"Viestintä on avain vahvaan suhteeseen, jota molemminpuolinen yritys ja ymmärrys edistävät. Ja viestintäsuunnitelma on väline siihen".
kehittää tehokas viestintäsuunnitelma - meitä ihmisinä ajaa viestintä, joka on elämämme ja toimintamme lähde, samoin kuin organisaatioiden pyrkimykset ja hedelmälliset luomukset, strategiat tai ideologiat, jotka he haluavat esitellä yleisölle tai sisällä omat yritys- tai ei-yrityspiirit.
Tämä projektilujuus ajaa nämä organisaatiot hyväksymään viestintäsuunnitelmat, jotka puhuvat laajasti niistä ja heidän temaattisista ehdotuksistaan ja suunnitelmistaan.
Mikä on viestintäsuunnitelma ja miksi se on niin välttämätöntä?
Viestintäsuunnitelma on strategisesti suuntautunut kirjallinen asiakirja, joka esittelee yrityksen päämäärät ja tavoitteet sekä niiden meneillään olevat toimet tai projektit.
Voimme myös sanoa, että se on informatiivinen kappale, joka selittää sidosryhmille ja sidosryhmälle, mihin yritys pyrkii ja tulevaisuuden suunnitelmiinsa.
Seuraavat komponentit muodostavat viestintäsuunnitelman:
- Päämäärät ja tavoitteet
- Prosessi ja toimintasuunnitelma
- Luettelo hankkeisiin osallistuvista sidosryhmistä tai ryhmästä
- Selvitetäänkö ihmisiä, joille viestintäsuunnitelma olisi osoitettava?
- Kuinka aiot arvioida suunnitelmasi voitot?
Kommunikaatio voi olla missä tahansa muodossa: raporttina elektroninen media, painetut julkaisut, konferenssimateriaali, tutkimukset, markkinointi- tai myyntityökalut, puheet jne., Jotta projektipäälliköt tai johtoryhmä voivat suunnitella projektinsa yrityksen odotusten mukaisesti ja toteuttaa heidän kohdennetut tavoitteensa.
Hän pystyy asettamaan halutun viestintästandardin ja -äänen tietyn projektinopeuden ja johdonmukaisen työnkulun asettamiseksi. Se auttaa myös projektisuunnittelijoita asettamaan prioriteettinsa ja käyttämään resursseja optimaalisesti.
Koska asiaankuuluva on viestintäsuunnitelma, yhtä tärkeä on tapa kehittää sitä, jota yritystoiminnan tarpeet tukevat.
Vinkkejä vaikuttavan viestintäsuunnitelman kehittämiseen!
Tutki viestinnän suuntausta ja tarkista tutkimustasi:
Löydä organisaatiosi viestinnän trendi. Jotkut organisaatiot palkkaavat yrityksiä selvittämään, mitä tapahtuu, mutta nämä menot saattavat olla taakka yrityksesi budjetille.
Joten voit säästää tutkimalla itseäsi, miten organisaation muut kommunikoivat, miten he ovat vuorovaikutuksessa ja suorittavat päivittäistä operatiivista toimintaansa ja ovatko he saavuttamassa konkreettisia tuloksia?
Vastausten saamiseksi sinun on korjattava tapaaminen ja tehtävä aivoriihi henkilöstön ja esimiehen kanssa ja löydettävä tulokset tai haitat tai ongelmat, jotka saattavat estää heidän viestintäänsä.
Valitse henkilö, joka johtaisi
Ennen varsinaisen prosessin alkua on erittäin välttämätöntä löytää edustaja, joka aloittaisi viestintäprosessin ja laatia viestintäsuunnitelman. Hänen on täytettävä seuraavat kriteerit:
- Hänen tulee olla aina valmis toimimaan yhteistyössä, koordinoimaan ryhmän muiden jäsenten ja henkilöstön kanssa ja asettamaan viestintäsuunnitelmat ja tavoitteet.
- Hänen on kyettävä varaamaan aika ja henkilöstö viestintätarpeiden tyydyttämiseen.
- Pystyy päättämään tarvittavasta viestintäjärjestelmästä ja sen tehokkuudesta ja mahdollisista vaikutuksista.
- Hänen tulisi saada arvioija samoin kuin muut mukaan erilaisten viestintästrategioiden ja viestintäsuunnitelmien laatimiseen ja tarkistamiseen.
- Kyky tuottaa monia luovia ideoita viestintäsuunnitelman onnistuneeseen toteuttamiseen,
Kehitä viestintää ja luottamusta ikätovereidesi ja yhteisön kesken
Sinun tulisi ylläpitää vahvaa viestintää ja luottamusta ja hallita asianomaisten ihmisten odotuksia, etenkin niitä, jotka ovat kumppaneita yrityksissäsi. Tämä luo turvallisen ympäristön ja vähentää mahdollisia riskejä tai huhuja.
Oikeat ja oikea-aikaiset tiedot voivat auttaa yhteisöjä osallistumaan aktiiviseen osallistumiseen ohjelmiin, saamaan palautetta ja voivat olla tarkoituksenmukaisia sitoutumaan ja ymmärtämään ohjelman hyötyjä.
