sisällä. Nämä näkökohdat ovat toisistaan erittäin riippuvaisia, ja PMO: n menestys riippuu todella näistä kolmesta vahvuuspilarista. Nämä näkökohdat ovat seuraavat:
- toiminnallinen
- rakenteellinen
- kurinpidollinen
Jokainen komponentti eroaa suuresti toisistaan ja täydentää toisiaan tavalla, joka tuo esiin PMO: n tarkoituksen heti liiketoiminnan ja johdon edessä. Tässä osiossa katsotaan jokaista komponenttia ja ymmärrämme ne. Kun olemme tehneet, olemme valmiita asettamaan ja aloittamaan aloittaminen omalla PMO: llamme.
-
toiminnallinen
PMO: n toiminnallisen piirteen perustaminen on tärkeä aloitus, joka voi parantaa PMO: n osoittautumista. PMO: n rooli tai laajuus on mitattava ja määriteltävä organisaatiossa prosessin aloittamiseksi. Tilausta ylläpidetään koko PMO: n toiminnallisella ryhmällä ja sen on noudatettava ylläpidettyjä toiminnallisia tasoja. Seuraava kuva antaa sinulle yleiskuvan siitä, mitä PMO: n toiminnalliset tasot ovat ja kuinka järjestystä ylläpidetään ja tarvitaan toiminnalliselle näkökulmalle.
Määritelmänsä mukaan PMO on standardointikokonaisuus, joka on hallintoelin ylläpitääkseen toimitusjohtamista ja joka on strateginen tukijärjestelmä johdolle ja projektiryhmän jäsenille organisaatiossa.
PMO pitää yllä progressiivista järjestystä. Jokainen taso on riippuvainen sen ulkopuolella olevasta tasosta. Kaikki nämä organisaation käyttämän strategian mikroskoopin alla.
-
rakenteellinen
Tämä muodostaa PMO: n laadullisen perustan ja miten se vaikuttaa projektin tai organisaation osiin - Ihmiset, Prosessi ja järjestelmät / työkalut.
- Ihmiset - PMO-järjestelmän ihmiset ovat sen johtamisyksikkö ja henkilöstö, joka työskentelee hienon projektin laatimiseksi yrityksen liiketoimintatavoitteen saavuttamiseksi.
- Prosessi - prosessi on SOP, joka perustuu PMO: n hallinnoimiin tieteisiin. Prosessien tulee olla käytännöllisiä ja sidoksissa koko organisaation työnkulkuun. Sopeutumiskyky ja skaalautuvuus sekä sisäänosto organisaation ihmisiltä ovat myös näkökohtia, joita on noudatettava perustaessaan tätä toimiston osa-aluetta.
- Järjestelmä / työkalut - Työkalut on räätälöitävä resurssien saatavuuden ja käyttäjien tietämyksen mukaan. Järjestelmät on suunniteltava siten, että ne kattavat seuraavat elementit:
- Kaikki vaadittavat tiedot tarkkoina ja reaaliaikaisina
- Perustettavan PMO: n kurinalaisuudet
- Pitäisi olla raportointimekanismeja tehokkaan päätöksenteon varmistamiseksi kaikkina aikoina
-
kurinpidollinen
Projektinhallintatoimisto olisi perustettava käsittelemään seuraavia liikkeenjohdon kvadrantteja, kun kyse on projektien tai ohjelmien johtamisesta organisaatiossa:
- Viestinnän hallinta - 360 ° viestintä kaikille kumppaneille
- Sidosryhmien hallinta
- Raportointi ja tiedot
- Resurssien hallinta - Tärkeä projektin suorittamiselle
- Henkilöstöhallinto
- Toimittajan hallinta
- Omaisuuden hankinta ja hallinta
- Muutoksenhallinta - ongelmien ratkaiseminen ja riskiskenaarioiden ratkaiseminen muutoksen mukana
- Soveltamisala
- Riskien ja ongelmien hallinta
- Koulutuksen ja kehityksen hallinta
- Suorituksen hallinta - aika ja kustannukset ovat kriittisiä näkökohtia kaikessa liiketoiminnassa
- Kriittisen polun hallinta
- Varainhoito
PMO: n asettaminen ja suorittaminen
PMO: n perustaminen ei tarkoita pelkästään joukon kriteerien viimeistelyä ja käyttöönoton aloittamista. Aivan kuten projektin toteuttaminen, PMO tarvitsee saman tason arvioinnin, analyysin, dokumentoinnin ja suunnittelun aloittaakseen asiat. Olen kirjannut 6 parasta vaihetta, joita tarvitset perustaaksesi ja ylläpidäksesi PMO: ta, joka vastaa kaikkiin tarpeisiisi projektijohtamisessa, organisaation ja projektien kanssa. Hyppäämme sisään!
