Tavalliset Microsoft Office -käyttäjät eivät ole niin perehtyneitä Microsoft Accessiin kuin Microsoft Word, Excel tai PowerPoint.

Koska Microsoft Access on Microsoft Office Suite -ohjelmistoon sisältyvä relaatiotietokantasovellus, jonka avulla käyttäjät voivat kirjoittaa, hallita ja suorittaa raportteja suuremmassa mittakaavassa, se sopii parhaiten niille, joiden on järjestettävä suuri tietomäärä nopeasti.

Se on kerrostettu jonkin verran Excelin välille, joka on ihanteellinen henkilöille, joilla on pieni tiedontallennustila, ja SQL-palvelimia, jota suuret ryhmät ja yritykset vaativat.

Microsoft Accessin avulla käyttäjät voivat hallita tärkeitä tietoja tehokkaasti tallentamalla ne kätevästi tulevaa käyttöä, raportointia ja analysointia varten. Kuten nimestä voi päätellä, käyttäjillä on pääsy tietokantaansa järjestettyihin tietoihin pienellä vaivalla.

Microsoft Access -ominaisuudet;

  1. Ihanteellinen yksittäisille käyttäjille ja pienemmille joukkueille
  2. Helppo kuin asiakas-palvelin tietokanta ymmärtää ja käyttää
  3. Tuo ja vie muihin Microsoft Office- ja muihin sovelluksiin
  4. Valmiit mallit tavallisille käyttäjille tietojen luomiseen ja julkaisemiseen
  5. Mahdollistaa web-tietokantojen rakentamisen ja julkaisemisen vaivattomasti
  6. Käyttäjäystävällinen ominaisuus 'Kerro minulle' apua
  7. Antaa kehittäjille luoda mukautettuja ratkaisuja VBA-koodilla
  8. Piilota / Näytä vaihtoehto nauhalle
  9. Antaa käyttäjille raporttinäkymän poistaa ylimääräiset raportit
  10. Mahdollistaa tulostettavien raporttien PDF-muodossa

  1. Ihanteellinen yksittäisille käyttäjille ja pienemmille joukkueille

Microsoft Access on yksinkertainen työpöytäsovellus, joka ei vaadi erityistä laitteistoa tai lisenssiä toimiakseen. Siksi se on ihanteellinen yksittäisille käyttäjille ja pienemmille joukkueille, jotka eivät vaadi suurempia ja monimutkaisempia tietokantoja lisähintaan.

Microsoft Access tarjoaa lukuisia etuja tietokantaratkaisuihin verrattuna SQL Serveriin ja Oracliin, joissa tietokantatarve ei ole kovin suuri. Monet pienet ryhmät voivat nyt välttää massiivisen resurssin ostamisen perustarpeita ja yksinkertaisia ​​tarpeita varten Microsoft Accessin avulla.

Lisäksi he eivät tarvitse ketään hallitsemaan tai valvomaan pääsyä, jota tavalliset asiakas-palvelin-tietokannat voivat vaatia.

Lisäksi sen mukana on mahdollisuus antaa käyttäjille mahdollisuus muuttaa tietokantaansa sovelluksia, joka otettiin käyttöön Microsoft Access 2007: n jälkeen.

  1. On helpompi kuin asiakas-palvelin tietokanta ymmärtää ja käyttää

Henkilökohtaiset tietokonesovellukset, kuten Microsoft Access, ovat ottaneet käyttöön monia sovelluksia, jotka aikaisemmin siirrettiin asiakas-palvelintietokantaan. Accessin käyttäjien ei tarvitse suorittaa mitään erityiskoulutusta sovelluksen käyttämiseen tarvittavien taitojen hankkimiseksi.

Monet käyttäjät ovat itse opastaneet käyttämään Microsoft Accessia henkilökohtaisiin tarpeisiinsa. Tietokannan luominen ja hallinta on melko yksinkertaista ja helppoa helposti saatavilla olevien, hyvin organisoitujen mallipohjien avulla, joita käsitellään tarkemmin tässä artikkelissa.

Microsoft Excelin käyttäjien on Accessia helpompi hallita, koska se on samanlainen kuin Excel, vaikka tietokantojen peruskäsitteet ovat paljon erilaisia ​​kuin Excel.

Tämän tehokkaan sovelluksen oppiminen ja hallinta tehokkaimmin käytettävissä olevilla tekniikoilla ja työkaluilla on mahdollista jopa uusille käyttäjille, joilla on vain vähän tai ei lainkaan tietoa tietokantojen hallinnasta.

