Aloitamme tämän fantasialla …

Iso pomo on kutsunut sinut lähettämään lounastauon, ja odotat hyökätä seuraavaan haasteeseen, jonka hän heittää sinulle. Kiinnitä itsesi innokkaaseen majavaan, viihdytä pomoasi sinua ja sanoo: “Hei ABC, menit tänään erittäin hyvin sisäisessä tiimikokouksessa. Haluan sinun hoitavan ryhmän esityksen seuraavassa neljännesvuosittain pidettävässä kokouksessa. Ja voit käyttää PowerPointia vapaasti, kun olet siinä. Haluan nähdä ensimmäisen luonnoksen ensi viikolla. Tiedän, että olet valmis siihen. Onnea!"

Pahoittelet itseäsi ja huudat hiljaa: ”YESSSS!” Se on suuri tilaisuutesi huomata esimiehiesi ryhmän ulkopuolella. Aiot rokkaa sitä!

Palaa takaisin todellisuuteen!

Tiesitkö, että hämmästyttävän suuri joukko ihmisiä erehtyy esityksessään, varsinkin kun he käyttävät PowerPointia? On melkein kuin he olisivat laiskoja tai omahyväisiä ja odottavat työkalun tekevän kaiken työnsä. Hah!

Älä tee virhettä; Microsoft PowerPoint on erittäin monipuolinen työkalu. Mutta ehkä sen suurin vahvuus on tehdä se, mitä annat sen tehdä, ja ohittaa mitä et. Sinun on käytettävä käsissään olevaa voimaa tehdäksesi esityksesi teräväksi ja tehokkaaksi. Mutta älä raivota. Tässä kuvattujen yksinkertaisten vinkkien avulla tiedät, mitä muokata esityksessäsi ja PowerPointin avulla, joten voit tulla voittajaksi!

4 vinkkiä tehokkaiden Microsoft PowerPoint -esitysten tekemiseen:

  1. Keskity viestiisi

On hämmästyttävää, kuinka monet ihmiset alkavat valmistella esitystään hulluilla scrambleilla PowerPointissa. Älä! Muista aina, että sinä ja viesti, jonka haluat välittää, ovat erittäin tärkeitä, älä osaa työkalusi. Joten luo ensin vankka ääriviiva hienosta Powerpoint-esityksestäsi paperille ja kaada siihen kaikki luovat, analyyttiset ja markkinointitaitosi. Kun olet kohtuullisen selvä viestistä, jonka haluat välittää yleisölle, PowerPoint voi auttaa sinua muokkaamaan loput.

Kuinka PowerPoint voi auttaa sinua:

Luo ensimmäinen luonnos paperille. Kuinka monta dioa näet karkeasti? Ainakin sinulla pitäisi olla:

  • Esittely (itsellesi ja aiheelle).
  • Diat, jotka viestivät pääviestin.
  • Osaston otsikot / tauot, esitelty viimeistään jokainen 6-7 viestiketjua yleisön huomion kiinnittämiseksi.
  • Pari dioa, joissa on mediaelementtejä, kuten kuvia, kuvaajia tai ääntä / videota monotonian purkamiseksi.
  • Dia dioille (valinnainen).
  • Sulje dia, toista viimeinen toimintakehotus.

Kun iso kuva on paikoillaan, aseta toinen luonnos PowerPointissa luomalla tyhjä esitys (Tiedosto-> Uusi-> Tyhjä esitys + Luo-painike) ja sukella suoraan diojen lajittelija-näkymään (Näytä-> Slide-lajittelija) ). Tämä on melko yksinkertainen näkymä, jossa luetellaan kaikkien diojen pikkukuvat. Käytä tätä luodaksesi haluamasi diojen lukumäärä seuraavasti.

  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa tämän näkymän kohtaa ja valitse Uusi dia. Tällöin luodaan uusi dia oletusasettelulla. TAI,
  • Kopioi ja liitä (esisuunniteltu) objektilasi useita kertoja toistaaksesi sen asettelun.