-
Vaihe 1 - Arvioinnin purkaminen
PMO: n perustamisessa ja lopulta suorittamisessa on keskeistä ymmärtää tarpeitasi sisäpuolelta ja ulkopuolelta sekä tavoitteesi perustaa PMO. Arviointi on välttämätöntä PMO: n perustamisessa. Sinun tulisi käydä läpi ja mitata projektihallinnon toimistoorganisaation nykyinen tila ja tarkistaa haluttu kohdeskenaario, jossa yritys haluaisi olla.
Tämän arvioinnin suorittamiseksi ehdotan, että käytät projektihallintatoimiston PMI: n OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) -arviointia, joka auttaa arvioimaan organisaation tasoa sen sisällä olevan PMO: n nykyiseen tilanteeseen nähden.
Tässä vaiheessa tarkastellaan toiminnallisia alueita, joita PMO hallitsee ja sääntelee, sekä eroja yrityksesi ja PMO: n vaatimuksen välillä. Tutustu tämän artikkelin kurinpito- osioon tietääksesi liikkeenjohdon paradigman eri neljännestä. Tutkimalla näitä alueita huolellisesti, PMO voidaan sijoittaa sopivalle kypsyysastetta.
-
Vaihe 2 - suositusten luettelointi
Olet nyt arvioinut, missä projektijohtajien toimistosi organisaatiot sijaitsevat ja missä PMO: n on puututtava asiaan. Seuraava askel on luetella huolellisesti suositukset siitä, kuinka aukot voidaan täyttää prosessilla, ihmisillä tai järjestelmillä sekä näiden yhdistelmillä ja permutaatioilla . Nämä suositukset voisivat sisältää:
- Pyydä portteja arvosteluista parempaan päätöksentekoon
- Seuraa projektien edistymistä ja tee vastaavasti riskit tiedossa näille projektipäälliköille
- Saa hankkeille laadunvarmistukset tarkistaaksesi, että noudatetaan olemassa olevia projektinhallintamenetelmiä
- Kouluta, mentoroi ja valmenna uusia projektipäälliköitä erilaisissa projektinhallintaprosesseissa ja järjestelmissä, jotka on otettu käyttöön standardointia varten
- Tee yhteistyötä ja varmista, että kaikki tarvittavat vaiheet ja menetelmät dokumentoidaan hyvin uudelleenkäyttöä varten
Pidä jatkuvasti yhteyttä organisaatiossa työskenteleviin työntekijöihin ja pyydä heiltä säännöllistä palautetta, niin pystyt selvittämään kunkin projektin toteuttamisen aikana käyttöön otettujen prosessien ja järjestelmien heikkoudet sekä vahvuudet.
-
Vaihe 3 - Suoritussuunnitelman laatiminen
Sinulla on alueita, jotka tarvitsevat pysyviä täyteaineita, sinulla on suositus ja taso, jolla ne ovat. Nyt tulee osa, jossa astu sisään ja suunnittelet toteutussuunnitelman saadaksesi asiat alkamaan. Sinulla on suosituksia, jotka ovat luonteeltaan taktisia, kun taas jotkut tarvitsevat perusteellisempaa organisointia; niitä kutsutaan strategisiksi suosituksiksi. Aloita taktiset projektit ja aivan kuten projektitkin, ylläpidä aika-, kustannus- ja resurssivaatimuksia toteutussuunnitelman laatimiseksi.