Microsoft Access tallentaa erilaisia ​​Tables-nimisiä tietojoukkoja, jotka voivat olla toisiinsa liittyviä, mikä yhdistettynä lisää tiedon joustavuutta.

Yhdistämällä ja yhdistämällä taulukoita Access, kokonaisuutena relaatiotietokannan hallintajärjestelmä (RDBMS) tarjoaa joustavamman raportoinnin ja toiminnallisuuden tämän sovelluksen sisällä käyttäjille, mikä tekee heidän tehtävästään yksinkertaisen ja helpon.

  1. Tuo ja vie muihin Microsoft Office- ja muihin sovelluksiin

Yksi Microsoft Accessin hyödyllisimmistä ominaisuuksista on sen kyky liittyä monien muiden ohjelmien tietoihin.

On myös helpompaa yhdistää muissa ohjelmissa luotua tietoa, siirtää tietoja kahden muun ohjelman välillä tai kerätä ja tallentaa tietoja pitkällä aikavälillä viemällä tietoja toisinaan muihin ohjelmiin, kuten Excel, analysoitavaksi.

Microsoft Accessilla on useita tapoja kopioida objekti, kuten taulukko tai lomake tietokannasta toiseen vaivattomasti. Objektin kopioinnin ja liittämisen lisäksi Microsoft Access sallii myös objektin viemisen, jolla on enemmän vaihtoehtoja.

Accessin avulla on kätevää viedä taulukon määritelmä ja taulukon tiedot tai viedä vain taulukon määritelmä, joka on tyhjä taulukon kopio tarvittaessa. Voit myös tallentaa toiminnon yksityiskohdat vientimääritelmänä tulevaa käyttöä varten.

Tuo ja vie linkki -ryhmä näyttää kuvakkeet kaikille tiedostomuodoille, joihin Microsoft Access voi tuoda tai viedä tietoja. Napsauttamalla lisää käyttäjät näkevät enemmän muotoja, joiden kanssa Microsoft Access voi toimia.

Käyttäjien mukavuuden lisäämiseksi ohjattu tuonti / vienti -toiminto auttaa käyttäjiä suorittamaan tehtävän ja tallentamaan operaation yksityiskohdat eritelmänä.

  1. Valmiit mallit tavallisille käyttäjille tietojen luomiseen ja julkaisemiseen

Microsoft Access auttaa käyttäjiä luomaan ja hallitsemaan tietokantoja, vaikka heillä olisi vähän kokemusta kentästä. Tämä on mahdollista useiden Microsoft Access -mallien avulla, joissa on kaikki käyttövalmis.

Kun avataan tietty mallitiedosto, käyttäjä löytää uuden tietokannan, joka sisältää jo luodut taulukot, lomakkeet, makrot, raportit ja muut tarvittavat kentät, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Malligalleria käsittää kätevästi sekä työpöytä- että verkkopohjaiset mallit, joista käyttäjä voi valita. Luodaksesi Access-tietokantaa henkilökohtaiseen käyttöön on paras vaihtoehto siirtyä työpöydälle.

Luodaksesi tietokantoja julkaistavaksi SharePoint-palvelimella on suositeltavaa, että käyttäjä valitsee Web-pohjaiset mallit.

Esimerkiksi Microsoft Access 2013: n työpöydän asiakaspalvelumalli auttaa käyttäjiä luomaan asiakaspalvelutietokannan hallitsemaan useiden ongelmien seurantatehtäviä, prioriteettia, tilaa ja ratkaisua helposti.

Microsoft Access Templates for Employee and Vendor Project Marketing auttaa käyttäjiä luomaan laajan markkinointiprojektitietokannan seuraamaan aikaherkkiä toimittajia, työntekijärooleja ja heidän hinnoiteltuja toimittajiaan.

Suositellut kurssit

  • Verkkokurssi Mac Excel 2011: llä
  • Professional Outlook 2010 -koulutus
  • Mac Outlook 2011 -sertifiointikoulutus

  1. Mahdollistaa web-tietokantojen rakentamisen ja julkaisemisen vaivattomasti

Microsoft Access -käyttäjät voivat joko suunnitella oman tietokannansa tai luoda tietokannan vaatimustensa mukaisesti helposti saatavilla olevalla mallilla.

Ne, jotka ovat asiantuntevia ja tuntevat verkkotietokannat, suunnittelevat mieluiten oman tietokannan luomalla tyhjän tietokannan, jolle he luovat taulukot, joita heidän tietokantaansa tarvitaan Accessissa.

