Office-tuottavuudella on useita etuja, koska se auttaa sinua erottumaan joukosta hallitsemaan aikaa tehokkaasti. Toisin sanoen tuottavuus on yksi asia, joka voi kertoa menestyksestä tai epäonnistumisesta organisaatiossa. Tämä tarkoittaa, että organisaatio, jossa asuu ei-tuottavia työntekijöitä, voidaan johtaa epäonnistumiseen mahdollisimman nopeasti. Ymmärtämällä tuottavuuden tärkeys organisaatiossa voi mennä pitkälle, sillä se voi auttaa sinua tuottavuuden parantamisen lisäksi myös rohkaisemaan kollegoitasi tekemään saman, parantaen siten yrityksen yleistä työympäristöä, mikä johtaa parempaan kasvuun ja kehitykseen . Tuottavuus voi vaikuttaa organisaation tärkeisiin näkökohtiin ja vaikuttaa niihin monin tavoin. Jotkut niistä ovat seuraavat:
Toimiston tuottavuusvinkit
-
Matala toimistotehokkuus voi vaikuttaa suoraan yrityksen tulotasoon:
Heikolla tai heikolla tuottavuudella voi olla tuhoisia vaikutuksia yrityksen kasvuun. Alhainen toimistotehokkuus johtaa automaattisesti pieniin voittoihin ja maailmassa, jossa menestys lasketaan taloudellisina voittoina, melkein kukaan yritys ei ole varaa löystymisen aiheuttamiin taloudellisiin vaikutuksiin. Työntekijöistä, jotka eivät pysty osallistumaan organisaation kasvuun tehokkaalla tavalla, tulee pian organisaation taakka kuin resurssi. Jos työntekijät eivät suorita tehtäviään tehokkaasti, ne vaikuttavat nopeasti negatiivisesti yrityksen kokonaistaloudellisiin voittoihin. Toisaalta, jos työntekijät ovat tuottavia ja ahkera, he voivat auttaa siirtämään yrityksesi uudelle kasvu- ja kehitystasolle. Siksi paras tapa, jolla yritys voi vauhdittaa kasvuaan, on poistaa tuottamattomat työntekijät ja palkata tuottavia ja ahkeroita työntekijöitä.
-
Alhainen tuottavuus vaikuttaa yrityksen yleiseen moraaliin:
Toimiston alhainen tuottavuus vaikuttaa epäilemättä yrityksen yleiseen moraaliin. Esimerkiksi, jos jotkut työntekijät ovat tuottavia ja ahkera, nähdessään muita, jotka eivät heijasta samaa innostusta, heikentäisit myös heidän moraaliaan. Tämä vaikuttaa yrityksesi yleiseen moraaliin ja mielialaan ja häiritsee siten jopa kaikkein tuottavimpia työntekijöitä. Alhainen moraali vaikuttaa yrityksen yleiseen tuottavuuteen ja luo siten syklin, jota olisi vaikea murtaa. Siksi on tärkeää, että yritykset auttavat työntekijöitä parantamaan toimistojen tuottavuutta, koska tämä ei vain edistä parempaa kasvua, vaan myös alentaa työntekijöiden kohtaamaa stressitasoa.
-
Hyvä tuottavuus auttaa yrityksiä saavuttamaan tavoitteensa tehokkaalla tavalla:
Tuottavat työntekijät pystyvät saavuttamaan tavoitteensa ja määräajansa tehokkaasti. Tämä puolestaan auttaa yrityksiä saavuttamaan tavoitteensa ja ajamaan asioita sujuvasti. Toimistojen tuottavuuteen vaikuttaessa yritykset voivat menettää tärkeitä sopimuksia ja jättää noudattamatta sopimusvelvoitteitaan, mikä voi jopa vaikuttaa yrityksen arvovaltaan asiakkaiden ja asiakkaiden silmissä. Julkisen kuvan merkitys on erittäin tärkeä erityisesti asiakassuhteissa oleville yrityksille, esimerkiksi vähittäismyymälöille ja pankeille. Kun yritykset noudattavat määräaikojaan, ne eivät vain voita asiakkaidensa suosia, vaan myös saavat mahdollisuuden saada bonuksia ja voittoja.
