Tehokas viestintä - Viestintä IT-projekteissa muodostaa keskeisen sillan ideoiden ja niiden toteutusten välillä. Mutta viestintä voi pian muuttua väärään viestintään muutamassa sekunnissa. Tehokas viestintä näyttää olevan tunnin tarve IT-projektipäällikölle, joka haluaa pikemminkin saada sen oikein, kun kyse on miten, milloin, miksi ja missä kommunikointi. Projektin eteneminen riippuu ehdottomasti projektiviestinnän tavasta, koska vain viestinnän avulla voit välittää tietoja yhdestä pisteestä toiseen.
Kuvalähde: pixabay.com
Paljon voidaan kertoa IT-projektipäällikön kyvystä johtaa, hallita ja koordinoida onnistuneesti koko projektin reitti varustetun viestintäsuunnitelman tai strategian avulla. Juuri tämä viestintä voi selvästi tehdä tai rikkoa tämän projektin tai mitata sen tehokkuutta liiketoiminnan laajuudessa. Hankkeessa, joka on tarkoitettu erilaisista taustoista kärsiville henkilöille, joilla on erilaiset taidot, mitä sujuvampi viestintäsuunnitelma on, sitä parempi projekti ja sen menestys ovat. Ajattele sitä liimana tai liima-aineena, joka pitää yhdessä projektin vaiheiden eri näkökohdat; enemmän kuin perusta kuin viestinnän esteet.
Viestintää on käsiteltävä asianmukaisesti, jotta määritellystä projektisuunnitelmasta saataisiin suurin mahdollinen potentiaali. Oletko koskaan kuullut sidosryhmien välisistä eroista, jotka ovat johtaneet vakaviin muutoksiin ja hankkeiden purkamiseen? Suurin osa näistä tapauksista ja skenaarioista johtuu pääasiallisesta syyllistyneestä väärään viestintään. Nyt tätä on jotain, jota et haluaisi joukkueellesi ja projektillesi projektipäällikkönä.
Globalisaation myötä on olemassa projekteja, jotka laajentuvat ulkomaille ja tarvitsevat vankan mekanismin ja suunnitellaan koko viestintäänsä, jonka on oltava aina niin nopea ja tehokas, että niiden välillä ei ole aukkoja. Joten tässä on pientä puhetta kaikille, jotka haluavat tehdä merkinnän ja menestyksen tehokkaana kommunikaattorina projektijohtamisen edessä.
Kyllä, tarvitsemme tehokasta viestintää IT-projektien sisällä!
Aina on yksi tehtävä, joka pysäyttää projektisi koko prosessin ja vaatii sinua keksimään aikaa ja tilaa projektin palauttamiseksi takaisin raiteilleen. Mutta jos tätä erityistä skenaariota ei ole ajateltu aikaisemmin tai jos sitä ei ajatellut, mutta sitä ei mainita muille sidosryhmille siitä, miten käsitellä sitä, se varmasti luo uuden vaaran.
Ajattele projektia talona, joka rakennetaan pelikorttien avulla. Yksi väärä siirto tai sijoitus ja tiilet kaatuvat alas. Onko vankka perusta ja se ei ole jyrkkä mäki takaiskuasi. Ja tämä perusta, selvästi ilmeisesti, on viestintä.
Kuvalähde: pixabay.com
Suunnittelu on parempi, viestinnän kautta on parempi, vaatimuksiasi kerätään paremmin, toteutustapa on parempi ja projekti etenee sujuvasti.
Viestintä näyttää olevan yksi aliarvioituimmista tekijöistä projektinhallinnassa ja suunnittelussa, ja usein sen jätetään käsittelemään viimeisessä vaiheessa. Tämä kasataan teos ja rintamalla! se ei voi saada mitään tuloksia kovasta työstäsi ja joustavuudestasi. Tämä on asia, jota olen käsitellyt ja puhun henkilökohtaisesta kokemuksesta.
Olen tajunnut tehokkaan viestintätaitojen suunnittelun merkityksen heti projektin alusta sen loppuun asti.
