Tuottavuus - 18 parasta työkalua toimistojen tuottavuuden parantamiseksi

• Henkilökohtaiset ja toimistojen tuottavuuden työkalut -

Henkilökohtaiset ja toimistojen tuottavuuden työkalut -

Menestyvä yritys / organisaatio perustuu tiimin jäsenten ja työntekijöiden ponnisteluihin ja yhteistyöhön. Siksi on tärkeää varmistaa korkea tuottavuus työpaikoilla. Tuottavuustaso voidaan määritellä tapana, jolla yritys muuntaa voimavaransa tuotteiksi tuottaen siten paremman elintason. Organisaatio, jolle on tunnusomaista hyvä tuottavuus, tekee älykkäitä valintoja, lisää investointeja, sijoittaa hyviin ja älykkäisiin tekniikoihin ja auttaa siten pitämään kykyjä, taitoja ja pääomaa tehokkaalla tavalla. Tämä puolestaan ​​luo myös terveitä ja onnellisia työntekijöitä, jotka todellisuudessa ovat perustana kaikkien kannattavien organisaatioiden menestymiselle, kasvulle ja etenemiselle.

Kuvalähde: pixabay.com

Siksi toimistojen tuottavuuden työkalut ovat jotain, mihin organisaation ylimmän johdon on jatkuvasti keskityttävä, koska tuottavuuteen vaikuttamalla sillä voi olla tuhoisat vaikutukset organisaation yleiseen kasvuun ja edistymiseen. Tässä artikkelissa keskitymme joihinkin parhaisiin toimistojen tuottavuuden työkaluihin, jotta työntekijät voivat työskennellä paremmin ja älykkäämmin ja varmistaa prosessissa maksimaalisen tuottavuuden ja kasvun.

Tuottavuusvälineiden tyyppi freelancereille Marketing Professional:

1. Dropbox

Tehokas pilvitallennuslaite, Dropbox, antaa sinun luoda erityinen kansio järjestelmääsi, jota voidaan sitten käyttää missä tahansa tietokoneessa / kannettavassa tietokoneessa. Lisäksi Dropboxiin lisäämiisi tiedostoihin pääsee jopa Dropboxin verkkosivuilla tai puhelimeesi asennettujen mobiilisovellusten kautta. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät voivat jakaa asiakirjoja, valokuvia, videoita ja musiikkia kannettavien tietokoneiden välillä vain asentamalla Dropbox järjestelmään. Dropbox antaa käyttäjille myös mahdollisuuden jakaa tämä sisältö muiden kuin Dropbox-käyttäjien kanssa. Toinen Dropbox-ominaisuus on, että käyttämällä Scan2Docx-asiakirjaskanneria, käyttäjät voivat synkronoida asiakirjat tililleen, jolloin he voivat käyttää sitä vapaasti Internetin kautta milloin tahansa / paikassa. Tämä on tehokasta etenkin keskitason organisaatioille, jotka haluavat, että eri ihmiset pääsevät asiakirjoihin helposti ja helposti. Dropbox on saatavana tietokoneissa / kannettavissa tietokoneissa ja useissa mobiili käyttöjärjestelmissä, kuten Android, iOS, Windows phone ja Blackberry OS. Helpon käytön ja rajoitetun ilmaisen käytön takia Dropbox on kirjaimellisesti lopettanut kannettavien USB-tikkujen käytön.

2. Google Docs

Google Drive -palvelussa luotu ilmainen verkkopohjainen ohjelmistotoimisto, jonka avulla käyttäjät voivat luoda ja muokata asiakirjoja, arkkeja ja dioja. Uusien asiakirjojen luomisen lisäksi se sallii useiden käyttäjien muokata ja tehdä yhteistyötä samassa, reaaliajassa. Koska Google tarjoaa erittäin turvallisia ja luotettavia sovelluksia, Google Docs on täydellinen työntekijöille, jotka haluavat jakaa dokumenttinsa ilman, että sinun tarvitsee pelätä tietojen menetystä. Lisäksi yksinkertainen kutsu tarkoittaa, että useat työntekijät voivat luoda, jakaa ja muokata samaa asiakirjaa mukavalla ja turvallisella tavalla. Toinen tärkeä Google Docs -ominaisuus on, että sen avulla käyttäjät voivat skannata asiakirjoja skannerilla ja muokata niitä suoraan sovelluksessa ja jakaa kenen tahansa kanssa.