Aseta jokaiselle diolle sen asettelu (Koti-> Asettelu) paperisi mukaan. Tämä päättää diojen yleisen koostumuksen - diojen elementtien / osien lukumäärän, kunkin elementin sijoituksen, tarvittaessa otsikon jne. PowerPoint sisältää vähintään 9 sisäänrakennettua asettelua useimpien tarpeiden mukaan. Suosittuihin asetteluihin kuuluvat Otsikko (dramaattinen avauslasi), Otsikko ja Sisältö (seuraaville dioille) ja Jaksootsikko (osiotaukoihin PowerPoint-esityksen yhteydessä).

Esityksesi on nyt valmis oikealle sisällölle. Voit rentoutua tietäen, että voit helposti muuttaa mitä tahansa yllä olevaa ominaisuutta milloin haluat. Mutta hahmottamalla tämä karkea luonnos nopeasti (yllä olevien vaiheiden pitäisi viedä sinut alle viiteen minuuttiin), käytät vähintään vähän aikaa maksimoidaksesi PowerPoint-työkalun käytön!

  1. Pidä se visuaalisesti puhtaana

Tämä tarkoittaa, että PowerPoint-esitys on helppo silmälle, joten yleisölläsi ei ole kipeitä silmiä tai tuntea pakko kääntyä keskelle huomattavan esityksen läpi. Huomaa seuraava, kun täytät diojasi sisällöllä.

Kuinka PowerPoint voi auttaa sinua:

  • Käytä johdonmukaista taustakuvaa kaikissa dioissa sujuvan visuaalisen virtauksen saavuttamiseksi. PowerPoint helpottaa tätä Suunnittelu-> Teemat-toiminnolla . Ilman teemaa joudut manuaalisesti muokkaamaan kunkin diojen suunnitteluelementtejä. Teema tulee kuitenkin ”suunnittelumalliksi”, jossa on ennalta määritetyt taustavärien / -muotojen / -grafiikan, asettelun, fonttijoukon (otsikko, teksti-teksti, otsikko jne.), Tehosteiden ja taustatyylien asetukset. Kun olet valinnut teeman mistä tahansa dioista, se vaikuttaa kaikkiin dioihin. Tämä sisältää kaikki alkuperäiseen teemaan tekemäsi mukautukset.
  • Valitse hyvä fontti koko tekstille. Kun seisot etusijalla palkintokorokkeella, liukumäki voi näyttää hyvältä ja selkeältä sinulle. Mutta kun istuu takana, ei niin paljon. Joten testaa kirjasinkoko etäisyydeltä (esimerkiksi käyttämällä 2 cm: n kirjasinkokoa 10 jalan etäisyydelle, 4 cm: n kirjasinkokoa 20 metrin etäisyydelle ja niin edelleen). Toinen suositus on käyttää Sans Serif (ei-loopy) kirjasimia, kuten Arial, Geneva tai Helvetica, Serif-fontteihin, kuten Times New Roman tai Courier. Tämä vähentää epäterävyyttä, joten teksti pysyy luettavana jopa etäisyydellä.
  • Käytä luettelopisteitä viisaasti. Jotkut vannovat heidän puolestaan, ja jotkut mieluummin heittää heitä. Jos päätät käyttää niitä, välttää huolellisesti tekstin käärettämistä useiden rivien kutevien lauseiden kanssa. Tämä on vähemmän houkutteleva ja hämmentävämpi. Pitäkää sen sijaan lauseet lyhyinä ja yksinkertaisina, jotta viestiin pääsee ilman tarpeettomia turhautumisia.

Esimerkiksi,

  • "Luo yleisölle visuaalisesti miellyttävä PowerPoint-esitys käyttämällä tasapainoista sekoitusta suunnittelu- ja mediaelementtejä".

Tämä voidaan lyhentää -

  • ”Luo PPT visuaalisesti”.

Huomaa: Kun pidät diasisältöä tarkoituksellisesti lyhyt, et voi tyydyttävällä tavalla luottaa luetteloihin, joita esitellään. Mutta tämä on hyvä uutinen. PowerPoint-esitys, joka voi toimia itsenäisesti ilman osallistumistasi, vaatii itsemurhan! Sen sijaan, valmistele diasisältö tietoisesti, jotta sinun on osallistuttava aktiivisesti esityksen toimittamisen aikana ja selitettävä hienommat yksityiskohdat yleisöllesi. Ajat näyttelyä, ei PowerPointia.

