Hyväksyt sitten vai ei, jos olet yksi niistä ihmisistä, joka häiritsee helposti, sähköposti on yksi tärkeimmistä syistä. Olet tehnyt tarkistuksia ja käyttänyt monia temppuja, mutta postilaatikkosi ei näytä toimivan niin kuin haluat. Tässä artikkelissa opit olemaan sähköposti-ninja, joka hoitaa taitavasti kaikki sähköpostiongelmat. Ainoa mitä sinun tarvitsee tehdä, on valita jokin seuraavista menetelmistä, ja se tehdään.
Mutta artikulointimenetelmät eivät auta sinua käsittelemään niin suurta häiriötekijää. Tarvitset ensin terveyttä. Joten tuokaamme järkeä sähköpostiviestisi ja puhumme sitten viidestä yksinkertaisesta asiasta, jonka avulla voit lopettaa kaikki sähköpostitilisi ongelmat.
Tuo järkevyys
Kuinka monta kertaa olet tarkistanut sähköpostisi päivässä? Jos olet työskentelevä ammattilainen tai joku, joka tarvitsee lukea paljon sähköpostiviestejä, numerot olisivat 100, 200 tai jopa 500. Mutta kuinka monta ihmistä tiedät, jotka tarkistavat postilaatikkonsa (useita) 500 kertaa päivässä ja tuntevat terveyttä ? Olet oikeassa. Maapallolla ei voi olla ketään, joka haluaisi tarkistaa sähköpostit 500 kertaa päivässä. Mutta he eivät näytä lopettavan riippuvuuttaan.
Mutta olisitko tämän riippuvuuden keskellä, voisitko nähdä, että tämän postilaatikon riippuvuuden vuoksi menetät arvokkaita tuntejasi päivittäin, päivittäin? Ja paras työsi on edelleen tekemättä, unelmaprojekti on vielä saavuttamatta ja elämäsi on edelleen odotustilassa.
Joten, tässä on mitä sinun pitäisi tehdä, jos haluat tuoda selkeyttä ja järkeä päiväsi.
-
Katkaise Internet-yhteys
Internet on siunaus, josta olemme kaikki samaa mieltä. Mutta liikaa kaikesta toimii vastoin etuja. Sähköpostin liiallinen käyttö on yksi sellaisista asioista. Ihmiset eivät ymmärrä sitä ennen kuin he ovat tottuneet saapuneisiinsa. Joten mikä voi olla mahdollinen toimenpide riippuvuuden parantamiseksi? Ratkaisu on niin perustavanlaatuinen kuin se voi olla. Päästä vain irti lähteestä. Jos olet riippuvainen sähköpostiviestistä, katkaise Internet-yhteys tietyin aikoina, kun haluat tehdä työsi. Älä sano, että sitä ei voida tehdä. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on saada selkeyttä päivässäsi. Suunnittele päiväsi eteenpäin ja siirrä tietoisesti pois Internetistä aina kun haluat tehdä töitä (sähköpostien tarkistaminen ei ole jotain, jota voimme kutsua ”työksi”; joillekin voi, mutta silloin et valita sähköpostin käytöstä liiaksi).
-
Aseta aika, kun käytät sähköpostia
Jos olet kovin riippuvainen postilaatikostasi, se olisi vaikea päästää irti riippuvuudesta. Paras tapa vähentää riippuvuuttasi on asettaa oikea aika, jolloin tarkistat sähköpostitilisi ongelmat. Ehkä kahdesti päivässä. Joillekin ei riitä tarkistaa sähköposteja kahdesti päivässä. Aseta tällöin aikaasi ja tarkista sitten näiden aikajaksojen aikana. Mutta älä mene yli viisi kertaa päivässä.
