Katsaus projektinhallintaan
Aloitetaan keskustelemalla siitä, mikä on projektinhallinta, ja käsittelemme sitten myöhemmin kysymystä, miksi se on tärkeä missä tahansa projektissa. Projekti on mikä tahansa tehtävä, joka määrätään joukkueelle ja jonka tarkoituksena on saada se onnistuneesti aikaan. Projektinhallinta vaatii kaikkien projektinhallintatehtävien hoitamista projektin elinkaaresta alusta loppuun. Yleensä projektipäälliköt nimetään hankkeisiin näiden tehtävien suorittamiseksi ja auttavat siten pitämään asiakkaan ja tiimin yhdessä varmistamalla, että projekti toimitetaan ajallaan ja budjetin rajoissa.
Yritämme ymmärtää tämän lyhyellä esimerkillä, sanotaan esimerkiksi, että projekti alkaa ilman projektipäällikköä. Asiakas on ilmoittanut koko joukkueelle suorituksista, ja heidän on vain työskenneltävä sen parissa. Ilman asianmukaista hallintaa aika jakaa koko työ pienempiin tehtäviin ja järjestää ja osoittaa ne toisilleen on työläs prosessi ja aikaa vievä. Oletetaan, että vaikka se onkin suoritettu, mitä tapahtuu, kun keskenään syntyy väärinkäsityksiä tai ristiriitoja ryhmän jäsenet, kuka ratkaisee heidät? Entä jos joku jättää projektin keskelle tai joille on osoitettava resursseja? Projektin parissa työskenteleminen ja myös projektin hallinta vaatii paljon aikaa ja energiaa, ja se olisi melkein mahdotonta vielä suuremmissakin projekteissa.
Siksi projektin sujuvan toiminnan varmistamiseksi ja sen jatkamiseksi projektinhallinta on ratkaisevan tärkeää jokaiselle projektille.
Projektinhallinnan tavoitteet
Projektinhallinta on tärkeää, koska se auttaa saavuttamaan seuraavat tavoitteet:
1) Hankkeen suunnittelu:
Projektinhallinta on tärkeää, jotta hanke voidaan suunnitella ja suunnitella asianmukaisesti selkein tavoittein, toimituksin ja määräajoin yhteisymmärryksessä sidosryhmien, johdon ja tiimin jäsenten kanssa.
Hyvä projektipäällikkö tietää kuinka projektiä voidaan johtaa tehokkaasti ymmärtämällä resurssien tarve ja kuinka niitä voidaan käyttää tietyssä ajassa ja budjetissa parhaiden tulosten aikaansaamiseksi. Tämän saavuttamiseksi on laadittava toimiva ja kohtuullinen suunnitelma, joka auttaa kaikkia projektissa työskenteleviä tunnistamaan osuutensa panoksesta ja pyrkimään siten toteuttamaan ne.
2) Tarjoaa visio projektista ja tunnetta johtajuudesta:
Tehokas projektipäällikkö tuo projektiin vision, joka auttaa ryhmää yhdenmukaistamaan tavoitteensa sidosryhmien tavoitteiden kanssa, joten kaikki ovat hankkeen päätavoitteen mukaiset ja ovat matkalla niiden toteuttamiseen.
Hyvällä projektinhallinnalla projektissa vallitsee johtajuus, joka ajaa ryhmän jäsenet oikeaan suuntaan tekemään parhaansa ja auttamaan projektia menestymään. Tiimin jäsenet tuntevat olevansa vastuussa tehtävissään myös silloin, kun projektipäällikkö läsnä on ryhmäpäällikkö, joka pitää kaiken järjestetyn ja hallinnassa niin, että kaikki ovat tietoisia projektin suorituksista ja heidän vastuustaan ilman hämmennystä.
3) Seuraaminen:
Projektinhallinta auttaa seuraamaan projektin etenemistä ja auttaa poistamaan mahdolliset esteet, jos niitä löytyy.
