Johdanto projektien aikataulutustekniikoihin
Meidän on käytettävä aikataulutekniikoita projektissa kaikkien sen näkökohtien kohdistamiseksi toisiinsa vastaavaksi. Aikataulun on oltava oikeassa suhteessa hankkeelle asetettuun aikaan ja kaikkia sen resursseja on käytettävä optimaalisella tavalla. Hankkeen vaihtelevan luonteen ja laajuuden vuoksi on vaikea suunnitella sitä, mutta meidän odotetaan tekevän sen, koska juuri meitä pidetään vastuussa.
Aikataulu koostuu kaikista toimista, jotka sisältyvät projektin toteutukseen ja toteuttamiseen ennalta määrätyssä aikataulussa. Projektiaikataulu auttaa priorisoimaan projektiin liittyvää työtä ja lopettamaan sen asianmukaisella tavalla. Se auttaa myös nimittämään oikean henkilön työhön ja jakamaan käytettävissä olevat resurssit oikein. Ajanhallinta ja mukautukset projektin laajuudessa ovat mahdollisia vain, jos työskentelevälle projektille on laadittu oikea aikataulu.
Projektien suunnittelun eri tekniikat
Projektiaikataulu sisältää tyypillisesti erilaisia tekniikoita, alla esitetään kunkin tekniikan pääpiirteet.
1) Matemaattinen analyysi
Kriittisen polun menetelmä (CPM) ja ohjelman arviointi- ja arviointitekniikka (PERT) ovat kaksi projektipäälliköiden yleisimmin käyttämää tekniikkaa. Näitä menetelmiä käytetään laskettaessa projektin aikajakso projektin laajuuden sisällä.
a) Kriittisen polun menetelmä
Jokaisen projektin puukaaviolla on kriittinen polku. Kriittisen polun menetelmä arvioi hankkeen loppuunsaattamiseen tarvittavan enimmäis- ja vähimmäisajan. CPM auttaa myös tunnistamaan kriittisiä tehtäviä, jotka tulisi sisällyttää projektiin. Toimitusajan muutokset eivät vaikuta aikatauluun. CPM: n käyttämiseen tarvitaan projektin laajuus ja luettelo hankkeen loppuunsaattamiseen tarvittavista toimista. Seuraavaksi lasketaan kunkin toiminnan kulunut aika. Sitten kaikki riippuvat muuttujat tunnistetaan. Tämä auttaa tunnistamaan ja erottamaan riippumattomat muuttujat. Lopuksi se lisää välitavoitteita projektiin.
b) Ohjelman arviointi- ja arviointitekniikka (PERT)
PERT on tapa aikatauluttaa projektin töiden kulku ja arvioida kokonainen aika, joka tarvitaan projektin suorittamiseen. Tämä tekniikka auttaa edustamaan kuinka kukin tehtävä on riippuvainen toisistaan. Projektin ajoittamiseksi PERT: n avulla täytyy määritellä aktiviteetit, järjestää ne järjestyksessä ja määritellä välitavoitteet. Voit laskea projektin aikataulut luottamustason perusteella:
- Optimistinen ajoitus
- Todennäköisin ajoitus
- Pessimistinen ajoitus
PERT käyttää painotettua keskimääräistä kestoa eikä arvioita eri aikataulujen laskemiseen.
2) Kestopakkaus
Kestopakkaus auttaa lyhentämään aikataulua tarvittaessa. Se voi säätää asetettua aikataulua tekemällä muutoksia muuttamatta laajuutta, jos projekti on myöhässä. Kaksi sovellettavaa menetelmää: nopea seuranta ja kaatuu.
a) Nopea seuranta
Nopea seuranta on toinen tapa käyttää tuhannen näyttökerran hintaa. Nopea seuranta löytää tapoja nopeuttaa projektin toteuttamisnopeutta joko suorittamalla samanaikaisesti useita tehtäviä tai päällekkäin monien tehtävien kanssa. CPM auttaa meitä tunnistamaan aktiviteetteja, joita voidaan käyttää projektin vauhdittamiseen. Vaikka se on houkutteleva tekniikka, sillä on myös oma osuutensa riskeistä. Koska monia toimia toteutetaan samanaikaisesti, on erittäin tärkeää tehdä virheitä ja tehdä kompromisseja laadusta.
b) Kaatuminen
Kaatuminen käsittelee lisää resursseja hankkeen loppuun saattamiseksi ajoissa. Jotta tämä tapahtuisi, tarvitset vararesursseja käytettävissänne. Lisäksi kaikkia tehtäviä ei voida tehdä lisäämällä ylimääräisiä resursseja. Tarve lisätä uusia ryhmän jäseniä projektiin ja tehtävien rajoitettu jaettavuus lisää viestintää ja on perussyy siihen. Kaatumistekniikkaa voidaan käyttää myös lisäämällä aikaa, maksetaan ylityöt, mutta sen tulisi pysyä sovitun määräajan sisällä. Valitettavasti se lisää projektin kustannuksia.
