Johdanto ajanhallintatoimintaan
"Joko juodat päivää tai päivä juoksee sinua", sanotaan. Tämä pätee useimpiin meistä, joilla on jonkin verran epävakaa suhde ajassa.
Usein meistä tuntuu, että kaksikymmentäneljä tuntia ei riitä päivässä. "Niin paljon tekemistä ja niin vähän aikaa", menee lemmikkivalituksemme. Suurin osa meistä kamppailee sovittuaksemme työhömme meille asettamissa määräajoissa ja päätyy valittamaan, että vaikka olemme yrittäneet kaikkemme, meillä on vielä jäljellä aika. Ajan tehokas hallinta on taito, joka on hankittava huolellisella ja jatkuvalla käytännöllä. Useimpien ihmisten ammatillisen menestyksen salaisuus on siinä, että he ovat oppineet tehokkaan ajanhallintatoiminnan.
10 mahtavaa tuottavuutta ja ajanhallintaa
Se hetki, kun kuulet ajankäytön toiminnoista, mikä mielessäsi tulee? Anna kun arvaan. Luulet jommankumman seuraavista:
- Tiedän kaiken ajanhallintatoiminnoista. Kukaan ei tarvitse kertoa minulle, kuinka käyttää aikani paremmin.
- Voi, olen toivoton hoitaessani aikani. Mikään ei todellakaan voi auttaa minua tekemään parempaa.
Jos olet valinnut valinnan a), anna minun kertoa sinulle, että parhaimmat johtajat joutuvat usein ajan ansoihin, jotka heikentävät tuottavuutta ja syövät heidän pakattuun aikatauluunsa. Esimerkiksi pikaviesti tulee, ja kiire vastaat siihen. Keskeneräinen työsi on vain sitä … keskeneräistä. Tai pomo saa kiireellisen kutsun, ja jätät kaiken huolehtiakseen siitä. Tai jotkut työtoverit alkavat keskustella mahtavasta aiheesta ja sinut imetään keskusteluun, ja ennen kuin tiedät sen, on aika lähettää työsi ja olet kaukana. Joten et usko, että voit hyötyä ajankäytön ohjauksen osoituksista?
Ja jos olet sellainen, joka on valinnut b), niin sinulla on vielä toivoa. Kaikki ei ole menetetty. Aika on resurssi, joka vaikuttaa tyypiltään aina niukalta, vaikka se ei aina ole sinun syytäsi. Joko sinulla on työn ylikuormitus tai et yksinkertaisesti ole organisoitunut tarpeeksi hyvin. Mikä se sitten on, voit varmasti hyötyä jokaisesta hyvin ajoitetusta vinkistä ajan tehokkaaseen hallintaan.
Aika on resurssi, jonka kysyntä on yleensä erittäin suurta, ja näin ollen hyvin niukkaa. Suurin osa meistä juoksee jatkuvasti aikaa vastaan tai yrittää täyttää niin monta asiaa kuin mahdollista niin lyhyessä ajassa. Paradoksaalisesti jotkut meistä yrittävät täyttää ajan, koska meillä ei ole mitään tekemistä. Sellaisille ihmisille, joilla ei ole mielekästä työtä, päivä näyttää jatkuvan jatkuvasti.
Mikä tahansa suhdemme tähän arvokkaaseen resurssiin on, se ei ole koskaan ihanteellinen. Oletko koskaan tavannut henkilöä, joka on sanonut: “Hoidan aikani hyvin? Jokainen hetki hyödynnetään hyvin. ”? Luulen, että ei. Jopa menestyneimmät toimitusjohtajat ja johtajat ovat herättäneet yrityksiä hallita aikansa tehokkaasti.
Yksi syy siihen, että aika on niin arvokas, paljon kysytty resurssi, on, että sitä ei voida täydentää. Kun se on mennyt, se on poistettu ikuisesti. Mikään määrä vaivaa tai rahaa ei tuo menetettyä aikaa takaisin.