3. Evernote

Käytännöllinen muistiinpano sovelluksesta Evernote on ristialusta, joka on suunniteltu pääasiassa muistiinpanoihin, järjestämiseen ja arkistointiin. Tämän sovelluksen avulla käyttäjät voivat luoda muistiinpanoja, jotka voivat vaihdella alustetun tekstin, verkkosivun, valokuvan, käsin kirjoitetun muistiinpanon tai äänimuistion mukaan. Evernote voidaan asentaa kannettaviin tietokoneisiin ja matkapuhelimiin. Siinä on mobiilisovelluksia kaikissa laitteissa, kuten Android, Apple iOS ja Windows. Evernote antaa käyttäjille pääsyn muistiinpanoihin yksinkertaisesti.

4. Wunderlist

Pilvikonttoripohjainen työnhallintasovellus Wunderlist antaa käyttäjille mahdollisuuden hallita tehtäviä tablet-laitteelta, tietokoneelta ja puhelimelta. Sovelluksen avulla käyttäjät voivat luokitella tehtävät erillisiin ryhmiin, asettaa muistutuksia tärkeistä projekteista ja synkronoida kaiken tiedon eri laitteiden välillä. Sen lisäksi, että käyttäjät voivat luoda muistiinpanoja ja lisätä kommentteja kuhunkin kohtaan, käyttäjät voivat helposti jakaa näitä tietoja kollegoilleen ja työtovereilleen.

5. Lastenhoitaja

Google Chromen suunnittelema yksinkertainen laajennus antaa käyttäjille mahdollisuuden estää sosiaalisen median sivustoja, kuten Facebook ja Youtube, niin että työn huomioiminen pidetään minimissä. Tämän sovelluksen avulla käyttäjät voivat päättää aikajakson, jonka aikana he estävät nämä kanavat, vaikka järjestelmä sammuu välillä. Tämän sovelluksen asentaminen parantaa tuottavuusastetta, koska sen avulla voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään ilman, että aiheettomasti häiritä.

6. pidginkieli

Pidgin on aiemmin nimeltään Gaim, ilmainen ja avoimen lähdekoodin monialustainen pikaviestintäalusta, jonka avulla käyttäjät voivat kirjautua eri alustoille samanaikaisesti. Tämän sovelluksen avulla käyttäjät voivat yhdistää eri tilit, kuten Facebook Chat, Google Talk, Yahoo Messenger ja MSN Messenger yhdeksi ikkunaksi. Tämä voi olla tehokasta työntekijöille, jotka haluavat olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden / työtovereiden kanssa, huolimatta siitä, että käytetään erilaisia ​​sosiaalisen keskustelun välineitä.

7. Foxit-lukija

Ilmainen monikielinen PDF-työkalu, joka voi luoda, katsella, muokata, allekirjoittaa ja tulostaa tiedostoja. Foxit on loistava sovellus, joka voi olla erittäin hyödyllinen tuottavuuden parantamiseksi, koska sen avulla voit suorittaa useita toimintoja yksinkertaisella ja tehokkaalla tavalla. Lisäksi sovelluksen Windows-version avulla käyttäjät voivat merkitä ja tallentaa keskeneräisiä PDF-lomakkeita, tuoda / viedä, muuntaa tekstiksi ja korostaa myös osia PDF-tiedostoista.

8. Puskuri

Buffer on ohjelmistosovellus, joka on ihanteellinen hallita sosiaalisia verkostoja, kuten Twitter, Facebook ja LinkedIn. Tämä on sovellus, jonka avulla käyttäjät voivat ajoittaa viestit näille alustoille. Tällä sovelluksella on sekä perus- että maksusuunnitelma; ja koska maksetun järjestelyn ominaisuudet ovat parempia, on parasta, että organisaatiot sijoittavat maksettuun järjestelyyn. Puskurisuunnitelman kustannukset yrityksille vaihtelevat vaatimuksen ja brändin / organisaation koon mukaan. Koska tämä sovellus julkaisee viestit automaattisesti, se voi auttaa työntekijöitä keskittymään päätyöhön murehtimatta heidän sivullaan olevista sosiaalisen median viesteistä.

