Johdanto viestintään projektinhallinnassa
Ennen kuin pukeudumme jumpsuitiin ja alamme kuvata viestinnän merkitystä projektissa, meillä on oltava selkeä käsitys ”projektinhallinnasta”. Projektinhallinta on menettelytapojen, politiikkojen ja periaatteiden käytön kurinalaisuus projektin johtamisessa suunnittelusta loppuun. Lisäksi se on algoritmi yrityksen resurssien suunnittelulle, organisoinnille ja ohjaamiselle tiettyjen tehtävien / toimintojen siirtämiseksi kohti suoritusta.
Määritelmä Projektinhallinta
Wikipedia määrittelee projektinhallinnan "ryhmätyön aloittamisen, suunnittelun, toteuttamisen, ohjaamisen ja lopettamisen kurinalaisuudeksi tietyn tavoitteen saavuttamiseksi ja tiettyjen menestyskriteerien täyttämiseksi".
Yleensä liitämme tämän käsitteen ”projektinhallinta” sellaisiin aloihin kuin rakentaminen, tietotekniikka, tekniikka, terveydenhuolto, joilla on monimutkainen komponenttijoukko, joka järjestetään tietyllä tavalla tavoitteen saavuttamiseksi määräajassa. Vaikka kukin toimiala kehittää projektimenetelmiä tarpeidensa perusteella, projektipäällikön vastuu on kuitenkin melkein sama, mukaan lukien tehtävän, suorituksen ja valmistuotteen laadun tarkastaminen.
Viestinnän vaiheet projektinhallinnassa
Konsepulaatiosta loppuun saattamiseen on viisi vaihetta, joita on käytetty onnistuneen artikuloidun tuloksen aikaansaamiseen.
1. Aloittaminen : Tämä vaihe määrittelee projektin alkamisen. Kun projektipäällikkö on saanut hyväksynnän, hän aloittaa konseptin kuvauksen dokumentoinnin, joka sisältää hankkeen tarkoitukseen perustuvan tavoitteen ja sen halutun tuloksen riskien laskemisella.
2. Suunnittelu: Tässä vaiheessa projektipäällikkö verbalisoi strategian tavoitteen saavuttamiseksi noudattamalla tiukasti aikataulua. Hän voi valita joukkueen jäsenet ja tarkistaa tehtävät / toiminnot, jakamalla ne ryhmän jäsenille tietyillä virstanpylväillä ja keskeisillä menestysparametreilla. Työvaiheen ja työyhteyden asettaminen otetaan huomioon myös tässä vaiheessa.
3. Suorittaminen: Projektipäällikkö toteuttaa resurssit halutun lopputuloksen aikaansaamiseksi projektisuunnitelmassa esitetyn mukaisesti.
4. Ohjaus: Tässä vaiheessa projektipäällikkö tarkkailee ryhmätyötä suunnitellun suorituksen suuntaamiseksi suunnitteluvaiheessa määritettynä.
5. Päättäminen: Viimeisessä vaiheessa projektipäällikkö toimittaa lopputuloksen esimiehilleen ja helpottaa hallinnollisia tehtäviä, jos niitä on jäljellä.
Tehokas viestintä projektinhallinnassa
Tavoitteen onnistuneeseen saavuttamiseen tehokas viestintä on avaintekijä, jonka projektipäällikön tulisi pitää mielessä strategian laatimisen alusta alkaen. Siksi voidaan sanoa, että tehokas ja toimiva viestintä on kaikenlaisen projektinhallinnan elinehto. Monet hankkeet epäonnistuvat tehottomuuden tai viestinnän puutteen vuoksi. Projektijohtamisinstituutin PMI (Report Management Institute) raportin mukaan projektipäällikön tulisi viettää 90% ajastaanan kommunikointiin sidosryhmien ja tiimin jäsenten kanssa. Menestyvä johtaminen riippuu selkeästä viestinnästä tavoitteesta, suorituksesta, vastuusta, saavutuksesta, haasteista sekä asiakaspalautteista ryhmän jäsenten kanssa, jotka yleensä kuuluvat monimuotoiseen ihmisryhmään. Säännöllinen raportointi hankkeen etenemisestä ja asemasta sidosryhmille on ratkaiseva osa tehokasta projektijohtamista. Joten asianmukainen viestinnän hallinta, joka koostuu kolmesta prosessista, vähentää epäonnistumisriskiä jossain määrin. Nämä ovat osa tehokkaasta viestinnästä projektinhallinnassa.
- Viestintäsuunnitelma
- Hallitse viestintää
- Monitori viestintä
Viestintäsuunnitelma
Viestintäsuunnitelman ensimmäinen askel on viestintävaatimusanalyysin selvittäminen. Hankkeesta on niin paljon tietoa, mutta mitä tietoja on lähetettävä kenelle ”, on tärkeätä päättää. Viestintäsuunnitelman on oltava riittävän yksityiskohtainen, ja sen on katettava kaikki tekijät, mukaan lukien yleisö (ryhmän jäsenet, sidosryhmät, asiakas), tavoite, kanava (viestinnän väline kuten sanallinen, kirjoittaminen) jne.
