Määritelmä projektilaajuuden hallintaan
Project Scope Management (PSM) on elintärkeä määriteltäessä projektin onnistumista tai epäonnistumista, jotta voidaan toimittaa korkealaatuisia tuotteita / palveluita. PSM voidaan määritellä seuraavasti: ”Menetelmä, joka sisältää luettelon suoritettavista yksityiskohtaisista töistä / tehtävistä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi”. PSM on joukko määritettyjä toimintoja, joiden avulla voimme määritellä ja seurata projektin laajuutta tarkasti ja tehokkaasti. PSM antaa projektinvalvojille mahdollisuuden hallita aikaa ja resursseja riittävästi jakamalla oikean määrän tehtäviä, joita projektin suorittaminen vaatii. Koska PSM tunnistaa ja arvioi tehtäviä, mukaan lukien ja yksinoikeudella projektin laajuuteen, se auttaa välttämään merkityksettömiä tehtäviä säästämällä aikaa maksimaalisen tuoton saavuttamiseksi.
Projektinhallintavaiheet
Riippumatta valituista menetelmistä, projektin ylläpitäjän on määritettävä projektin laajuus ja arvioitava sama. PSM koostuu seuraavista vaiheista:
1. Projektivaatimusten kuvaus
Alkuvaihe on projektin tavoitteiden tunnistaminen projektin aikataulun määrittämiseksi ja resurssien osoittamiseksi. Vain kun nämä tekijät tunnistetaan, projektin loppuun saattamiseksi tehtävät tehtävät voidaan ottaa mukaan. Siksi hahmotellaan 'projektilaajuus', jonka perusteella projektiryhmälle jaetaan tehtäväroolit, jotka on rajoitettu tiettyyn budjettiin ja aikaan.
2. Hankkeen tavoitteiden tunnistaminen
Seuraava vaihe vaatii projektin tavoitteiden määrittämistä, mikä on projektin ydin. Hankkeella voi olla useampi kuin yksi tavoite, ja projektipäällikön ja ryhmän on vaadittava tapaamaan niitä, jotta voidaan toimittaa korkealaatuisia tuotteita / palveluita.
3. Projektin laajuuden määrittäminen
Projektin laajuus koostuu resursseista ja tehtävistä, jotka on varattu tietyn tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Siksi projektin laajuus on heijastus projektin tavoitteista, joiden tavoitteena on tuottaa huippuluokan tuloksia.
Kuusi hanketta (PSM)
PSM: n kuusi käytäntöä ovat:
'GPMBK: n (opas projektijohtamisen tietoelimelle)' mukaan PSM: llä on pohjimmiltaan tehtävien määrittäminen ja seuranta, jotka on sisällytettävä projektiin tai poistettava siitä.
GPMBK luettelee 6 PSM-käytäntöä, jotka otetaan käyttöön projektin hallitsemiseksi ja seuraamiseksi:
1. PSM: n suunnittelu ja suunnittelu
Ensimmäinen PSM-käytäntö käsittää laajuuden hallintasuunnitelman (SMP) suunnittelun ja kehittämisen. SMP valmistellaan kuultuaan hankkeen sidosryhmiä ja haettaessa tietoja projektisuunnitelmasta ja työjärjestyksestä. SMP mahdollistaa projektin laajuuden määrittämisen, hallinnan, seurannan ja arvioinnin.
2. Kerää tarvittavat tiedot
Toinen käytäntö on määrittää hankkeen sidosryhmien vaatimukset ja dokumentoida ne. Tässä prosessissa käytetään erilaisia työkaluja ja menetelmiä (kuten haastattelut, kyselylomakkeet, kohderyhmäkeskustelu, havainnointimenetelmät), jotta saadaan tietoa sidosryhmien vaatimuksista ja odotuksista projektista. Tämä antaa projektin ylläpitäjille mahdollisuuden estää mahdollisten virheiden tai esteiden mahdollisuus projektin aikana.
