Ei-tekninen asiakas: Olen lukenut projektin ohjeet, mutta en saanut käytettävien ohjelmistojen teknisten eritelmien eri näkökohtia. Haluaisin niistä lisätietoja.
Projektipäällikkö: Toki. Voimme keskustella näistä kohdista ja sitten voimme edetä.
Ei-tekninen asiakas: Tässä mainitaan yhdessä Internetissä käydessäni artikkelissa, että ohjelmistotyökalu pystyy kantamaan kuuden projektin jäsenen kuorman, mutta olet allokoinut vain viisi ja jos meillä olisi 10 aluksella, luulen, että työ saadaan aikaan nopeammin.
Projektipäällikkö: Kyllä, se on totta. 10 Gt voi tukea 10 projektin jäsentä, mutta olemme tehneet sijoituksen 5 Gt tallennustilaan viidelle käyttäjälle ja se vähentää tarkkaa kustannusta. meistä ei puuttu missään vaiheessa. Vaadimme projektin pysymään ajanjaksolla, jotta voimme reitittää täydellisen 360 asteen palautejärjestelmän taustalla, jotta yritys voi pitää oman. Lisäksi kehitämme haku- ja hakutoimintoa, joka joka tapauksessa pitäisi projektia pitkään. Kaksinkertaistamme tässä tapauksessa investoinnin ja kiirehdimme edelleen hanketta. Ei laatua.
Ei-tekninen asiakas: En ymmärtänyt aivan viimeistä bittiä, eikä siitä ole mainintaa lähettämissäsi asiakirjoissa. Voitko selventää?
projektipäällikkö: Sir, se mainitaan varmasti selvästi lisäyksessä, joka toimitettiin suunnitelman mukana sinulle. Onnistuitko läpi sen?
Ei-tekninen asiakas: Voi! Ei, en ole käynyt läpi sitä. Ensimmäinen sivu sai minut ajattelemaan kieltä kreikkaksi. Siinä on liian monia termejä, joita en voi ymmärtää. Voimmeko suunnitella kokouksen läpi koko dokumentaation?
Projektipäällikkö: Toki asia! Kerro minulle, kun voit tehdä siitä sivustollemme.
Puuttuva silta teknisten projektipäälliköiden ja ei-teknisten asiakkaiden välillä
Kuten selvästi käy ilmi muun kuin teknisen asiakkaan ja projektipäällikön välisestä keskustelusta, teknisesti hyviä projektipäälliköitä, jotka käyvät teknistä murretta koko päivän, ja ei-teknisiä asiakkaita on aina erittäin suuri katkaiseminen., jotka tarvitsevat palveluitaan, mutta eivät ole yhtä perehtyneitä tekniikkamaailman koko järjestelmään.
Kun asiakkaat osallistuvat aktiivisesti niihin hankkeisiin, joissa he ovat sidosryhmiä, projektipäällikölle voi olla hieman uuvuttavampaa ylläpitää siltaa sellaisten ihmisten välillä, jotka tietävät paljon tekemästä työstä helpottaakseen projektien tarpeita. henkilö, joka tietää vähän taustatyöstä.
Projektipäälliköt ja tekniset asiantuntijat ovat yleensä ihmisiä, joilla on yksityiskohdat tuotteesta ja prosessista kielellä, jotka eivät ehkä ole ymmärrettäviä henkilöille, jotka eivät ole maistaneet tätä kenttää. Projektipäällikkönä vastuulla ylläpitää tehokasta viestintälinkkiä meidän ja ei-teknisten asiakkaiden välillä on erittäin tärkeä kanta asioiden suuressa järjestelmässä. Vaadimme asiakkaidemme panosta projektin loppuun saakka.
Emme kuitenkaan voi pitää kaikkea heidän edessään ja pyytää heitä purkamaan projektin dokumentoinnissa mainitut tekniset termit ja projektisuuntaviivat tai jopa meidän esittämät esitykset. Meidän on käännettävä ja käännettävä ja tuotettava heille maailmankuva tuotteesta tai palvelusta, jota luomme tai parannamme projektin kautta. Tämän teknisen ja muun kuin teknisen aukon kaventaminen on erittäin tärkeää, ja tarkastelemme 8 eri tapaa, joilla voit esitellä työsi, jotta he voivat luoda mielikuvan tuotteesta.
8 tapaa kommunikoida tehokkaasti muiden kuin teknisten asiakkaiden kanssa
Alla luetellut ovat varmoja tapoja päästä läpi tämän viestintälinjan muiden kuin teknisten asiakkaidesi kanssa. Nämä vinkit antavat sinulle suuren vapauden saavuttaa se, mikä on mielestäsi vaikeinta tehdä. Nouse ja juttele muiden kuin teknisten asiakkaidesi kanssa ja tee ero miten he näkevät projektin ja miten he osallistuvat siihen.