Tehokkaan viestinnän edut
Tehokkaat viestintätaidot voivat säästää yrityksellesi aikaa, rahaa ja ponnisteluja sitoutuneeseen projektiisi.
Projektinhallinnan kolmio
Nämä kolme projektinhallinnan kolmion näkökulmaa ovat rajoitukset, jotka määräävät projektin onnistumisen. Kaikki nämä ovat välttämättömiä, ja ne on tasapainotettava oikein. Jokainen rajoitus siirrettäessä vaikuttaa ja vaikuttaa kahteen muuhun tekijään.
Kuvalähde: pixabay.com
Kun soveltamisalaa lisätään, niin myös aika ja kustannukset lasketaan projektille. Jos aika on tiivis ja tiukka, se rajoittaa projektin laajuutta, mutta lisää kustannuksia. Viimeiseksi, jos budjetti on tiuka, kustannukset lieventyvät ja soveltamisalaa pienennetään.
Koska nämä muutokset tapahtuvat jatkuvasti projektin jokaisessa vaiheessa, tehokas viestintä voi olla pisteitä, jotka liittävät rajoitukset yhteen halutun tasapainon aikaansaamiseksi.
Vaiheiden seuranta
Olet johtava hanketta eteenpäin, mutta et voi aivan saada kokonaiskuvaa projektisi tapahtumasta, koska ongelmanseurantajärjestelmässä mainitut kuvaukset ovat yksinkertaisesti harhaanjohtavia, ja sinun ei tarvitse tehdä päätöksiäsi selvästi. Kuulostaa tutulta?
Tässä on tehokas yritysviestintä, joka säästää päivää ja auttaa pitämään silmällä, mitä on tehtävä.
Sähköpostisi on tarkoitus onnitella ryhmääsi tärkeän virstanpylvään saavuttamisesta, mutta kuulostaa siltä, että sähköpostisi ei ole tärkeä aihepiirillä, joka näkyy kaikkien postilaatikossa. Sinun ei tarvitse mennä, vaan käänny tehokkaaseen viestintään.
Tilat tehokkaan viestinnän helpottamiseksi
- Sähköposti
- Työkalut ja järjestelmät
- kokoukset
Tämä luettelo ei ole yksityiskohtainen, mutta nämä muodostavat tehokkaan viestinnän ytimen - yksinkertaisuuden.
Sähköposti - Tämä on ensisijainen väline sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Internetin kynnyksestä lähtien sähköpostiviestit ovat jatkuvasti laajentuneet ja kehittyneet pysyäkseen uskollisina kaikkien tapahtumien tehokkaalle viestinnälle.
Kuvalähde: pixabay.com
Mutta kaikilla haasteilla ja paraateilla monet eivät vieläkään tiedä, kuinka sähköpostin peruskäyttö voi johtaa IT-projektiisi etenemiseen. Aihe on ensimmäinen keskustettava kohta; IT-hankkeita käsitellessään aihepiirisi on oltava:
- Tiivis ja selkeä
- Lyhyt
- Pystyy välittämään postin tarkoituksen
- Pystyy tunnistamaan projektin
Aiherivi on kuin lauselause ja se voi määrittää, tallentaako ryhmäsi minuutit sähköpostin sisällön lukemiseen vai ei.
Seuraavaksi rivillä ovat vastaanottajat. Vastaanottaja, kopio, piilokopio -kentässä tulisi olla oikeille ihmisille kuuluvat tunnukset, eikä sen pitäisi mennä postituslistaan, jos se ei koske kaikkia luettelossa olevia.
Kuvalähde: pixabay.com
Viimeisenä on varmistettava, että saat kaiken postitse: transaktiot ja kokouskeskustelut ja pöytäkirjat. Sen on oltava virallinen ja sähköpostit ovat muodollisia viestintämuotoja.
Työkalut ja järjestelmät - Käytimme niitä nykyaikaisissa projektitehtävien seurannassa, muistutuksissa, yhteistyössä, jakamisessa ja kaikissa erilaisissa viestinnän muodoissa. Yrityssovellukset ovat nykyään saaneet paljon vauhtia, ja sen integrointi sähköpostiohjelmiin on helpottanut asioita kaikille projektipäälliköille ja projektiryhmän jäsenille. Mutta projektipäällikkönä sinun on käytettävä näitä tehokkaiden viestintävälineiden laitteita, jotta voit liikkua projektisi läpi tehokkaammin.
