Johdanto projektisuunnitteluun ja aikatauluihin

" Projektisuunnittelu ja -aikataulu", vaikkakin erilliset, ovat saman kolikon kaksi puolta projektinhallinnassa. Periaatteessa 'projektisuunnittelulla' tarkoitetaan tehokkaiden politiikkojen ja menetelmien valintaa ja suunnittelua hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. 'Hankkeen aikataulutus' on menettely, jolla tehtäviä osoitetaan niiden suorittamiseksi jakamalla asianmukaiset resurssit arvioidussa budjetissa ja aikataulussa.

Hankkeen suunnittelun perusta on koko projekti. Epätodennäköistä, että projektien ajoittaminen keskittyy vain projektiin liittyviin tehtäviin, projektin alkamis- / lopetuspäiviin ja projektin riippuvuuksiin. Siksi 'projektisuunnitelma' on kattava asiakirja, joka sisältää hankkeen tavoitteet, laajuuden, kustannukset, riskit ja aikataulun. Ja projektiaikataulu sisältää arvioidut päivämäärät ja peräkkäiset suoritettavat projektitehtävät.

Hankesuunnittelu

Hankkeen suunnitteluvaihe viittaa:

  • Projektin kehittäminen sen valmistamiseksi investointeihin
  • Määrittää projektin tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat työt / tehtävät

Projektisuunnittelun vaiheet

Hankkeen suunnittelun vaiheet on lueteltu alla:

  1. Projektin keskeisten sponsorien ja sidosryhmien tunnistaminen hankkeen laajuuden, budjetin ja hankkeen toteuttamisen aikataulun määrittämiseksi.
  2. Kun sidosryhmävaatimukset on sisällytetty, priorisoidaan / asetetaan hankkeen tavoitteet.
  3. Hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavien projektitoimitusten tunnistaminen.
  4. Projektiaikataulun luominen.
  5. Tunnistetaan mahdolliset projektiriskit ja kehitetään sopivat lieventämissuunnitelmat.
  6. Viestintä ja projektisuunnitelman esittäminen sidosryhmille.

Projektisuunnittelun edut

  • Reittikartta: Projektisuunnitelma tarjoaa tien, joka antaa suunnan projektiin alusta loppuun.
  • Asiakasvaatimusten dokumentointi: Hyvin nivelty projektisuunnitelma mahdollistaa asiakkaiden vaatimusten kirjaamisen dokumentoidussa muodossa. Tämä antaa tarkan suunnan sen sijaan, että luottaisiin oletuksiin, jotka voivat olla vääriä ja voivat johtaa projektivirheisiin.
  • Tehtävän itsenäisyys: Suunnittelu mahdollistaa tehtävien osoittamisen tietyille ryhmän jäsenille ja antaa itsenäisyyden. Tiimi tuntee vastuun ja omistajuuden projektin onnistumiseen tai epäonnistumiseen. Tämän vuoksi se kehottaa heitä toimimaan paremmin tai kannustaa heitä tuottamaan epäjohdonmukaisia ​​tuloksia.
  • Resurssien arviointi: Suunnittelu on välttämätöntä, sillä se antaa meille mahdollisuuden arvioida resursseja, kustannuksia ja aikaa. Se antaa päätöksen mahdollisista viivästyksistä, jos useampi jäsen työskentelee eri hankkeissa kerrallaan.
  • Lieventämissuunnitelma: Projektisuunnitelma antaa mahdollisuuden ennustaa riskejä, jos niitä on, ja suunnitella lieventämisstrategioita vastaavasti.
  • Työntekijöiden kykyjen tunnistaminen: Suunnitteluvaihe mahdollistaa työntekijöiden tunnistamisen, joilla on tietyt taidot tai asiantuntemus. Ja kun tehtävät saadaan, ryhmän jäsenet koulutetaan puuttuvien taitojoukkojen joukkoon tai joko päivitetään hallussaan oleviin.
  • Aiempien projektien vahvuudet ja puutteet: Projektisuunnitelmat auttavat myös analysoimaan ja parantamaan tai oppimaan aiemmista projektitiedoista ja helpottamaan päätöksentekoa.

Projektien ajoittaminen

Hankkeen aikatauluvaihe viittaa:

  • Arvio henkilöstöresursseista ja tarvittavista materiaaleista hankkeen kaikissa vaiheissa; ja arvioitu laskennallinen aika näiden tehtävien suorittamiseen.
  • Osoittaa kunkin projektitehtävän alkamis- ja lopetuspäivän sekä loogisen yhteyden eri projektiprojektien / toimintojen välillä.

