Johdanto henkilöstötapaamisiin työntekijöiden kanssa

Yksittäiset tapaamiset työntekijöiden kanssa voivat olla todella tärkeä aika oppia enemmän ryhmäsi jäsenistä ja ymmärtää heidän työskentelytapojaan sekä miten he käsittelevät päivittäisiä työongelmiaan. Projektipäällikkönä pyrimme aina pitämään tehokkaat nämä yksilölliset tapaamiset työntekijöiden kanssa ja saamaan heidät tuottamaan tuloksia, joita kuvittelemme ryhmämme jäsenille ja joukkueillemme, kuten urakehitys ja kehittämisalueiden toimintasuunnitelmat. Mutta jonnekin loppupuolella aina laskeudumme joko puuttuviin näihin kokouksiin tai pahempaa, emme käytä niitä tavalla, jonka niiden on tarkoitus johtaa.

Olitpa sitten kokenut projektipäällikkö tai äskettäin ylennetty projektipäällikkö, nämä henkilökohtaiset tapaamiset työntekijöiden kanssa eivät tällä hetkellä tee sinulle mitään hyötyä ja tunnet, että ne ovat vain ajanhukkaa sinulle ja tiimisi jäsenille. Uskot, että tunti voitaisiin hyödyntää paremmin kuin viettää se kuuntelemalla tai neuvomalla ryhmäsi jäseniä.

Tyhjennä ilma tämän tehokkaan työkalun, joka on henkilökohtaisten tapaamisten kanssa työntekijöiden kanssa, olen keksinyt tämän artikkelin, joka selittää sinulle, kuinka tärkeätä nämä yksi-yksi-kokoukset ovat heidän kanssaan ja kuinka voit tehdä niistä tehokkaita hyötyjen tuottamiseksi runsaasti.

Työntekijöiden kanssa tapaamisten tärkeys

Projektipäällikkönä toimiessani olen törmännyt monien kollegoiden mielipiteiden eroihin voimakkaasti erimielisyyden tärkeyden ja käytettävyyden suhteen. Jotkut eivät vain osallistuneet koko ajatukseen tavata säännöllisesti ryhmän jäseniä keskustellakseen suorituksesta ja mahdollisista kysymyksistään. He uskoivat, että nämä kokoukset työssä olivat täysin turhia ja erittäin aikaa vieviä. Toiset taas halusivat tietää enemmän yhden pari-kokousten laajuudesta ja olivat vakuuttuneita siitä, että heidän on tiedettävä, kuinka tällaisen kokousjärjestelyn tehokkuus saadaan aikaan, koska se auttoi heitä selviytymään ryhmän jäsenistä ja tietää heidän suorituksestaan ​​säännöllisesti.

Mielestäni yksi-yksi-kokoukset ovat alusta suurelle tiedonvaihdolle ja innovatiivisille ideoille. Se on sellainen tapaaminen, joka auttaa kahta erillistä henkilöä ymmärtämään ja oppimaan lisää toisistaan, mistä he näkevät organisaation olevan ja kuinka he suhtautuvat vakaviin aiheisiin tai joskus omiin turhautumisiinsa työpaikallaan. En valtuuttaisi yksi-yksi-kokouksia vain tiimin jäsenten suorittamista varten, mutta myös kasvamaan ja oppimaan lisää yrityksestä, ryhmän jäsenistä ja siitä, kuinka nämä kaksi voivat yhdistyä suureksi avuksi.

Yhden hengen kokoukset on tarkoitettu yksinomaan ryhmän jäsenille puhumaan mielensä ja sydämensä, ja se on loistava tilaisuus projektipäälliköille käydä upea keskustelu auttaakseen kehittämään ryhmänsä jäseniä nousevaksi tähtiä heidän toteuttamissaan projekteissa.

Suositellut kurssit

  • Toimintopisteanalyysiohjelma
  • Jätteiden vähentämisen työkalujen online-kurssi
  • Online-sertifiointikoulutus projektin aikataulun hallinnassa

Yhden hengen tapaamisten edut työntekijöiden kanssa

Tässä osiossa aion luetella edut, jotka henkilökohtaisesti näen tulevan henkilökohtaisista tapaamisista työntekijöiden kanssa. Näihin kokouksiin voi liittyä paljon enemmän etuja ja vastakkaisia ​​sivuvaikutuksia. Nämä sivuvaikutukset eivät useimmiten johdu tapaamisten suunnittelusta, vaan riippuvat pikemminkin tavasta, jolla ne järjestetään. Ennen kuin opimme näistä kymmenestä hämmästyttävästä tapaa järjestää yksitellen tapaamisia, tarkastelemme luetteloa eduista, jotka olen laatinut sinulle.

