Sähköpostien etikettisäännöt

Jopa tällä tietotekniikan ja nopean sähköisen viestinnän aikakaudella jokaisen odotetaan noudattavan tiettyjä koodeja ja etiikkaa vuorovaikutuksessa tietokoneen tai muun laitteen kanssa. Sama sähköpostietikettisääntö koskee kaikkia riippumatta siitä, oletko työskentelevä ammattilainen, sähköpostietikettisäännöt yrittäjälle vai opiskelijalle. Itse asiassa sähköisen viestinnän lähteitä on useita, kuten sähköposti, Facebook, Twitter, Skype ja paljon muuta. Sähköpostien etikettisääntöjä työpaikoilla pidetään epäilemättä yhtenä yleisimmistä ja tehokkaimmista viestintäkeinoista. Nykyään sähköpostin etikettisäännöt työpaikalla eivät rajoitu pelkästään tärkeän viestin lähettämiseen, vaan sen kehä on laajentunut paljon laajempaan rajaan. Itse asiassa tutkimuksen mukaan sähköpostiosoitteiden käyttäjien määrä hiipuu tasaisesti Internetin käyttäjien kasvavan määrän kanssa.

Mutta myöhässä, valitettavasti yrityksille tarkoitetut sähköpostietikettisäännöt ovat pääsemässä uhka-alueelle saastaisen kielen avulla. Lisäksi on ollut melko monia tapauksia, joissa niitä on tulkittu täysin väärin valtavan viestintäkuilun takia. Lisäksi on oikeutetusti ehdotettu, että älä lähetä sähköpostia, kun olet ärsyyntynyt tai jos sinulla on huono tunne tunteessasi ketään. Tämä voi edelleen vaikeuttaa ongelmia, jos niitä ei selvitetä ajoissa tai jos sähköposti ei lähetä oikein. Viime kädessä se luo kielteisen vaikutuksen ja näyttää olevan epäammattimainen.

Tärkeitä sähköpostin etiketin perussääntöjä

Tässä on joitain sähköposti-etikettisääntöjä, joita ihmiset usein sivuuttavat tai joita ei yleensä noudateta-

Sähköpostin etikettisäännöt # 1. Kaikki korkit

Kun kirjoitat muodollista tai epävirallista sähköpostia, sinun on oltava tietoinen siitä, että Caps-lukko ei ole päällä. Yleisesti ottaen ei kuulosta hyvältä koota sähköpostiviesti, joka koostuu kaikista lohkokirjeistä. Ammatillisella tasolla tämä virhe tunnetaan yleensä nimellä "huutaminen". Lisäksi kirjoituksesta tulee melkein lukematonta. Jos kuitenkin haluat todella kokeilla jotain uutta ja etsiä uutta kirjasintyyliä, voit käyttää kaikkia sanoja pienillä kirjaimilla. Itse asiassa tämä tyyli on tulossa suosituksi nykyään. Mutta oikea lähestymistapa sähköpostin kirjoittamiseen on tietojen kirjoittaminen normaalisti käyttämättä liikaa fonttityylejä. Voit korostaa / lihavoida tai alleviivata viestin tärkeän osan.

Sähköpostin etikettisäännöt # 2. Sähköpostin lähettäminen ilman oikolukua

Toinen virhe, jonka ihmiset yleensä tekevät, on sähköpostin lähettäminen lukematta mitä he ovat itse kirjoittaneet. Olet ehkä kirjoittanut kaikkein tärkeän sähköpostiviestin erittäin huolellisesti, mutta sinun pitäisi tehdä tapa lukea sisältö uudelleen ennen kuin napsautat 'lähetä' -painiketta. Postissasi voi olla kirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä, jotka johtavat huonoon vaikutelmaan. Älä ole huolimaton kirjoittaessasi, vaikka se ei olisi virallinen viesti. Oikoluvusta tai muokkaamisesta tulee entistä tärkeämpää, jos postissasi on automaattinen korjausvaihtoehto. Lukeminen varmistaa, että olet maininnut kaikki tärkeät kohdat postissasi ja et ole unohtanut liittää tarvittavia asiakirjoja, jos sellaisia ​​on.

