Luo tehokas Gantt-kaavio projektille -
Projektinhallinta on monimutkainen prosessi, johon sisältyy usein useiden tehtävien yhteensovittaminen kerralla. Tämä pätee kaikenlaisiin hankkeisiin - olipa kyse kodin hallinnasta, erityisen vaikeasta ohjelmistokehitysprojektista tai rakennusurakoitsijasta.
Kun tehtäviä on yksi tai kaksi, projektipäällikkö on helppo muistaa, mitä ja milloin tehdään. Entä jos toimintaa on useita, osa toisistaan kytkettyjä? Kuinka seurataan kaikkia tehtäviä sen varmistamiseksi, että projekti saadaan päätökseen, suoritetaan hyvin ja saadaan päätökseen hyvissä ajoin?
Tässä on Gantt-kaavio kuvaan. Ne ovat visuaalinen esitys projektin tehtävistä. Gantt-kaavio on peräisin vuodelta 1896, kun puolalainen insinööri Karol Adamiecki käytti samanlaista kaaviota kuvaamaan tuotantoaikatauluja. Hän kutsui sitä harmonogrammaksi, ja koska se julkaistiin puolaksi ja venäjäksi, se jäi suurelta osin tuntemattomaksi. Samanaikaisesti amerikkalainen nimeltä Henry Gantt suunnitteli samanlaisen kaavion, ja hänen nimensä kantaa nyt sitä.
Kaaviota käytettiin laajasti tuotantosuunnittelussa. Pian tietokoneiden tulon myötä siitä tuli yleinen ja käytännöllinen projektien aikataulutusmenetelmä. Verkkopohjaisissa sovelluksissa Gantt-kaavio saavutti suosiotaan ja on nyt yleinen piirre useimmissa hankkeissa. Nyt Agile-menetelmillä Gantt-kaavion suosio on kuitenkin heikko. Se on kuitenkin yrittänyt kehittyä ajan myötä.
Mikä on Gantt-kaavio projektinhallinnassa?
Ensin ensin: Mikä on Gantt-kaavio projektinhallinnassa? Yksinkertaisesti sanottuna Gantt-kaavio on visuaalinen pylväskaavioesitys projektin aikataulusta.
Tyypillisesti rivit käsittävät projektin eri tehtävät, usein poraamalla yksittäisiin tehtäviin, jolloin aikajana muodostaa kaavion sarakkeet.
Ohjelmilla, jotka luovat Gantt-kaavion projektille, näet missä projekti seisoo tiettynä päivänä. Projektin Gantt-kaavio osoittaa kuka on vastuussa jokaisesta tehtävästä, samoin kuin mahdolliset riippuvuudet tehtävien välillä.
Tässä on tyypillinen Gantt-kaavio projektille:
Kaavio osoittaa selkeästi, helposti ymmärrettävällä tavalla, missä projekti on tänään. Kaavio on erittäin hyödyllinen esityksissä johdolle sekä asiakkaille, jotka ehkä haluavat nopean arvioinnin meneillään olevista tehtävistä.
Riippuvuudet Gantt-kaaviossa projektille
Yksi tärkeimmistä syistä projektiaikataulujen vääristymiseen on riippuvuuksien virheellinen tunnistaminen. Sanotaan, että sinulla on projekti, joka vaatii kolme erillistä työpolkua. Kaikkien näiden täytyy lähentyä, jotta projekti voi edetä. Vaikka yksi työpolkuista viivästyy, koko projektiaikataulu romahtaa. Gantt-kaaviolla tämä riippuvuus tunnistetaan visuaalisesti suunnittelun vaiheessa niin, että mahdolliset viiveet merkitään heti mahdollisten viiveiden merkitsemiseksi. Projektipäällikkönä voit sitten käyttää resursseja välittömästi varmistaaksesi, että viive aiheuttaa mahdollisimman vähän vahinkoa.
Hankkeessa on monen tyyppisiä riippuvuuksia. Kaikki nämä voidaan merkitä Gantt-kaaviossa.
- Käynnistä loppuun (FS): Tämän tyyppisessä riippuvuudessa tehtävä A on suoritettava loppuun, ennen kuin tehtävä B voi alkaa. Esimerkki: Oletetaan, että työskentelet verkkosivujen suunnitteluprojektissa. Vasta kun asiakas on hyväksynyt kuvat verkkosivustolla käytettäväksi, Photoshop-työ voi tapahtua valokuvissa.