  • Suorituskyvyn tarkistus - Tämä on hyvä aika arvioida ja kysyä ryhmäsi jäseniltä, ​​mitä he ajattelevat omasta suorituksestaan ​​ja mistä se menee täältä.
  • Työntekijöiden itsearviointi - Kun keskustelut lisääntyvät, pystyt auttamaan heitä omatoimisesti omaan työskentelytyyliinsa ja auttamaan heitä hallitsemaan päivittäistä työtä heidän mukavuutensa mukaan.
  • Asioiden ja ongelmien pintakäsittely - Voit antaa heille mahdollisuuden kokoushuoneen rajoissa puhua heidän ja heidän ryhmänsä kohtaamista asioista ja ongelmista. Ole heidän luottamuksensa.
  • Motivaatiotason seuranta - Kun vauhti jatkuu, tiimisi jäsen varmasti kaataa tunteensa tästä työtehtävästä sinulle. Voit sitten tarkistaa heidän motivaatiotasonsa, kun he puhuvat sinulle tekemästään työstä.
  • Sitoutuminen työn seurantaan - Nämä työntekijöiden kanssa pidettävät tapaamiset ovat loistava tilaisuus kysyä heidän tulevaisuuden toiveitaanan riippumatta siitä, onko kyse pysymisestä ja kasvamisesta organisaation sisällä vai siirtymistä seuraavaan löydettyyn työhön. Tämän avulla voit mitata heidän sitoutumistaan ​​ja arvioida tämän perusteella henkilöstösuunnitelmat.
  • Arvostelualusta - Jos he ovat tehneet jotain mainitsemisen arvoista viime viikolla tai koska olet viimeksi tavannut heidät yksi-yksi-kokoukseen, onnitella heitä ja rohkaista heitä nostamaan lattiaa korkeammalle.
  • Kehitysalueiden suunnittelu - Jokaisella meistä on kehitysalueita, joihin on työskenneltävä päästäkseen lähemmäksi optimaalista työn laatua. Suunnittele SMART-suunnitelmat ryhmäsi jäsenen kanssa ja sopi niistä.
  • Toimintasuunnitelma - Kehitä kehityssuunnitelmasi perusteella muista pyytää heitä muistiinpanoista kokouksen pöytäkirjoista, joissa kaikissa on seuraavassa kokouksessa tarkistettavat ja arvioitavat toimintapisteet.
  • Uudet ideat ja innovaatiot - Nämä tapaamiset työntekijöiden kanssa voivat olla paras paikka kerätä uusia ideoita ja innovatiivisia ajatuksia, jotka käyvät läpi ryhmäsi jäsenten mielessä. Useimmiten saamme näiden ryhmän jäsenten kautta miettimättä ja luovia ratkaisuja perimmäisiin ongelmiin ja kysymyksiin.
  • Yhteys heihin - Tämä tunti voi olla paras aika henkilökohtaisesti sitoutua joukkueesi jäseniin. Voit jopa asettaa ajan puhua satunnaisista tykkäämistä ja inhoista rakentaa raporttia ja löytää yhteys työskennellessään yhdessä.
  • Palaute johdostasi - Nämä kokoukset työntekijöiden kanssa ovat loistavat mahdollisuudet pyytää tiimisi jäseniä antamaan palautetta. Kaikkien on parannettava monia asioita työssään, ja heidän tunteminen raporteistasi voi olla hieno asia. Pyydä heitä olemaan niin avoimia ja avoimia kuin he haluaisivat sinun olevan heidän kanssaan.

Vinkkejä mahtavaan yksitellen tapaamiseen

Nyt kun olemme kiteyttäneet monia etuja, jotka johtuvat henkilökohtaisten tapaamisten järjestämisestä työntekijöille, seuraava askel on ymmärtää, kuinka pystymme tehokkaasti johtamaan yhden ja sitten kaksi ja sitten monia muita. Alla on lueteltu 10 mahtavaa vinkkiä erinomaisen tapaamisen järjestämisestä ryhmäsi jäsenten kanssa.

  1. Ajoittaa! Ajoittaa!

Yleisin virhe, jonka johtajat tekevät, on pitää aikataulua joukkueen jäsenten kanssa eikä noudattaa sitä. Aikataulu on todellakin erittäin tärkeä näkökohta työntekijöiden kanssa tapaamisten kanssa. Sekä johtajien että heidän tiimin jäsentensä tulisi tehdä yhteistyötä ja tehdä kokouksesta onnistunut olemalla ajallaan ja noudattamalla näitä aikatauluja.