Sähköpostietikettisäännöt # 3. Virhe edelleenlähettämisessä

Saatat olla yllättynyt tietäessäsi, mutta tosiasia on, että ihmiset eivät noudata tapoja edes lähettäessään sähköpostia jollekin. Oikeastaan ​​'Eteenpäin' on yleensä luokiteltu kolmeen luokkaan-

  • Vääriä sähköposteja, jotka sisältävät vääriä lupauksia

Sinä olet jo saattanut löytää monia vääriä sähköposteja, jotka sisältävät vääriä lupauksia. Esimerkiksi, se voi pyytää sinua välittämään tietoja monille ihmisille, jotka väittävät tarjoavan sinulle tietyn määrän rahapalkkion tämän tehtävän suorittamisesta. Varo tällaisia ​​sähköposteja!

  • Kuvia ja hauskoja faktoja sisältävät sähköpostiviestit

On monia sähköposteja, jotka sisältävät söpöjä kuvia eläimistä, vauvoista tai muista mielenkiintoisista esineistä, ja lähettäjä pyytää lähettämään sinut edelleen henkilöille. Lisäksi se voi sisältää myös mielenkiintoisia faktoja ja tietoja mistä tahansa aiheesta. Ole kuitenkin erittäin varovainen, ennen kuin työpaikalla noudatat sähköpostietikettisääntöjä, joille ne toimitetaan eteenpäin jollekin.

  • Roskapostit tai roskapostit

Hakkerit lähettävät ne yleensä uhreille. He lähettävät sähköpostit irtotavarana monille ihmisille jumalien ja jumalattareiden nimissä. Voit esimerkiksi saada postituksen tuntemattomalta lähteeltä, joka pyytää sinua välittämään sen jonkin hindu jumalan tai Jeesuksen Kristuksen nimessä.

Sinun on oltava erittäin valpas ja tietoinen, kun käsittelet tällaisia ​​vääriä sähköposteja. Sinun on noudatettava alla annettuja yksinkertaisia ​​ohjeita-

  • Älä lähetä roskapostia tai roskapostia edes vahingossa
  • Jos kuva, video tai sähköpostin sisältö lumoaa sinut ja haluat todella lähettää sen edelleen, muista lähettää se vain henkilökohtaisella huomautuksella.
  • Voit tarkistaa sähköpostin sijainnin tarkkailusivustoilla, kuten Snopes.com.
  • Älä jatka sähköpostien välittämistä jokaiselle osoitekirjan henkilölle.

Sähköpostin etikettisäännöt # 4. Sisällön liioittelu tai lyhentäminen

Joillakin ihmisillä on tapana liioitella tai tarpeettomasti kehittää pistettä, kun he kirjoittavat sähköpostiviestien sääntöjä työpaikalla. Ole hyvä ja päästä eroon sellaisista käytännöistä, koska kaikki eivät ole miellyttäviä silmille. Vältä pitkien lauseiden käyttöä; sen sijaan, kirjoita kohtaan ja lyhyisiin kappaleisiin. Luettelomerkkien ja numeroiden käyttö on aina rohkaisevaa, koska ne voidaan ymmärtää helposti. Voit lihavoida tai käyttää kursivointia korostaaksesi tärkeitä näkökohtia.

Toisaalta, se ei tarkoita, että voit valita lyhyimmän polun viestin välittämiseen. Tämä on soveltuvampaa ja tärkeätä etenkin, kun vastaat mihin tahansa sähköpostiohjeeseen. Älä vastaa vain yhdellä sanalla. Itse asiassa tämä sähköpostiviestin säännöt rikkovat yrityksiä usein, jos henkilön on vastattava myöntävästi tai kieltävästi. Sähköposti tulee melko äkillinen ja näyttää hankalalta. Miksi on tärkeää seurata tätä mallia? Vastaus on, että jokaisella sähköpostilla on tietty ääni ja sitä on noudatettava tiukasti kirjoitettaessa. Joten vastaa takaisin kirjoittamalla täydellinen lause.

Sähköpostietikettisäännöt # 5. Hyväksy monimutkainen lähestymistapa säveltämisen aikana

Tämä on totta monissa tilanteissa. Usein ihmiset eivät kiinnitä huomiota ääniin tai kieleen kirjoittaessaan sähköpostia. Lopputulos; he lopulta kirjoittavat erittäin monimutkaisella kielellä, jota on melko vaikea ymmärtää. Vaikeiden sanojen käyttöä on ehdottomasti vältettävä. Pikemminkin lähestymistavan tulisi olla yksinkertainen. Kielen tulee olla selkeä, jonka kuka tahansa voi helposti ymmärtää. Kun teet niin, sinun on kuitenkin muistettava, kenelle osoitat postissa. Laadi tosiasiat organisoidulla tavalla. Ole varovainen oikeiden välimerkkien käyttämisessä.