Anna grafiikan puhua yli tuhat sanaa - mikä tarkoittaa, että ne ovat mahtavia tehokkaasti pakkaamaan punssi! Totuus grafiikkaan on, että me kaikki rakastamme niitä: kuvia, clipart-kuvaajia, kaavioita, kaavioita ja niiden erää. Ne tekevät PowerPoint-esityksestäsi heti houkuttelevamman ja vähemmän tylsän. Mutta jos lisäät niitä liikaa, olet vaarassa joko ylikuormittaa yleisöäsi tai alittaa (viestin) sisältöä. Joten valitse oikea tasapaino käyttämällä vähemmän, mutta merkityksellisempiä grafiikoita.

Pidä kaaviot ja kaaviot puhtaina. Kyllä, se työ on jälleen, puhdas. Voit harjoittaa tätä seuraavasti:

  • Käytä maallikkoystävällisiä tarroja selittääksesi kuvaajan / kaavion elementit. Vältä numeroiden, erikoismerkkien ja teknisen žargonin käyttöä; kaavion tai kaavion ymmärtäminen vaatii jo enemmän aivovoimaa kuin kuvan.
  • Lisää ylimääräistä tekstiä kaavion / kaavion tärkeimpien kohtien kaappaamiseksi, joten tämä on yleisölle ilmeistä. Jos esimerkiksi esität myyntikaavion alueiden välillä, haluat ehkä lisätä tekstiä korostaaksesi ylä- / ala-aluetta ja vertailua viime vuoteen. Nämä luvut voidaan tallentaa epäsuorasti kaavioon; mutta lisäämällä tekstimerkinnät, jotka korostavat nimenomaisesti nämä tiedot, varmistat, että yleisö huomaa ja muistaa tämän tärkeän tiedon.

Huomaa: Monimutkaiset analyyttiset kaaviot saattavat tehdä sinusta näyttävän älykkäämmältä, mutta se jättää yleisön tuntemaan tyhmäksi ja vähentää PowerPoint-esityksen tehokkuutta. Pidä sen sijaan kuvaajat ja kaaviot melko yksinkertaisina, jotta ne eivät tarvitse tilastotieteen tutkintotodistusta niiden purkamiseen. Viimeisimmät PowerPoint-versiot on ladattu esiasennettuna ainakin yksitoista kaaviotyyppiä (kuten pylväskaavio, sarakekaavio, ympyräkaavio jne.), Jotka voidaan sisällyttää esitykseesi helposti vain muutamalla hiiren napsautuksella ja tietojen lisäyksellä. Jos käytät yli viiden minuutin kaavion lisäämistä PowerPoint-esitykseesi, ota se huomioon niin monimutkainen eikä se ole yleisön huomion arvoinen.

Käytä korkean kontrastin värejä kiinnittämään ylimääräistä huomiota. Teemoiden kanssa PowerPoint varmistaa jo, että diojen taustavärit ovat riittävän kontrastissa teksti- / rivivärien kanssa maksimaalisen näkyvyyden saavuttamiseksi (kuten tumman väritekstin käyttäminen vaaleilla taustailla tai päinvastoin). PowerPoint-esityksessäsi voi kuitenkin olla 1-2 dioa, jotka ansaitsevat erityistä huomiota, joten haluat korostaa niitä eri tavalla. Korkean kontrastivärien avulla voit tehdä tämän helposti (kuten vihreä / keltainen, sininen / punainen, musta / valkoinen jne.). Käytä tätä kuitenkin harkiten, koska liian monta värikontrastia voi jättää yleisöllesi päänsärkyä!

Suositellut kurssit

  • Online-sertifiointikoulutus Mac Excel 2011: ssä
  • Outlook 2010 -koulutus
  • Suorita Mac Outlook 2011 -kurssi

  1. Kiristä PowerPoint-esitys

Okei, sitten olet laatinut dioja ja täyttänyt ne asiaankuuluvalla sisällöllä. Olet myös varmistanut, että yleisön huomio kiinnittyy merkityksellisiin dioihisi parantamalla niiden visuaalista vetovoimaa. Olet valmis toimittamaan upea PowerPoint-esityksen. Tai ehkä ei vain vielä.

Yksi tyhjennysvarma vinkki, joka takaa aina laadukkaammat PowerPoint-esitykset joka kerta, on “kiristää” PowerPoint-esitystäsi, jossa jokainen dia antaa mahtava lyönnin.

