Johdanto muutoksenhallintastrategiaan
Aiheessa aiomme keskustella muutoksenhallintastrategiasta. Muutos liittyy aina sanaan ”uusi”. Aina kun kohtaamme jotain uutta, se on aina skeptisyyttä, joka voittaa ajatuksemme ja käyttäytymisemme, ja suunnaamme vastustamaan tällaisia muutoksia. Kuten jokapäiväisessä elämässämme tapahtuvat muutokset - kuten ikääntyessäsi joka vuosi, muutos, jota monet eivät ole täysin tyytyväisiä -, organisaatiomme toimintatapoissa tapahtuu monia sellaisia muutoksia.
Organisaatiot itse eivät normaalisti muutu, mutta ihmiset ja heidän järjestelmät ja metodologiat altistuvat tälle muutokselle. Muutos käynnistetään yleensä hankkeilla, aloitteilla, joiden ainoana tarkoituksena on tehdä jotain parempaa. Yritystoiminnan ja henkilökohtaisen suorituskyvyn parantaminen, uusien ja parannettujen tekniikoiden ja järjestelmien integrointi, tärkeiden kysymysten ratkaiseminen estämään heitä estämästä organisaation kasvua - kaikki nämä kuulostavat erittäin myönteisiltä ja vaikuttavilta, mutta miksi sitten organisaatiot joutuvat tilanteeseen, jossa monet työntekijät vastustavat sellainen muutos?
Maailmassa, jossa elämme, muutokseen liittyy aina negatiivinen merkitys. Muutoksella parempaan voi aina olla negatiivinen vaikutus tapaan, jolla asiat ovat toimineet tähän mennessä. Muutos voi mennä pieleen tai päinvastoin hyvin nopeasti, jos sitä ei hallita oikein, ja tämä on ollut totta monissa tapauksissa, joissa suuren tavoitteen saavuttamiseksi toteutetut hankkeet eivät valitettavasti ole vähentäneet. Kirjoita tällöin muutoksenhallintastrategia
"Muutos on vaikeaa, koska ihmiset yliarvioivat sen, mitä heillä on, ja aliarvioivat sen, mitä he voivat saada luovuttaessaan."
- James Belasco ja Ralph Stayer
Mikä on muutoksenhallintastrategia?
Organisaatiot ovat jatkuvasti tekemisissä positiivisten ja tehostavien muutosten kanssa työnkulkuihin ja prosesseihin, työrooleihin ja työntekijärakenteisiin sekä järjestelmiin ja tekniikoihin. Mutta kaikki nämä eivät toimisi odotetusti, jos heitä ajavat ihmiset eivät ole valmiita muutokseen. Uuden työskentelytavan omaksuminen voi löytää jotkut työntekijät korjauksesta, ja heille voi olla vaikea siirtyä siirtymään aloitteen siirtämiseen alaspäin kierteeseen.
Kaikkien näiden keskellä sinulla on muutoksenhallintastrategia, jota voidaan kuvata täydellisesti tieteenalana, joka auttaa ja opastaa meitä valmistamaan, varustamaan ja tukemaan itseämme ja muita muutokseen liittyviä työskenteleviä henkilöitä sopeutumaan muutokseen onnistuneesti ja johtamaan menestystä ja lisääntynyttä suorituskykyä yrityksen tai organisaation.
Muutoksenhallintastrategia tarjoaa tarvittavan systemaattisen ja jäsennellyn lähestymistavan, jotta muutoksen käyttöönotto muuttuisi menestyväksi ja pysyväksi ratkaisuksi liiketoimintaan tai asiaan. Muutoksenhallintastrategia riippuu suuresti yksilöllisistä muutoksista ja aloitteesta menestyäkseen.
Muutoksenhallinnan mukaisesti muutoksilla on kolme tasoa, joita järjestelmän avulla voidaan hallita. Ne ovat seuraavat:
- Yksilöllinen muutoksen hallinta
- Organisaation muutosten hallinta
- Yrityksen muutoksen hallinta
Muutoksen käynnistäjänä ja projektipäällikkönä on sinun vastuullasi toteuttaa ja hallita muutosta siten, että se tuntee juurtason, vasta silloin visio toteutuu. Seuraava luettelo 8 suosituimmista vinkistä ja temppuista muutosjohtamisstrategian kannalta toimii huijauskorttina ja auttaa sinua pääsemään läpi onnistuneen muutosjohtamisstrategian läpi helposti ja ilman esteitä.