Oikea aikajohtaminen auttaa parantamaan elämämme yleistä laatua sen lisäksi, että antaa meille paremman työtyytyväisyyden ja työsuorituksen. Työelämämme tehostuu ja voimme nauttia vapaa-ajallamme enemmän, jos pystymme hallitsemaan aikaa. Katsotaanpa kuinka voimme käyttää tätä resurssia optimaalisesti työpaikalla parantaaksemme tuottavuuttamme ja tyytyväisyyttämme.
1. Kaikki pöydälle tulevat työt eivät ole yhtä tärkeitä.
Sinun on tiedettävä mikä on etusijalla. Kysy itseltäsi:
- Mitä minun pitää tehdä?
- Milloin teen sen?
- Kuinka hyvin teen sen?
Kaikkia kiireellisesti merkittyjä papereita tai postia ei tarvitse lukea silloin tällöin, mikä häiritsee työnkulkua. Sinun on priorisoitava työsi tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Tai voit vaarassa asettaa jonkun toisen prioriteetin omaksi.
Jos sinulla on useita tärkeitä tehtäviä vireillä, suunnittele, miten aiot suorittaa nämä. Päätä tehtäväjärjestyksestä. Älä salli häiriöitä tai keskeytyksiä heittää sinua tieltä. Pidä aikataulusi edessäsi tehtävien luettelolla. Merkitse esineet pois, kun ne ovat valmiit. Priorisointi auttaa sinua keskittymään ensin käsittelemään tärkeitä asioita ja käsittelemään sitten rutiiniasioita.
2. Suunnittele päiväsi
Saavu toimistoon tai työpaikallesi ennen määriteltyä aikaa, hieman muita eteenpäin. Istu rauhallisesti ja suunnittele päiväsi eteenpäin. Digitaaliset järjestäjät voivat auttaa sinua toimintojen ajoittamisessa ja muistuttaa sinua niistä. Pidä varaa aikaa sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden tapaamiseen ja vuorovaikutukseen kollegoiden ja tiimisi jäsenten kanssa. Aikataulu ei tietenkään suju täysin suunnitelman mukaan, joten varaa pienet muutokset.
3. Yritä suorittaa työ tietyn ajan kuluessa
Ajanhallintatoiminnot auttavat työtehtäviäsi ja pysyvät aikatauluissa. Älä ylikuormita työpäivääsi tai kanna työtä kotiin. Yritä suorittaa asiat määritetyn työajan sisällä. Ryhmätehtävät, joiden aikavälit ovat päällekkäisiä. Jos esimerkiksi menet tapaamaan asiakasta, käytä odotusaikaa rutiinimuotojen täyttämiseen. Tee lippuvarauksia verkossa maksamalla laskuja. Jos kokous on suunniteltu, pidä se keskittyneenä esityslistalle ja kirjoita keskusteltavat kohdat muistiin. Kun ihmiset näkevät sinut kiinni aikatauluihin, he yleensä kunnioittavat myös aikaasi.
Suositellut kurssit
- Asiakaspalvelun koulutuskurssi
- Nimeä tuotemerkkikurssit
- Sisältömarkkinoinnin sertifiointikoulutus
4. Rajoita monitehtäviä
Kyllä, monitehtävät näyttävät erittäin hyvältä paperilla, tosiasiassa, se antaa sinulle enemmän ahdistusta ja närästystä kuin keskittyminen yhteen tehtävään kerrallaan. Luulet osallistuvasi kymmeneen asiaan kerralla, mutta itse asiassa jätät kaikki tehtävät suorituksen eri vaiheissa. Markkinaraportti on epätäydellinen, asiakas odottaa, työtoverisi pyytää vastausta, ja pomosi haluaa tiedostosi, jonka lupasit viimeistellä. Aloitit työskennellä näiden kaikkien parissa, mutta hävitit pian ja hämmentyit täysin. Tehtävien viimeistely yksitellen antaa tyytyväisyyttä ja hallintaa.
5. Siirrä työtä
Sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Pienet tehtävät voidaan siirtää nuoremmalle henkilöstölle. Pyydä puhelinoperaattoria soittamaan sinulle kylmäpuhelut. Hanki peon valvoa tulostus- ja kopiointityötä. Rutiininomainen toimistotyö, kuten postitus, seuranta jne., Voidaan siirtää avustajille. Keskity suurempiin ja merkittäviin tehtäviin. Varmista kuitenkin, että edustajat ilmoittavat etenemisestä sinulle. Muuten sinulla on suurempi ongelma virheellisesti suoritetuissa korjaustyöissä.
