Yhteenveto viestinnän hallintasuunnitelmasta
Viestinnän hallintasuunnitelma on olennainen osa projektinhallintasuunnitelmaa, jossa sidosryhmien vaatimat tiedot kerätään, luodaan, tallennetaan ja levitetään ja suunnitellaan viestimään.
Suurin osa ongelmista / rajoituksista, joita syntyy ja joita ei ratkaista projektissa, johtuu viestinnän aukosta. Projektipäällikölle tarvitaan rakenteellinen tapa tai viestintämenetelmä. Viestinnän hallintasuunnitelma on avainasemassa projektinhallintasuunnitelman / projektisäännön valmistelussa.
Hankkeen aloittamisen aikana viestinnän menetelmä tai viestinnän hallintasuunnitelma tulisi määritellä selkeästi kaikenlaisten esteiden välttämiseksi. Viestinnän hallintasuunnitelma auttaa määrittelemään tiedonkulkua projektissa. Eri sidosryhmät ovat läsnä hankkeessa. Johto, projektipäällikkö, monitoiminnalliset tiimin jäsenet, toimittajat, ulkoiset toimistot jne.
Hankkeen onnistumiseksi tehokas viestintä on erittäin tärkeää, ja siksi tarvitaan viestinnän hallintasuunnitelma. Asuinprojektin tapauksessa projektipäällikkö voi laatia sidosryhmien viestintäsuunnitelman ilmoittaakseen eri sidosryhmille projektista ja osoittaa heille, missä heidän puuttumistaan tarvitaan.
Luettelo viestinnän hallintasuunnitelmasta
Jotkut viestinnän hallintasuunnitelmat niiden erityypeineen on esitetty alla.
1) Projektitapaamiset -
Projektin eri sidosryhmille on olemassa erityyppisiä viestinnän hallintasuunnitelmia, kuten:
- Projektiarviointikokous (ylimmälle johdolle)
- Hankkeen koordinointikokous (monialaisille ryhmille)
- Toimittajan tarkistuskokous (myyjille)
- Projektikatsauskokous:
Jotta voidaan kommunikoida ja tarjota tietoa johdolle, ”projektikatsauskokoukset” voivat toimia viestintäsuunnitelmana, jonka avulla heille voidaan tiedottaa hankkeen erilaisista näkökohdista, kuten projektin etenemisestä, projektin suunnitteluvaiheesta, urakoitsijoiden nimittämisestä, yhteyskysymyksistä, paikallisista asioita, mahdollisia ulkoisia tekijöitä jne. Tämä toimii tietojärjestelmänä, joka pitää heidät ajan tasalla projektista ja antaa heille mahdollisuuden puuttua asiaan tarvittaessa.
- Hankkeen koordinointikokous:
Kommunikaatioon ja tiedon välittämiseen monitoiminnalliselle tiimille voidaan järjestää ”projektikoordinaatiokokouksia” ja esitellä projektiasioita / rajoituksia ryhmän jäsenille heidän toiminnallisen asiantuntemuksensa perusteella. Esimerkiksi johdon asettaman tavoitteen saavuttamiseksi ja rakennuspaikan olosuhteisiin perustuen vaaditaan suunnittelumuutos, niin nämä kokoukset voisivat toimia alustana tiedon välittämiselle heille ja samalla he voivat tarjota ratkaisun. Tällaisten kokousten lopussa on laadittava pöytäkirja, joka olisi jaettava siten, että kaikille sidosryhmille tiedotetaan muutoksesta.
- Myyjän katsauskokous:
Kommunikoida ja toimittaa tietoja myyjille ”toimittajien tarkistuskokouksia”, jotka pidetään viikoittain tai kahden viikon välein projektin tarpeista riippuen. Tässä kokouksessa myyjä voi tarjota etenemiskaavioita, trendi-analyysin, ennusteita / ennusteita tasapainotoiminnoista kommunikoidaksesi projektipäällikölle heidän työsuhteestaan.
Häiriöiden välttämiseksi ja asianmukaisen viestinnän varmistamiseksi kaikilla edellä mainituilla kokouksilla on oltava selkeä esityslista. Taajuudesta tulisi myös päättää etukäteen. Osallistujien lukumäärän tulisi olla tarkka ja heillä tulisi olla oikeat jäsenet. Esityslistat tulisi siirtää hyvissä ajoin etukäteen, jotta osallistujat valmistautuvat kokoukseen. Poikkeamia esityslistan kohdista ei pidä viihdyttää. Projektipäällikkö toimii kokouksen ohjaajana poikkeamien välttämiseksi.
Edellä mainittujen muodollisten menetelmien lisäksi joskus epäviralliset tapaamiset kasvokkain tai puhelinviestinnällä auttavat myös ratkaisemaan projektin aiheita.