- Start to Start (SS): Tämän tyyppisessä riippuvuudessa tehtävä A on käynnistettävä, jotta tehtävä B alkaisi. Yksinkertainen esimerkki olisi kirjoittamisen alalla. Kirjailijan on täytynyt aloittaa romaanin kirjoittaminen ennen sen osien muokkaamista.
- Finish to Finish (FF): Tämän tyyppisessä riippuvuudessa tehtävä A on suoritettava loppuun, ennen kuin tehtävä B voidaan suorittaa. Oletetaan, että työskentelet esitteen parissa. ”Tekstin luominen” -tehtävä on suoritettava ennen kuin ”esitteen suunnittelu” -tehtävä päättyy. Suunnittelu voi kuitenkin alkaa ennen tekstin valmistumista, kuten usein tehdään, tyhjän tekstin avulla. \
- Start to Finish (SF): Tässä harvinaisessa riippuvuudessa tehtävän A on aloitettava, ennen kuin tehtävä B voi valmistua. Tätä voitaisiin soveltaa uuteen tehtävään, joka täytetään. Voi olla välttämätöntä, että lähtevä työntekijä kouluttaa uuden työntekijän, jotta organisaatiosta poistuva työntekijä voi tehdä niin vasta uuden tultuaan työhön. On huomattava, että tämä ei ole tiukasti sanottuna ammatillinen lähestymistapa.
Ohjelmistokehityksessä Microsoft suosittelee, että Finish Start -kaaviota käytetään useimmiten. Se myös estää Käynnistä loppuun -algoritmin käyttöä, koska se saattaa tarkoittaa loputonta viivettä ja mahdollisia pyöreitä viittauksia työnkulkuun. Just-in-time-asennuksissa voidaan kuitenkin käyttää Start to Finish-riippuvuutta.
Vaiheet tehokkaan Gantt-kaavion luomiseksi projektille:
Gantt-kaavion luominen projektille on melko intuitiivista. Paras käyttö edellyttää kuitenkin myös kaavion suunnittelua.
Vaikka voit valmistaa kaavion paperilla tai tietokoneella, se helpottaa tehtävää, jos sinulla on Gantt-kaavion malli, johon voit kytkeä tietoja. Useimmat verkkopohjaiset yhteistyövälineet sisältävät Gantt-kaavion mallit. Samalle Microsoft Excel -sovellukselle on saatavana myös paljon malleja.
-
Tee kattava tehtäväluettelo
Tämä vaihe sisältää projektin jakamisen Gantt-kaaviokomponenteiksi. Se toimii parhaiten, jos se voidaan jakaa hierarkkiseen rakenteeseen tehtäväryhmien kanssa, joissa tehtävät esitetään yksityiskohtaisemmin.
Harkitaan esimerkiksi uuden verkkosivuston luomista
Jotkut yleisistä vaiheista ovat:
- Arvostelu
- laajuus
- Design
- Sisältö
- Coding
- Testaus
- Toteutus ja ylläpito
Jokaisessa näissä vaiheissa on lisätehtäviä. Parasta on porata syvälle niin paljon kuin mahdollista, jotta tehtävät määritetään selvästi.
Esimerkiksi sisältövaiheen huomioon ottaen kyseiset alatehtävät voivat olla:
- Tekstin lajittelu ja tarkistaminen
- Graafisten elementtien kokoaminen ja tarkastelu
- Tekstin luominen / kirjoittaminen
- Grafiikkaelementtien luominen (voi sisältää valokuvauksen jne.)
- Kuvankäsittely
- Tekstin muokkaaminen
- Sisällön viimeistely
Tai muut vaiheet, joilla voi olla merkitystä projektillesi.
Samoin kaikki tehtävät, vaikka ne näyttäisivätkin olevan vähäisiä, on lueteltava.
-
Luettelo tehtävien riippuvuussuhteet
Tehtäväriippuvuudet on lueteltava. Yksinkertainen Excel-taulukko tai jopa Word-taulukko riittää.
Mitkä ovat vaiheet, jotka ovat riippuvaisia muista?