6. Suorita ensin epämiellyttävät tehtävät
Kukaan meistä ei todellakaan halua tehdä mitä pidämme, mutta työ on tehtävä. Vietä aikaa aamulla suunnitellessasi kuinka ja milloin hoidetaan epämiellyttävät tehtävät. Jos olet välttänyt tavata harhaisia asiakkaita, ajoita se jonkin aikaa päivässä ja saat sen yli. Tuo tylsä raportti sinulle on annettu? Aloita työskentely sen kanssa ja pidä se mielessäsi. Keskeneräiset työt yleensä vievät tilaa mielessäsi. Mitä myöhemmin viivästyt, sitä hankalammaksi nämä tehtävät muuttuvat, ja sitä epätoivoisemmaksi tunnet niiden aloittamisen. Älä lykätä näitä tehtäviä. Käsittele niitä yksi kerrallaan.
7. Älä tarkista viestejäsi ja sähköpostiviestejäsi päivän ajan
Varaa aika näiden tarkistamiseen ja pidä ilmoitukset poissa loppupäivän ajan. Älä tarkista sähköpostiasi aina silloin tällöin. Sähköpostien tarkistaminen ja niihin vastaaminen syö suuren osan työajastamme, joten tee se vain suunnitellussa ajankohdassa, etkä jäljellä olevana työaikana. Se häiritsee sinua, ja ennen kuin tiedät sen, vietät koko päivän vastaamalla ja vastaamalla ei-kiireellisiin posteihin ja teksteihin.
8. Varaa aika aika paperityötä ja kirjeitä varten
Sen sijaan, että luet asioita niin pian kuin he löytävät tiensä syöttölokeroon, pidä sivu sivu, mieluiten iltapäivällä, jotta voit lukea. Lounasajan jälkeinen aika on hidas, lue postisi ja kirjeesi tuolloin. Käytä tätä aikaa kommenttien tai kirjeiden kirjoittamiseen. Lukuun ottamatta erittäin kiireellisiä postia, joihin on reagoitava välittömästi, kaikki voi odottaa iltapäivään. Kirjoita kirjeenvaihto kerrallaan, kun muut kiireelliset työ- tai puhelinsoitot eivät sinut painosta sinua.
9. Opi sanomaan ei
Tämä on tärkeä taktiikka, joka meidän kaikkien on omaksuttava. Meidän pitäisi voida sanoa ei kohtuuttomille vaatimuksille aikamme kohtaan. Suurin osa ihmisistä noudattaa tapauskohtaista käytäntöä vaatimusten ja pyyntöjen tekemiseksi töiden tekemiseksi. Tee selväksi, että aikasi on arvokasta, ja ihmisten on kunnioitettava sitä. Sano ei ihmisille, kun he tulevat luoksesi suunnittelemattomilla pyynnöillä. Kun olet kiireinen tehtävässä, tee selväksi, että et viihdy aikataulun äkillisiä muutoksia. Ensisijainen syy siihen, miksi meistä aina tuntuu olevan vähän aikaa, on, että vietämme suurimman osan työstä, jota emme olleet suunnitelleet tai aikaisemmin suunnitelleet. Opi kieltäytymään ihmisistä kohteliaasti.
10. Hakeudu tukevien työtovereiden apuun ajanhallintaprosessissa
Pyydä avuliaasta kollegaasi auttamaan sinua pysymään työaikataulussa. Hän voi muistuttaa sinua, kun lähdet tieltä, ja auttaa joidenkin työtaakkiesi kanssa, kun asiat ovat sietämättömiä. Työtovereiden tuki inspiroi meitä pysymään ajanhallintaprosessisuunnitelmissa.
Voit ehkä lukea myös Tehokas aikaseurantasovellukset.
Nyt kun sinulla on idea ajankäytön aikajohtamisprosessista, suorita tämä tietokilpailu nähdäksesi, pystytkö seuraamaan osoittimia.
- Saavuin työpaikallani 10 minuuttia ennen aikaa.