Yksi yksi -kokoukset työssä voidaan suunnitella eri taajuuksilla: viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain. Vaikka neljännesvuosittaiset toimet ovat vähiten suositeltavia ja voivat olla samat kuin organisaation suunnittelemat neljännesvuosittaiset katsauskokoukset työssä viestinnän kannalta, viikoittainen näyttely on lupaavin ja edullisin aika näille yhden hengen kokouksille.

  1. Selkeä ja tarkka esityslista

Yhden kokouksen esityslistan laatiminen kokouksen ensimmäisissä minuutteissa on välttämätöntä. On tärkeää, että esityslista on selkeä, tarkka ja mieluiten työntekijän itsensä luoma. Tämä antaa heille mahdollisuuden hallita mitä heillä on sanottavanaan, mikä johtaa loistavaan keskusteluun ja ajan asianmukaiseen hyödyntämiseen. Kun työntekijä on laatinut esityslistan, sinun on perehdyttävä siihen ja molempien osapuolten on sovittava siitä perusteellisesti ennen jatkamista. Tämän avulla voit ohjata kokousta entistä tehokkaammin.

Usein johtajat luovat kiinteät mallit ryhmän jäsenille seuratakseen esityslistaa. Tämä malli sisältäisi laajan ajanjaottelun, ja jokaisessa osiossa voi olla ryhmän jäsenen ajatuksia ja ideoita.

  1. Valitse neutraali asetus

Useimmiten organisaatioilla on nykyään hyvin avoin istuinjärjestely, jossa ne välttävät työntekijöidensä kaappeja ja mökkejä avoimuuden ja läpinäkyvyyden arvojen edistämiseksi. Tämä mahdollistaa paljon tiedonvaihtoa ryhmän jäsenten välillä. Käytä tätä avoimuutta ja läpinäkyvyyttä myös käsitellessään yksi-yksi-kokouksia työssä ja valitse joko työntekijän toimisto kokoukselle tai yhteinen konferenssi / kokoushuone keskustelua varten.

Vältä tapaamista mökilläsi, jos toimistossasi ei ole avointa järjestelmää, kun taas ylläpidät organisaation hierarkiaa ja kunniaa.

  1. Sovelta 60–40 sääntö

Minun mielestäni olen nimittänyt tämän säännön 60–40 -säännöksi osoittaakseen kuka saa puhua kuinka paljon kokouksen ollessa käynnissä. Tässä on ohjeellisena, että joukkueen jäsenen on käytettävä 60 prosenttia annetusta ajasta yhden-yksi-kokouksessa. Tämä antaa heille riittävästi hallintaa sanottaviensa suhteen ja he voivat tehdä niin vapaasti ilman kiirettä, joka tapahtuu kokoushuoneen ulkopuolella.

Voit neuvoa heitä jäljellä olevan 40 prosentin ajanjakson aikana ja auttaa heitä ohjaamaan, kun he kaatavat esiin tulevia aiheita tai heillä on suosituksia heidän jakamiinsa ideoihin. Kun tällainen tasapaino tapahtuu yhden hengen työtilaisuuksissa, se voi mahdollistaa työntekijöiden valtuuttamisen ryhmässäsi ja sinut varmasti pidetään suurena johtajana.

  1. Pidä luvut valmiina

Suorituskykytaulukot ja viikko- tai kuukausitiedot on pidettävä valmiina ja tutkittava perusteellisesti ennen kuin aloitat viivan keskusteluun ryhmäsi jäsenen kanssa. Tällä tavalla sinulla on vankka perusta siihen, mistä sinun on puhuttava ja mihin joukkueesi jäsen on vastuussa. Älä monimutkaista asioita graafilla tai kaavioilla, mutta anna itsellesi perusnumerot eri tekijöistä, joihin tiimin jäsenen suoritus perustuu.

Varmista, että sinulla on joko malli tai jaat raportin ryhmäsi jäsenten kanssa ennen heidän yksi-to-one-tapaamisiaan työssä ja pyydä heitä myös käymään läpi ne. Varmista, että he ymmärtävät omat esitysnumeronsa, ja anna heidän kysyä sinulta, onko jokin epäselvä tai virheellinen.