-
Käytä systemaattista ja räätälöityä lähestymistapaa
Muutos voi viedä eri suunnat melkein heti. Sen haihtuva luonne saa sen kääntymään ja kiertymään odottamattomimmilla tavoilla. Tällaisten muutosten sisältäminen järjestelmällisessä lähestymistavassa voi auttaa sinua tuntuvasti, kun olet siellä, yrittäessäsi toteuttaa muutos vakiintuneella muutoksenhallintakehyksellä.
Muutosjohtamisstrategiaa toteuttavana projektipäällikkönä on välttämätöntä, että käyttämäsi työkalut ja tekniikat mietitään hyvin muutoksen alkaessa tai aloittamisen yhteydessä ja että niitä jatketaan myös projektin toteutuksen jälkeen. Tämä antaa sinulle loistavan kuvan siitä, kuinka hyvin muutos imeytyy organisaatiosi työpaikkakokoonpanoon.
Toinen tärkeä näkökohta muutosjohtamisstrategiassa on, että sinun on muistettava, että jokainen projekti on erilainen, joten jokaisella niistä on oltava räätälöity muutoksenhallintasuunnitelma. Et voi kovin paljon olla mallia kaikille muutoksenhallinnan toteutuksille. Jokainen vaihe on suunniteltava huolellisesti ja riippuen siitä, millä osastoilla ja johtohenkilöillä ja henkilöstöllä on muutoksia, jokainen suunnitelma on tarkistettava jatkuvasti ja mitattava menestyksen kannalta.
-
Odottaa vastustusta
Muutos ilman vastustusta ei ole muutosta ollenkaan. On hyvin harvinaista, että löydät kaikki ryhmäsi jäsenet ja kollegat kattavan moodin muutosaloitteeseen tai muutoksenhallintaohjelmaan, joka jätetään organisaation ulkopuolelle. Sinun pitäisi hyvinkin olla valmis kohtaamaan vastustuskyky tähän muutokseen, koska kaikki eivät pysty kuvittelemaan kyseessä olevaa suurta kuvaa.
Vastustuksen odottaminen tarkoittaisi varautumista kaikkeen, mikä sieltä voi odottamatta tulla. Tiimisi jäsenet voivat olla kieltäytymättä yhteistyöstä tai hoitaa tarvittavan siirtymisen suorittamisen, tai vielä pahempaa voi olla, että he välittävät nämä negatiiviset äänet ja epävarmuustekijät lattialla. Tämä asenne voi olla haitallinen, ja se tulisi kuvata muutosjohtamisstrategian suunnitelmassasi.
Työntekijät ovat muutoksen liikkeellepaneva voima organisaatiossa ja koska sinä johdat näitä muutoksia, on tärkeää, että otat huomioon muutoksen toteuttamisen tuloksen pahimman tapauksen ja suunnittelet suunnitelman tavata parhaat tulos mahdollista.
Viestintä, kysymysten esittäminen ja palautteen vastaanottaminen säännöllisesti voi auttaa sinua murtamaan vastuskykyä lisäävän esteen. Varmista myös, että toteuttama muutos ei todellakaan korvaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja onnellisuutta lisätä yrityksen tuotantoa.
-
Pyydä kollegoilta tietoja
Ympäröi itsesi muiden projektipäälliköiden ja vanhempien johtajien kanssa, jotka ovat onnistuneesti hallinneet muutokset lähitulevaisuudessa. Koska he ovat altistuneet tällaisille muutoksille ja oppineet hallitsemaan niitä, sinulla on loistava opas niissä. Kuule heitä asioista, joista et ole varma tai tarvitset lisätietoja. Kerro heille, että olet kiinnostunut oppimaan lisää muutoksenhallintatekniikoista organisaatiossasi tapahtuneesta elävästä esimerkistä.