Niille, jotka tarvitsevat apua tai jotka eivät ole tietoisia siitä, mitä taulukoita heidän projektinsa edellyttävät, voivat käyttää heidän käytettävissä olevia malleja. Microsoft Access -malleissa on valtava kokoelma joitain yleisesti käytettyjä tietokantoja, joita käyttäjät vaativat.

Jopa uudet käyttäjät voivat luoda tietokannan mallin avulla seuraavien vaiheiden avulla

  1. Avaa Access ja avaa taustanäkymä napsauttamalla TIEDOSTO.
  2. Löydä vaadittava malli mallien joukosta, jotka näkisit siellä.

Jos vaadittua mallia ei löydy, käyttäjät voivat etsiä Microsoft Office -sovelluksesta lisää malleja.

  1. Napauta tai napsauta tarkoitukseen sopivaa mallia ja varmista, että valittu malli on tarkoitettu joko pöytätietokannalle tai Web Publishing -palvelulle.
  2. Kirjoita tiedostonimi ja valitse sijainti tallennetun tietokannan tallentamiseksi.
  3. Napauta tai napsauta Luo-painiketta luodaksesi tietokannan.

Se on niin helppoa.

  1. Käyttäjäystävällinen ominaisuus "Kerro minulle"

Microsoft Access 2016 -palvelussa esitelty uusi käyttäjäystävällinen ominaisuus ”Kerro minulle” toimii kuin apulainen, joka auttaa käyttäjiä suorittamaan tehtävän nopeasti nopeasti.

Ominaisuus on saatavana tekstikenttänä Microsoft Access 2016 -nauhassa, jossa sanotaan Kerro minulle, mitä haluat tehdä sen vieressä olevalla lampulla .

Käyttäjät voivat kirjoittaa sanoja ja lauseita tekstikenttään liittyen siihen, mitä he haluavat tehdä seuraavaksi, ja päästä nopeasti toimintoihin, joita he haluavat käyttää, tai toimiin, joita he haluavat suorittaa. Se tarjoaa myös etsityyn liittyvää apua.

Esimerkiksi, kun sana "suodatin" syötetään, sovelluksen kaikki suodattimiin liittyvät vaihtoehdot leikkautuvat. Käyttäjien ei tarvitse metsästää mitään ominaisuuksia valikoiden labyrintin kautta Tell me -palkin avulla.

Lisäksi, toisin kuin aiemmat avustajat, tämä ominaisuus ei kerro käyttäjälle, kuinka tietty toiminto suoritetaan; Se tarjoaa vain yksinkertaisen vaiheen sen suorittamiseen.

  1. Antaa kehittäjille luoda mukautettuja ratkaisuja VBA-koodilla

Visual Basic for Applications (VBA) on ohjelmointikieli, jota voidaan käyttää Microsoft Accessin kanssa. Accessia käyttävät kehittäjät voivat luoda mukautettuja ratkaisuja tietokantaansa käyttämällä VBA-koodia, joka on tehokas ohjelmointikieli, joka koostuu koodista / komennosta tietyille ohjelmille.

Ohjeet saavat toimenpiteet tapahtumaan automaattisesti, kun ohjelma suoritetaan. Tämä tehokas ominaisuus antaa kehittäjille mahdollisuuden laajentaa mukautettuja loppukäyttäjäratkaisuja ammattimaisiin ratkaisuihin käyttämällä edistynyttä automaatiota, tietojen validointia, virheiden jäljittämistä ja usean käyttäjän tukea tietokannoissaan.

  1. Piilota / Näytä vaihtoehto nauhalle

Microsoft Access -ikkuna koostuu monista komponenteista, jotka auttavat käyttäjiä työskentelemään tehokkaammin. Tärkeitä komponentteja ovat navigointiruutu, Access-työalue, nauha, pikavalikot ja Pikakäyttötyökalurivi. Jotkut näistä komponenteista ovat yhteisiä muille Office-sovelluksille, kun taas toiset ovat Microsoft Access -sovelluksen ainutlaatuisia.

Nauha sisältää viisi välilehteä, joita käytetään suorittamaan tietokoneella erilaisia ​​tehtäviä, jotka liittyvät avoimen ikkunan sisällön järjestämiseen ja hallintaan Microsoft Accessissa.

Se sijaitsee lähellä ikkunan yläosaa otsikkopalkin alapuolella ja tarjoaa helpon, keskitetyn pääsyn suoritettuihin tehtäviin tietokantaa luotaessa.

Microsoft Accessissa saatavana oleva nauha koostuu välilehdistä, ryhmistä ja komennoista. Jokainen välilehti sisältää kokoelman ryhmiä ja kukin ryhmä sisältää niihin liittyvät toiminnot. Sitä voidaan räätälöidä vastaamaan käyttäjän vaatimuksia.

