- Ideoiden kommunikointi
- Ole aktiivinen kuuntelija
- Vältä häiriöitä ja kielteisiä kysymyksiä
- Vältä rentoutumista
- Älä koskaan kiirehdi viestintää
- Hanki henkilökohtainen
- Seuranta viestinnän jälkeen
- Ole päättänyt ymmärtää
- Ole herkkä ja tunnusta tekniset erot
- Vältä väärinkäsiteltyjen lauseiden / sanojen käyttöä
- Ota palautetta
"Viestintää pidetään johtamisen todellinen työ"
Nitin Nohria
Ideoiden kommunikointi - Jokaisen johtajan unelma on vahvempien joukkueiden rakentaminen. Samat viestintäideat pysyvät pohjana. Suurin osa nykyisistä organisaatioista aikoo ottaa käyttöön tehokkaita menetelmiä ideoiden kommunikoimiseksi. Tärkeää ei ole se, mitä sanot, vaan se, miten sanot. Kommunikaatio on siis ainutlaatuinen ominaisuus, joka auttaa erottamaan huonon johtajan tehokkaasta johtajasta organisaatiossa. Siten kultainen avain olla tehokas johtaja on ”viestintä”.
Selkeä ja täydellinen viestintä on tunnin tarve; me kaikki muistamme hyvin, että 'Titanic' upposi viestinnän puutteen vuoksi. Jos viestintä olisi ollut selkeämpää, tragedia olisi voitu estää ja monet henget olisivat pelastettu. Samalla tavalla viestinnällä on erittäin tärkeä rooli elämässämme ja liiketoiminnassamme. CIO-lehden teettämässä tutkimuksessa, jossa lueteltiin kolmen tärkeimmän ammattitaidon tarpeet, 70 prosenttia lukijoista mainitsi viestinnän yhdeksi elintärkeäksi taitoksi.
Joten miksi ei aivoriihiä ja päivitämme viestintätaitojamme seuraamalla alla lueteltuja kymmenen erittäin tehokasta tapaa kommunikoida ideoita yritysympäristössä. Nämä ovat erittäin tehokkaita vinkkejä, jotka auttavat kommunikoimaan paitsi työntekijöiden lisäksi myös asiakkaiden, esimiesten, työtovereiden ja alaistensa kanssa. Jotkut tehokkaista viestintäominaisuuksista jaetaan alla, jotka johdonmukaisella käytöllä auttavat varmasti parantamaan viestinnän tuloksia.
Ideoiden kommunikointi
Saitko tunteen puhua seinille työskennellessäsi jonkun kanssa työpaikalla? Tämä on todella ärsyttävä tunne, kun kuulet, mutta kuuntelijasta ei ole merkkejä siitä, että kuulet. Se on henkilökohtainen ehdotus, älä tee samaa kollegoillesi, alaisillesi tai esimiehillesi. Parempien viestintäideoiden ensisijainen sääntö on olla tietoinen siitä, että sinut kuullaan. Voit tehdä niin luomalla vuorovaikutteisen istunnon ja pitämällä kuuntelijat mukana pelissä. Tämä auttaa varmasti vahvistamaan henkilökohtaista tietämystäsi ja luo hyvän vaikutelman. Reaktioiden osoittaminen mitä tahansa sanotaan nyökkäämällä tai käyttämällä ”näen” tai yksinkertaisesti sanamuotoa lauseita, vaikuttaa kaikkiin sanottuihin. Toinen hyvä toimenpide on kannustaa palautteita kaikilta organisaation työntekijöiltä.
Oletetaan, että kysyt alaisellasi ”sinulla ei ole tiedostoa tai raporttia?” Ja vastaus, jonka saat on “Kyllä”. Tämä on hyvin hämmentävää, koska se voi tarkoittaa kyllä, olet oikeassa ja minulla ei ole tiedostoa tai raporttia. Tai se voi tarkoittaa myös kyllä, minulla on haluttu raportti tai tiedosto.
Tämä osoittaa selvästi, että negatiivisten kysymysten esittämiseen saadaan enimmäkseen epämääräisiä tai epäselviä vastauksia, jotka johtavat sekaannuksiin. Siksi on parempi, että etsit aina positiivisesti kehitettyjä kysymyksiä (kuten ”Onko sinulla tai sinulla on raportti, jota pyysin?”). Tarvittaessa sinun tulee aina vahvistaa negatiiviset kysymykset, kuten ”olenko oikeassa, että sinulla ei ole tiedostoa tai raporttia?”
Keskeytykset aiheuttavat häiriöitä, joten välttää yksinkertaisesti keskeytyksiä, lähinnä kommunikoidessasi ideoita asiakkaillesi. On nähty, että asiakkaat ovat useimmiten järkyttyneitä, jos keskeytät heidät usein. Tarvittaessa leikkaa vain jahdata ja kerro toiselle henkilölle käsitys kommunikoivista ideoista ja niiden tärkeydestä. Tällä tavalla toisella henkilöllä on mahdollisuus joko oikaista tai vahvistaa ideasi ja lopulta tämä auttaa säästää paljon aikaa.
