Projektinhallinta on valloittanut ammatillisen elämämme siten, että siitä on tullut normaali jokaisessa yrityksessä ja toimistossa / organisaatiossa. Tämä vaihe, joka sisälsi työsi systemaattisen suorittamisen ja projektin kappaleiden järjestämisen yrityksen yhteisen päämäärän tai päämäärän saavuttamiseksi, ohjaa menestyviä projekteja ja innovatiivisia, huipputeknisiä muutoksia sekä muutoksenhallintajärjestelmiä. Projektinhallintatekniikoiden myötä kehitettiin projektijohtamisen lähestymistapoja, ja nämä lähestymistavat jatkoivat kehittymistä ja kasvamista globaalien yritysten jatkuvasti muuttuviin näkökohtiin.
Kun teollistuminen kasvoi eksponentiaalisesti, syntyi ero siinä, miten tarkastelimme projektijohtamistapoja ja miten se vaikuttaisi liiketoimintaan. Työt, jotka tarvittiin saadaksesi nopeammin, paremmin ja tarkemmin kuin koskaan. Se tapahtui meille projektijohtamisen uutena puolena. Vanhempia lähestymistapoja tai enemmän vanhoja järjestelmiä kutsuttiin perinteiseksi projektinhallinnaksi, ja uusi, elinvoimainen ja intuitiivisempi lähestymistapa tuli tunnetuksi nimellä Dynamic Project Management.
Tässä artikkelissa tarkastellaan kuinka voimme erottaa nämä kaksi projektinhallinnan vaihetta ja kuinka voimme auttaa sinua päättämään, mitä näistä lähestymistavoista yrityksesi tarvitsee toimiakseen kuin hyvin öljytty kone. Pyrimme perinteiseen projektinhallintaan verrattuna dynaamiseen projektinhallintaan kuuden yksittäisen pisteen perusteella ja näemme kuinka ne toimivat näillä ehdoilla.
Perinteinen projektijohtaminen
Kun puhumme perinteisestä johtamisesta, tarkastelemme hyvin rajoitettua ja jäykkää muotoa projektijohtamiseen. Tämä lähestymistapa oli aloitus projektinhallinnalle maapallolla ja oletti, että hankkeen laajuus ja tavoitteet pysyivät vakiona koko projektin elinkaaren ajan. Alustaminen ja suunnittelu suunniteltiin sitten tämän ajatteluprosessin mukaisesti. Allokaatiot tehtiin ja tuote suunniteltiin kaksiulotteisessa kokoonpanossa ilman variaatioita tai jopa variaation mahdollisuutta harkittavana.
Koska ehdottomasti ei jätetty liikkumavaraa varianssien ja projektisuunnitelmien ja aikataulujen muutosten huomioon ottamiseksi, menestysmarginaalit olivat synkät eikä kovin rohkaisevia. Perinteinen projektijohtaminen tunnistaisi aikataulut ja resurssit olettaen, että mikään ei muutu projektin aikana ja suunnitelmaa noudatetaan jatkuvasti. Projektin elinkaari näytti tältä:
- Hankkeen aloittaminen
- Hankesuunnittelu
- Projektin toteuttaminen
- Hankkeen seuranta ja valvonta
- Hankkeen päättäminen
Projektin elinkaarta seurataan peräkkäisessä järjestyksessä ja yksi vaihe seuraa toista, ts. Koko projekti siirtyy projektin toteuttamiseen vasta, kun projektisuunnittelu on valmis.
-
Muutokset suunnitelmassa
Kuten edellä mainittiin, perinteisellä projektijohtamisella on erittäin jäykkä näkymä koko luomallemme projektinhallintatiloille muutoksen tai liikkeen toteuttamiseksi kohti asetettua tavoitetta. Jos oletetaan, että kaikki pysyy sellaisenaan, projektin aloittamisen jälkeen laaditussa suunnitelmassa ei ole joustavuutta.