-
Hyvä tuottavuus voi auttaa sinua tapaamaan ja lisäämään uskollisuutta brändille onnistuneesti:
Asiakkaat ovat perusta, jolla brändit voivat kasvaa ja kehittyä seuraavaan vaiheeseen. Kun täytät säännöllisesti asiakkaiden odotukset, se auttaa sinua vahvistamaan ja vahvistamaan tuotemerkkilojasi. Varsinkin nykyisten asiakkaiden huono julkisuus, etenkin huonon työntekijäjohtamisen takia, voi vaikuttaa yritykseesi ja johtaa jopa sen romahtamiseen. Työntekijöiden on ymmärrettävä, että he ovat yrityksen kasvot ja heidän suhteet asiakkaisiin vaikuttavat yrityksen yleiseen imagoon. Kun yritykset eivät täytä asiakkaiden odotuksia, he alkavat tarkastella muita tuotemerkkejä tarpeidensa ja toiveidensa täyttämiseksi. Vain hyvä tuottava joukkue voi auttaa tuotemerkkejä vastaamaan kuluttajien odotuksiin ja jopa ylittämään heidät.
Kaikki tämä tarkoittaa, että yritysten ja tuotemerkkien on keskitettävä paljon huomionsa ja resurssiensa tuottavaan tiimiin palkkaamisen lisäksi myös tuottavuuden ylläpitämiseen. Lisäksi toimiston tuottavuus riippuu suoraan siitä, miten työntekijät hallitsevat aikansa. On olemassa kaksi tapaa, jolla työntekijät voivat parantaa tuottavuutta: he voivat joko lisätä työskentelemiensä työtuntien määrää tai työskennellä älykkäämmin. Työntekijöiden ei tarvitse työskennellä pidempään tuntikausia, vaan he voivat työskennellä vain älykkäämmin, jotta he voivat säilyä tuottavuutena ottamatta ylimääräisiä tunteja käyttöön. Tässä on joitain strategioita, joiden avulla voit ylläpitää korkeatasoista toimiston tuottavuutta työpaikallasi:
-
Opi seuraamaan aikaa, jonka vietät eri tehtäviin:
Kun menet työpaikallesi, siellä on useita tehtäviä, jotka sinun odotetaan suorittavan seitsemän - kahdeksan tunnin kuluessa. Monet ihmiset kokevat, että he osaavat erittäin hyvin mitata aikaa, jonka he vaativat tiettyihin tehtäviin. Mutta monet tutkimukset osoittavat, että vain 17 prosenttia ihmisistä pystyy arvioimaan tehokkaasti tietyn tehtävän vaatiman ajan. Siksi on hyvä idea laatia luettelo tehtävästä ja käyttää sovelluksia, jotka kertovat kuinka paljon aikaa kullakin tehtävällä, kuten sosiaalisella medialla, sähköpostissa, tekstinkäsittelyssä jne., Jotta hallitset tehokkaasti aikaa. Joitakin sovelluksia, joista voi olla apua, ovat Toggl, ManicTime ja Rescue Time
-
Pidä säännölliset tauot työaikana:
Vaikka tämä saattaa vaikuttaa monille kielteisesti, säännöllisten tautojen ottaminen lisää luovuutta ja parantaa myös keskittymistä. Tutkimuksen mukaan lyhyt tauon pitäminen suorittamalla pitkiä ja monimutkaisia tehtäviä voi auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi nopeammin ja tehokkaammin. Joten tee säännöllisiä taukoja, koska se auttaa ylläpitämään optimaalisen tuotantotason tehokkaasti. Harjoitukset ovat hyvä tapa pitää tauko kiireisestä työaikataulustasi, ja jopa useiden tutkimusten mukaan liikuntataulun ottaminen on hyvä kehollesi ja hengellesi. Ota mahdollisuuksien mukaan aikaa kävelylle työpaikallasi, koska se auttaa sinua puhdistamaan pään ja lisäämään myös luovia soluja.