-
Päästä eroon laitteesta
Nykyaikaisen tekniikan aikakaudella kaikilla on älypuhelin, joten sähköpostien tarkistaminen ja niihin vastaaminen on tullut huomattavasti helpommaksi ja samalla, kun saamme ilmoituksen siitä, kuinka monta sähköpostia me vastaan saamme. Mutta me pelkäämme ajatusta päästä eroon älypuhelimesta. Mutta jos voimme tehdä, pystymme tuomaan elämäämme niin paljon terveyttä, että emme voi ymmärtää nyt. Saatat sanoa, että tämä on todellisuutta vastaan. Kyllä ehkä. Totuus on, että sinulle ei makseta sähköpostien tarkistamisesta. Pikemminkin sinulle maksetaan merkityksellisestä työstä ja panoksesta asiakkaaseesi tavalla, joka tekee asiakkaasta onnellinen. Joten vaikka et pääse eroon puhelimesta; laita se lentokonetilaan tai kytke Internet pois päältä, kun olet töissä. Se säästää paljon aikaa ja lisäksi auttaa sinua muuttumaan puhtaammaksi.
-
Etsitään hiljaista elämää
Jokainen vastaanottamme sähköpostin ilmoitus antaa meille tuntea olevan tärkeä. Se saa meidät tuntemaan alitajuntaan, että teemme tärkeää työtä ja ihmiset tunnistavat sen lähettämällä sähköpostia. Mutta entä jos tästä jatkuvasta sähköpostivirrasta tulee tarpeetonta. Entä jos haluat elämän, joka ei tarvitse mitään tunnustusta ulkopuoleltasi! Entä jos voit tuntea olosi hyväksi vain tekemällä hienoa työtä ja vaivamatta sähköpostia ja jatkuvaa ilmoitusta postilaatikossasi! Eikö se tuo enemmän hiljaisuutta ja järkeä elämääsi (ammatillinen ja henkilökohtainen)?
5 yksinkertaista temppua sähköposti-ongelmien ratkaisemiseksi ikuisesti
Nämä ovat 5 asiaa, jotka voit tehdä ratkaistaksesi kaikki sähköpostiviestisi ikuisesti. Ei, ne eivät ole teknisiä. Kyllä, kuka tahansa voi tehdä ne riippumatta siitä, millaisella uralla tai työelämässä heillä on.
-
Käytä 80-20 -periaatetta sähköpostiisi ja postilaatikkoosi
Hyväksyt, että suurin osa sähköposteista ei tuota arvoa elämääsi. He eivät yksinkertaisesti. Tietysti vain harvat tekevät ja käsittelemme vain niitä, jotka tuovat lisäarvoa elämääsi. Ehdotamme sinulle näitä -
- Tunnista, mistä sähköpostin lähettäjistä saat maksimiarvon. Lisää osoitekirjaasi, jotta et menetä viestejä heiltä.
- Peruuta kaikkien muiden sähköpostin lähettäjien tilaukset.
- Kuinka tekisit sen? Sinun on käytettävä mittaa rajoittaaksesi sähköpostitilauksesi. Seuraa kuinka monta sähköpostia saat päivässä. Oletetaan, että saat 100 sähköpostia päivässä. Nyt 100 sähköpostin seuraaminen on vaikeaa. Mutta sinun ei tarvitse käsitellä 100: ta. Katso vain kuinka monta haluat postilaatikossasi (oletetaan 18-20) ja päästä loput irti. Tilaa vain ja ilmoita roskapostista, jos ne näyttävät lataavan postilaatikkosi jopa tilauksen peruuntumisen jälkeen (monet heistä tekevät).
- Pareto-periaatteen mukaan tiedämme, että vain 20% asioista tekee 80%: n erotuksesta. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää samaa periaatetta suodattaaksesi pois niistä, jotka luovat maksimaalisen vaikutuksen, ja voit päästää irti loput.