Kyllä / Ei vielä
Jos vastauksesi ei ole vielä, ryhdy. Tarvitset ylimääräistä aikaa suunnitella päiväsi ja kerätä ideoitasi. Se on vaivan arvoista, luota minuun.
- Teen ensin tärkeimmät tehtävät.
Aina / joskus
Jos et tee tärkeätä työtä ennen kuin se tulee kiireelliseksi, sinulle annetaan pian hengästyttää hengitystä kiireellisillä tehtävillä, jotka kaikki vaativat huomiota. Ja pomosi haluaa raportin, kuten eilen!
- Päivittäinen aikataulu auttaa minua tehtävien suunnittelussa ja toteuttamisessa
Kyllä joskus
Etkö vieläkään ole tapana kirjoittaa päivittäin tehtäviä luettelossa? Jatkat työskentelyä sattumanvaraisesti ja vastaat vaatimuksiin silloin, kun ne tulevat ilman prioriteettitunnetta.
- Luin postini ja tekstini niiden tullessa.
Kyllä / Joskus / Ei
Mistä keskustelimme viestien ja sähköpostien toistuvasta tarkistamisesta? Ole hyvä ja tee se iltapäivällä tai aikaisin aamulla, ennen kuin asiat alkavat. Ja muista, ettei Whatsapp tai Facebook aukioloaikoina, kiitos.
- On joitain asioita, jotka lykkäsin tekemästä täysin väistämättä
Kyllä ei
Joten lykkäät edelleen ja lykkäät epämiellyttävää työtä? Kasvaudu ja puututa ensin vaikeisiin asioihin.
- Kieltäydyin kollegoistani ajoittain, kun he pyytävät minulta työtä.
Kyllä ei
Erinomainen, jos olet oppinut sanomaan ei. Jos et ole, niin ole valmis vastaamaan ei-toivottuihin viime hetken vaatimuksiin aikaasi.
- Olen poistanut tarpeettomat tehtävät tai siirtänyt ne
Kyllä ei
Soitatko edelleen kylmäsoittoasi? Delegoi tai ylikuormittu toistuvilla ja luomattomilla juttuilla samalla kun tärkeät asiat odottavat.
- Viimeistän yhden työn kerrallaan ennen siirtymistä seuraavaan
Joskus / Ei
Joten teet kaksikymmentä asiaa samanaikaisesti? Koska olet niin monitasoinen tehtävä, kuinka monta tehtävää olet jo suorittanut? Mahdollisuuksia ei ole. Keskity tekemiseen yksi asia kerrallaan.
Kannattavan suhteen luominen ajan kanssa vie aikaa ja jatkuvaa harjoittelua. Ajanhallintaprosessi vaatii tuntemusta itsestämme ja päivittäisistä tottumuksistamme ja toimista, jotka johtavat ajanhukkaan. Jos pystymme tietoisesti tarkistamaan elämäntyyliämme ja tapojamme, voimme havaita ja eliminoida useita aikaa vieviä toimia.
Joten tee aikaa ystävällesi ja liittolaisellesi. Luo palkitseva suhde tähän resurssiin ja paranna työn tulosta ja laatua. Se vaatii jonkinlaista itsekuria ja hallintaa. Pian löydät itsesi kilpailemaan eteenpäin ajanhallintatoimintojen avulla ajoissa ja toimittamaan parempaa työtä kuin kollegasi. Kaikki parhaat!
Suositellut artikkelit
Tämä on opas asianmukaisesta ajanhallintatoiminnasta, joka auttaa parantamaan elämämme laatua, sen lisäksi, että antaa meille paremman työtyytyväisyyden ja työsuorituksen. Nämä ovat seuraavat ulkoiset linkit, jotka liittyvät ajanhallintatoimintoihin.
- 15 ammatillista vinkkiä ja aikaa säästävää käyttäessäsi ZBrush-sovellusta (hyödyllinen)
- Parhaat 7 parasta aikaseurantasovellusta tuottavuuden parantamiseksi
- 4 tapaa käyttää reaaliaikaisen analyysin voimaa
- 10 tärkeintä kylmäsoitotekniikkaa
- 3D-takki vs. ZBrush: Parhaat erot