Hallitse projektiviestintää
Viestintäsuunnitelman toteuttaminen on projektipäällikön suurimmalla vastuulla. Tämä sisältää -
- Tietojen kerääminen ja analysointi.
- Viestien jakaminen ja lähettäminen.
- Viestintäraporttien, tiedostojen tai asiakirjojen tallennus.
- Tallennetun viestinnän haku.
- Vanhan viestintäraportin tai hankkeen päättämisen tai päivämäärän hävittäminen.
Seuraa viestintäsuunnitelmaa
Projektipäällikön tulisi seurata ja hallita viestinnän hallintasuunnitelmaa koko sen elinkaaren ajan.
Projektiviestinnän yhteydessä se on ”tietojen, taitojen ja kokemusten vaihto”. On kolme tärkeää viestinnän osa-aluetta, jotka maksavat paljon painoajan jokaisen projektin onnistumiselle. He ovat -
- Sisäinen tietojenvaihto.
- Tiedonvaihto ja raportti hankkeen sidosryhmien kanssa.
- Projektimarkkinointi
On tärkeää, että projektipäällikkö suunnittelee viestintästrategian projektin pyynnöstä. Mitä viestintämenetelmiä noudatettaisiin, on projektijohtajan vakava päätös. Vaikka metodologiat, joko aktiiviset tai passiiviset, voidaan erottaa organisaation rakenteen ja toimialan standardien perusteella. Nämä ovat joitain tehokkaan viestinnän menetelmiä, joita projektipäällikkö voi mukauttaa kommunikoimaan tehokkaasti ja tarkoituksella ryhmän jäsenten ja sidosryhmien kanssa.
Tehokkaan viestinnän menetelmät
Tehokas viestintä auttaa kehittämään positiivista ympäristöä. Löydämme muutamia tehokkaan viestinnän menetelmiä.
1. Aktiivinen tai synkroninen viestintä
Jos kaikki jäsenet tai puolueet osallistuvat tiedonvaihtoon samanaikaisesti, viestintää kutsutaan synkroniseksi viestinnäksi.
a. Live Meeting - Kaikkien joukkueen jäsenten liittyminen samassa paikassa.
b. Videokonferenssi - Live-videokonferenssi.
C. Neuvottelupuhelu - puhelu, johon osallistuu vähintään kaksi henkilöä.
d. Äänikonsoli - Kuten neuvottelupuhelut, mutta se suoritetaan verkossa käyttämällä Skypen kaltaisia ohjelmistoja.
e. Tietokoneavusteinen neuvottelu - Äänikokouksen puhelu tietokoneyhteydellä, jossa laskentataulukko tai asiakirja on näkyvissä ja jota molemmat osapuolet voivat muokata.
f. Pikaviestit (pikaviestit) - puheviestien tai tekstin vaihto ponnahdusikkunoiden, kuten Google Hangoutin, avulla.
g. Tekstiviestit - Viestien vaihto matkapuhelimien tai henkilökohtaisen digitaalisen avustajan kautta.
2. Passiivinen tai asynkroninen viestintä
Projektinhallinnan monen tyyppinen viestintä ei edellytä kaikkien ryhmän jäsenten tai osapuolten läsnäoloa samassa paikassa. Tämän tyyppistä viestintää kutsutaan asynkroniseksi viestinnäksi. Se sisältää:
a. Sähköposti - Sähköpostia käytetään laajasti projektin koordinointiin ja kommunikointiin ryhmän jäsenten välillä.
b. Faksi - Faksia käytetään laajalti ympäri maailmaa luotettavana asiakirjojen välitysprosessina.
C. Blogit - Jotkut projektipäälliköt kirjoittavat blogeja kokemuksistaan erilaisista haasteista, joita he ovat kohdanneet projektin toteuttamisen aikana. Nämä blogit voivat olla hyödyllisiä tulevassa päätöksentekoprosessissa.
Nykyaikaisen tekniikan kehityksen myötä on mahdollista koota kaikki ryhmän jäsenet mistä päin maailmaa tahansa.
Projektipäällikkö voi valita minkä tahansa viestintäkanavan ryhmän jäsenten tai sidosryhmien kanssa, mutta viestintä tulee tehokkaaksi toteuttamalla se, mitä viestitään eri sidosryhmiltä saaman tehokkaan palautteen avulla. Aktiivinen kuuntelu, vahva esitystaito, konfliktien ratkaisutaito jne. Ovat menestyvän projektipäällikön ydinosaamisen piirteet.
Suositellut artikkelit
Tämä on ollut opas viestintään projektinhallinnassa. Tässä keskustelimme konseptista, vaiheista ja erilaisista tehokkaista viestintämenetelmistä projektijohtamisessa. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Projektipäällikön tekniset taidot
- Projektin dokumentaatio
- Johdanto projektijohtamiseen
- 10 parasta projektijohtamisen myyttiä katkesi