IT-hankkeita käsittelevät projektipäälliköt hukuttavat epäkäytännöllisesti kiinnitettyihin kysymyksiin, mikä johtaa viivästymiseen tai laiminlyöntiin odotusten ilmoittamisessa. Vaikka sähköpostiviestisi pystyvät pitämään sinut ajan tasalla tai auttamaan sinua seuraamaan projektisi käynnissä olevia toimintoja, isojen projektien tapauksessa se ei vain vaikuta toteutettavissa. Tällöin projektipäällikölle on tärkeää investoida parempiin projektinhallintatyökaluihin, jotka yhdistävät ja tarjoavat yhteyden projektiosi osallistuvien eri ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien välillä.
Kuvalähde: pixabay.com
Tällaisia järjestelmiä käytettäessä on pidettävä mielessä seuraavat seikat:
- Otsikko - Varmista, että otsikossa on kaikki. Otsikon tulee olla mahdollisimman kuvaava kaikille projektin rajoissa.
- Luokka - Merkitse ja anna luokkia suoritettaville tehtävillesi. Aseta prioriteetit ja viesti, mihin tehtäviin on kiinnitettävä enemmän huomiota kuin toisiin.
- Ongelmat - Varmista, että seuraat niitä tehokkaasti, jotta projektisi ei estä seuraavaa tehtävää rivillä, ja varmista, että kommunikoit tarpeeksi järjestelmän kautta, että tietty tehtävä estetään, jotta tie toiselle kiireellisimmälle tehtävälle.
- Kuvaus - Ole mahdollisimman kuvaileva kuvausluokassa. Käytä linkkejä, kuvia ja kaavioita idean tai viestin välittämiseen nopeasti.
- Kommentit - Muista kommentoida kaikkia tapahtumia, jotta kaikki kyseisen luokan jäsenet ovat tietoisia niistä. Kommentteissa tulisi jopa yksityiskohtaisesti sanallista kommunikointia tai puhelinkeskustelua "kuten keskustelemme …" -menetelmällä.
Kokoukset - Näillä intellektuellien tapaamisilla “keskustelemaan” ja “selvittämään” aiheita on jonkin verran huono maku, koska se edellyttäisi pitkiä tunteja kokoustilojen rajoituksista, ja mitä jotkut kovasti pelkäävät, sen lopussa ei olisi tuloksia. Tällaisia kokouksia kohdataan, ja ne ovat olleet yleisiä johtuen siitä, että työpaikoilla ei ole toiminut tehokasta viestintää.
Otetaan esimerkiksi tilan päivityskokoukset. Näissä kokouksissa joukko ihmisiä keskustelee ja jakaa osansa suoritetuista ja odottavista tehtävistä vuorotellen, kun taas muut yleensä joko vain odottavat vuoroaan tai ovat täysin tylsää. Tämä tarkoittaisi sitä, että ihmiset hukkaavat paljon aikaa tarpeettomiin kokouksiin eivätkä käytä täysin heille annettua aikaa, mikä johtaa resurssien menetykseen.
Tämän torjumiseksi projektinhallinnan gurut ovat suunnitelleet joukon erilaisia kokouksia, jotka tavallaan toteuttavat saman kokouksen tarkoituksen, mutta eivät johda tuhlaamiseen (aikaa, rahaa tai vaivaa). Katsotaanpa näitä:
SCRUM - Ketterässä kehyksessä projektit jaetaan osiin ja jokaiselle osalle suoritetaan sprintti, joka kestää yleensä viikon tai kaksi. Tänä aikana se ei ole tarpeeksi tehokas istumaan pitkään kokoukseen saadaksesi päivityksiä. Siksi SCRUM, 10 minuutin stand-up-kokous, joka järjestetään ScrumMasterin kanssa ja joka johtaa jokaista joukkueen jäsentä yksityiskohtaisemmin:
- Mitkä tehtävät saatiin päätökseen eilen?
- Mitä tänään on suunniteltu?
