Johdanto projektien aikataulun hallintaan
Projektien ajoituksen hallinta, jota käytetään yleensä projektinhallinnassa, määritellään koko projektin, mukaan lukien minuuttiosat, ajoittamiseksi aloituspäivästä maaliin. Tämä menetelmä sisältää projektin toimintojen, välitavoitteiden ja suoritteiden luettelon ajoittamisen. Se on systemaattinen esitys aikajanasta, joka muodostuu projektin konseptoinnin päivästä siihen saakka, kun projekti on valmistunut, ja kaikkeen välille.
Hankkeen aikataulu voidaan laatia vain, jos projektilla on selkeä visio. Aikataulu voidaan kirjoittaa, kun projekti voidaan integroida monien pienten suoritteiden monimutkaiseen toimintarakenteeseen.
Mikä on projektiaikataulun tarkoitus?
Minkä tahansa projektiaikataulun tavoitteena on ohjata työntekijöitä toteuttamaan projekti järjestelmällisesti ja organisoidusti tehokkaan suunnittelun avulla, joka optimoi käytettävissä olevan ajan. Aikataulu varmistaa, että työntekijät noudattavat ehdotettua aikataulua ja minimoivat viiveet.
Projektin ajoittaminen on osa mitä tahansa projektisuunnittelua. Projektin nimenomainen aikataulu auttaa ohjaamaan työntekijöitä projektin elinkaaren ajan varmistaen siten, että työntekijät eivät poikkea tai ole kiireisiä.
Lyhyt kuvaus projektisuunnittelusta
Projekti sisältää viisi pääkomponenttia, joissa projektiaikataulu on olennainen osa toista komponenttia.
- Idea: Tämä ensimmäinen komponentti konseptoi projektin ja ymmärtää kuinka sujuvasti se voidaan saada aikaan annetuilla resursseilla.
- Projektisuunnitelman laatiminen : Tämä komponentti määrittelee ja suunnittelee koko projektin oikein. Projektisuunnitteluun sisältyy budjetin listaaminen ja laskenta, aikataulujen laatiminen ja tarvittavien resurssien luettelointi.
- Projektin käynnistäminen: Projekti toteutetaan tässä vaiheessa, toisin sanoen työntekijät alkavat työskennellä annettujen tehtävien parissa.
- Hankkeen suoritus: Tässä vaiheessa verrataan projektin etenemistä asetettuihin odotuksiin.
- Sulkeminen: Tämä yksinkertainen komponentti sulkee projektin toimituksen, jonka jälkeen monilla organisaatioilla on taipumus arvioida projektin onnistumisia ja epäonnistumisia tulevien hankkeiden parantamiseksi.
Mitkä vaiheet ovat mukana projektiaikataulun kehittämisessä?
1. Ymmärrä ja luonnosta projektin näkymät
Kuten aiemmin mainittiin, hankkeella on oltava mahdollisuus luoda aikataulu. Tähän sisältyy projektin odotukset, ehdotetut tulokset ja hankkeen loppuunsaattamiseen tarvittavat edellytykset. Laajuus kuvaa myös tarvittavat resurssit sekä kustannus- ja aikarajoitukset. Siksi tämä vaihe suoritetaan sidosryhmien kanssa. Samanaikaisesti on tärkeää piirtää projekti funktionaaliseksi rakenteeksi, joka korostaa kaikki tärkeät tehtävät ja suoritteet. (Huomaa: erittelyrakenteessa luetellaan tehtävät, päivämääriä lukuun ottamatta).
2. Hanke järjestetään
Kun näkymät ja työrakenne integroiduilla komponenteilla on piirretty, on mahdollista ottaa mukaan kaikki projektin tehtävät. Jokaisen tehtävän täsmentämisen jälkeen on välttämätöntä järjestää ne ensisijaisesti ja arvioida kunkin tehtävän suorittamiseen kuluva aika. Yhtä luontaista on kartoittaa tarvittavat resurssit.
3. Karttariippuvuudet
Tämä kulkee käsi kädessä hankkeen toimintojen järjestämisen kanssa. Tämä vaihe selkeyttää kunkin toiminnan välistä suhdetta. Siten on helppoa tunnistaa aktiviteettia edeltävä aktiivisuus ja aktiviteetin korvaava toiminta. Riippuvuus voidaan luokitella seuraavasti:
- Käynnistä loppuun: missä on ensiarvoisen tärkeää suorittaa yksi tehtävä ennen siirtymistä seuraavaan
- Start-to-start: missä on välttämätöntä aloittaa tehtävä ennen uuden aloittamista
- Maali loppuun: missä on tärkeää suorittaa tehtävä ennen uuden suorittamista
- Alusta maaliin: missä on välttämätöntä aloittaa tehtävä ennen toisen lopettamista
4. Keskipolun suunnitelma
Tehtävän suorittaminen oikeaan aikaan tulee välttämättömäksi, kun aikaväli sen eräpäivän ja seuraavan toiminnan alkamispäivän välillä on nolla. Lyhyesti sanottuna toiminnan viivästyminen viivästyy koko hanketta. Siten sarja tärkeitä tehtäviä on kartoitettu yleisen viiveen välttämiseksi. Tämä ääriviiva määrittelee projektin loppuunsaattamisen aikajakson.