3) Simulointi
Hankkeen odotettu kesto lasketaan käyttämällä erilaisia simulaatiotehtäviä. Aikataulu luodaan oletusten perusteella, joten sitä voidaan käyttää, vaikka laajuutta muutetaan tai tehtävät eivät ole riittävän selkeitä.
4) Resurssien tason heuristiikka
Toimitusajan lyhentämistä tai resurssien alikäytön tai ylikuormituksen välttämistä tekemällä muutoksia aikataulun tai resurssien kanssa kutsutaan resurssien tasoitusheuristiikkaksi. Jakataan tehtävät käytettävissä olevien resurssien mukaan siten, että mitään resursseja ei käytetä liian vähän tai liian vähän. Tämän metodologian ainoa haitta on se, että se voi lisätä projektin kustannuksia ja aikaa.
5) Tehtäväluettelo
Tehtäväluettelo on kaikkien käytettävissä olevien tekniikoiden yksinkertaisin projektiaikataulu. Taulukkolaskennassa tai tekstinkäsittelyohjelmassa dokumentoitu luettelo kaikista mahdollisista projektin tehtävistä. Tämä menetelmä on yksinkertainen ja suosituin kaikista menetelmistä. Se on erittäin hyödyllinen pieniä hankkeita toteutettaessa. Mutta suurten projektien, joissa on useita näkökohtia, tehtäväluettelon huomioon ottaminen ei ole toteutettavissa oleva menetelmä.
6) Ganttikaavio
Etenemisen seuraamiseksi ja raportointia varten Gantt-diagrammi on projektihallinnassa käytetty visualisointitekniikka. Projektipäälliköt käyttävät sitä suurimman osan ajasta käsityksen saamiseksi projektin loppuunsaattamiseen tarvittavasta keskimääräisestä ajasta. Projektiaikataulu Gantt-kaavio on pylväskaavio, joka edustaa keskeisiä toimintoja peräkkäin vasemmalla vs. aika. Jokaista tehtävää edustaa palkki, joka heijastaa toiminnan alkamista ja päivämäärää ja siten sen kestoa.
7) Kalenteri
Monet eivät harjoita tehtävien ajoittamista kalenteriin projektivaatimuksiinsa - milloin heidän pitäisi! Suurin osa kalentereista voidaan kuratoida omilla nimillä. Tässä tapauksessa voit luoda yhden kalenterin projektiä kohden ja ajoitetut tapahtumat kyseiselle projektille. Kalenteri näyttää koko projektin aikajanan. Suurin etu on, että sitä voidaan muuttaa, koska se on jaettavissa. Vaikka se näyttää olevan hyvä tekniikka projektin seurannalle, siinä on tiettyjä rajoituksia, et voi antaa tehtäviä tietyille ihmisille, etkä voi nähdä tehtävien riippuvuuksia.
johtopäätös
Resurssien aikataulutustyökalut voivat auttaa projektipäällikköä resurssien allokoinnissa ja saada projekti päätökseen määräajassa. Ne auttavat myös valmistelemaan aikatauluja kaikille tulevaisuuden hankkeille. Tutkiessasi ryhmäsi aikaisempaa suorituskykyä, esteitä, joita projektin toteuttamisessa kohdattiin, ja kuinka nämä esteet ylitettiin, on erittäin kätevä. Ajoituksen on oltava kiinteä osa projektinhallintaa. Se ei vain auta säästää aikaa, vaan saa projektin organisoitavaksi.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas projektisuunnittelutekniikoihin. Tässä keskustellaan erilaisista tekniikoista ja projektisuunnittelun pääpiirteistä. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Projektipäällikön vastuut
- Projektinhallinnan työpaikat
- Projektinhallinnan menetelmät
- Mikä on projektin aikataulun rakentaminen?