Hanki sisäänosto johtoryhmältäsi, kun ehdotat toteutettavasi suunnitelmaa saavuttamiseksi, ottaen huomioon kaikki priorisointia vaativat asiat. Muista myös yrityksen strateginen näkemys ja sen sijainti. Ylin johto rakastaa nähdä omistautuneen ja vaikutusvaltaisen johtajan, joka on valmis kävelemään mailin päähän.
-
Vaihe 4 - Suoritussuunnitelman toteuttaminen
Moottorit päällä… jalka kiihtyvyydellä… kartta kädessä… kaikki, mitä on jäljellä, on vapauttaa kytkin! Zoomaa edessäsi suurta PMO: ta! Vaikka se kuulostaa kakku-kävelyltä, kun laitat viittauksen kilpa-autoihin, mutta PMO: n toteuttaminen vaatii huolellisuutta ja äärimmäistä kovaa työtä, varjolla ainutlaatuisen näkökulman mennä ja saavuttaa. Suunna taktisiin suunnitelmiin ja kerää ne “voitot” siipiesi alle. Tällä vauhdilla olet valmis valloittamaan seuraavan mailin.
Näytä arvo, jonka PMO on pitänyt sinulle jokaisesta voitosta, joka menee, ja muista aina käsillä oleva tavoite ja pidä kuitenkin tarkkaavaisena silmällä, etteivät ne poikkea suunnitelmasta ollenkaan. PMO: n on autettava ihmisiä hankkeissaan tavalla, joka vastaa yrityksen standardia. Näillä lyhyillä voittoilla voit luoda luottamuksen moniin asioihin, joista PMO voi muuttua.
-
Vaihe 5 - Päivityksen kommunikointi taajuusväleillä
Viestintä on elämässämme poikkeuksellinen tekijä, joka tekee tiedon ja tiedon siirron erittäin käteväksi, jos sitä käytetään tehokkaasti. PMO: n siirtojen perustamisessa ja validoinnissa viestintä on ratkaiseva tekijä sen menestykselle ja tarkoituksenmukaiselle toteuttamiselle. Jotta PMO voi kestää, viestintäkehyksen on oltava vahva ja sen tulisi kattaa kaikki asianosaiset.
Kun suunnaamme taktisia suunnitelmia ja niiden loppuun saattamista strategisten muutosten läpi aina, meidän on kyettävä kommunikoimaan kaikki päivitykset täysin järjestelmällisellä tavalla. Tämä varmistaa ja tehostaa viestintää koko ajan ja päivittää tarvittavat sidosryhmät PMO: n edistymisestä ja siitä, kuinka soveltuvaa PMO: n toteutus on organisaatiolle.
-
Vaihe 6 - lopeta. Katsella. Korjata. Toistaa
Jatkuva parantaminen on paras tapa projektille tai yritykselle kasvaa ja kypsyä järjestelmiin ja prosesseihin, joiden haluaisimme heidän olevan. PMO: llasi olisi annettu lyhyen ja pitkän aikavälin suosituksia. Niitä tulisi tarkistaa usein, enimmäkseen vuosittain, jotta voidaan laatia suunnitelmia ja selvittää mahdollisuuksia niistä. Jokaisella tarkistuksella, suunnittelulla ja toteutuksella PMO kasvaa, samoin projektijohtamisen toimistoorganisaatio hankkeiden ja ohjelmien toteuttamisessa.
PMO: si ei ole pysähtynyt kokonaisuus. Se kehittyy, ja tapa, jolla se kehittyy, on toistuva prosessi. Tarkista jokainen kohtaamasi mahdollisuus tai riski ja tarkista tapa, jolla prosessi tuottaa arvoa. Kun olet tehnyt sen, voit löytää aukkoja, jotka tarvitsevat täyttöä, kunnes saavut täydellisyyteen.