5. Merkitse hankkeen tärkeät virstanpylväät
Virstanpylväät auttavat seuraamaan hanketta tietyin väliajoin. Tämä auttaa työntekijöitä noudattamaan projektin kulkua. Kotkan näkökulmasta, se osoittaa, onko projekti hyvin määritellyssä ajassa.
Nämä tarkistuspisteet ovat kahden tyyppisiä - ulkoisia ja sisäisiä. Ulkoiset välitavoitteet on tarkoitettu sponsoreille, sidosryhmille, asiakkaille jne .; se paljastaa missä projekti on saavuttanut. Sisäiset välitavoitteet asetetaan suoraan hankkeessa työskenteleville työntekijöille; se ohjaa työntekijöitä projektin etenemisen jäljittämiseen.
6. Henkilöresurssien nimeäminen
Hankkeen aikataulu on puutteellinen ilman työnjakoa työntekijöille. Peukalosääntönä on jakaa 3/4 ajasta päätehtävään ja jäljellä olevaan vuosineljännekseen mahdollisiin toissijaisiin tehtäviin, kuten avustaviin tai hallinnollisiin tehtäviin.
7. Määritä määritetty aloituspäivä ja lopetuspäivä
Kun ymmärtää kunkin tehtävän vaatima kesto, asetetaan välitavoitteet ja arvioidaan projektin loppuunsaattamiseen tarvittava kokonaisaika, aloitus- ja lopetuspäivät voidaan ilmoittaa. Odotettu aloituspäivämäärä asetetaan pätevien henkilöresurssien perusteella. Arvioitu lopetuspäivämäärä voi muuttua työntekijöiden lomien, valtion juhlapäivien ja muiden odottamattomien tekijöiden vuoksi.
Mitkä ovat yleiset tekniikat projektin aikataululle?
On olemassa muutamia suosittuja menetelmiä, joita suurin osa PMO: sta valitsee kehittäessään projektiaikataulua, nimittäin tehtäväluettelo, Gantt-kaavio, kalenterit, integroidut aikataulut jne. Useimmat verkkosivustot tarjoavat ilmaisia online-ohjelmistoja, kuten ”2-suunnitelma”, jossa on interaktiivinen Gantt Kaavio auttaa hallitsemaan erilaisia ajoituskomponentteja, kuten työntekijöiden saatavuus, aikataulut tai tehtävien allokointi.
Tässä on lyhyt idea:
Tehtävälista
Tämä menetelmä dokumentoi luettelon tehtävistä jokaiselle projektin työntekijälle joko tekstinkäsittelyohjelmassa tai laskentataulukossa. Tämä yksinkertainen menetelmä on ihanteellinen mihin tahansa pieneen projektiin. Muutamia, kuten Zoho, voidaan tehdä yhteistyötä verkkosivustojen, kuten Google+, kanssa työntekijöiden auttamiseksi päivittämään projektin tila suoraan asiakirjaan. Haittana on kuitenkin se, että manuaalista päivitystä tarvitaan jatkuvasti projektin etenemisen seuraamiseksi.
Gantt-kaavio
Gantt-kaavio on pylväskaavio toiminnan sekvenssistä ajan suhteen. Jokainen palkki merkitsee tehtävää sen alkamis- ja lopetuspäivämäärillä, mikä edustaa suorituksen kestoa. Se osoittaa myös aktiviteettien päällekkäisyydet, tehtävien väliset riippuvuudet ja koko projektin alkamisen sekä eräpäivän. Tätä työkalua suosii suurin osa PMO: sta visualisoinnin takia, joka auttaa seuraamaan projektia paremmin. Gantt-kaavio on tehokas työkalu tilan päivitysten raportointiin ja projektin loppuunsaattamiseen tarvittavan ajan arviointiin.
Kalenterit
Kalenterit voidaan kopioida moniin tiedostoihin, joilla jokaisella on yksilöivä nimi. Siten mahdollisuus luoda kalenteri jokaiselle projektille, joka rekisteröi jokaisen tehtävän. Tällä tavalla koko projektin aikajana on käytettävissä. Kalenterit voidaan jakaa työntekijöiden kesken. Kalenterien haittapuolia ovat kyvyttömyys antaa tehtävä jokaiselle työntekijälle ja tehtäväriippuvuuksien edustamattomuus.
Kuinka projektiaikataulu arvioidaan?
Hankkeen aikataulu on ehdoton laatu, jos -
- Sitä päivitetään päivittäin tai viikoittain
- Valmis arvioarvo vastaa lähtöarvoa
- Jos työ jakautuu tasaisesti työntekijöiden kesken, varmistetaan sujuva suorittaminen
Projektiaikataulu on erittäin hyödyllinen ohjelmistoyritykselle, rakennusyritykselle, tapahtumanhallinnan organisaatiolle, koulutapahtumille jne. Useimmat ihmiset ovat ottaneet tämän tekniikan käyttöön jokapäiväisessä elämässään. Tämä on organisaatiomenetelmä, joka on kehitetty tekemään elämästä mukavaa, koska se varmistaa, että aikaa käytetään tehokkaasti. Lyhyesti sanottuna, se on paras mahdollinen pienessä kädessä.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas projektien ajoituksen hallintaan. Tässä keskustellaan projektin aikataulun vaiheista ja yleisistä tekniikoista. Voit myös katsoa seuraavia artikkeleita saadaksesi lisätietoja -
- Projektien aikataulutustekniikat
- Projektiaikatauluesimerkki
- Projektipäällikön vastuut
- Primaveran projektijohtaminen