Esimerkissämme sisällön muokkaaminen voi alkaa vasta olemassa olevan sisällön arvioinnin ja tarvittaessa uuden sisällön luomisen jälkeen. Valokuvia voi tehdä vasta, kun valokuvat on otettu.
On tärkeätä muistaa riippuvuudet, jotta Gantt-karttojen suunnittelu tulee helpommaksi ja tiukeneeksi.
Tämä riippuu myös organisaatiostasi. Jos joukkueet ovat pienempiä ja resursseja niukkoja, voi olla järkevää piirrata resurssit ensin ja sitten asettaa aikajana. Jos sinun on valtava yritys, jolla on laaja resurssivaranto, voi olla järkevää ensin luoda aikajana.
-
Luo projektin aikajana
Johtajalle, joka haluaa mennä alas ja likaantua aikaisemmin, tämä on lihakkain osa Gantt-taulukkoa.
Kun tehtävät ovat valmiita, aikajana luodaan. Kerroin viikonloppuisin ja juhlapyhinä.
Ohjelmistoissa, kuten SmartDraw, projektin Gantt-kaavio luodaan heti, kun olet syöttänyt tietoja käyttäjäystävälliselle näytölle. Mutta muiden ohjelmistojen tai Excel-mallien kanssa saatat joutua kirjoittamaan arvoja itse Gantt-taulukko-taulukkoon.
Koska Gantt-kaavio on työkalu suunnitelman visualisointiin, erikoistuneiden ohjelmistojen saatavuudella ei pitäisi olla yhtä merkitystä.
Aikataulut ovat riippuvaisia asiakkaasta, ja jos asiakkaalla on tietyt aikarajoitukset, varmista, että jaat ajan tehtävien välillä älykkäästi.
Tämä aikajana on muuttumassa eikä todennäköisesti ole lopullinen, mutta yritä tehdä siitä mahdollisimman lähellä loppua.
-
Osoita jokainen tehtävä ryhmälle tai henkilölle
Projektipäällikkönä sinun on selvitettävä paras tapa tehdä tämä työ. Arvioi joukkueesi. Selvitä, kuka toimii parhaiten mistä tehtävästä. Projektin asettaminen karkealle aikajanaan muistikirjassa tai ohjelmistossa auttaa myös varmistamaan, että resursseja ei käytetä kaksinkertaisesti - vaaditaan kahdessa paikassa kerralla.
Tämä voi viedä jonkin aikaa, mutta se on tärkeä osa, joka on korjattava.
Joitakin kysymyksiä, jotka voivat auttaa sinua kiinnittämään sopivat ihmiset, ovat:
- Voiko tämä resurssi olla hyvä asiakaslähtöisessä roolissa?
- Voiko tämä resurssi koordinoida ja työskennellä muiden kanssa?
- Pystyykö tämä resurssi kääntämään tilanteen nopeasti?
- Onko tämä resurssi parempi monitehtävissä tai suorittamalla yksi tehtävä perusteellisesti?
- Mistä lähtien tämä resurssi on saatavilla? Tehtävät jaetaan sen mukaan, onko projekti resurssi- tai aikakriittinen.
Tässä vaiheessa tarvitaan myös selkeyttä useissa asioissa organisaatiossasi:
- Kuka allekirjoittaa suunnittelussa? Tekstissä? Budjeteissa?
- On välttämätöntä varmistaa, että henkilöille, jotka vastaavat asioista kirjautumisesta, annetaan riittävä liikkumavara. Jos koko sisällöstä vastaava sisällönjohtaja lähtee suunnitellulle ulkomaanmatkalle, varmista, että se otetaan huomioon aikajanalla.
Tämä vaatii jonkin verran koordinointia HR: n ja muiden projektipäälliköiden kanssa ja omaksua sen.
Nyt voit allokoida yksittäisiä resursseja tai ryhmiä tehtäviin, jotka on jo aikataulutettu ja kartoitettu riippuvuuksien suhteen.
Joten tämän pitäisi olla se, eikö? Vielä yksi viimeinen ja ratkaiseva vaihe on jäljellä.
-
Jaa ja tarkenna
Kun kaikki näyttää olevan lukittu paikoilleen, jaa kaavio tärkeimpien sidosryhmien kanssa. On hyvä käytäntö jakaa kaavio koko joukkueellesi varmistaaksesi, että et ole jättänyt huomiotta mitään tärkeää.