  • Voitko vähentää diojesi sisältöä? Tee luettelomerkeistä lyhyempiä ja tekstiä älykkäämpiä?
  • Voitko vähentää diojen kokonaismäärää? Tai korvatako dia tai kaksi kiinnostavalla grafiikalla?
  • Voitko yksinkertaistaa jokaisen dion jälkeen käytettyjä animaatioita tai siirtymiä (saatavana Animaatiot ja siirtymät-välilehdillä), jotta esitys kulkee ilman liikaa häirintää? (Joskus yleisön huomio ohjataan näihin siirtymiin kuin dian todellinen sisältö!)
  • Jos käytät esityksen aikana toistettavia ulkoisia (online-rekvisiitta), kuten muiden sivustojen videoita, voitteko sisällyttää ne esitykseesi sujuvamman kulun vuoksi? Täällä voit tutustua LiveWebiin, integrointityökaluun, joka liittää ulkoiset web-videot kiintolevyn esitykseen.
  • Lopuksi siunaa esityksesi ainutlaatuisella brändillä - YOU. Mikä tavaramerkkileima luokittelee tämän esityksen omaksi? Kirkkaat värit? Suora, mutta terävä sisältö? Spiffy audiovisuaalit? Merkitse esitys esiintymiselläsi!

  1. Kiristä toimitus

On iso päivä, ja yllä olevien vinkkien avulla olet valmis pelottelemaan upeaa esitystäsi. No melkein. On olemassa muutamia pieniä vinkkejä, jotka sinun on käytettävä käytännössä, juuri viime hetkellä. Täällä he ovat:

  • Kunnioita aikaa. Huolimatta siitä, kuinka fantastinen esityksen valmistelu on, suljet yleisösi, jos olet ajan tasalla. Hallitse aikaa viisaasti. Aloita, murtaa ja lopeta kellon pisteellä.
  • Suorita pukemisharjoittelu ennen kuin esität live-yleisöllesi. Tämä tarkoittaa, että teet esityksesi näytönohjaimesta samassa huoneessa, jossa toimitat sen. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden havaita mahdolliset häiriöt aikaisin (kuten muutokset projektorin resoluutiossa, värien epäsuhta, levyviat jne.) Ja ratkaista ne ennen lopullista toimitusta.
  • Jos näytät kannettavasta tietokoneesta, sammuta näytönsäästäjä. Viimeinen asia, jonka tarvitset, on, että palava näytönsäästäjä polttaa esityksen puolivälissä!

Kuinka PowerPoint voi auttaa sinua:

Jos yhdistät projektoriin,

  • Aseta itsesi osoittimella. Se on hienompaa kuin kävellä näytölle osoittaaksesi tekstiä sormella. Ja vähemmän häiritsevää!
  • Hyödynnä PowerPointin Presenter View -sovellusta. Tämän avulla voit luoda esityksen kahdelle näkymälle:
  • Yleisön näkymä, joka toistetaan projektorin näytöllä. Tämä näyttää vain pääesityksen dioja.
  • Näkymäsi, joka toistuu kannettavan tietokoneen / tietokoneen näytöllä. Tämä näyttää yksityiskohdat, mukaan lukien muistiinpanosi, diojen lajittelulista (siirtyäksesi nopeasti useiden diojen yli) ja päädia.
  • Voit ottaa Presenter's View -sovelluksen käyttöön valitsemalla “SlideShow-> Use Presenter View” -painikkeen (saatavana versioissa 2010 tai uudemmissa).

Lopuksi, tiedätkö suurimmat goof-up amatöörien esittäjät? He esittävät seinälle tai projektorin näytölle, tai podiumpöydälle, tai heidän kengänsä … saat ajattelun! Katso yleisösi rohkeasti silmään ja esitä sisältösi heille varmasti. Kiinnitä heidät koko esityksen ajan kysymyksiin, vitseihin, tarinoihin, henkilökohtaisiin anekdooteihin jne. Nämä eivät välttämättä ole osa kansiasi, mutta ne houkuttelevat yleisöä vastaamaan karismaasi ja osallistumaan enemmän esitykseen. Vasta sitten toimitat onnistuneesti erittäin tehokkaan esityksen joko PowerPointilla tai ilman. Nyt todella rokotat sitä!

Luokka:

Excel-vinkkejä