- Kohdatut ongelmat
Kuvalähde: pixabay.com
ScrumMaster ilmoittaa sitten projektijohtajalle projektin kokonaispäivitykset ja tilan. Tämä on tehokas ja laiha lähestymistapa kaikkiin käytettyihin prosesseihin.
Yksi-yksi tapaa - Tämä tapaamismuoto hyödyntäisi ryhmänjohtajan aikaa, mutta olisi silti tehokas. Yksi vastaan ovat tehokkaita seuraavista syistä:
- Säännöllisesti ajoitettu kiinteään aikaan
- Tavallinen 30 minuutin kesto
- 10 minuuttia, jotta he ilmoittavat sinulle osallistumisestaan hankkeen etenemiseen
- 10 minuuttia päivityksiä heistä ja heidän työstään
- 10 minuuttia kehityssuunnitelmaan ja asioihin, joista keskustellaan seuraavassa tapaamisessa
Kuvalähde: pixabay.com
- Keskity joukkueen jäsenen työhön ja suoritukseen
- Päästä eroon käyttäytymishäiriöistä
- Säännöllinen seuranta kehityssuunnitelmiin
- Kapetettu yksityisesti
Viestintä 101
Tässä muutama kohta muistamaan, mitä olemme välittäneet:
- Pidä kommunikaatiosi lyhyt ja ytimekäs, sillä IT-hankkeissa käsittelemme henkilöitä, jotka osallistuvat luovan työn tekemiseen, joka vaatii paljon aikaa. Esimerkiksi koodaus ja suunnittelu.
- Tarvitaan selkeyttä tarkoituksessa ja aihepiirissä.
- Jokainen minuutti on tärkeä ja aikaa on käytettävä tehokkaasti.
- KISS - Pidä se yksinkertaisena, typerä.
- Pysy tavallisessa sanastossa ja vältä pitkien ja työläiden sanojen käyttöä.
- Pidä kaikki sähköpostissa. Sanalliset tai keskusteltavat aiheet.
- Kaavioiden ja kuvien käyttö ovat hyviä visuaalisia kommunikaattoreita.
- Järjestä tarkat kokoukset. Sinulla on kiinteä esityslista ja kokouspöytäkirja on lähetettävä kokousten jälkeen.
- Käytä taulua ilmoituksien ja tehtävien kirjaamiseen, koska sähköpostit saattavat jäädä huomaamatta.
- Ota viesteihin ja kokouksiin vain tarvittavat ihmiset. Et halua tuhlata muiden aikaa.
- Lue selkeästi ilmoitukset tai sähköpostit, jotta ymmärrät ne.
- Käytä projektijohtamisjärjestelmiä, jotka ovat joukkuekeskeisiä ja edistävät yhteistyötä.
- Pidä projektisi hallussa ja varmista, että tiedät kaiken, mitä tapahtuu.
- Päätökset on toimitettava selkeästi ja asianmukaisilla ja tarkilla tiedoilla.
- Kuuntele ryhmäsi jäseniä.
Levitetään sanaa
Viestintä on se avaintekijä, jonka on oltava koko projektin elinkaaren perusta. Jokaisen muutoksen yhteydessä kiinteä ja perusteellinen viestintäsuunnitelma projektin alussa voi auttaa IT-johtajia tuomaan esiin ryhmänsä parhaat puolet, poistamaan viat ja jätteet ja etenemään saumattomasti loppuun saakka.
Tiimisi jäsenten on tiedettävä, että käytät paljon aikaa ja vaivaa varmistaaksesi, että koordinointi on loistavaa ja ettei niitä voi koskaan hukkaan sanamarkkinoilla. Projektipäälliköt, ota tämä haaste tilaisuudeksi ja näet, kuinka vain viestinnän korjaaminen voi vaikuttaa valtavasti projektiin ja sen toimintaan.
Pitää siitä? Inhota sitä? Kerro meille, mitä olet oppinut tämän blogin kautta ja mitä pidät mielessäsi, että me näytimme unohtavan. Levitä oppimista!
Suositellut artikkelit
Projektisuunnitelma tai projektinhallintasuunnitelma