Joskus nauha, jolla alun perin näkyy useita päävälilehtiä, voi olla hieman ärsyttävää. Nyt käyttäjillä on mahdollisuus piilottaa nauha, kun sitä ei vaadita, jotta heillä olisi turha näyttö.

Nauhan pienennysvaihtoehto voidaan asettaa Ribbon in Access -sovellukseen kaksoisnapsauttamalla tulevia istuntoja varten. Nyt käyttäjien ei tarvitse huolehtia nauhan loukkaamisesta heidän työalueelleen.

  1. Raportinäkymä poistaa ylimääräiset raportit

Microsoft Accessin avulla käyttäjät voivat valita neljä eri tapaa katsella raportteja:

  • Raporttinäkymä
  • Tulostuksen esikatselu
  • Asettelu
  • Suunnittelunäkymä.

Raportinäkymä näyttää raportin näytöllä, kuten käyttäjät haluaisivat nähdä sen. Uuden raporttinäkymän, erittäin hyödyllisen Microsoft Access -ominaisuuden, avulla käyttäjät voivat suorittaa raportissa tapauskohtaisia ​​suodattimia samalla tavalla kuin he voivat suodattaa lomakkeita.

Käyttäjät voivat valita, mitkä kentät he haluavat saada raportteihinsa valitsemalla parempana useammasta kuin yhdestä taulukosta tai kyselystä.

Suodattamalla tietty sarakearvo tai sanat, jotka alkavat tai sisältävät samanlaisia ​​kirjaimia tai tietoalueita, raportteja voidaan muokata vastaamaan käyttäjän vaatimuksia.

Tuloksena olevat raportit osoittavat tarkalleen, mitä katsoja haluaa nähdä, yhteenvedot lasketaan automaattisesti uudelleen. Lisäksi tämä ei vaadi erityisiä ohjelmointitaitoja käyttäjän puolesta.

Lisäksi kehittäjät voivat lisätä ryhmittelytasoja, asettaa tietueiden järjestyksen ja lajitella tietueet joko nousevassa tai laskevassa järjestyksessä. Viimeinkin käyttäjä näkee raportin haluamallaan tavalla ja kaikki ylimääräiset ei-toivotut kentät poistetaan.

Pienellä vaivalla parannetaan raporttien luettavuutta ja niistä tulee katsojaystävällisempiä.

Piilota kaksoiskappaleen omaisuuden kyllä -sivun avulla katsojat voivat tarvittaessa päästä eroon ei-toivotuista kopioista.

  1. Tulosraportit PDF-muodossa

Nykyään yhä useammat käyttäjät jakavat tietokantoja elektronisten kuvamuotojen tai tunnetuimmin kiinteiden muotojen, kuten Adobe Systemsin PDF ja Microsoftin XPS, kautta.

Accessin avulla käyttäjät voivat luoda raportteja sähköisiin kuvatiedostoihin nauhan ULKOISET TIEDOT -välilehden kautta. Näitä raportteja voivat tarkastella myös käyttäjät, joilla ei ole järjestelmäänsä asennettua järjestelmää, koska PDF-tiedosto voidaan avata
Adobe Reader.

Raportit ja tietokanta jaettiin PDF-muodossa, Accessin sovelluksia on parannettu huomattavasti. Käyttäjät rakastavat tätä tulostustyyppiä, joka on tervetullut hyödyllisenä lisäyksenä, jonka avulla raporttien jakaminen sähköpostissa on kätevää ja helppoa, mikä säästää paperia ja edistää vihreää tietojenkäsittelyä.

Kaikilla yllä olevilla ominaisuuksilla ja monilla muilla ominaisuuksilla ei ole ihme, että Microsoft Access on nykyään maailman johtava tietokantajärjestelmä, jossa miljoonat käyttäjät ja sadat tuhannet kehittäjät hyötyvät siitä.

Suositellut artikkelit

Tässä on artikkeleita, jotka auttavat sinua saamaan lisätietoja Microsoft Accessin ominaisuuksista, joten käy vain linkin läpi.

  1. 9 hämmästyttävää vaihetta Microsoft Excel -taitojen käyttämisessä
  2. Kuusi suosituinta Microsoft Office -sovellusta | ohjelmat
  3. Kuinka parantaa Microsoft Excel -taitojasi?
  4. 20 suosituinta Microsoft Excel-pikavalintaa (ennakko)

Luokka:

Excel-vinkkejä