Luo tietokanta Microsoft Accessin avulla - Microsoft Access on hieno ohjelmistosovellus, joka toimitetaan Microsoft Office Professional Suite -ohjelmiston mukana. Tällä yksinkertaisella tietokantatyökalulla voimme varmasti oppia järjestämään paremmin työtämme ja elämäämme!

Miksi käyttää Microsoft Accessiä?

Useimmat ihmiset kysyvät meiltä: “Miksi tarvitsen hienoa tietokantaohjelmistoa? Excel toimii hienosti tarpeitasi monipuolisille tarpeilleni. ”

Kerromme mielellämme, että Access ei ole "hieno" tietokanta. Se on helppo, mahtava tehokas ja voi säästää paljon aikaa ja toistuvia ponnisteluja, jopa silloin kun saat parhaan tiedon. Itse asiassa huomaat, että saat paljon enemmän irti tiedoistasi, kun yhdistät Excel-taulukot hyvin järjestettyyn Access-tietokantaan.

Microsoft Access

  • On relaatiotietokantatyökalu . Tämä tarkoittaa, että kaikki tiedot on järjestetty (liittyviin) taulukoihin. Voit käyttää työkalua kuukausikulujiesi budjetoimiseen, kirjastoluettelon järjestämiseen tai yksityiskohtaisen osoitekirjan ylläpitämiseen; Tärkeintä on tietojen jäsentely yksinkertaisiin, tarpeettomiin taulukoihin, jotka voidaan linkittää toisiinsa.
  • "Muistaa" tietosi. Toisin kuin Excel, se toimii myös saumattomana muistipankkina, joka tallentaa ja muistaa tietosi, jotta voit noutaa ne helposti myöhempää käyttöä varten. Olet esimerkiksi tallentanut useita Excel-arkkeja kuukausikuluja varten. Mutta jos haluat nyt yhdistää nämä arkit ja tutkia niitä yhdessä, joudut käyttämään erityisiä (ja joskus hankalia) Excel-ominaisuuksia, kuten kaavioita, kojetauluja jne. Accessissa tämä on saumaton.
  • Tekee monimutkaisista datatoiminnoista vaivatonta. Access tarjoaa kaikki Excel: n suorittamat perustoiminnot, kuten lajittelu, laskelmat, suodattimet jne. Lisäksi sen avulla voit myös liittää tai poistaa tietoja taulukoista (kuten liittymällä Excel-arkkeihin) erityisten perusteiden perusteella. Ja hyvä uutinen on, että tämä kaikki on vaivatonta Accessissa!

Tässä artikkelissa opastamme sinua rakentamaan ensimmäisen toimivan tietokannan 6 yksinkertaisella vaiheella.

  1. Järjestä tietosi jäsenneltyihin taulukoihin.

Jos aiot käyttää Access-tietokantaa, on todennäköistä, että sinulla on jo reilu käsitys luotavista taulukkorakenteista. Ajattele tätä tärkeänä valmisteluvaiheena, koska Access-sovelluksesi onnistuminen ratkaisee taulukkojen rakenteen.

Joitakin kysymyksiä, jotka auttavat sinua saamaan tämän oikeuden, ovat:

  • Millaisia ​​tietoja sinulla on? Yritystiedot, henkilötiedostot, tiedot, jotka tukevat kulttuuriyhteiskuntaa? Ihannetapauksessa jokainen tyyppi sisältää oman tietokannan.
  • Mitä yhteistä sinulla olevissa tiedoissa on? Voitko ryhmitellä ne erillisiin taulukoihin tämän yhteisen tekijän perusteella? Esimerkiksi: tulot, kulut, osoitelista jne.
  • Mikä on ainutlaatuista jokaisessa taulukossa? Mitä voit käyttää tunnistamaan yhden tietorivin jokaisesta taulukosta? Esimerkiksi: nimi, tunnus jne. Tämä on ensisijainen avain ja voi olla yksi tai useampi sarake . (Älä huoli, jos et löydä jotain ainutlaatuista, koska Access voi luoda ensisijaisen avaimen automaattisesti.)
  • Mitkä ovat taulukoiden väliset linkit? Nämä ovat potentiaalisia vieraita avaimia (saat lisätietoja tästä alla).