Koska muutostilaan on vähemmän tilaa, jopa projektiin kohdistuviin pieniin muutoksiin toteutusvaiheessa tai itse suunnitelman suunnitteluvaiheeseen, on välttämätöntä, että projektipäällikkö laatii koko suunnitelman alusta alkaen, pitäen mielessä tapahtunut muutos.
Kuten nyt tiedämme, että projektin toiminnassa on monia muutoksia mahdollista. Koko suunnitelman uudelleen muotoilu ja uudelleensuunnittelu ei olisi skaalautuvaa, ja se maksaa organisaatiolle aikaa, resursseja, budjetin inflaatiota ja ponnisteluja.
-
Roolit ja vastuut
Perinteisessä projektinhallinnassa tarkastelemme keskeistä henkilöä, joka huolehtii koko projektin toiminnasta. Tuo henkilö on projektipäällikkö. Pääministeri tutkii kaikki vaiheet, jotka projekti läpikäy, ja vastaa sen sujuvasta toiminnasta.
Projektin tarjoaman dynaamisuuden myötä vastuu suunnitelman päivittämisestä kuuluu myös pääministerille, mikä rasittaa yhtä henkilöä johtamalla ja työntämällä projektia raiteilleen. Tämä voi olla melko tehtävä hallita.
-
Tuottavuus ja suorituskyky
Aikataulun ja aikataulujen noudattamiseen keskitytään paljon, koska pääministerille määrätään nyt ankara rangaistus, jos projektisuunnitelmassa on jopa pieni muutos. Tämä yksipuolinen kiintymys projektiaikatauluihin häiritsee projektin työnkulkua ja työ viivästyy joka tapauksessa.
Koska mielessä ei ole varsinaista työtä, on myös ollut monia tapauksia, joissa laatu on vaarantunut, jotta pysytään ajallaan. Aikataulujen kohdalla tapahtui aina hätkähdys, eikä hetken aikaa hengittää ja miettiä työprojektitiimin jäseniä.
-
Riskienhallinta
Vaikka suurin osa ryhmän ja projektipäällikön keskittymisestä on aikataulussa, ottamatta huomioon riittävää huomiota riskienhallintaan ja riskien ennakointiin, ryhmä reagoi riskeihin sen sijaan, että reagoisi niihin.
Kun tapahtuu reaktio riskeihin, tiedät, että et kiinnitä lainkaan huomiota riskeihin, koska oletat, että muutosta ei tapahdu ja projekti etenee aikataulujen mukaisesti. Mutta kun palontorjunta tapahtuu projektin aikana, pakotat menemään tieltä, ja sitten suunnitelman uudelleenmuotoilun kierros tapahtuu jälleen.
-
Työn priorisointi
Työn priorisointi voi saada vakavan osuman projektimenettelyn aikana, ja perinteisen projektinhallinnan puitteissa, jossa auktoriteetti on keskitetty, on mahdollista, että ryhmän jäsenet eivät ole tietoisia työn oikeasta prioriteetista. Tämä voi saada heidät työskentelemään väärien asioiden parissa väärään aikaan.
Projektipäällikkö on normaalisti liian hukka suunnitelmien ja tapahtuneiden muutosten johdosta, että ryhmä jätetään ilman priorisointiyksikköä auttamaan heitä työskentelemään tarpeen mukaan.
-
aikatauluja
Heikoilla aikatauluilla perinteinen projektinhallinta oli haavoittuvimmassa päässä, ja nyt tiedämme, miksi tämä prosessien alkeellinen asennus oli vain edeltäjä dynaamiselle projektinhallintamuodolle.
Perinteisen projektinhallinnan aikatauluihin ja määräaikoihin liittyy paljon ulkoista vaikutusta. Asiakkaiden ja asiakkaiden sanelessa määräaikoja ei ole käytännöllistä esitystä työn arvioinnista ja siihen tarvittavasta ajasta.