Vielä on parempi, jos he ovat aiemmin ottaneet käyttöön muutosjohtamiskehykset omassa osastossasi. Tällä tavalla he tuntevat osastosi demografiset tiedot ja tuntevat työkulttuurin sisä- ja ulkopuolen sekä muutoksen edessä olevien työntekijöiden mentaliteetin.
Tietojen kysyminen merkitsisi jopa lähestymistä yksilöihin, jotka tulevat kokemaan muutoksen. Kysy heiltä, mitä he ajattelevat aloitteesta ja kuinka paljon se muuttaisi heidän päivittäistä työohjelmaansa. Pidä työntekijöiden tyytyväisyys mielessä ja pystyt hillitsemään myös vastarintaa. Varmista, että työntekijöilläsi on luottamus, ja näytä heille iso kuva, johon he osallistuvat.
Suositellut kurssit
- PMP-integraation hallinnan sertifiointikoulutus
- Online-sertifiointikurssi CBAP Primerissä
- Ohjelmiston arviointikurssi
-
Tue niitä, joihin muutos vaikuttaa
Kuten aiemmin mainittiin, henkilöstölläsi ja työntekijöilläsi voi olla hyvin erilaisia ja epämääräisiä reaktioita organisaatiossa tai sen osastolla tapahtuviin muutoksiin. Juuri tällä hetkellä he etsivät johtajiltaan tukea ja motivaatiota, ja tämä tuki ja motivaatio, jonka annat heille, voi vaikuttaa positiivisesti heihin heidän tulevaisuuteen ja tulevaisuuteesi tässä muutoksessa.
Kuunteleminen on erittäin tärkeä taito, ja se voi maksaa itsensä muutoksenhallintatekniikoiden aikana. Palauteistunnot ja jopa yksi-yksi-kokoukset voivat auttaa työntekijöitä ymmärtämään muutosta, joka vaikuttaa organisaatioon, osastoon ja heidän työrooleihinsa, ja liittyvät niihin. Tarkista heidän kanssaan, miten se lisää heidän uransa ja lisäksi heidän jatkamisensa tulevaisuudessa. Varmista, että jokainen ryhmäsi jäsen on samalla sivulla, ja keskustele niistä muiden projektipäälliköiden kanssa varmistaaksesi, että myös kaikki osastolla olevat henkilöt ovat samalla sivulla.
Työntekijöiden mukavuuden tunteminen on muutosjohtamistekniikoiden tärkein osa. Heti kun he ovat tyytyväisiä siihen, että muutos on toteutettu, he vastakkain ja omaksua muutoksen nopeammin, jotta se voidaan omistaa ja työntää työtä sen ylläpitämiseksi.
-
Ota mukaan kaikki vaikutusalaan kuuluvat työntekijät
Pääsy juuriin, josta muutos ilmenee, voi auttaa päätöksistäsi muuttumaan hienostuneemmaksi ykseydeksi. Jokaisessa päätöksessä on oltava edustajia kokoontuneiden johtajien joukosta, jotta ne voidaan sitten jättää pois. Kun sinulla on heidän näkökulmansa edessäsi, voit olla varma, että työntekijöidesi sisäänosto pysyy muutosjohtamistekniikan lähestymistavan alla.
Työntekijöiden sisäänosto voi kuulostaa erittäin triviaaliselta ja merkityksettömältä ylimmällä tasolla, mutta oleminen ihmisinä, jotka ovat oikeassa muutoksen keskuksessa, voivat auttaa suurentamaan muutosta siihen määrään, jota se on myös suurennettava. Huddle kerran hyvin usein ja kerro heille, miten se tapahtuu, ja ota heidän näkemyksensä ja buy-in kiireellisistä kysymyksistä, joihin muutosohjelman toteuttaminen kohtaa.
-
Sitoudu selkeään, säännölliseen ja tarkkaan viestintään
Viestintä on muutoksenhallintatekniikoiden ytimessä ja on linkki, joka sitoo sinut ihmisiin, joihin muutos vaikuttaa. Järjestelmäsi voivat olla virheetöntä, suunnittelusi kaiken korkeimpana, mutta se ei tarkoita mitään, jos ihmiset eivät ole aluksella tai eivät vie näkemyksiäsi ja näkemyksiä työpöydillesi.