-
Oletko kuullut sanan 'poista'
Kyllä, tämä on yksi helpoimmista tavoista käsitellä sähköpostiviestisi. Olemme nähneet monia postilaatikoita, täynnä sähköposteja, 100, 500, jopa 1000, joita ei ole luettu tai joilla ei ole ollut mitään merkitystä, mutta silti ne makaavat postilaatikossa nostaen päätään huomion kiinnittämiseksi. Mutta onko se välttämätöntä? Jos olet joskus kohdannut tällaisen ongelman, ainoa ratkaisu on valita kaikki ja paina 'poistaa'. Jos et pysty siihen, on tiettyjä asioita, jotka opastavat sinua luomaan tyhjä postilaatikko -
- Saapuneet-kansio täynnä sähköposteja luo visuaalista ja vähitellen henkistä epäselvyyttä. Se muistuttaa sinua joka päivä, kuinka paljon et tarvitse niitä, mutta et voi kerätä rohkeutta poistaa ne kerralla.
- Syy, jonka vuoksi et pysty poistamaan niitä kerralla, on se, että sinulla, kuten kukaan meistä, kärsitään tapauskohtaisesta oireyhtymästä. Pidämme asioita tai sähköposteja tai viestejä, vain siltä varalta, että tarvitsemme niitä tulevaisuudessa. Mutta jos et ole avannut niitä viimeisen 3–6 kuukauden ajan, luota siihen, että et enää tarvitse niitä, kyllä ei edes lähitulevaisuudessa. Voit silti tarkistaa ja poistaa poistettavat sähköpostit, mutta se on pitkä prosessi.
- Voit myös käyttää askel askeleelta poistomenetelmää. Päätä vain poistaa 10 sähköpostia joka päivä tarkistuksen jälkeen. Ja älä anna minkään uuden sähköpostin istua postilaatikossasi. Jos niitä ei tarvita, poista ne. Lue vanhat sähköpostit ja poista ne 10 sähköpostiviestiä päivässä. Se helpottaa asioita sinulle.
-
Sähköpostiviestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen
Edellisissä osioissa mainitsimme, kuinka pystyt poistamaan sähköpostitilisi ongelmat ja poistamaan postilaatikkosi tyhjäksi. Puhutaan tässä osiossa kuinka kirjoittaa tai vastata sähköposteihin. Jos olet ammattilainen ja sinun on käsiteltävä paljon asiakkaita, käytä seuraavaa tapaa hallita sähköpostien kirjoittaminen -
- Tätä voidaan kutsua minimalistiseksi propagandaksi, mutta tällä menetelmällä on paljon etuja. Jos käytät sitä, se säästää aikaa, vaivaa ja auttaa lyhentämään sähköpostisi aikaa.
- Aina kun kirjoitat tai vastaat sähköpostiviestien ongelmiin, varmista, että sähköpostiosoitteesi ei saa olla yli 5 lausetta pitkä. Kyllä, voi olla sähköposteja, jotka sinun täytyy kirjoittaa koko kokouksen esityslista tai koko raportin kopio. Mutta siinä tapauksessa varmista, että käytät liitetiedostoa (.doc tai .pdf tai .xls). Älä käytä sähköpostiosoitettasi koko asian kirjoittamiseen. Koska raportti tai esityslista voidaan tehdä eri aikoina sähköpostien käsittelemisen kanssa tai ilman sitä.
- Vain 5 lauseen kirjoittaminen sähköpostiin tuo säästää aikaa puolestasi ja säästää samalla sähköpostiviestiasi lukevien ihmisten aikaa. Joten kirjoita vain 5 lauseita sähköpostia ja ei muuta.
-
Luo tunnisteita
Jos käytät Gmailia, voit siirtyä asetuksiin ja luoda tarroja. Tunnisteiden luominen ratkaisee suurimman osan postilaatikkoosi liittyviä ongelmia. Käytä seuraavia vaiheita käsitelläksesi postilaatikkoasi tehokkaasti -
- Ensinnäkin, luo kolme prosessoitavaa tarraa. Ensimmäinen merkki olisi ”välitön”, toinen olisi “tärkeä” ja kolmas olisi “poista”.
- Kun siirrät aikataulua tarkistaaksesi sähköpostisi, laita ne luomiin tarroihin.