Määritä tavoitteet ja päämäärät
Määritä kaiken yrityksen informaation jälkeen viestintäsuunnitelman tavoitteet ja päämäärät ja mitä haluat saavuttaa. Tavoitteesi loihtivat yrityksen tavoitteisiin, joihin kuuluu
- Palvelusi yritykseesi,
- Kuinka hyvin voit luoda vaikutuksen
- Kuinka voit keskittää viestintäverkon
- Rakenna ryhmätyötä
- Paranna tuotteiden toimitusta
- Millä tasolla viestintäsuunnitelmasi vaikuttaa vaikutuksiin sidosryhmiin, tiedotusvälineisiin ja hallitukseen.
Tavoitteet ovat tarvittavat resurssit, olivatpa ne sitten inhimillisiä tai mekaanisia, hankkeeseen käytettäviä prosesseja, millaisia tuotteita tai palveluita yritys aikoo tuottaa tai edistää ja minkälaisia parannuksia nykyisissä prosesseissa tai toiminnassa tarvitaan.
Ota selville viestintäsuunnitelmasi mahdolliset yleisöt / lukijat
Sinun on selvitettävä potentiaalinen yleisö, johon yhdistyksesi voivat ottaa yhteyttä tai yrittää vaikuttaa sinuun. Nämä yleisöt ovat asiakkaasi, jäsenet, asianomaiset yhdistykset, kouluttajat, teollisuuden edustajat, tiedotusvälineet jne.
Tähän sisältyy tutkimuksesi ja tutkimus ihmisistä, joilla voi olla suora vaikutus käynnissä oleviin hankkeisiin tai toimintoihin, ja selvitään ryhmät, jotka ovat osa organisaatiota tai ulkopuolista, mutta liittyvät projektiin.
Tämän avulla voit priorisoida kohderyhmäsi ja tehdä paremman päätöksen.
Toiminnot, jotka sinun on tehtävä ennen viestintäsuunnitelman toteuttamista tai sen jälkeen
Sinun on annettava arvio siitä, millaisia tietoja ja toimintoja sinun on jaettava tietosi. Muodosta eri ryhmät tai yhteisöt, suorita erilaisia arvosteluja ja arvioi prosesseja.
Osallistu joka kuukausi yhteisökokoukseen ja luo foorumi, jossa asianomaiset ihmiset voivat keskustella tai jakaa huolenaiheita. On myös erittäin tärkeää jakaa tutkimuksesi tai havaintosi arvioijien kanssa ja suorittaa tutkimuksia.
Suunnittele tärkeimmät kohdat
Etsi ja suunnittele tärkeät kohdat tai viestit, jotka haluat toimittaa. Se auttaisi sinua suodattamaan tarpeettomat tosiasiat tai tiedot ja toimittamaan parasta, tarkkaa ja tehokasta.
Tämä auttaisi sinua ymmärtämään myös ihmisten tarpeita ja odotuksia sekä sellaisia kysymyksiä, joita he voivat kysyä. Ja auttaa sinua ymmärtämään, kuinka ohjelma ja projekti voivat vaikuttaa yhteisöön tai osavaltioon.
Viestiä päätettäessä ymmärrä ja arvioi tilanne, johon viestintäprosessi kuuluu, ja yleisön mieliala, kieli, jolla viesti on välitettävä, välitettävän viestin tyyppi ja yleinen suunnittelu.
Viesti tulisi laatia pitämällä yleisön tyyppi mielessä. Tärkeää myös, jos yleisö on nuoria, vanhoja tai lapsia, ja kehystele sitten viesti vastaavasti.
Kuten James Thurbe sanoi, ”Viestinnän tarkkuus on tärkeämpää kuin koskaan ennen hiusten laukaisun tasapainossa, kun väärä tai väärin ymmärretty sana voi aiheuttaa yhtä paljon katastrofia kuin äkillinen ajaton teko.
Arvioi yleisön herkkyys
Selvitä ihmisten mieliala ja määrittele, kuinka ihmisten tulisi reagoida tilanteen mielialaan ja herkkyyteen. Yhdessäkään sanomassa ei saa olla sanoja tai lausuntoja, jotka osoittavat kunnioittamattomuutta minkään kansan kielen, kulttuurin, uskonnon tai uskon suhteen.
Selvitä, mikä on yleisön yleinen mieliala, ja pitämällä yllä oikea tasapaino kommunikoinnissa, positiivisen äänen säilyttäminen auttaa tavoittamaan enemmän ihmisiä kuin levittämään negatiivisuutta, joka voi sytyttää pelon tai vihan.
Kieli
Tiedä kieli, jota yleisö puhuu, ja onko käyttämäsi kieli muodollinen vai epävirallinen, yksinkertainen vai hienostunut. Yksinkertaisesti, jos tavoitat ihmisiä, sinun on kirjoitettava ja käytettävä muiden ihmisten kieltä arvohenkilöille tai yritysmaailmalle, vaaditaan hienostunutta kieltä.
