Lyhyt kuvaus projektinhallinnan työkaluista ja tekniikoista
Nykyisessä skenaariossa huolimatta edistyksellisestä tekniikasta ja runsaista resursseista hankkeita ei toteutettu sidosryhmien odotusten mukaisesti (ts. Hankkeen toteuttaminen asetetussa aikataulussa ja käytettävissä olevassa budjetissa). Siellä, missä projektinhallinnan tarve syntyy, se on strateginen aloite, joka ohjaa projektia kohti määriteltyjä tavoitteita organisoimalla koko projekti aloittamalla, suunnitellessa, toteuttamalla, ohjaamalla / seuraamalla ja suorittamalla projekti. Tässä aiheesta aiomme oppia projektinhallintatyökaluista ja tekniikoista.
Projektinhallinnan kulku
Projektinhallinta kulkee vaiheittain:
- aloittamista
- Suunnittelu
- Suorittaminen ja seuranta
- Valmistus- / lopputuotevaihe
a) Aloitusvaihe
Tämä on kaikkien projektien ensisijainen projektinhallintavaihe, tässä vaiheessa alkuperäiset vaatimukset yksilöidään ja vahvistetaan seuraavasti:
- Projektivaatimusten perusteella sopiva joukkue tunnistetaan ja otetaan mukaan
- Hankkeen laajuus ja tavoitteet on määritelty selkeästi ja kaikista sidosryhmien odotuksista keskustellaan selvästi ryhmän kanssa.
- Joukkueelle on annettu omat työroolit ja vastuut.
- Ryhmälle toimitetaan menettelyt ja muodot projektitietojen ja päivitysten lähettämistä sidosryhmille.
- Sisäiset ja rajat ylittävät viestintäprotokollat ja niiden mukainen hierarkia paljastetaan kaikille sidosryhmille.
- Projektinhallintaan tarvittavat soveltuvat työkalut tunnistetaan ja toimitetaan tiimille.
b) Hankkeen suunnittelu
Aloituksen jälkeen tulee projektiin tärkeä ja ratkaiseva vaihe, joka on tie eteenpäin reittikartalla projektinhallinnalle:
- Yksityiskohtainen projektin laajuus, toteutettavuus on määritelty.
- Kaikki hankkeen toiminnot on lueteltu ja niiden vastaava WBS (Work jaottelurakenne) on laadittu. WBS ei ole muuta kuin hajottaa päätapahtuma toimintojen kokonaisuudeksi (Esim. Tapahtuma : Puun istuttaminen Toiminto : Puun hankkiminen, 2. Kuopan kaivaminen, 3. Puun istuttaminen)
- WBS: n valmistelun jälkeen suoritetaan budjetointi, jossa kaikkien toimintojen määrä arvioidaan ja johdetaan kilpailukykyiset hinnat ja valmistellaan alustava arvio hankkeesta hyväksyttäväksi (tarvittaessa tehdään muutoksia mahdollisten lisäkustannusten perusteella, projekti)
- Riskien tunnistaminen tapahtuu tulkitsemalla itse tai vertaamalla hanketta muihin kilpailukykyisiin hankkeisiin, ja tarvittavat lieventämissuunnitelmat laaditaan mahdollisten riskien estämiseksi.
- Sidosryhmien vaatimusten suhteen yleinen aikataulu laaditaan järjestämällä kaikki luetellut toiminnot hankkeen lähtöajan (ihanteellisen / alustavan) keston saamiseksi. SS-sekvensointia on pääasiassa 4 tyyppiä - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.
c) Hankkeen toteuttamis- ja seurantavaihe
- Projektipäällikkö aloittaa projektin toteuttamisen suunnitteluvaiheessa laaditun perussuunnitelman suhteen.
- Vaadittavien resurssien hankinta / käyttöönotto ja varmista, että projekti on aikataulussa määrättyjen laatustandardien mukaisesti.
- Projektin etenemistä seurataan / seurataan perussuunnitelman suhteen käyttämällä erilaisia työkaluja (Gantt-kaavio, PERT jne.)
- Joistakin väistämättömistä olosuhteista johtuen projektissa voi olla aika- tai kustannusylityksiä, jolloin lähtöaikataulua tai arviota muutetaan vastaavasti tarvittaessa.
- Hankkeen tila ylläpidetään määrätyssä muodossa, joka tarjotaan aloitusvaiheessa, ja se päivitetään ja levitetään hyvissä ajoin hankkeen sidosryhmille.
d) Hankkeen päättäminen / loppuun saattaminen
- Tämä on projektijohtamisen viimeinen vaihe, jossa projektiryhmä saavuttaa määrätyn tavoitteen voimassa olevissa määräajoissa, määrätyn budjetin ja laadun kanssa.
- Kaikki tarvittavat sulkemistiedot ja täsmäytykset on saatu päätökseen ja paljastettu sidosryhmille.
- Projektikokemuksen perusteella laaditaan erilaisia raportteja, kuten projektin oppimisraportti, asiakastyytyväisyysraportti jne. Viitteenä tuleville hankkeille.
- Lopuksi projekti luovutetaan asiakkaalle varmistamalla, ettei siellä ole kiveä kääntämättä sulkemalla kaikki tarkistusluettelopisteet tai käymällä asiakkaan nostamia piikkejä.