-
Tutustu asiakkaasi maailmaan ja laita jalat kenkiin
Tutustu ei-teknisen asiakkaasi taustaan ja toimialaan, josta he ovat kotoisin. Varmista, että tiedät riittävästi heidän ammatillisesta työstään, jotta ymmärrät viestinnän tason, jota voit tarjota heille. Ymmärrä myös heidän tietämänsä tekninen taso ja kulkevat samoilla linjoilla kommunikoidessasi heidän kanssaan.
Nämä henkilöt eivät aina mene kokonaan, kun he ovat osa projektia, mutta projektin kärjessä on sinun vastuullasi pitää mielessä jokaisen sidosryhmän ja tiimin jäsenen kaikki mukavuustasot heidän halliessaan ja työskennellessään projektin parissa. .
Ajattele heidän näkökulmastaan ja kävele maili heidän kengissään, niin ymmärrät kuinka he näkevät tekniset termit ja voit muuttaa vastaavasti esitystasoasi ja teknistä lingoasi kyseisen tutkimuksen ja tutkimuksen perusteella. Omistele itsesi tekemällä hyvää työtä kommunikoimalla näiden henkilöiden kanssa. Ja yksi tärkeä näkökohta - pysy nöyränä.
-
Muista, että kyse on ihmisistä ja heidän toimistaan, ei koodeista ja tekniikasta
Jos olet tekniikkaosaava henkilö, se ei tarkoita, että kaikki saavat sinut paikalle, kun innostat sitä teknistä lipoa, jota kannat. Projektipäällikkönä puhuessasi ei-teknisen asiakkaan kanssa varmista, että keskityt ihmisiin (joukkueesi ja asiakkaisiisi) ja tehtäviin, joita he suorittavat projektille. Kerro asiakkaillesi heidän edistyksestään ja siitä, kuinka he ovat auttaneet saavuttamaan tämän virstanpylvään hankkeessa.
Koodilinjoista ja käytetyistä koodisilmukka-asioista puhuminen ei todellakaan hyödy sinulle ja lähettää ei-teknisille asiakkaillesi vimmaisen tunnelman.
Kokeile käyttää termejä, joihin ne voivat liittyä, kuten ”käyttäjän on sitten painettava tätä painiketta päästäksesi tälle sivulle suorittaaksesi tapahtuman…” sen sijaan, että ”järjestelmä aloittaa lähetystoiminnon ja näyttää valmista tapahtuman ilmoituksen toiminnon aikana. valmistuu… ”Tällä tavoin voit löytää heti ytimen siitä, mitä he haluavat saavuttaa tällä projektilla, ja antaa heille mahdollisuuden ymmärtää, että sinä ja joukkueesi olette oikein.
-
Pidä se yksinkertaisena, typerä
KISS ja kerro, he sanovat. Projektipäällikkönä, joka käsittelee ulkoisia, ei-teknisiä asiakkaita, sinun on varmistettava, että viestintä asiakkaillesi on täydellistä, tiivistä ja enemmän kuin koskaan yksinkertaista. Käytä selkeää englantia viestin välittämiseen heille. Olet tutkinut heidän taustaansa ja tiedät, mihin he vastaavat kiihkeästi. Joten, seuraava askel on pitää kaikki viestintä heidän kanssaan niin yksinkertaisena kuin se voi olla ja tasoittaa se vain sen perusteella, mitä olet hankkinut ammatillisen taustatutkimuksen avulla.
Älä hukkaa heitä žargonilla, jota voit käyttää ryhmäsi jäsenten tai sisäisten sidosryhmien kanssa, ja ole rehellinen heidän kanssaan kaikista tapahtuvista menettelyistä.
Tehokas viestintä on tie. Kuvittele tilanne, jossa vierailet lääkärillä ja hän selittää sairautesi sinulle tavalla, joka jättää sinut hämmentyneeksi ja paikoilleen. Tunnettu avuttomuus on tarkalleen mitä asiakkaasi kokee. Joten, nyrkkisääntö, KISS (pidä se yksinkertaisena, typerä).
-
Keskustele tuloksista, joita he saavat
Kun kommunikoit muiden kuin teknisten asiakkaidesi kanssa, muista selittää heille "miksi" ja "mitä" teet projektin näkökohtia sen sijaan, että "miten" teet juuri sen. Kun muut kuin tekniset asiakkaat katsovat hyötyjä ja toiminnallisuutta, jonka he aikovat hyödyntää projektista, he vastaavat paremmin kuin kun selität monimutkaiset yksityiskohdat siitä, kuinka tiimisi kokoaa kaiken tämän yhteen.
Näytä heille edut, joita tulokset heille sitten antavat. Näytä heille, että jokaisen projekti- ja projektiryhmän saavuttaman virstanpylvään avulla he tulevat lähemmäksi saavuttamaansa tavoitetta. Varmista, että he ymmärtävät, että nämä tehtävät johtavat asetettuun tavoitteeseen ja että nämä tehtävät, kun ne suoritetaan tehokkaasti, osoittavat lisäävän odotettua enemmän etuja.
Tätä silmällä pitäen olen varma, että jopa sinä projektipäällikkönä etsit lisäetuja, joita tästä yksittäisestä projektista voi saada.