Hyvä projektipäällikkö huolehtii siitä, että projektin kulku on sopusoinnussa projektisuunnitelman kanssa ja jos havaitaan poikkeamia, siitä ilmoitetaan ja toteutetaan oikeat toimenpiteet sen palauttamiseksi oikealle tielle toteuttamalla korjaavia toimenpiteitä. On tärkeää, että hanke noudattaa tarkistettua suunnitelmaa, jos se on toimitettava odotetulla tavalla, ja tilanneraportit ovat hyödyllisiä avoimuuden lisäämiseksi meneillään olevalle työlle, joka kattaa myös mahdolliset ongelmat ja niistä johtuvat viivästykset. Tämä voidaan jakaa myös sidosryhmien kanssa, joten heillä on helppo valvoa hankkeen etenemistä.
4) Laadunvarmistus:
Vain hankkeen oikea-aikainen toimittaminen ei ole tärkeää, jos se ei ole annettujen tavoitteiden mukainen eikä vastaa odotettuja tuloksia. Siksi laadunvarmistus on erittäin tärkeä prosessi kaikissa hankkeissa, koska se auttaa testaamaan ja pitämään tarkistuksen, mikä toimitetaan asiakkaalle vastaa heidän vaatimuksiaan vai ei.
On välttämätöntä, että projektinhallinta varmistaa, että projektin laatu testataan jokaisessa vaiheessa, jotta lopputulos vastaa vaatimuksia. Tiukka aikataulu saattaa johtaa huonolaatuisiin hankkeisiin, joten on tärkeää, että resursseja hallitaan tehokkaasti tuottamaan positiivisia tuloksia ilman, että sen laatu vaikeutuu. Laadun testaamiseen ja pitämiseen tulee varata aikaa projektin jokaisessa vaiheessa.
5) Riskienhallinta:
Hyvä projektinhallinta edellyttää, että projektipäälliköillä on etukäteen priorisoitu luettelo riskeistä, joihin projekti voi mahdollisesti liittyä vaihtoehtojensa kanssa, jos se niin tapahtuu.
Ennen projektin aloittamista projektipäällikön täytyy istua ryhmän kanssa ja analysoida riskit etukäteen. Käytännössä kaikkia riskejä on vaikea kattaa, mutta hyvällä esimiehellä on aina idea siitä, mitkä riskit saattavat ilmetä projektityypistä riippuen. Tämä tieto sisältyy myös aikaisempiin työkokemuksiin ja auttaa tunnistamaan mahdolliset uhat ennen projektin aloittamista, joten ongelman ilmetessä on ennalta suunniteltu suunnitelma sen ratkaisemiseksi ja estämiseksi hanketta joutumasta mihinkään ikävään tilanteeseen.
Jokainen projektipäällikkö vaatii tehokkaita riskienhallintataitoja, koska projekti ei välttämättä aina ajeta suunnitelman mukaisesti ja vaikka se tapahtuu, reaaliaikaisiin riskeihin ei voida puuttua etukäteen, joten johtotyyli mukautua ja käsitellä sitä, kun se aiheuttaa uhka on taito, jolla hyvän projektipäällikön tulisi olla.
Kaikkien näiden kohtien läpi ymmärrämme, että hyvä projektijohtaminen on tärkeää jokaiselle projektille, koska se lupaa menestystä. Minkä tahansa projektin kohtalo riippuu heidän projektipäälliköistään ja heidän kykystään organisoida tiimi, suunnitella projekti, testata projektin laatua, hallita riskejä ja johtaa projektia visiona saavuttaa menestys motivoituneiden joukkuepelaajien avulla ja innostaa kaikkia he tekevät parhaansa.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas, miksi projektinhallinta on tärkeää. Tässä keskustellaan kuinka projektijohtaminen auttaa tavoitteiden saavuttamisessa. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Scrum-periaatteet
- Ketterä liiketoiminnassa
- Projektinhallinnan työpaikat
- Projektipäällikön rooli
- Projektinhallinnan tapaustutkimus