Tämä muutoksenhallinnan viestintälinkki voi olla vahva tai heikko. Jos se on vahvaa, työntekijäsi ovat hyvin tietoisia siitä, mitä tapahtuu ja mitä tuloksia tai tuloksia organisaatio odottaa, ja he myös ymmärtävät, minkä roolin he pelaavat suurten asioiden järjestelmässä.
Jos linkki on heikko, ryhmäsi hajoaa pian ja sinulle jää tyytymättömät työntekijät, vaikka projekti-aloite on paikalla, ja auttaa yritystäsi tuplaamaan asemaansa markkinoilla.
Et halua epäonnistunutta hanketta käsissäsi ja haluat ryhmän ja osaston, joka ottaa muutokset huomioon yrityksen yhteisen tavoitteen kannalta. Kerro heille projektin tärkeydestä ja auta heitä vertaamaan sitä hyötyihin ja siihen, mitä heillä on.
-
Pidä osa vanhasta
Aina on parempi ymmärtää se tosiasia, että työntekijäsi työskentelevät vanhojen järjestelmien ja prosessien parissa jo jonkin aikaa ja saattavat tarvita jonkin verran vaiheittaista tottumista uusiin prosesseihin, työnkulkuihin tai järjestelmiin, jotka aiot ottaa käyttöön. On aina suositeltavaa, että poistat vanhan käytöstä ja pidät samalla muutamia vanhoja järjestelmiä, ja perustuen uusien järjestelmien ja prosessien suorituskykyyn, sitten vanha häviää kokonaan. Tällä tavalla annat joukkueellesi paljon aikaa siirtymiseen ja tarjoat itsellesi varamekanismin, johon voit luottaa.
Projektinhallinnan muutosjohtamistekniikoiden on huolehdittava näistä näkökohdista, ja ne tulisi suorittaa siten, että ne eivät vaikuta hankkeen tai yrityksen päämääriin. Tunnettavuus on aina ihmiskunnan paras ystävä, ja pitäminen tuttavana, kunnes uudesta tulee tuttu, voi auttaa vaiheittain siirtymävaiheessa.
-
Tunnusta yritysten työkulttuurin merkitys
Työpaikkakulttuurin sanotaan olevan suuri mahdollistaja organisaatiotasolla tapahtuville muutoksille. Riippumatta siitä, liittyykö muutos uuden ja parannetun tekniikan tai uusien järjestelmien ja prosessien käyttöön, jotka auttavat tuotekehitystä ja tuottavuutta, on usein osoitettu, että kun organisaatio ja johtamissektori hyödyntävät johtajien käyttämää energiaa ja heidän sitoutumisensa organisaatioon eli heidän työkulttuurinsa, näyttäisi olevan enemmän vastauksia aloitettuun muutokseen.
Muutoksenhallintatekniikat ovat tämä projektihallinnan näkökulma, joka hyödyntää tätä henkilöstövoiman ja omistautumisen perustaa ja juurtaa sitä tavalla, jolla kanavoidaan tuottavuus muutoksen valtavirtaan. Tämä mahdollistaa muutoksen kestävän kauemmin niin, että pysyvä tila säilyy useimmiten. Organisaatiot, joilla on näkemys yrityksen "kulttuurijohdollisesta" lähestymistavasta muutokseen, voivat lopulta katkaista vastarinnan esteet ja pitää yrityksen tavoitteet ja arvot täysin näkyvinä. Tämä mahdollistaa entistä kokonaisvaltaisemman kuvan muutoksesta ja sen hallinnasta.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas muutoksenhallintastrategiaan, joka toimii huijauskorttina ja auttaa sinua pääsemään kiinni sen läpi onnistuneesti. Nämä ovat seuraavat muutosjohtamisstrategiaan liittyvät ulkoiset linkit.
- 5 parasta hyödyllistä työntekijän suorituskyvyn hallintatyökalua
- Hallintoteorioiden soveltaminen työpaikalla
- 5 suosituinta projektijohtamisen raportointityökalua