9. Alfred

Jos organisaatiosi käyttää Apple-järjestelmiä, Alfred-sovellus on jotain, joka sinun on harkittava asennusta järjestelmään. Vaikka se on luonteeltaan ilmainen, valinnainen päivitys, nimeltään Powerpack, on myös käyttäjien käytettävissä. Valitsemalla pikavalintaryhmän Alfred antaa käyttäjille mahdollisuuden löytää ja käynnistää sovelluksia nopeasti. Powerpack-asetus antaa sinulle joukon muita navigointitoimintoja ja hyödyllisiä laajennuksia.

10. Trello

Trelloilla on monenlaisia ​​työ- ja henkilökohtaisia ​​käyttötarkoituksia, kuten ohjelmistoprojektien hallinta, koulujen ilmoitustaulut, oppituntisuunnittelu ja toimistoasiaprojektit. Trello antaa joukkueille mahdollisuuden tehdä tehokasta yhteistyötä. Se on kuin jättiläinen taulu tietyn organisaation työntekijöille, jotka voivat käyttää sitä jakaa ideoita, kerätä ideoita ja jakaa työkuormitusta.

11. iA Writer

IA Writer on minimalistinen tekstieditori Applen järjestelmille, ja se auttaa käyttäjiä keskittymään häiriöttömään kirjoittamiseen. Tälle sovellukselle on ominaista tyypillinen asettelu, jota kutsutaan kirjoitustypografiaksi. Koska sillä ei ole mitään mieltymyksiä, se on ihanteellinen niille, jotka haluavat keskittyä kirjoitustyöhön ilman erillisiä häiriöitä. Tämä sovellus on täydellinen kirjoittajille ja auttaa heitä parantamaan tuottavuuttaan poistamalla häiriöt kirjoitusprosessissa.

12. Soulver

Toinen sovellus, joka voi auttaa tuottavuuden parantamisessa, on ratkaistu, joka on paljon nopeampi kuin laskentataulukko ja suhteellisen nopeampi kuin laskin. Tämä työkalu on ihanteellinen ihmisille, jotka joutuvat käsittelemään paljon numeroita toimistossaan. Paras osa tätä työkalua on, että käyttäjät voivat kirjoittaa ongelmansa ja löytää vastauksen ilman ylimääräisiä kaavoja. Tämä sovellus auttaa sinua käsittelemään numeroita nopeasti ja yksinkertaisella tavalla valuutoista osakkeisiin konversioihin.

13. Freshbooks

Pilvipohjainen kirjanpito- ja kutsujärjestelmä, Freshbooks-työkalu on ihanteellinen freelancereille ja konsultteille, koska se tarjoaa sinulle helpon tavan seurata työaikoja, tuloja ja kuluja. Freelancerit ja pienet organisaatiot voivat käyttää tätä työkalua asiakkaiden laskujen seuraamiseen, mikä varmistaa paremman ajanhallinnan ja nopeamman palvelun. Työkalun avulla voit lähettää laskun asiakkaalle postitse ja kun asiakkaat vastaanottavat postisi, he voivat sinun luvalla jopa maksaa sinulle verkossa luottokorttien tai PayPal-järjestelmien kautta.

14. Rapportive

Raportoiva LinkedIn-työkalu on työkalu, jonka avulla voit luoda aitoja ja aitoja yhteyksiä. Se integroituu käyttäjän Gmail-tiliin ja antaa heille mahdollisuuden nähdä yhteyshenkilön valokuvan, LinkedIn-profiilin, yhteiset yhteydet ja kiinnostuksen kohteet, mikä mahdollistaa verkkoyhteyden tietyn toimialan ihmisten kanssa. Tehokas tapa verkostoitua Gmailin avulla, ilmainen lisäosa on myös saatavana Firefox- ja Chromen käyttäjille.

15. Podio

Verkkopohjainen Podio antaa yksilöille mahdollisuuden organisoida toimiston eri osia, kuten ryhmäviestintää ja tiedonhallintaa. Sen avulla voit pitää tiimin jäsenet silmukassa ja olla yhteydessä heihin yksittäisissä projekteissa.

16. asana

Asana on saatavana sekä verkko- että mobiilisovelluksena. Se on suunniteltu auttamaan organisaation työntekijöitä seuraamaan työtään tehokkaasti. Työkalu on suunniteltu auttamaan ryhmää parantamaan yhteistyötään ja hallitsemaan samalla projektejaan ja tehtäviään ilman sähköpostien apua. Tämän työkalun avulla työntekijät voivat luoda työtiloja, jotka sisältävät projekteja ja tehtäviä. Työntekijät voivat sitten lisätä omat muistiinpanonsa, kommenttinsa ja taginsa jokaiseen tehtävään, joka päivitetään automaattisesti kaikille ryhmän jäsenille. Tämä työkalu on saatavana myös Android-laitteissa.