Se on valmis jaettavaksi asiakkaan kanssa ja hyväksynnän jälkeen projektin Gantt-kaavio on käyttövalmis!
Gantt-kaavion rajoitukset projektille
Ohjelmistoprojektien hallinnan sanasto on ketterä. Ketterät menetelmät ovat kaikkialla, ja niiden käyttöönotto kasvaa päivä päivältä.
Projektin perinteisen Gantt-kaavion soveltamisala on hyvin rajallinen nykyaikaisille ohjelmistoprojekteille, koska painopiste on sopeutumiskyvyssä. Gantt-kaavio suunnittelee koko etukäteen, ja jos (pikemminkin kun) aikataulut muuttuvat, niistä tulee erittäin vaikeita käsitellä. Ja paremmin käytettyä aikaa käytetään Gantt-kaavion päivittämiseen.
Ketterät projektit voivat käyttää lyhyitä sprintejä (Scrumin tapauksessa) tai työskennellä ensin kiireellisimmässä työssä (kuten Kanbanissa), Gantt-kaavion laatiminen viikkoksi ei ole yksinkertaisesti mahdollista. Muissa reagoivissa projektimenetelmissä, kuten Extreme Programming, se on yksinkertaisesti ajanhukkaa, koska kaavion suunnitellut osat ovat hyvin lyhyet.
Ohjelmistoprojektipäälliköt ovat ilmoittaneet jonkin verran menestyksestä Gantt-kaavion käyttämisessä projektiin yksittäisten sprintien seuraamiseksi. Toiset pooh-pooh idean sanoen, että Gantt-kaavio hankkeelle perustuu vesiputousprojektinhallintamalliin.
Gantt-kaavioilla on myös maine yrittää näyttää liian paljon tietoa. Palkit, joiden värit vaihtelevat osoittamaan erilaisia resursseja ja riippuvuuksia, voivat olla hyvin hämmentäviä monimutkaisissa projekteissa.
Gantt-kaavio on kuitenkin edelleen suosittu aikataulutustyökalu useilla toimialoilla. Itse asiassa heillä on valtava rooli prosessikeskeisissä projekteissa, kuten verkkosivustojen kehittämisessä.
Vaihtoehdot projektin Gantt-kaavioon
Gantt-kaavio on pääasiassa pylväsdiagrammi tehtäväaikatauluista. Millä tahansa paperilla, mukaan lukien yksityiskohtainen tehtäväluettelo, voidaan saavuttaa sama tarkoitus.
Joitakin vaihtoehtoja projektin Gantt-kaavioon ovat:
- Yksityiskohtainen tehtäväluettelo vastuuhenkilöistä
- Valkotaulu, joka seuraa kunkin tarinan / sprintin etenemistä ketterien projektien tapauksessa
- Kanban-taulu: yksinkertainen taulu, jossa on kolme saraketta - tehtävä, tekeminen ja tekeminen, yksinkertaisimmassa muodossaan
- Muut työkalut, jotka on luotu erityisesti ketterille hankkeille, kuten Sandglaz
Gantt-kartat ovat edenneet pitkälle, ja ne ovat palvelleet valmistus- ja palveluteollisuutta. He ovat tehneet prosessista paljon avoimempia ja ovat sopeutuneet parhaimmalle mahdolliselle vaativalle ohjelmistoteollisuudelle.
Vaikka heidän suosionsa on epäilemättä heikentynyt huomattavasti, ne ovat edelleen ensimmäinen projektipäälliköille suunnattu hanke koko maailmassa projektin alkaessa.
Suositeltava artikkeli
Tämä on opas Gantt-kaavion luomiseen projektille. Tässä olemme keskustelleet vaiheista, joilla luodaan Gantt-kaavio projektille tehokkaalla tavalla. Saatat myös katsoa seuraavia artikkeleita saadaksesi lisätietoja -
- Vesiputous projektijohtaminen
- Kanban: Hyödyllinen vaihe?
- 5 suosituinta projektijohtamisen raportointityökalua
- 20 jännittävää projektijohtamisen työhaastattelua koskevaa kysymystä
- Tärkeä Visual Basic - diagrammi dynaamisella syötöllä