Edellä mainitun lisäksi viestinnän hallintasuunnitelma tulisi päivittää tarvittaessa projektin vaatimuksista riippuen.
2) Tulosraportit -
Jokaisesta hankkeesta on suoritusselvitys, jossa tiedot on tallennettava viestintää varten sidosryhmien kanssa.
Erityyppiset suoritusraportit ovat seuraavat:
- Tilanneraportti
- Väliraportti
- Trendiraportti
- Ennuste (tai) ennusteraportti
- Varianssiraportti
- Ansaitun arvon raportti
- Projektin oppimisasiakirja
a) Tilaraportti:
- Nämä raportit kuvaavat hankkeen nykyistä suorituskykyä aikaisempaan lähtötilanteeseen verrattuna.
- Aikataulut näiden raporttien levittämiselle on oltava päivittäin / viikoittain.
b) Edistymisraportti:
- Tässä raportissa kuvataan tietyn ajanjakson aikana suoritettu kokonaistyö.
- Tässä luokassa on erityyppisiä raportteja levitysajan perusteella.
| S.No. | Edistymisraportin tyyppi | Kuvaus | Aikataulut liikkeelle | Esitetty |
| 1 | DPR | Päivittäinen tilanneraportti | Päivittäin | Asiakas ja sisäinen tiimi |
| 2 | WPR | Viikoittainen tilanneraportti | Viikoittain | Asiakas, keskijohto |
| 3 | MPR | Kuukausittainen tilanneraportti | Kuukausittain | Asiakas, ylin johto |
c) Trendiraportti:
- Trendiraportissa on ilmoitettava hankkeen nouseva tai laskeva kehitys etenemisen perusteella
- Se on tyypillinen ylimmän johdon raportti, josta levitetään / keskustellaan kuukausittain.
d) Ennuste (tai) ennusteraportti:
- Ennuste tai tulevaisuuden odotettu hankkeen eteneminen / suorittaminen raportoidaan projektin nykyisen skenaarion perusteella.
- Alustavaa ennustetta tarkistetaan vaatimuksen mukaisesti ja se toimitetaan / jaellaan aina kun asiakas / johto vaatii.
e) varianssiraportti:
- Tässä raportissa verrataan tosiasiallista edistymistä lähtötilanteeseen, ja syntyneet kustannus- ja aikaerot ovat edustettuina.
- Tämä raportti jaetaan yleensä trendi-raportin kanssa eli kuukausittain.
f) Ansaitun arvon raportti:
- Tämä raportti koostuu laajuudesta, kustannuksista ja aikatauluista toimenpiteistä projektin suorituskyvyn arvioimiseksi. Joka jaetaan kuukausittain.
g) Hankkeen oppimisasiakirja:
- Kaikkien suoritusraporttien perusteella laaditaan yleinen hankeoppimisasiakirja, joka on hyödyllinen pääsy hankkeeseen ja auttaa myös tulevien hankkeiden ehdotusten laatimisessa.
3) Laajentuminen -
Aina kun projektiviestinnässä ilmenee ongelmia tai syntyy komplikaatioita, on tarpeen siirtää asia johdolle, koska ratkaisua ei voida saavuttaa / tehdä sisäisessä projektiryhmässä.
Aiheen vakavuuden suhteen päätöksentekovallan ja aikataulun on muututtava seuraavasti:
| prioriteetti | ankaruus | Päätösvalta | Määräaika ratkaisuun (työpäivät) |
| 1 | Suuri vaikutus projektiin, ts. Jolla voi olla huomattava vaikutus aikaan ja kustannuksiin. | Ylimmän johdon taso | Puolen päivän sisällä |
| 2 | Keskimääräinen vaikutus, joka voi vaikuttaa joko kustannuksiin tai aikatauluun | Ylin johto ja keskijohto | 1 päivän sisällä |
| 3 | Pieni vaikutus, joka voi viivästyttää aikatauluja | Keskijohdon taso | 2 päivän sisällä |
| 4 | Ei vaikutusta projektiin, mutta on parempi vaihtoehto | Keskijohdon ja projektijohtotaso | Työn on oltava käynnissä, vaihtoehtoiset ratkaisut on kehitettävä ja lähetettävä muutoksen hallintoneuvoston hyväksyttäväksi. |
Suositellut artikkelit
Tämä on ollut opas viestinnän hallintasuunnitelmaan. Tässä keskustellaan viestinnän hallintasuunnitelman luettelosta niiden erityyppien kanssa. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Microsoftin projektisuunnitelma
- Kokonaislaatujohtamiskäsitteet
- Soft Skills-projektipäällikkö
- Hankkeen sidosryhmät
- Projektinhallinnan tapaustutkimus