Suositellut kurssit
- Professional Pivot Table 2010 -kurssi
- Suorita täydellinen Excel 2013 -koulutus
- Koulutus Excel VBA -makroissa
-
Aseta itsellesi määräajat:
Ei-toivottu ja tarpeeton stressi ei välttämättä ole hyvä tuottavuustasollesi, mutta pienet määrät itsensä asettamaa stressiä voivat olla hyviä, koska se auttaa sinua keskittymään ja suorittamaan tehtäviä paremmin. On hyvä idea ymmärtää suoritettavat tehtävät ja antaa määräaika niiden saavuttamiselle, koska se auttaa parantamaan tuottavuutta. Kun kellon paine on lisääntynyt, pystyt suorittamaan tehtäviä nopeammin.
-
Noudata kahden minuutin sääntöä:
Steve Olenskin mukaan kahden minuutin säännön toteuttaminen voi auttaa työntekijöitä suorittamaan paljon tehtäviä rajoitetun ajan. Joten jos työntekijät näkevät tehtävät tai toimenpiteet, jotka he voivat suorittaa enintään kahden minuutin kuluessa, heidän tulee tehdä se heti, koska se säästää heitä paljon aikaa myöhemmin. Tällaisten strategioiden toteuttaminen voi auttaa työntekijöitä pysymään tuottavuuksina työpaikallaan. Lisäksi, kun työntekijät suorittavat onnistuneesti kyseiset tehtävät, se voi poistaa paljon stressiä ja huolta.
-
Älä tuhlaa aikaa ei-toivottuihin kokouksiin:
Merkittämättömät kokoukset voivat osoittautua työntekijöille tuottamattomammiksi kuin tuottaviksi. Jotkut kokoukset ovat tärkeitä, koska ne auttavat työntekijöitä keräämään ja jakamaan työkuormitusta, mutta ne eivät saa vaikuttaa yrityksen toimistotehokkuuteen. Atlasssianin mukaan keskimääräinen toimistovieras viettää melkein 31 tuntia kuukaudessa tuottamattomissa kokouksissa. Yrityksen johdon on siksi opittava piirtämään raja tarvittavien kokousten ja ajanhukkaavien kokousten välillä. Jos kokouksen tavoitteet voidaan saavuttaa sähköpostitse, puhelimitse tai verkkopohjaisella kokouksella, on parempi saavuttaa tavoitteet niiden välityksellä kuin sijoittaa fyysisiin kokouksiin.
-
Lopeta moniajo, koska se voi heikentää tuottavuutta:
Moniajoyritykset eivät aina ole hyvä idea, koska ne voivat hukkaa sekä aikaa että toimiston tuottavuutta. Kun sitoudut useisiin tehtäviin, se johtaa keskittymisen menettämiseen ja voi myös nostaa stressitasoa. Aina on parempi keskittyä yhteen tehtävään ja suorittaa se täydellisesti sen sijaan, että suorittaisi useita tehtäviä keskimääräisillä tuloksilla. Lisäksi monitehtävien sivuvaikutukset voivat vaikuttaa työntekijöiden elämään ja toimeentuloon. Kun heidän terveytensä vaarantuu, brändit ja yritykset saavat valtavan osuman. Basexin suorittaman tutkimuksen mukaan yritykset menettävät 650 miljardia dollaria vuodessa, mikä johtuu työnteon ja luovuuden puutteesta häiriötekijöiden vuoksi. Siksi keskittyminen yhteen tehtävään on paljon tärkeämpää ja hyödyllisempää.
-
Hyödyntäkää aikaasi töihin:
Jos tiedät kuinka hallita aikaa, monet asiat kuuluvat automaattisesti paikoilleen. Esimerkiksi, jos sinulla on pitkä työmatka töihin, voit käyttää sitä aikaa sähköpostien lähettämiseen, päivittäisten luetteloiden luomiseen tai ideointiin. Tämä säästää aikaa tehokkaasti ja parantaa myös tuottavuutta työssä, jonka olet luonut aika suorittaa muita tehtäviä ja velvollisuuksia.