Dynaaminen projektinhallinta
Täysin vastakohtana perinteiselle projektinhallinnalle dynaamisen projektijohtamisen luoma ympäristö hoitaa kaikki entisen ympäristön aiheuttamat huolet. Projektien dynaaminen luonne hoidetaan täydellisesti tämän tyyppisellä projektinhallinnalla, koska se tarjoaa joustavan kehyksen, joka kattaa projektisuunnitelmien ja tavoitteiden jatkuvasti muuttuvat vuodenajat. Dynaamisessa projektinhallintaympäristössä tässä käytetään lähestymistapaa, jonka mukaan projekti jaetaan itse kestäviin yksiköihin, joihin ei ole liitetty paljon riippuvaisia tekijöitä.
Ohjelmistokehitysprojektia ajatellen sinulla on erilaisia vaatimuksia, jotka ovat erittäin epävakaita ja joille tehdään massiivisia tai pieniä muutoksia jokaisessa vaiheessa. Suunnitelmat perustuvat pääosin hypoteesiin, joka saattaa olla tai ei vastaa projektin todellisia tapahtumia. On erittäin epäkäytännöllistä noudattaa perinteistä projektijohtamistapaa tällaisissa tilanteissa, ja siksi projektijohtamisen asiantuntijat keksivät uuden ja joustavan lähestymistavan tarpeen.
Dynaaminen projektinhallinta tai ketterä projektinhallinta sattui olemaan vain lähestymistapa, joka tarvitaan jinxin murtamiseen epäonnistuneissa projekteissa, jotka johtuivat perinteisen projektijohtamisen jäykkyydestä. Koska dynaaminen projektijohtaminen oli erittäin iteratiivinen projektinhallintamallissa, se meni askelta kohti. Kaikissa hyvissä asioissa projektissa on joitain näkökohtia, jotka on tutkittava huolellisesti, jotta pallo liikkuu. He ovat:
- Hankkeen tuottaman arvon tulisi olla selkeä
- Asiakkaiden tulee olla aktiivisesti mukana hankkeen etenemisen tarkistamisessa
- Visuaalinen ja graafinen dokumentointi olisi sallittava ja sitä olisi rohkaistava
- Tiimiyhteistyön tulisi olla autoriteettihahmo projektin toteutuksessa
Kehitysjaksot ovat rakennuspalikoita, jotka mahdollistavat projektin jatkuvan arvioinnin, ja kehys mahdollistaa jatkuvan palautteen ja parantamisen paikan päällä. Jatkuvana selkärangan parannuksena dynaaminen projektijohtaminen on varmasti tie eteenpäin. Suunnittelu muuttuu ketterämmäksi ja tapahtuu paljon harkittaessa ja ennakoitaessa aluksella.
-
Muutokset suunnitelmassa
Uusimmalla tekniikalla, joka ottaa haltuunsa dynaamisen projektijohtamisen lähestymistavan, PM: t luottavat projektinhallintaohjelmistotyökaluihin auttaakseen heitä toteuttamaan suunnitelmien muutokset ja erilaiset esittelyt projektin suunnittelu- ja toteutusvaiheissa. Nämä työkalut noudattavat dynaamista projektinjohtamistapaa siten, että ne aiheuttavat PM: lle hyvin vähän stressiä suunnitelman muutosten yhteydessä.
Näiden työkalujen avulla pääministerit voivat sisällyttää muutokset automaattisesti suunnitelmaan, koska jo tarkastellaan erilaisia tilanteita ja mahdollisista muutoksista sovitaan varautumissuunnitelmia. Työkalu ottaa heti muutoksen ja suunnittelee suunnitelmaa uudelleen siten, että koko suunnitelmaa ei siirretä, vaan otetaan huomioon iskenyt poikkeavuus.
-
Roolit ja vastuut
Kun projektisuunnitelmaan tehdään muutoksia automaattisesti, ryhmän jäsenten ei tarvitse luottaa yhteen keskitettyyn viranomaiseen saadakseen tilauksensa ja työnsä päivälle. Tiimin jäsenet voivat itse auttaa suunnittelemaan ja priorisoimaan päivää työn edetessä.
Dynaaminen projektinhallinta olisi mahdollista vain, jos projektiin osallistuneet kädet ovat erittäin taitavia ja voivat työskennellä loistavasti ryhmässä. Tiimiyhteistyö on erittäin tärkeää dynaamisessa projektinhallintatilassa ja se muodostaa avainkomponentin, joka ohjaa tämän dynaamisen kehyksen korkeampiin menestysmahdollisuuksiin.