- Kun etikettiin tallennetut sähköpostit ovat ”välittömiä”, käsittele ne heti. Ja jos työ on tehty, käsittele se kolmanteen otsikkoon ”poista”.
- Merkinnällä ”tärkeä” on enemmän merkitystä kuin millään postilaatikon merkinnällä. Korosta siis tätä enemmän. Merkinnässä “tärkeä” sinulla on pitkäaikaisia projekteja sisältäviä sähköposteja tai jotain, joka vaatii enemmän huomiota kuin muutama sekunti tai minuutti. Kuten olet valmis heidän kanssaan, käsittele ne etiketin poistamiseksi.
- Viimeiseksi, mitä saat "poistaa" -etiketistä, näe ne yksi kerrallaan ja poista ne postilaatikostasi.
- Et voi käyttää tätä menetelmää. Rakenna oma menetelmäsi. Tärkeintä on, että sinulla on menetelmä postilaatikkoosi. Mikä tahansa menetelmä tekisi, jos se auttaa luomaan postilaatikko-terveyttä.
-
Ole varovainen käsitellessäsi sähköpostiasi
Tässä hulluissa tuottavuusaikoissa ammattilaiset ovat unohtaneet mielekkyyden arvon. Ja postilaatikon hallitseminen ei ole huolenaihe. Jopa silloin, kun mietit sähköposteista tai postilaatikoista, kaikki sinun kannattaa lisätä tuottavuutta. Mutta totuus on, että läsnäolo on tärkeämpää kuin tuottavuus. Jos olet läsnä, sinun ei tarvitse huolehtia ajan löytämisestä. Sinulla on aikaa. Ja läsnä ollessa nyt sinulla on myös järkevyyttä. Käytä seuraavia vaiheita ollaksesi varovaisia käsitellessäsi postilaatikoitasi -
- Aina hidastaa saapuneiden postilaatikkojen käsittelyä. Älä kiirehdi. Tee se vain kuin olet meditaatiossa 15-20 minuuttia. Ole tietoinen jokaisesta liikkeestäsi.
- Älä mene muihin sähköpostitiliongelmiin, ennen kuin olet saanut yhden. Käsittele postilaatikkoosi liittyviä sähköongelmia yksi päivä kerrallaan, ja huomaat, että prosessista tulee sujuvampaa ja helpompaa.
- Aina kun vastaat tai vastaat kenelle tahansa, kirjoita lauseet ikäänkuin olet täysin tietoinen siitä, kuinka kirjoitat, miten käsittelet tietoja mielessäsi ja miten osoitat.
- Anna etusija enemmän läsnäololle kuin tuottavuudelle, kyllä, jopa käsittelyssä postilaatikoitasi.
Edellä olevia vinkkejä ei ehkä löydy omaoppaista tai artikkeleista, jotka käsittelevät postilaatikon hallintaa. Saapuneet-kansion hallinta ei koske sitä, kuinka voit luokitella tai käsitellä sähköpostisi (vaikka olemme myös maininneet sen); Kyse on enemmän siitä, kuinka et menetä terveyttä. Jos noudatat näitä vinkkejä, huomaat, että sähköposti ja postilaatikko eivät ole isojen edessäsi ja siten pystyisit tekemään suurimman työn.
Valitse jokin yllä olevista ja yritä toteuttaa se. Katso itse, kuinka voit auttaa itseäsi käsittelemään postilaatikkosi kasan sähköpostiongelmia tehokkaasti.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas kaikkien sähköposti-ongelmien ratkaisemiseksi ikuisesti. Ei, ne eivät ole teknisiä, mutta kuka tahansa voi ne toteuttaa. Nämä ovat seuraavat sähköpostioikeuksiin liittyvät ulkoiset linkit.
- 5 Rude-sähköpostiviestiä, jonka lähetät joka päivä
- 22 hämmästyttävää tapaa ratkaista tekniikkaan liittyviä ongelmia (yksinkertainen)
- 12 tehokasta tapaa hyödyntää automatisoituja sähköposteja parhaalla mahdollisella tavalla