-
Käytä esimerkkejä
Analogia ja esimerkkien käyttö voivat olla parhaita ystäviäsi tällaisina aikoina. Nämä harjoitukset auttavat sinua jopa luovan puolen saattamisessa työhön. Kierrä ja käännä tapa käyttää jokapäiväistä elämää koskevia esimerkkejä mielenkiinnosta. Tällä tavalla pystyt yhdistämään tietoja paremmin heidän asiantuntemuksensa tasoon. Jos sinulla on enemmän suhteellisuutta ja tietoinen ponnistus, voit voittaa ne myös toverisi kanssa. Luotettavuuden mukana tulee luotettavuus ja sen myötä luottamus tekemäsi työhön ja viestintään, jota annat muille kuin teknisille asiakkaillesi.
Esimerkkien käyttö voi jopa auttaa sinua yksinkertaistamaan projektia itsellesi ja tiimisi jäsenille ja antaa sinun tarkastella hanketta maallikon näkökulmasta. Tämä lisää mahdollisuuksiasi kokonaiseen projektiin, joka todella palvelee asiakkaita ja väestöä.
-
Älä aliarvioi tai yliarvioi heidän asiantuntemustaan hankkeiden suhteen
Vaikka nämä ei-tekniset asiakkaat eivät usein ole kovin kokenut aiheen teknisyyttä, etenkin ohjelmistotyökalujen ja sovellusten luomisen aikana, heillä on useimmiten hyvä ja monipuolinen tietopohja projektien ja prosessien suhteen. Hän ymmärtää prosessit ja kuinka nämä prosessit voivat viime kädessä mahdollistaa ohjelmistokehitysprosessin suorittamisen helposti.
Voit varmasti saada heidät aluksella auttamaan aktiivisesti ryhmää, kun kyse on projektin johtamisesta. On olemassa erityyppisiä asiakkaita, joiden kanssa meidän, projektipäälliköiden, on käsiteltävä. Älä ajattele niitä kaikkia yhtenäisenä, vaan ymmärrä mieluummin jokainen asiakas perusteellisesti, heidän vahvuutensa ja heikkoutensa sekä kuinka voit hyödyntää heidän vahvuuksiaan ja minimoida heidän heikkoutensa. Analysoi kaikki nämä ja älä koskaan tee virhettä aliarvioida tai yliarvioida näitä henkilöitä.
-
Anna heille 101 luokka
Ota huomioon kaikki ehdot, joita käytät esityksissäsi ja vuoropuheluissa muiden kuin teknisten asiakkaiden kanssa. Tee luettelosta määritelmäfoorumi ja muista määritelmät selkeästi englanniksi, jotta voit luovuttaa ne muille kuin teknisille asiakkaillesi ja he ymmärtävät mitä tarkoitat, kun käytät niitä. Voit välttää tyhjiä lausekkeita, joita heillä on kasvonsa, kun huopaat näitä ehtoja kokouksissaan, ja välttää myös ajanhukkaa, joka johtuu kyseisten ehtojen selityksistä.
Tämän harjoittelun avulla olen varma, että muut kuin tekniset asiakkaasi saavat myös mahdollisuuden oppia jotain uutta ja antavat heille mahdollisuuden olla innostuneita kokouksesta ja esityksistä. Tämä toiminta voi valmistaa heitä moniin muihin kokouksiin ja keskusteluihin, jotka aiot järjestää, ja antaa heille mahdollisuuden osallistua myös hedelmällisesti. Eikö tämä ole mitä haluat?
-
Kysy aina heiltä, ymmärtävätkö he, mitä olet heittämässä heille
Keskeytä esitys hetkeksi ja kysy muilta teknisiltä asiakkailta muutamia kysymyksiä:
- Oletko kanssani?
- Onko sinulle jotain epäselvää?
- Tarvitsetko minun toistaa jotain?
- Onko sinulla mielessäsi tätä konseptia koskevia huolenaiheita tai epäilyksiä?
- Tarvitsetko apua mihinkään?
- Oletko tyytyväinen esityksen nopeuteen?
Tällaiset kysymykset voivat olla rauhoittavia, ja se voi osoittaa heille, että tarvitset heidän läsnäolonsa ja aktiivisen osallistumisensa ja sinun täytyy ymmärtää kaikkea tapahtuvaa. Se antaa heille myös mahdollisuuden esittää triviaalisia kysymyksiä, jotka vastatessaan voivat muuttaa heidän ymmärrystään.
Tämä viittaa myös siihen, että vastaat mielellään mihin tahansa kysymykseen, jonka he heittävät sinulle, ja tämä auttaa heitä luomaan luottamusta hyväksyäkseen, että he eivät ole ymmärtäneet tiettyä termiä tai käsitettä. Tällä lisäyksellä he pystyvät selventämään epäilyjään. Projektistasi on sitten hyötyä, koska he voivat sitten ajatella sitä omasta näkökulmastaan ja tarjota sinulle aivan uuden näkökulman ajatella.
Suositeltava artikkeli
- Velka ja oma pääoma
- Opas projektipäällikön vastuuseen