Suosittelemme, että sinulla on karkea luonnos pöydän rakenteesta paperille. Älä huoli täydellisyydestä; pöydät kehittyvät, kun työskentelet Accessin kanssa ja saat hallintaa siitä. Kun olet valmis, käynnistä Microsoft Access, valitse Tiedosto -> Uusi -> “Tyhjä tietokanta” ja napsauta “Luo” -näppäintä käynnistääksesi ensimmäisen Microsoft Access -tietokannan!

Vihje: Valitse sopiva nimi, joka heijastaa tietokannan tyyppiä; tämä kuulostaa paljon paremmalta kuin yksinkertaisesti kutsua sitä "Minun ensimmäinen tietokanta"!

  1. Luo taulukot

Kun olet onnistuneesti käynnistänyt ja luonut ensimmäisen tietokannan, Access avaa ”Taulukkotyökalut” -näkymän luodaksesi taulukoita, koska Access todellakin koskee taulukoita!

Täällä luomme yksinkertaisen budjettisovelluksen, jossa on 3 taulukkoa: Säännölliset kulut, Kuukausitulot ja Kuukausittaiset kulut. Sinisellä korostetut sarakkeet ovat ainutlaatuisia, joten niitä voidaan käyttää pääavaimena. (Huomaa, että jos useampi kuin yksi sarake on korostettu sinisellä, yhdistelmä yhdessä on ainutlaatuinen.)

Lisää normaalikulut -taulukko oikeanpuoleisella välilehdellä.

  • Ensimmäinen sarake (ID) on Accessin automaattisesti luoma ja toimii oletuksena ensisijaisena avaimena. (Voimme muuttaa tämän myöhemmin.)
  • Napsauta ”Napsauta lisätäksesi” antaaksesi seuraavan sarakkeen nimen. Saat sarakkeen tyypin (avattavan) valinnan. Valitse Teksti ja kirjoita ”Kulun nimi”.
  • Napsauta uudelleen Lisää seuraava sarake, valitse Teksti ja kirjoita ”Tyyppi”.
  • Napsauta uudelleen lisätäksesi seuraava sarake, valitse Numero ja kirjoita ”Määrä”.
  • Tallenna lopuksi vastikään luomasi taulukko (ohjausnäppäimellä + “S” -näppäimillä). Kirjoita pyydettäessä nimeä, kirjoita ”Säännölliset kulut”.

Ja siellä, juuri luotu, on oma ensimmäinen Microsoft Access -pöytä. Hurraa!

Luo Luo-välilehdessä Luo -> Taulukko ja seuraa yllä olevia vaiheita luodaksesi vastaavasti taulukot ”Kuukausitulot” ja “Kuukausittaiset kulut”.

Suositellut kurssit

  • Ammatillinen VBA-makrokurssi
  • VBA: n ja makrojen koulutuskurssi
  • Excel 2007 -mallinnuksen peruskoulutus

  1. Kirjoita tiedot taulukoihin

Tässä vaiheessa syötetään tiedot manuaalisesti taulukoihin. Muista kuitenkin, että Access tarjoaa useita muita vaivatonta tapaa tuoda tietoja taulukoihin (Excel-taulukosta, tekstitiedostosta jne.).

Tässä yhteydessä on mainittava, että Access voittaa Excelin tietojen tarkistamisessa, jos taulukot on suunniteltu oikein. Jotta ymmärrämme taulukon suunnittelun merkitystä, lisäämme vain tiedot säännöllisten kulujen taulukkoon ja tutkimme haasteita.