  1. Hajoita ja hallitse

Jaa kokouksesi osiin ja pidä aikaa jokaiselle näistä osioista. Varmista, että kerro ryhmäsi jäsenille nämä osiot ja pyydä heitä pysymään aikatauluissaan yhden-yhden-kokouksen puitteissa. Ihanteellisissa yksi-yksi-kokouksissa on seuraavat osiot:

  • 15 minuuttia - liitu ja sovita esityslistalta
  • 15 minuuttia - Anna ryhmäsi jäsenelle puhua heidän suorituksistaan, kysymyksistä ja huolenaiheista sekä välittömän työhönsä liittyvistä asioista
  • 15 minuuttia - Anna itsellesi neuvoja ja yksityiskohtia ryhmän jäsenen ympärillä olevista esityksistä ja asioista ja auta heitä ohjauksessa ja tukemalla käyttämällä SMART-kehityssuunnitelmia ja toimintasuunnitelmia
  • 10 minuuttia - Anna tiimisi jäsenelle puhua ideoista ja innovaatioista ja kaikesta palautteesta, jota he voisivat antaa sinulle

  1. Kokousmalli

Pidä kiinteä kokousmalli ja jätä siihen tilaa tilapäisiä kysymyksiä ja vastauksia tai huolenaiheita lukuun ottamatta ryhmän jäsenen tavallisia tehtäviä. Salli yksilöllinen kokousmalli olla riittävän joustava monien tiimisi jäsenten tarpeiden huomioon ottamiseksi. Ne ovat kaikki erilaisia ​​henkilöitä, joten niitä ei pidä rajoittaa jäykkään malliin.

  1. Paina vastuukysymyksiä

Yhden hengen kokouksen lopussa on tärkeää, että kiinnität vastuun pöydälle yhdessä kehityssuunnitelman kanssa. Vastuuvelvollisuuksien avulla joudut tuottamaan kokouksesta jotain toiminnallista. Palautteen ja keskusteltujen menestysportaiden tai hylättyjen ideoiden ja innovaatioiden perusteella varmista, että ryhmäsi jäsenet toimivat heidän mukaansa ja muuntavat nämä keskustelut ja ideat hyödyllisiksi toimiksi.

Tee tämä osa kokouksen pöytäkirjasta ja anna ryhmäsi jäsenelle lähettää virallinen sähköposti, jossa ilmoitetaan kokouksen pöytäkirja ja sovitut vastuut.

  1. Mikä tapahtuu kokoushuoneessa, pysyy kokoushuoneessa

Varmista, että et julkista keskusteluja, jotka käydään sinun ja tiimisi jäsenten välillä. Jos ne ovat toteutettavissa olevia kohtia ja ideoita, anna ryhmäsi jäsenelle toimia riittävästi heitä varten ja älä luota levittämään sanaasi itse, ellei asiaankuuluvaa ja välttämätöntä ole.

Kaikkien henkilökohtaisten keskustelujen, tavoitteiden ja kehitysalueiden tulisi olla tiukasti sinun ja tiimisi jäsenten välillä, ja niitä tulisi käyttää vain sinä mielestäsi sopivana. Vältä käyttämästäsi yksi-yhteen -kokouksissa saatuja tietoja työssä julkisella foorumilla ja omaksi eduksesi. Tiimisi jäsen on luottanut sinuun; kunnioittaa sitä.

  1. Toimintasuunnitelma itsellesi

Ei ole välttämätöntä, että ryhmäsi jäsen vain laatii toimintasuunnitelman, mutta koska olet johtaja näiden kahden välillä, on joitain vaiheita, jotka joudut jatkamaan eteenpäin varmistaaksesi, että kehitys vallitsee ryhmässäsi.

Suorita toimintasuunnitelma, jota noudatat ryhmäsi jäsenen ja yrityksen hyväksi, mikä tulee sinulle hyödyksi. Pysy keskittymisessä tiimisi jäsenten auttamiseen menestyksen saavuttamisessa. Tämä on myös menestys.

Suositellut artikkelit

Tämä on opas henkilökohtaisiin tapaamisiin työntekijöiden kanssa voi olla todella tärkeä aika oppia tuntemaan enemmän ryhmäsi jäsenistä ja ymmärtämään heidän työskentelytapojaan. Nämä ovat seuraavat ulkoiset linkit, jotka liittyvät tapaamisiin työntekijöiden kanssa.

  1. 12 kehon kielen vinkkejä yrityskokouksiin
  2. 3 erinomaista vinkkiä! Kuinka pitää tehokkaita kokouksia?
  3. 6 intranet-ominaisuutta työntekijöiden onnistuneen viestinnän kannalta

Luokka:

Yrittäjyyden kehittäminen