-
Luo perfektiosi harha:
Täydellisyyden saavuttaminen millä tahansa tavalla on outo käsite. Tämä johtuu siitä, että kun puhumme täydellisyydestä, asetamme rajat ihmisen odotuksille ja toiveille. Täydellisyys tarkoittaa, että ihmiset ovat saavuttaneet rajan ja etteivät he pystyneet tekemään mitään parempaa. Tässä mielessä käsitys siitä, että ihminen voi saavuttaa täydellisyyden, on siksi naurettavaa. Siksi yksilöiden on yritettävä suorittaa tehtäviä parhaan kykynsä mukaan sen sijaan, että yritetään tehdä niistä täydellisiä. Erinomaisuus tehtävissä on se, mikä vie työntekijät seuraavaan kasvuvaiheeseen sen sijaan, että keskityttäisiin täydellisyyteen.
-
Opi olemaan ennakoiva kuin reagoiva:
Joskus älypuhelimet voivat osoittautua pikemminkin häiriötekijöiksi kuin avun lähteiksi. Vaikka asiantuntijat eivät voi kertoa meille tarkalleen kuinka älypuhelimet rikkovat keskittymisemme ja keskittymisemme, Floridan osavaltion yliopiston uudet tutkimukset valaisevat asiaa enemmän. Sanotaan, että matkaviestinnät voivat rikkoa keskittymisemme, vaikka emme nouta puhelinta vastataksesi niihin välittömästi. Kun kuulemme, että teksti on saapunut, se katkaisee huomiovirtamme ja siihen asti, kunnes emme ole nähneet viestiä, mielemme ajattelevat sitä alitajuisesti. Siksi työntekijöiden on opittava välttämään tällaista häiriötekijää ja opittava varaamaan aikaa vastaamaan heidän sähköposteihinsa ja viesteihinsä vaikuttamatta heidän tuottavuustasoonsa työssä.
-
Työskentele 90 minuutin jaksossa:
Tauot ovat olennainen osa mitä tahansa työaikataulua. Jos mielessä jatkuvasti imeytyy sanaan, sillä voi olla vahingollisia vaikutuksia sekä mielessä että sielussa. Lyhyen tauon tekeminen 30–45 minuutin kuluttua auttaa sinua palaamaan luovuutesi tehokkaasti. Kun et taukoa, se voi johtaa ei-toivottuun stressiin ja väsymykseen.
-
Kuunnella musiikkia:
Musiikki on hieno työkalu ja voi auttaa sinua asettumaan työohjelmaan. Pienen äänenvoimakkuuden musiikki voi myös auttaa hukuttamaan äänet toimistossa, jotka muuten voivat osoittautua häiritseviksi. Luo soittolista, joka auttaa sinua parantamaan toimistosi tuottavuutta ja virittämään sitä, kun tunnet tuottavuutesi laskevan. Kokeile kuunnella klassista musiikkia, koska se ei vain lisää luovuutta, vaan myös parantaa IQ-tasoa. Kaksi lintua yhdellä kivillä, sanon!
-
Jätä työpöytä lounaalle:
Yli seitsemän tunnin istuminen yhdessä paikassa voi aiheuttaa haitallisia terveysriskejä. Siksi on tärkeää liikkua ja on hyvä idea pitää lounas poissa työpöydältä. Tämä auttaa mieltäsi rentoutumaan; joten syö lounas ja palaa työasemallesi uudella innolla.
Voit parantaa toimistosi tuottavuutta monilla tavoilla. Noudattamalla mitä tahansa edellä mainittua strategiaa tai kokeilemalla tällaisia ideoita, voit tulla erittäin tuottavaksi ja tehokkaaksi työssäsi ja viedä urasi myös seuraavaan vaiheeseen.
Suositellut artikkelit
Tässä on artikkeleita, jotka auttavat sinua saamaan lisätietoja Office Productivity Tips -sovelluksesta, joten käy vain linkin läpi.
- Haluatko tietää Office-tuottavuuden työkaluista
- Helppo ymmärtää Excel VBA Macrosta merkittäviä asioita
- Haluatko tietää WordPressistä ja Joomlasta
- 10 parasta hyödyllistä ajanhallintatoimintaa tuottavuuden parantamiseksi
- Parhaat 7 parasta aikaseurantasovellusta tuottavuuden parantamiseksi
- 20 helppoa vaihetta tuottavuuden lisäämiseksi työpaikalla