Projektien suunnittelun vaiheet

Hankkeen aikataulun vaiheet esitetään alla:

  1. Suunnittele ja kehitä TBS (Task-Breakdown Structure) projektin laajuuden perusteella.
  2. Tunnista projektiin liittyvät tehtävät.
  3. Tunnista henkilöstöresurssit ja tarvittavat materiaalit
  4. Arvioi kunkin tehtävän arvioitu aika
  5. Resurssien kohdentaminen
  6. Analysoi yksityiskohtainen aikataulu
  7. Seuraa ja hallitse aikataulua

Projektien ajoituksen edut

  • Lyhentää läpimenoaikaa: Projektiaikataulu antaa yleiskatsauksen tehtävistä, jotka on suoritettava prioriteettien perusteella tai samanaikaisesti muiden tehtävien kanssa. Tämä pitää ryhmän jäsenet ajan tasalla ja estää viivästykset tai tehtävien siirtämisen, mikä lyhentää läpimenoaikaa.
  • Kustannusten vähentäminen: Sen avulla voidaan seurata resursseja estämällä tehtävien päällekkäisyydet. Se johtaa myös resurssien tehokkaaseen käyttöön ja palauttaa käyttämättömät resurssit ajoissa, mikä vähentää kustannuksia.
  • Helppokäyttöisyys: Kun arvioidaan tehtävien välistä loogista yhteyttä, resurssit, joita ei käytetä optimaalisesti, voidaan osoittaa ylimääräisiin tehtäviin, mikä parantaa tuottavuutta.
  • Ennakoi ongelmia etukäteen: Tarkka projektiaikataulu antaa mahdollisuuden ennakoida kaikki resurssien ali- tai ylikäytön ongelmat etukäteen ja varmistaa niiden optimaalisen kulutuksen.
  • Asettaa tavoitteen: Projektiaikataulu antaa meille asettaa lyhyen tai pitkän aikavälin tavoitteita, jotka tarjoavat suunnan ja näkemyksen projektin toteuttamisen aikana. Se saa myös kaikki ryhmän jäsenet tietoisiksi ohjeista ja menetelmistä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Ilman aikataulua hanke olisi määritelty epämääräisesti. Siten tehtävien hallinnan ja järjestämisen tekeminen hankalaksi menestyksekkäästi suorittamiseksi.
  • Nykyiset edistyspäivitykset ja hälytykset: Projektin aikataulu on luonnos, joka antaa tietä projektille. Projekti voi kuitenkin käydä läpi tiettyjä haasteita, mutta jos reittikarttaa ei ole, miten projekti liikkuu oikeaan suuntaan? Tällaisessa tapauksessa projektiaikataulu auttaa arvioimaan, kuinka projekti on epäonnistunut, ja mahdollisia tapoja viedä se oikeaan suuntaan.

johtopäätös

On selvää, että ”projektisuunnittelu ja aikataulut” kulkevat käsi kädessä ja ovat olennaisen tärkeitä projektinhallinnassa. Lyhyesti sanottuna ”Projektisuunnittelu” on yksityiskohtainen prosessi, joka sisältää kaikki hankkeen yksityiskohdat sen suunnittelusta loppuun saakka. Ja ”Projektiaikataulu” on seurantalaite, joka seuraa projektiin liittyvien tehtävien sekvenssejä ja hallintaa.

Projektiaikataulu ilmoittaa / ilmoittaa projektiryhmälle viivästyksistä tai jos projekti ei ole väärässä suunnassa. Se on suora asiakirja, joka vaatii säännöllistä päivittämistä ja tallentamista. Projektisuunnittelussa käytetään työkaluja ja tekniikoita, jotka ovat tehtävien erittelyrakenne, työn laajuus ja kriittisen polun menetelmä, lyhennettynä TBS: ksi, SOP: ksi ja CPM: ksi. Projektiaikataulussa käytetään ohjelmistotyökaluja ja menetelmiä, kuten 'PERT' (Program Evaluation Review Technique), Gantt-kaavioita, Pareto-kaavioita ja muita verkostoituneita kuvia.

Projekti on epätäydellinen eikä voi olla menestys ilman hyvin kehitettyä projektisuunnitelmaa ja tarkkaa projektin aikataulua. Projektin välitavoitteiden saavuttamiseksi suunnittele ja ajoita se!

Suositellut artikkelit

Tämä on opas projektisuunnitteluun ja -aikatauluun. Tässä keskustellaan projektin suunnittelusta ja aikataulusta sekä vaiheista ja eduista. Voit myös katsoa seuraavia artikkeleita saadaksesi lisätietoja -

  1. Projektiaikatauluesimerkki
  2. Projektipäällikön vastuut
  3. Projektipäällikön taidot
  4. Projektinhallinnan työpaikat