Katsaus projektin etähallintaan (vinkkejä)
Projektia, joka tehdään samassa paikassa ja jota hallitaan, kutsutaan etäprojektinhallintaksi. Tämä esittelee suoritetun tutkimuksen tulokset, jotka perustuvat projektiryhmän jäsenten pätevyyteen etätyön olosuhteissa. Jokainen syrjäisessä paikassa työskentelevä projektipäällikkö tuntee olevansa korkea, koska työ on tehty oikein ja loppuun täydellisesti määräajassa. Etätyö projektissa voi säästää paljon aikaa, voit olla joustava ja se on aikaa säästävä vaihtoehto. Tässä aiheesta aiomme oppia etäprojektien hallinnasta (vinkkejä).
Tavaroiden siirrosta tulee nopeampaa kuin tavanomaista seurantaa. Opimme tuntemaan paljon ihmisistä yksilöinä, joita käytetään tehokkaasti hallitsemaan ja koordinoimaan keskenään, ja pyrimme myös tarvittaessa saamaan ylimääräisen mailin palautteelle. Tämä auttaa suorittamaan tehtävän eläessään ja ajoittamaan ne vastaavasti, priorisoimaan riskit ja lieventämään niitä edelleen toteutettavissa olevina toimina. Viestintä ei ole este, kun työskentelemme etäprojektissa.
Vinkkejä projektin etähallintaan
Tässä on joitain olennaisia vinkkejä etäprojektien hallintaan -
1) Opi tuntemaan henkilökohtainen persoonallisuus:
Mitä enemmän aikaa projektiin vietetään, sitä enemmän oppia tuntemaan henkilöitä. Tätä käytetään hakemaan tietoja, kuten vahvuus, heikkous, kurinpitotoimet, työtavat, kompetenssi, henkilökohtainen potentiaali ja suorituskyky.
2) Energize Team -moraali:
Yksi monista haasteista nykypäivän työpaikalla on huippuosaajien säilyttäminen ja heidän sitoutumisensa. Teemme kovasti töitä hyödyntääksemme inhimillistä pääomaa, koska ne ovat suurin voimavaramme. Haluamme kertoa siitä, mitä olemme oppineet työntekijöidemme sitouttamisesta ja työntekijöiden moraalin parantamisesta. Tämä voi auttaa sinua vahvistamaan ryhmääsi ja hyödyntämään suurinta omaisuuttasi. Vaikka ihminen ei ole kone, he eivät pysty toimimaan tasaisesti vuorossa, niin vähän motivoitumiskerralla kannustaminen arvostaa paljon joukkueen jäseniä. Yksilöiden löytäminen ja palkitseminen heille suorituksestaan on myös osa rohkaisua, jonka tarkoituksena on saada muut suorittamaan työnsä haastavassa ympäristössä.
3) Valmennus ja ohjaaminen:
Työntekijäsi haluavat tietää mitä organisaatiossa tapahtuu. Joten kerro heille, että he jättävät heidät pimeään, vain luo epäluottamusta ja ei varmasti lisää uskollisuutta. Lisäksi työntekijät haluavat tietää mitä ajattelet. He haluavat tietää kuinka näet tietyt tilanteet. Ole avoin työntekijöidesi palautteellesi siitä, kuinka hyvin ohjaat. Heiltä palautteen kysyminen on loistava tapa oppia henkilökohtaisista ohjaustehtäväsi vahvuuksista ja heikkouksista. Ole valmis tekemään joitain muutoksia heidän palautteestaan ja kertoa kuinka teet muutokset. Yksilöiden valmennus ja ohjaaminen saa heidät toimimaan tehokkaasti. Projektin poikkeamat tunnistetaan ja niistä ilmoitetaan asianmukaisella ohjauksella.
4) Seuranta:
Seuranta on ohjelman tai projektin jatkuva arviointi suhteessa sovittuun toteuttamisaikatauluun. Se on hyvä hallintatyökalu jatkuvalle palautteelle projektin toteutuksesta ja rajoituksista, jotta helpotetaan oikea-aikaisia päätöksiä. Valitettavasti monissa hankkeissa tämän rooli tuskin ymmärretään ja vaikuttaa siten kielteisesti hankkeisiin.