17. HootSuite

Brändien sosiaalisen median hallintajärjestelmä, Hootsuite-työkalu mahdollistaa Facebookin, Google+ Twitter -sisällön helpon hallinnan. Tämän työkalun avulla käyttäjäorganisaatiot voivat hallita sosiaalista mediaa yhden kojelaudan kautta, mikä helpottaa viestien ajoittamista, tehtävien siirtämistä muille jäsenille ja suorituskyvyn mittaamista muiden toimintojen joukossa.

18. Pelastusaika

Sosiaalinen media voi joskus osoittautua suurimmaksi häiriötekijäksi kenelle tahansa, ja siksi pelastusaika on täydellinen työkalu, joka auttaa sinua käsittelemään sitä. Tämä työkalu, jolla on useita lisäominaisuuksia, seuraa verkkosivuja ja ohjelmia, joita olet usein käynyt päivän aikana. Uskomaton työkalu tuottavuuden parantamiseksi. Se ei vain osoita tapaa, jolla vietät aikaa, vaan myös viikon tehokkaimpia / heikoimpia päiviä. Lisäksi premium-paketissa on joukko ominaisuuksia, jotka auttavat siirtämään tuottavuuden tasolle seuraavalle tasolle.

Suositellut kurssit

• Täydellinen VBA-makroharjoittelu
• VBA- ja makrovalmistelukurssi
• Online-sertifiointikurssi Excel 2007 Basicissa

Vaikka yllä oleva toimistotehokkuustyökalujen luettelo voi auttaa hallitsemaan aikaasi ja tuottavuustasoa, tässä on muutamia yksinkertaisia ​​vinkkejä, jotka voivat auttaa sinua myös tehtävän suorittamisessa.

1. Opi järjestelmän pikavalintanäppäimet: Jos joudut käyttämään säännöllisesti Wordin tai Photoshopin kaltaisia ​​työkaluja, on paljon opittavaa niihin liittyviin pikanäyttötyökaluihin. Niiden avulla voit säästää paljon aikaa tehokkaasti ja onnistuneesti.
2. Nopean ja puhtaan tietokoneen merkitystä ei voida koskaan heikentää: Toimistossa järjestelmäsi pysyy päällä yli seitsemän tuntia ja todennäköisimmin työpöytäsi on täynnä lukemattomia esineitä. On hyvä idea puhdistaa asiat joskus, koska nopeampi tietokone auttaa sinua saavuttamaan asiat nopeammin. Älä myöskään unohda sammuttaa järjestelmää ennen lähtöä päivälle, koska tämä auttaa järjestelmääsi toimimaan paremmin pitkällä aikavälillä.
3. Tee luetteloita: Vaikka digitaalimaailmassa on saatavana monia uskomattomia työkaluja, mikään ei voi menettää luettelon kirjoittamisen ja niiden ylittämisen tehokkuutta saavuttamisen jälkeen. Kaikkea työstäsi ei tarvitse digitalisoida, joskus päiväkirjan luomisen tekeminen on yhtä tehokasta ja hyödyllistä.
4. Ole realistinen ajankäytön hallinnassa: On vaikeaa olla tuottava kaikkina vuorokauden aikoina, joten on tärkeää hallita aikaa tehokkaasti. Hallitse aikaa siten, että pystyt suorittamaan kaikki velvollisuutesi ja saamaan samalla tarpeeksi taukoja nuorentaaksesi mieltäsi ja kehoasi.

Tuottavuusaste on jotain, joka vaikuttaa kaikkiin organisaatioihin, ja siksi on tärkeää, että yksilöt käyttävät jokaista taskussa olevaa työkalua, jotta he voivat saavuttaa tavoitteensa systemaattisesti ja samalla kasvaa positiivisesti sekä ammattilaisella että henkilökohtainen tapa.

Suositellut artikkelit

Tässä on artikkeleita, jotka auttavat sinua saamaan lisätietoja tuottavuustasosta, joten mene vain linkin läpi.

1. 16 Toimiston tuottavuusvihjeiden tärkeät edut
2. Tässä on luettelo vuoden 2016 parhaista Android-tuottavuussovelluksista
3. 14 Asioita, jotka tappavat tuottavuuden työssä
4. Opas Android-tuottavuuden sovelluksiin