-
Tuottavuus ja suorituskyky
Projektinhallintatyökalu käsittelee nyt automaattisesti suunnitelmaa ja suunnitelman aikatauluja, eikä niillä tarvitse olla erillisiä silmiä niiden seuraamiseksi. Sen avulla joukkue ja pääministeri voivat keskittyä vain suoritettaviin töihin ja hoidettaviin iteraatioihin. Lisää aikaa antaa enemmän luovuutta ja innovaatioita ja auttaa ryhmän jäseniä ajattelemaan aina laatikosta matkan varrella olevaa estettä.
-
Riskienhallinta
Toisin kuin perinteisessä projektinhallinnassa, jossa reagoitiin havaittuihin riskeihin enemmän, dynaamisessa projektinhallinnassa etsit tapoja reagoida tapaan tulleisiin riskeihin. Hankkeen suunnitteluvaiheessa riskienhallintaa suoritetaan ja riskejä ennakoidaan ja ennakoidaan. Ennusteiden suorittamisen yhteydessä myös jokaiselle ennakoidulle riskille annettiin toimintasuunnitelmat. Nämä toimintasuunnitelmat sisällytetään projektisuunnitelmaan, ja jos riskejä pitäisi esiintyä, ennakoiva menetelmä menee jo käytettynä.
Jos riskit vältetään, projekti ja sen tiimin jäsenet voivat käyttää jäljellä olevaa aikaa tilaisuuteen vetää projektin aikataulua eteenpäin.
-
Työn priorisointi
Täällä kaikki projektiryhmän jäsenet tietävät, mitä on tehtävä, ja prioriteetit on jo lajiteltu. Järjestelmän läpinäkyvyyden ja priorisointiprosessin selvyyden ansiosta dynaaminen projektinhallinta huolehtii muutoksista suunnitelmissa tai tehtävän prioriteetteissa. Ne heijastuvat välittömästi projektisuunnitelmiin.
-
aikatauluja
Luotettavalla aikataululla ja joustavalla lähestymistavalla aikajanaa ja projektin lopetuspäivää tai virstanpylväspäivämääriä ei aseteta kiveen projektin alkaessa, vaan ne pikemminkin muuttuvat projektin myötä kehittyessä. Jos dynaaminen projektinhallinta hoidetaan tehokkaasti, on suuri mahdollisuus menestyä ja säästää budjetin, ajan ja vaivan suhteen.
Tämä tarkoittaisi, että kehitettäessä suunnitelmaa aikataulut ovat aina tarkkoja ja projektisi lopetuspäivämäärä perustuu todellisiin eikä ennenaikaisiin ajoissa tehtyihin ennusteisiin.
johtopäätös
Perinteinen projektijohtaminen oli projektihallinnan varsinainen alku ja sen panos siihen, miten hallitsemme projekteja nykyään, on aina kiitollinen. Ei siitä, että tämä artikkeli tekee perinteisestä projektinhallinnasta vanhentuneen projektijohtamisen lähestymistavan, vaan pikemminkin pelkistää perinteisen uuden aikakauden dynaamisen kanssa. Perinteistä projektinhallintaa käytetään edelleen joillakin aloilla, joilla on kiinteät aikarajat kaikelle ja työn lineaariseen käsittelyyn.
Vertailu asettaa varmasti ja ilmeisesti dynaamisen projektinhallinnan johtoasemaan tässä kilpailussa. Aikojen muuttuessa ja uudistuessa jatkuvasti teollisuudessa, tulemme varmasti parempaan toimintaan ja etenemme entisestään ihmiskunnan hyväksi.
Suositellut artikkelit
- Projektinhallinnan tekniikat - 20 hyödyllistä
- 7 parasta hyödyllistä tehokasta vaihetta oikean ryhmän valitsemiseksi
- CRM vs PM -ohjelmisto
- Projektinhallinnan haastattelu