3. Kuvaile projektin laajuutta
Tässä menetelmässä hankkeen laajuus määritetään selittämään tulokset, hankkeen saavutettaisiin ja mitä se ei voi saavuttaa tai on laajuuden ulkopuolella. Luotu laajuus hahmottaa sidosryhmien odotuksia projektista, joka välitetään projektitiimille. Dokumentoidut tietueet arvioidaan sen varmistamiseksi, että projektin suoritteet ovat tahdissa projektin tavoitteiden kanssa.
4. Kehitä tehtävien erittelyrakenne (TBS)
Yksi PSM: n elintärkeistä käytännöistä antaa projektinvalvojille ja tiimille mahdollisuuden jakaa kattava laajuusselvitys pienempiin ja toteutettavissa oleviin työyksiköihin. Näitä fraktioituja teoksia kutsutaan ”työpaketeiksi”. Siksi TBS on kokoelma näitä työyksiköitä, joita vaaditaan koko projektin loppuun saattamiseksi. Se antaa projektitiimille mahdollisuuden toimia tehokkaasti ja vauhdilla.
5. Todenna projektin laajuus
Tässä vaiheessa sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät tarkistavat projektin suoritukset todennusta varten. Pohjimmiltaan se on vaihe, joka keskittyy ensisijaisesti sidosryhmien hyväksymiseen projektin suoritteisiin. Hankkeen sidosryhmät antavat palautetta ja hyväksyvät sen, jos lopputulokset täyttävät odotetut vaatimukset ja vaatimukset.
6. Seuraa projektia
On perustellusti sanottu, että tarkkaan määritellyn hankkeen laajuuden sijaan sitä tulisi valvoa hyvin. Tässä vaiheessa verrataan projektin vaatimuksia suoritusarviointiraportteihin projektissa olevien puutteiden tai puutteiden tunnistamiseksi, mikä saattaa edellyttää SMP: n muuttamista. Siksi on ensiarvoisen tärkeää seurata projektin etenemistä, jotta voidaan varmistaa, että se toteutetaan SMP: n mukaan. Koska SMP saattaa vaatia muutoksia, jos sidosryhmät keksivät uusia vaatimuksia.
johtopäätös
Lopuksi voidaan todeta, että ei voida kiistää sitä, että hyvin jäsennelty PSM on välttämätön hankkeen onnistumiselle. Sijoituksen arvoinen, käytännössä toteutetusta ajasta ja ponnisteluista huolimatta. Koska se mahdollistaa maksimaalisen tuoton tuoton minimiin ylitysten yli. PSM-koulutus on ehdottomasti hyödyllistä, koska se tarjoaa tietoa ja asiantuntemusta laajuuden hallinnasta, joka on yksi projektien hallinnan ydintoiminnoista. PSM-koulutus on hyvä uravaihtoehto mahdollisille opiskelijoille, jotka haluavat luoda oman markkinaraon projektijohtamisen alalla.
Koulutuskurssi olisi myös lisäetu projektijohtajille / esimiehille, joilla on haasteita hankkeiden loppuun saattamisessa joko ajallaan tai varatussa budjetissa. Kurssin päätyttyä ovet ovat avoinna useille uramahdollisuuksille projektijohtamisen alalla julkisissa ja yksityisissä organisaatioissa.
Etsitkö taitavaa uraa projektijohtamisessa? Ilmoittaudu PSM-kurssille!
Suositellut artikkelit
Tämä on opas projektilaajuuden hallintaan. Tässä keskustellaan projektien laajuuden hallinnan vaiheista, joihin sisältyy projektin vaatimusten määritteleminen, projektin tavoitteiden tunnistaminen ja projektin laajuuden määrittäminen sekä kuusi projektilaajuuden hallinnan käytäntöä (PSM). Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Projektien ajoituksen hallinta
- Esimerkki soveltamisalan hallintasuunnitelmasta
- Projektien aikataulutustekniikat
- Projektiaikatauluesimerkki