Tässä on tiedot, jotka aiomme lisätä taulukoihimme:

”Datalehdenäkymää” käytetään parhaiten taulukkotietojen lisäämiseen / poistamiseen / muuttamiseen, ja se avautuu aina, kun kaksoisnapsautat taulukon nimeä vasemmassa reunassa. Voit käyttää sitä myös DESIGN-välilehdellä -> View -> Design View. Kun olet tässä näkymässä, valitse vasemmanpuoleisesta välilehdestä taulukko, jonka kanssa työskentelet (“Normaali kulut”). Oikeanpuoleisessa välilehdessä

  • Napsauta toista saraketta (Kulun nimi) ja kirjoita “Vuokra”.
  • Napsauta kolmatta saraketta (Type) ja kirjoita ”Fixed”.
  • Napsauta neljättä saraketta (Määrä) ja kirjoita ”2000”.
  • Olet suorittanut ensimmäisen rivin. Toista loput rivit.
  • Toista sama tulo- ja kuukausikustannustaulukoille.

Huomasitko, kuinka Access lajittelee tiedot automaattisesti kasvavassa järjestyksessä? Jos haluat muuttaa tätä, napsauta hiiren kakkospainikkeella Määrä-kenttää ja muuttaa lajittelujärjestystä.

Kuten olet varmasti huomannut, Access luo automaattisesti yksilöivän numeron ensimmäiselle sarakkeelle (ID), koska tämä käsittelee tätä oletusarvoisena avaimena. Tätä saraketta käytetään tyypillisesti yksittäisten tietorivien hakemiseen taulukosta.

Mutta tätä arvoa voi olla vaikea muistaa, koska sillä ei ole merkitystä tietojemme suhteen . Lisäksi olemme jo tunnistaneet ainutlaatuiset ensisijaiset avaimemme ja meidän pitäisi tallentaa tämä taulukon suunnitteluun. Seuraava vaihe näyttää sinulle, miten suunnitelma uudelleen suunnitellaan huolehtiaksesi tästä.

  1. Suunnittele pöydät

Kun olet luonut pöydät, panostamme, että olet utelias nähdäksesi, osoittautuivatko ne oikein. Itse asiassa on tärkeää tehdä tämä, jotta voit sisällyttää kaikki lisätiedot tietojen validointiin ja tarkkuuteen. Voit tarkistaa tämän ”Suunnittelunäkymässä”.

Joustavampaan Design View of Accessiin pääsee helposti käyttämällä DESIGN-välilehteä -> View -> Design View. (Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa taulukon nimeä vasemmassa reunassa ja valita ”Suunnittelunäkymä”.)

Jos tutkit ”Normaali kulut” -taulukkoa (yllä oleva kuvakaappaus), huomaat varmasti epäjohdonmukaisuuksia. Korjataan tämä seuraavasti:

  • Oletusarvon mukaan automaattinen generoitu ID-sarake on asetettu ensisijaiseksi avaimeksi, ja sen vuoksi sen vasemmalla puolella oleva pieni avainkuvake. Muutamme tämän korostamalla (yhdellä napsautuksella) Kustannus-sarake ja valitsemalla “Ensisijainen” -näppäin -kuvake ylimmässä välilehdessä. (Voit myös napsauttaa sarakkeen nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valita ”Ensisijainen avain”). Näppäinkuvake muuttuu vastaavasti.
  • Emme enää tarvitse ID-saraketta. Joten napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse ”Poista rivit”. Tämä poistaa tämän sarakkeen (ja kaikki siihen aiemmin lisätyt arvot) taulukosta automaattisesti.
  • Määrä-sarakkeeseen on asetettu tietotyyppi Numero. Vaihda tämä valuuttaksi.

Nyt pöytämme näyttää hyvältä. Voit samalla tavalla muokata kahta muuta taulukkoa Design-näkymässä muuttaaksesi niiden ensisijaista avainta, asettaa valuuttatietotyypin ja lisätä lisätietoja kaikkiin taulukoihin, jotta voimme pelata sen kanssa peräkkäisissä vaiheissa.

  1. Määritä taulukosuhteet

Aina, kun haluat vain “katsella” taulukkotietojasi, voit käyttää Datalehdenäkymää. Mutta mielestämme haluat nähdä kaikkien taulukoidesi yhdistetyt tulokset. Tämä voi olla hankalaa tehdä Excelissä, mutta Accessissa se on vaivatonta. Tärkeintä on taulukosuhteiden määrittelyssä.