Sähköpostietikettisäännöt # 6. Kokonaismuodollisen lähestymistavan omaksuminen

Nyt tämä on jotain, joka on löydetty useista sähköpostien etikettisäännöistä työpaikoilla. Toisinaan yksilöistä tulee liian epävirallisia lähestymistavassa, joka alkaa heijastua viestin sävyyn. No, se riippuu suuresti lähettäjän ja vastaanottajan välisestä suhteesta. Riippumatta siitä, mikä kyseessä on, sinun on seurattava epävirallisuuden tasoa, ellet ole osoittanut jollekin erityiselle. Sinun on oltava varovainen fancy kirjasimien, värillisten tekstien ja tekstiviestien, kuten ”u” sinulle tai “ur” tai sinun jne. Käyttämisessä.

Sähköpostietikettisäännöt # 7. Ryhmäsähköpostiviestien lähettäminen tai niihin vastaaminen

Monta kertaa sinun on lähetettävä ryhmäsähköposteja. Tässäkin tapauksessa sinun on oltava harkittu lähestymistavassasi, jotta et laskeudu vaikeuksien alueelle. Varmista aina, että käytät BCC-kenttävaihtoehtoa, kun lähetät viestin irtotavarana monille henkilöille. Tästä on hyötyä, että voit piilottaa muiden lähettämiesi henkilöiden sähköpostiosoitteet. Kukaan henkilö ei pysty selvittämään, kuinka moni henkilö on vastaanottanut saman postin. Yritykset käyttävät tätä käytäntöä yleensä, kun he kutsuvat useita haastattelijoita.

Samoin, jos vastaat ryhmäsähköpostiin, voit säästää paljastamatta muiden henkilöiden sähköpostiosoitteita. Tässä tapauksessa voit käyttää CC-kenttää. Ole kuitenkin erittäin varma ja varovainen, ennen kuin käytät tätä työkalua.

Sähköpostietikettisäännöt # 8. Ammatillisen ja henkilökohtaisen yhdistäminen

Suurimmalla osalla ammattilaisille toimivista sähköpostiohjeista on kaksi erillistä sähköpostia, joista yksi on henkilökohtainen, kun taas yksi on yrityksen sähköposti, joka sisältää vain virallisia viestejä. Jotkut ihmiset kuitenkin käyttävät toimistopostin tunnustaan ​​henkilökohtaisen viestin lähettämiseen ystävilleen tai sukulaisilleen. Tätä ei voida millään tavoin hyväksyä, ja se on työpaikan sähköpostiohjeiden sääntöjen ja käytännesääntöjen täydellinen rikkomus. Vaikka haluat jakaa mielenkiintoisen videon, vitsin tai muun henkilökohtaiseen muistiinpanoon liittyvän tiedon työtovereidesi kanssa, käytä aina henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi. Monet yrityksiä koskevat etikettisäännöt ovat erittäin tiukat tässä huomautuksessa, ja mikä tahansa tämän rintaman rikkominen voi johtaa henkilön rankaisemiseen. Varmista lisäksi, että et lähetä NSW (Not Safe for Work) -viestejä yrityksen tunnuksesta. Syyttämättömien videoiden tai sisällön lähettäminen voi johtaa työntekijän karkottamiseen.

Sähköpostietikettisäännöt # 9. 'Hellävaraisten muistutusten' lähettäminen

Jos olet huomannut tarkkaan, erittäin suosittu lause on todella suuntaus sähköpostiosoitteiden maailmaan, joka tunnetaan nimellä ”Gentle Reminder”. Tätä termiä käytetään yleisesti erityisesti sähköpostin otsikkorivillä. Kuten nimestä voi päätellä, lähettäjä muistuttaa vastaanottajaa tosiasiallisesti siitä, että se maksaa jäljellä olevat maksut jne. Mutta toisinaan viesti tulkitaan väärin. Monet yrityksiä koskevat etikettisäännöt ovat pitäneet tätä rikoksena, koska heille muistutetaan jotain. Joten vaikka joudut lähettämään muistutuksen, ole varovainen kielen ja äänen suhteen.