Rento oleminen on tiukkaa ei. Olemalla epävirallinen kollegoiden tai alaisten kanssa, saat ehdottomasti hyvän referenssin, mikä auttaa sinua saamaan työn hyvin toimeen. Mutta rentoutumisen rajan asettaminen on myös erittäin tärkeää, kun kommunikoidaan ideoita työstä. Jos se osoittautuu tylsäksi tai vihaiseksi, se voi aiheuttaa vastaanottajapuolen tahattoman reaktion. Joten, tee kieli selkeämmäksi ja vihaa aiheuttavissa tilanteissa hengitä syvään ja pidä viileänä.
Jos kyseessä on kirjallinen viestintä, on parempi säilyttää ammattitaito sähköpostissasi, kirjeissä, puhelimissa tai yrityskokouksissa. Hyvin rento voi olla, että vastaanottajat tuntevat olonsa epämukavaksi. Sähköisessä mediassa, kuten sähköposteissa ja sosiaalisessa mediassa, on suuri ongelma, jota käytetään nykyään hyvin usein viestintään. On erittäin vaikea saada selville, mitä ääntä käytetään, kun kommunikoidaan ideoiden kautta. Joten on parempi kommunikoida ideoita henkilökohtaisesti ajoittamalla tapaaminen vastaanottajan kanssa tai lähettämällä viesti ammattimaisella tavalla.
Älä koskaan kiirehdi mihinkään viestinnän aikana; anna itsellesi tauko ennen kommunikointia. Taukojen antaminen, vaikka lyhyetkin, todellakin tekee ihmeitä, etenkin kun kommunikoit ideoita henkilöstölle tai työpaikalla. Vain pieni tauko on mitä tarvitaan, ja se antaa sinulle lyhyen ajan harkita. On havaittu, että kiirehtiä ideoita kommunikoitaessa ei koskaan toimi, vaan se tekee kaikki asiat pieleen. Tavallisesti nähdään, että kiireistäessämme asioita joko unohdetaan jokin tai väärinkäytetään välitettävää tietoa. Sama asia tapahtuu viestinnän yhteydessä myös sillä, että unohdamme muutamat tärkeät kommunikoitavat asiat, koko viestinnän ajatus menee reunalla. Joten kun kommunikoit ideoitasi tehokkaasti, pidät vain vauhtia hitaasti ja kiinnität aina huomiota, koska lisäajan antamisella on todella suuri merkitys kommunikointitavassa.
Yritysten viestintä voi olla joskus todella tylsää noudattaen samoja standardeja, joten miksi et aloittaisi organisaatiokeskusteluja. Ajattele pikemminkin vuoropuheluja kuin monologia. Mantra tekee keskustelusta entistä henkilökohtaisemman sekä kiinnostavamman ja tehokkaamman. Kun aksiooma menee, “ihmiset eivät välitä siitä, kuinka paljon tiedät, ennen kuin he tietävät, kuinka paljon välität.” Klassisen liiketoiminnan teorian mukaan johtajien on pysyttävä käden ulottuvilla. Jotta tiedät mitä ihmisten mielessä tapahtuu, sinun on kehitettävä mielekäs suhde heidän kanssaan. Paras tapa olla henkilökohtainen kommunikoidessasi on pitää syrjään ego ja korvata se empatialla. Empaattiset kommunikaattorit osoittavat parempaa läpinäkyvyyttä ja aitoutta ja auttavat siten heitä parantamaan kommunikaattoreitaan.
Voit myös lisätä henkilökohtaisen yhteyden keskusteluun puhumalla jostakin, joka ei liity työhön, mutta liittyy heidän elämäänsä. Tämä auttaa vähentämään vartijoitaan. Voit esimerkiksi kysyä alaisten jalkapallo-ottelua viikonloppuna. Mutta henkilökohtaisella tasolla tapahtuvan vuorovaikutuksen tulisi myös olla tietyissä rajoissa, mutta se auttaa luomaan luottamusta myös pitkäaikaiseen ja tehokkaaseen viestintään.
Useimmiten viestintäkeskustelujen jälkeen oletat, että kaikki on viestitty haluamallasi tavalla. Viesti on vastaanotettu suunnitellulla tavalla, mutta useimmiten se ei tapahdu sillä tavalla, jonka meidän mielestämme on saavutettava. Joten sen varmistamiseksi, että viesti on välitetty oikealla tavalla, meidän pitäisi olla tapana ottaa seurantaa, etenkin jos se liittyy johonkin tärkeään. Tämä auttaa välttämään sekaannusta ymmärtämisessä ja parantaa viestintää lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Oletetaan vain, että vastaanottaja on kuullut viestisi ja viesti on ymmärretty sellaisena kuin se oli tarkoitettu. Tehokkaan viestinnän maailmassa sinun on seurattava seurantaa riippumatta siitä, mikä viesti on. Seuranta auttaa vain parantamaan ja tehostamaan viestintää kaksisuuntaisella tavalla.