Suhteet määrittelevät kuinka taulukkomme “liitetään” toisiinsa. Näitä yhdyslinkkejä kutsutaan tietokannan žargonissa ”vieraiksi avaimiksi”.

Voit määrittää taulukkosuhteet Accessissa siirtymällä TIETOKANNAN TYÖKALUT-välilehteen ja napsauttamalla Suhteet. Näet valintaikkunan, jossa luetellaan kaikki taulukot. Kaksoisnapsauta kutakin taulukkoa, kunnes ne näkyvät taustasuhteiden näkymässä. Jos taulukko ilmestyy useammin kuin kerran, voit napsauttaa ylimääräistä taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valita ”Piilota taulukko”.

Kun kaikki 3 pöytää ovat näkyvissä, voit siirtää niitä näytön ympäri haluamallasi tavalla.

Mutta tällä hetkellä tässä näkemyksessä ei ole mitään erityistä. Taulumme on yksinkertaisesti listattu, irrotettu . Jos haluat muuttaa tätä, napsauta SÄÄNNÖSKULUT.Laittele nimi -kenttää ja vedä sitä kohti KUUKAUSITTAVAT KUSTANNUKSET.Laajenna nimi -kenttään. Valintaikkunan tulisi avautua seuraavasti:

Mitä teemme täällä, luomme yhden suhteessa -suhteen säännöllisten kulujen kustannusnimi -taulun ja kuukausikustannusten-taulukon välille.

Säännölliset kulut.Kulut - Nimi kuukausittain -> Kuukausittaiset kulut

Ensisijainen avain -> vieras avain

Yksi -> monia

Tätä varten,

  • ”Pakota suositellut eheydet” tulee tarkistaa. Näin varmistetaan, että kaikki kuukausikustannuksen lisäarvot tarkistetaan säännöllisten kulujen taulukon arvoihin ennen lisäystä.
  • Poista välilehdet kohdasta ”Cascade Update / Delete Related Fields” . Tämä kaskadoi kaikki päivitykset / poistot ensisijaisen avaintaulun taulukossa (tässä tapauksessa säännölliset kulut). Joten jos määrää päivitetään tietylle kululle, se lasketaan kaikkiin siihen liittyviin taulukoihin. Samoin poiston kanssa. Poistamme tietoisesti tämän valinnan, jotta voimme löytää mahdolliset epäsuhteet myöhemmin. Napsauta lopuksi Luo.
  • Luo samalla tavalla suhde kuukausittaisten kulujen kuukauden nimen ja kuukausitulojen kuukauden nimen välillä. Poista valinta kohdasta Ota valvojen eheys käyttöön .

Suhteenäkymän tulisi heijastaa tämä automaattisesti seuraavasti:

Olet määrittänyt ensimmäisen pöytäsuhteesi ja olet valmis saamaan enemmän irti tiedoista!

  1. Kysy ja katso tietoja taulukoistasi

Tämä on ehkä merkittävin ja hyödyllisin osa Accessin käyttämistä Excelin kautta. Olemme luoneet taulukot oikealla suunnittelulla, lisättyjä tietoja ja määritellyt suhteet. Seuraava tärkeä askel on koota tämä kaikki yhteen ja tarkastella, millainen yhdistetyn tietomme näyttää. Ja tämä tapahtuu kyselyn avulla.

Täällä luomme yksinkertaisen kyselyn mahdollisten virheiden havaitsemiseksi ”kiinteissä” kuluissa.

Voit luoda kyselyn Luo välilehti -> Kyselyvelho, helpoin tapa luoda peruskysely. Sinua pyydetään:

  • Tyyppi (ohjattu yksinkertainen kyselytoiminto).
  • Taulukon nimet ja kentät. Valitse Kustannimen nimi, Tyyppi ja määrä normaalikustannuksista ja Kuukausi ja määrä kuukausikustannuksista.
  • Yksityiskohta tai yhteenveto. Valitse Yksityiskohtainen.
  • Kirjoita ”Kiinteät kustannusten epäsuhta -raportti”, kun ohjattu toiminto pyytää nimeä ja napsauta Valmis-painiketta luodaksesi raporttikysely.