Edellä keskusteltujen projektinhallintatekniikoiden on rakennettava projekti ja annettava projektiryhmälle mahdollisuus varmistaa seuraavat:
- Määriteltyjen tavoitteiden saavuttaminen sidosryhmien vaatimusten mukaisesti.
- Kehitä perusaikataulut.
- Projektin kustannusten arviointi ja budjetointi perusaikataulun mukaisesti.
- Tapahtumien erittely työnjakorakenteeseen.
- Riskien arviointi ja vähentäminen.
- Hankkeen ohjaus / seuranta.
Projektinhallintatyökalut
Projektinhallinta on tekniikka, jolla on laaja valikoima työkaluja tehtävien suorittamiseen ja vastuiden suorittamiseen. Projektinhallinnassa on sekä manuaalisia että automatisoituja työkaluja. Jotkut yleisimmin käytetyistä tekniikoista ovat:
- PERT - Projektin arviointi- ja arviointitekniikka
- CPM - kriittisen polun menetelmä
a) PERT - Hankkeen arviointi- ja arviointitekniikka
PERT on projektinhallinnassa käytetty tilastollinen työkalu, joka on suunniteltu edustamaan ja analysoimaan projektin loppuun saattamiseen liittyviä tehtäviä. Tämä on todennäköisyysmalli, jota ajaa.
PERT-suunnittelu sisältää seuraavat vaiheet:
- Kaikki tapahtumat / välitavoitteet luokitellaan edelleen toimintoihin ja tarvittava sekvensointi tehdään.
- Verkkokaavion laatiminen aktiivisuusjakson perusteella, jossa tapahtumat / virstanpylväät esitetään ympyröinä ja aktiviteettien kulku yhdestä toiseen on merkitty nuolilla.
- Lisäarvio kustakin toiminnasta vaadittavasta ajasta tehdään tunneina, päivinä, viikoina tai kuukausina projektivaatimusta kohti.
- PERT: n erottuva piirre käsittelee valmistumisajan epävarmuutta. PERT-malli sisältää yleensä kolmen tyyppisiä aika-arvioita:
- Optimistinen aika - paras mahdollinen aika toiminnan suorittamiseen.
- Todennäköisin aika - Suurin todennäköinen aika toiminnan suorittamiselle.
- Pessimistinen aika - Pisin aika toiminnan suorittamiseen.
Lopuksi painotettu keskiarvo lasketaan seuraavalla kaavalla:
Odotettu aika = (optimistinen + 4 x todennäköisimmin + pessimistinen) / 6
b) CPM (kriittisen polun menetelmä)
- Hankkeen loppuunsaattamisen pisin aika on projektin kriittinen tie. Kriittinen polku määrittelee projektin loppuunsaattamiseksi tarvittavan kokonaiskestoaikaa, jolloin aikaa, jota aktiviteetti voi viivästyttää viivyttämättä projektia, kutsutaan löyheksi ajaksi ja toimintaa kutsutaan ei-kriittiseksi toiminnaksi. CPM on deterministinen malli, joka on sekä ajallinen että kustannuslähtöinen.
Hankkeen kriittinen polku määrittelee kullekin toiminnalle seuraavat neljä parametria, jotka lasketaan käyttämällä asiaankuuluvien toimintojen odotettua aikaa:
ES - Varhaisin aloitus, EF - Varhaisin maalaus, LS - Viimeisin startti ja LF - Viimeisin maali
- Verkon eteenpäin toimiessa kunkin toiminnan aikaisin aloitus- ja lopetusaika määritetään verrattuna edeltäjän toimintoihin verkossa.
- Työskentelemällä verkon kautta taaksepäin suuntautuvassa lähestymistavassa voimme määrittää uusimman aloitus- ja viimeisen valmistumisajan, mikä tarkoittaa aikaa, jolloin aktiviteetti voi alkaa ja päättyä viipymättä projektissa.
Löysä = Viimeisin aloitus - Varhaisin aloitus (tai) Viimeisin maali - Varhaisin maalipaikka
Huomaa: Kriittisen polun toiminnot eivät sisällä mitään löysyyttäEsimerkki:
PERT- ja CPM-verkkokaavio
PERT & CPM: n avulla voidaan saavuttaa yksinkertaistettu tapa saada projekti päätökseen:
- Kriittisten toimintojen tunnistaminen.
- Resurssivaatimus ja käyttöönotto projektissa.
- Projektin valmistumisaikataulujen asettaminen.
- Toimintojen määritteleminen hitaalla ajalla (ts. Ei-kriittinen toiminta).
- Keskinäisten riippuvuuksien ja resurssirajoitusten johtaminen.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas projektinhallinnan työkaluihin ja tekniikoihin. Tässä keskustellaan projektinhallintavirrasta ja projektinhallintatyökaluista tehtävien suorittamisen avuksi. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Projektinhallintasuunnitelma
- Projektinhallinnan elinkaari
- Ketterän Oraclen ominaisuudet ja hyöty
- Ketterän markkinoinnin toteutus
- Opas projektinhallintatyökalujen ohjelmistoihin