Hankkeita seurataan siten, että:
- Arvioi sidosryhmien käsitys hankkeesta
- Minimoi projektin epäonnistumisen riski ja
- Arvioidaan täytäntöönpanon edistymistä.
5) Aseta selkeät tavoitteet:
Vaikka kaikilla ryhmän jäsenillä ja sidosryhmillä ei ole samaa ajatusta, kohtaamme paljon ongelmia tai kamppailuja kommunikoinnissa etäprojektissa.
Vaiheet tavoitteen asettamiseksi:
- Riskien ja kamppailujen tunnistaminen
- Tunnista vaihtoehto ongelmanratkaisulle
- Projektin seuranta ja hallinta
- Hankkeen arviointi
- Yksilöiden palkitseminen
Mikä sanotaan myös SMART-tavoitteiksi:
- S - erityinen
- M - mitattavissa
- A - Saavutettavissa
- R - merkityksellinen
- T - aikaraja
tietty
Erityinen on hyvin määritelty ja selkeä, mitä on tultava esiin tai suoritettava. Mitä tuloksia voidaan saavuttaa odotetulla tavalla?
b) Mitattavissa
Mitattavissa olevat tavoitteet saavat arvioimaan, voidaanko tavoitteet saavuttaa vai ei. Kuinka löytää, voidaanko tavoitteet toteuttaa vai ei?
c) Saavutettavissa
Koska tiedämme resurssien ja ajan saatavuuden, tavoitteet ovat luonteeltaan realistisia. Kuinka todennäköisesti voimme saavuttaa vai ei?
d) Asiaankuuluva
Tavoitteiden sanotaan olevan tavoitteista saavutettavissa vain vähän, ja siten materiaaleihin kohdistuu suurempi vaikutustavoite. Onko sillä yleistä eroa tavoitteessa, kun tavoitteet saavutetaan?
e) Aikaperusteinen
Tätä käytetään tavoitteiden asettamiseen ja niiden toteuttamiseen tietyssä aikataulussa. Milloin tämä tavoite saavutetaan?
6) Kokous
Kokoukset pidetään yleensä jokaisessa projektissa. Meitä käytetään tässä tietojen vaihtamiseen, epäselvän tiedon poistamiseen, tiedon jakamiseen ja projektin tilan ja päivitysten tuntemiseen sekä siihen, miten sitä voidaan edelleen lieventää projektin sujuvuuden kannalta.
7) Viestintäprotokollat
Hyvä viestintäprosessi saa hankkeen sidosryhmät sujuvaksi ja pysymään kiinnostuneena sekä noudattamaan laajuutta, laatua ja toimittamaan tehokkaasti. Projektin onnistuminen riippuu tehokkaasta viestinnästä. Professori Dr. Henry ja hänen tiiminsä (projektijohtamisen instituutti) sanovat tutkimuksessa, että 90 prosentilla hankkeesta on taipumus epäonnistua määräajassa, koska koordinointi- ja viestintäkuilu ovat tehottomia. Vaikka tähän sisältyy myös työvoiman osaamisen puute ja yksilöiden puute. Tästä on nyt tullut kulttuurillinen raportointi, joka on rakennettu jokaisessa organisaatiossa, joten suurin osa projektinjohdosta ei pystynyt saamaan päätöstä hankkeesta ajoissa.
8) Työkulttuuri
Parempi työkulttuuri voi parantaa työvoiman tehokkuutta ja auttaa parantamaan tuloksia. Vaikka henkilöillä on erilliset tehtävät ja määräajat, heitä stressaataan syntyneen vertaispaineen avulla. Joten paremman ympäristön tarjoaminen voi olla stressin lieventämistä. Tämä auttaa parantamaan monissa tapauksissa, kuten tapaamisissa tapahtuvaa vuorovaikutusta ja tiedon vastaanottamista, tilanteen muutosta, projektin analysointia ja parantamista varten viestinnän este on poistettu ja stressin lievittämiseksi.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas projektin etähallintaan (vinkkejä). Tässä keskustellaan olennaisista vinkistä etäprojektien hallintaan. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Projektipäällikön roolit ja vastuut
- Ketterä tuotehallinta
- 8 projektipäällikkö pyrkii välttämään virheitä kaikin kustannuksin
- Hankkeen sidosryhmät