Luodun kyselyn pitäisi näyttää tältä (ilman punaisia ​​korosteita):

Mutta kuten voit nähdä, tämä kysely näyttää kaikki kulutietueet, ei vain yhteensopimattomat (kuten punaisella korostettu). Voimme korjata tämän käyttämällä kyselyn suunnittelua (napsauta hiiren kakkospainikkeella kyselyn nimeä vasemmassa reunassa ja valitse ”Suunnittelunäkymä”).

Käytämme tätä näkymää lisätäksesi 2 kriteeriä

  1. Lisää kohta Tavalliset kulut.Tyyppi, lisää arvo 'Kiinteä' kriteerien alle (sisältää yksittäiset tarjoukset). Tämä rajoittaa haettujen tietueiden tyypin = Kiinteät.
  2. Lisää minkä tahansa määrän kohdalle erityiset kriteerit tarkistaaksesi yhteensopimattomuuden: “(Säännölliset kulut) .Määrä (kuukausittaiset kulut.) Määrä” (ilman lainausmerkkejä). Kyltti tarkoittaa ”ei yhtä”. Tämä poimii vain sopimattomat tietueet.

Yhdessä nämä kriteerit poimivat virheelliset kiinteät kulut -rekisterit.

Lopputuloksen pitäisi näyttää tältä:

Ja tämä on todellakin lopullinen tulos, jota haluamme. Onnittelut!!

Viimeinen huomautus

Tässä perusopetusohjelmassa olet altistunut monenlaisille Microsoft Access -ominaisuuksille taulukoista suhteisiin kyselyihin. Suosittelemme, että rakennat tässä lueteltuihin taulukoihin ja kyselyihin ja yrität monimutkaisempia toimia.

Ehdotuksia jatkotoimiksi ovat:

  • Päivämäärän tuominen taulukoihin Excel-taulukosta tai pilkuilla erotettuihin tekstitiedostoihin (joita kutsutaan myös csv-tiedostoiksi).
  • Validointikriteerien lisääminen taulukoihin Design View -sovelluksella. Yritä esimerkiksi rajoittaa normaalien kulujen arvot. Kirjoita vain joko kiinteät tai muuttuvat arvot.
  • Tutustu normalisoituihin taulukoihin ja miten ne vaikuttavat tietoihisi. Suunnittele uudelleen ja luo tässä jaetut esimerkit normalisoiduina taulukoina.
  • Käytä Query Designer -sovellusta alusta alkaen luodaksesi yhteenvetoraportin, joka sisältää kuukausittaiset kokonaistulot, -kulut ja saldot vuodelle.

Vaikka ensimmäiset kolme Microsoft Access -sovellusta saattavat sisältää jyrän oppimiskäyrän, voimme taata palkkiot, joita pyrkimyksesi tuottavat. Microsoft Access on kevyt tietokantatyökalu, jonka avulla voit hyödyntää tietosi tehokkaammin pienellä vaivalla. Joten jatkaminen ja onnellinen pääsy !!

Suositeltava artikkeli

Tässä on artikkeleita, jotka auttavat sinua saamaan lisätietoja tietokannan luomisesta Microsoftin käyttöoikeuksien avulla, joten käy vain linkin läpi.

  1. 10 tehokkaita Microsoft Access -ominaisuuksia
  2. 9 hämmästyttävää vaihetta Microsoft Excel -taitojen käyttämisessä
  3. Kuinka parantaa Microsoft Excel -taitojasi?
  4. 10 helppoa vaihetta kääntökaavion luomiseen Excel 2016: ssa
  5. Amazing Step Excel -toiminnot - kaaviot ja kaaviot

Luokka:

Excel-vinkkejä