Sähköpostin etikettisäännöt # 10. Mega-tiedostojen lähettäminen

On mielenkiintoista huomata, että ihmiset rikkovat paitsi sähköpostien etikettisääntöjä työpaikalla kirjoittaessaan viestinsä sisältöä, mutta jopa silloin, kun he liittävät asiakirjan kirjoituksensa tueksi. Kyllä, se voi tuntua järjetömältä, mutta minkä tahansa 10 Mt: n tai sitä suuremman asiakirjan tai tiedoston liittämistä pidetään käyttäytymisen loukkaamisena. Sellaisena palvelimet eivät voi ottaa vastaan ​​niin suuren asiakirjan painetta. Tällaisia ​​liitteitä missä tahansa muodossa on vaikea lähettää, ja ne voivat aiheuttaa sotkun kuitin postilaatikkoon. Jos joudut kuitenkin lähettämään suuren koon tiedoston, valitse parempi online-palvelu, kuten Dropbox, Hightail tai DropSend.

Sähköpostin etikettisäännöt # 11. Epätäydellisen aihepiirin kirjoittaminen

Uskotko sitä vai et, mutta Aihe-riviä pidetään kaikkien sähköpostien tärkeimpinä osina. Postin vastaanottaja huomauttaa ensin postin aiheen, koska se on näin näkyvissä postilaatikossa. Juuri tästä aiheesta vastaanottaja selvittää, mistä viesti on kyse. Siksi on tärkeää kirjoittaa täydellinen ja tarkoituksenmukainen aihe ja tulla sitten muuhun kehoon. Sopimaton otsikkorivi osoittaa mielenkiintosi viestin lähettämisestä vastaanottajalle.

Sähköpostin etikettisäännöt # 12. Sähköpostin alku ja allekirjoittaminen

Sähköpostin alku heijastaa paljon muun kehon sävyä ja kieltä. Vain kirjoittamalla hei tai pelkkä hei kuulostaa hieman järjetömältä. Jos tiedät henkilön nimen, voit osoittaa hänelle nimen ja jos ei, kirjoita vain Arvoisa vastaanottaja. Jos osoitat vanhemmallesi, et voi aloittaa Hei Sir. Jos haluat jonkun henkilön, joka pyytää häntä tulemaan haastatteluun, voit joko viitata hänen nimensä perusteella tai kirjoittaa vain 'Hyvä hakija'.

Samoin, kun suljet postia, älä kirjoita kiitosta turhaan, ellet pyydä henkilöä suosiota puolestasi. Itse asiassa 'Terveiset' on sopivampi ja asianmukaisempi sana, yhteenvetona sanottuna, koko viestin keskustelu.

Sähköpostin etikettisäännöt # 13. Oman mukavan ajan vastaaminen

Tämä on huono tapa kehittää erityisesti, jos olet sidoksissa ammatilliseen maailmaan. Jotkut ihmiset nauttivat ylellisyydestä vastata takaisin sähköposteihin, joissa heiltä pyydetään tietoja, vaikka he tietävät vastauksen. He vastaavat vain nimimerkissä tai kun he saavat muistutusviestin. Tietysti sinun tulisi käsitellä sähköposteja niiden ansioiden perusteella, mutta ainakin vastata takaisin aiheeseen tai aiheeseen liittyvällä vastauksella.

Sähköposti-etikettisääntöjen tekeminen:

On tärkeää välttää käytäntöjä, joissa rikot sähköpostin etikettisääntöjä yrityksille. Sinun tulee noudattaa käytännesääntöjä oikein kirjoittaessasi työpaikalla sähköpostiohjeita, jotka heijastavat aitoutta ja vilpittömyyttäsi.

Aiheeseen liittyvät kurssit

Tämän viestin avulla keskustellaan joistakin sähköpostin etikettisäännöistä, joita ihmiset usein sivuuttaa tai joita yleensä ei noudateta. Täällä olemme keskustelleet tärkeistä sähköpostien etikettisäännöistä työpaikalla.

  1. Sähköpostietiketin koulutuksen perusteet
  2. Sähköpostimarkkinoinnin koulutus
  3. CRT: 05 - Sähköposti-etiketti

Luokka:

Yrittäjyyden kehittäminen