Käsite analyysin ja ymmärtämisen tavoitteena on tunnettu kirjailija Stephen Covey. Nämä kommunikoivat ideat viittaavat siihen, että kommunikoijan on myös oltava hyvä kuuntelija. Sen sijaan puhujan tulisi yrittää ymmärtää myös sitä, mitä välitetään. Ymmärtämällä viestinnän ajatuksen jopa vaikein viesti voidaan tehdä helpoksi. Siksi on entistä tärkeämpää olla kärsivällinen ja ennakkoluuloton vuorovaikutuksessa henkilöstön tai työntekijöiden kanssa. Enimmäkseen emme aio tunnistaa sitä, mitä henkilö yrittää kommunikoida; sen sijaan yritämme hypätä näkökulmaamme. Joten seuraavan kerran viestinnän aikana työskentelemme viestinnän osan ymmärtämiseksi paremmin ja aloita sitten kommunikointi. Viestinnän arvon tunteminen ja ymmärtäminen on todella tärkeää ennen viestintää.
Joskus kuuntelijat eivät ole kovin tietoisia tekniikan päivityksistä, joten on monia mahdollisuuksia, että asiakkailta puuttuu haluttu tekninen tietämys. Siksi on parempi olla tässä yhteydessä hyvin varovainen ja selittää heille asiat helpommin ja maallikolla. Vältä lyhenteiden käyttöä ja varmista, että ne tunnistavat tai ymmärtävät lyhenteet paremmin. Esimerkiksi rekisteröidyssä tietotekniikassa lyhenne 'ASP' voi tarkoittaa sekä 'aktiivista palvelinsivua' tai 'sovelluspalveluntarjoajaa', joten on parempi selventää, kumpaa käytät viestinnän aikana. Joten yritä välttää yleisiä virheitä, jotka aiheutuvat joko siitä, että koko keskustelu menee yli pään tai saada heidät tuntemaan halveksuntaa teknisen tietämyksen puutteen takia.
Parempi tapa selittää tekninen käsite on käyttää analogioita tehokkaasti. Vaikka analogioilla on tiettyjä rajoituksia, mutta ne ovat hyödyllisiä kuvaamaan mitä tahansa tuntemattomia tai vähemmän tunnettuja käsitteitä. Yksi esimerkki analogiasta on palomuurin idean vertaaminen pankin pankkisaajaan. Kuten käydessäsi pankissa, kukaan meistä ei mene suoraan holviin. Pikemminkin menemme kassaikkunaan, tarkistamme tietomme ja kun henkilöllisyytemme on vahvistettu, kassaaja saa rahat holvista ja antaa sen meille ikkunassa.
Virheelliset tulkinnat ovat yleinen ongelma viestinnässä, sanomme jotain ilman pahoja aikomuksia, mutta toinen arvioi sitä väärin. Haluamme sanoa jotain muuta, mutta ääntäminen johtaa välittämään jotain muuta. Kuten kiinan kielessä, tyypillinen "ma" -ääni, jolla on korkeampi ääni, tarkoittaa "äitiä", mutta laskeva ja nouseva ääni tarkoittaa "hevosta". Ole varovainen käyttäessäsi sanaa "sinä", koska tämän sanan liiallinen käyttö aiheuttaa uhan tunteen tai saa kuuntelijan tuntemaan puolustautumisen. Esimerkiksi sen sijaan, että sanot "sinun täytyy puhua kovemmin", on parempi sanoa "Minulla on vaikeuksia kuulla" .Sanalla, jolla on kaksoisarvo.
Kun se on valmis ja valmis, yksi paras tapa tehokkaaseen viestintään on pyytää vastaanottajia antamaan palautetta. Ota ylimääräistä aikaa puhuaksesi henkilökohtaisesti kenen kanssa kommunikoit usein. Tämä auttaa sinua löytämään, kuinka voit parantaa ja mitä näkökohtia voit parantaa viestintätyylisi suhteen. Palautteet ovat yksinkertaisia ehdotuksia, jotka auttavat kehittämään parempaa ymmärrystä työtovereiden, henkilökunnan tai alaisten kanssa. Palautteet ovat erittäin tärkeitä, vaikka niitä ei ole helppo kysyä.
Siksi ajattele pohjimmiltaan ennen kuin puhut ja noudata viestinnän mantran ohjeita ja kieltäytymistä ollaksesi tehokas kommunikaattori kollegoidesi, esimiesten ja alaisten keskuudessa. Ei ole avainta tullaksesi tehokkaaksi kommunikaattoriksi, mutta hyväksymällä yllä luetellut vinkit, voit varmasti parantaa ja parantaa viestinnän tyyliään. Kiinnitä vain huomiota tapaan, jolla muut kommunikoivat kanssasi, ja tapaan, jolla kommunikoit muiden kanssa. Tarkkailemalla käytännössä viestinnän tapoja voit oppia tehokkaammat viestintityylit paremmin. Joten mene vain eteenpäin ja kommunikoi ympäröivän kauniin maailman kanssa ja paranna kommunikointityyliäsi päivittäin toteuttamalla nämä tehokkaan viestinnän vinkit. Suurin osa organisaatioista kannustaa myös jakamaan sekä vuoropuheluita että työntekijöiden panoksia jakamaan tiimien sisäistä viestintää paremmin ja tehokkaammin, koska se auttaa lopulta myös organisaatiota.