Tilanne saattaa tulla päätökseen, valitaanko epävirallinen kieli vai muodollinen kieli. Joskus liian muodollinen kieli saattaa saada kuulijat tuntemaan, ettet puhu heille.
Käytetyn kielen tulee olla viestintäsuunnitelma ja suoraviivainen, joka osoittaa mitä haluat sanoa ja tuntea.
Etsi viestinnän tila
Ajattele paras viestintäväline, joka voi olla joko sähköinen, tulostettu tai suullinen. Nämä välineet voivat vaihdella esitteistä, esitteistä, kansista, verkkosivustoista, korteista, televisiosta jne.
Keskustele ideoista johtoryhmän ja muun henkilöstön kanssa ja tule idealle, joka todella toivoisi sinulle menestystä. Viestintään tarvittava väline riippuu myös siitä, mihin yleisö kohdennetaan viestinnän aikana.
Sinun on varmistettava, että valitsemasi viestintätapa välittää viestin asianomaisten osastojen tai ihmisten kanssa ajoissa, esimerkiksi jotkut saattavat tarvita PowerPoint-esityksen, kun taas lehdistö saattaa tarvita projektiryhmän johtajan haastattelun.
Median valintaa koskeva oikea päätös merkitsee menestystäsi viestintämallissa ja valitsemassasi puitteissa. Sinun on varmistettava, että arviointitiimin jäsenet tuntevat olonsa mukaviksi erityyppisten viestintyyppien kanssa.
Eri tyyppien vuoksi on kriittistä, että arviointitiimisi jäsenet ovat tyytyväisiä käyttämääsi tai tarkoittamaasi viestintään.
Viestintäsuunnitelman työkalujen tai välineiden tyyppi sisältää:
- Kokousyhteenvedot
- Tilaraportit
- Uutiskirjeet
- tutkimukset
- Internet / intranet-verkkosivu
- Pienryhmäkokoukset jne
Etsi tekijät, jotka voivat vaikuttaa viestintämenetelmään
Työskentele niiden eri tekijöiden tai syiden suhteen, jotka voivat vaikuttaa valittuihin viestintämenetelmiin, tarkastele paikallista tilannetta ja tapausta ja selvitä, millaisia viestintäkanavia yhteisössä on käytettävissä ja minkä tyyppisiä toimintoja voidaan sisällyttää.
Sinun on myös selvitettävä yleisön tyyppi - heidän uskontonsa, kulttuurinsa, ikäryhmänsä, sukupuolesuhteensa olipa lukutaito tai lukutaidoton ja enemmän nuoria tai naimisissa olevia. Tärkeintä kaikesta siitä, kuinka nämä ihmiset voidaan tavoittaa.
Erittäin tärkeä tekijä, jota ihmiset yleensä jättävät huomioimatta, on sen riskin laajuus, joka liittyy viestinnän viestin levittämiseen ihmisille. Toinen näkökohta siihen, voisiko viestintäprosessi olla kaksisuuntainen vai yksisuuntainen, esimerkiksi tarvitaanko ohjelma palautetta vai ei?
Asenna matriisi
Paras idea on omata matriisi tiettyyn projektiin liittyvän viestintäsuunnitelman kanssa, kuten kokousten tarkistaminen, tilaviestin asettaminen.
Selitä projektin teema, mitkä ovat keskustelun keskeiset kohdat, miten hanke toteutetaan, miten kohderyhmät ja heidän vastuunsa jakavat. Tämä voi auttaa asettamaan odotuksen ja asettamaan rajat viestintäsuunnitelmalle.
Tämä prosessi johtaisi matriisin muuntamiseen informatiiviseksi kappaleeksi, grafiikkaksi, joka voitaisiin jakaa ja hyödyntää kaikille, jotka työskentelevät projektin parissa.
Aseta aikataulu
Kun olet selvittänyt tavoitteesi, järjestä kaikki tiedot kalenterimuodossa ja mainitse lyhyet tiedot kattavista hankkeista tai tehtävistä, jotka on suoritettava prioriteettien mukaisesti, ja erota jokainen tehtävä loogisesti viikko, kuukausi.
Analysoi tulos
Luo menetelmä tuloksen aikaansaamiseksi. Arviointiprosessin tulisi olla joko kuukausittainen raportti, esitys tai henkilöstötapaaminen, osastoraportti, henkilöstöjohtajan tiedotukset.
Analyysisi tai arviointisi riippuu siitä kuinka monta kertaa sinun on esitettävä tulokset. Tilanne saattaa syntyä, kun joudut esittämään tulokset asianomaiselle ryhmälle jo ennen kuin arviointimenettelysi ohittaa.
Sinun tulisi myös selvittää, milloin eri ainesosat saattavat haluta tarkistaa tulosprosessisi.
Tarvitaan resursseja
On välttämätöntä selvittää arvioitu budjetti ja menoista odotetut tulokset. Laske mukana olevat kustannukset ja miten aiotte hyötyä sijoituksesta.
Ota selvää odotettavista esteistä tai hätätilanteista
Kuten edellä todettiin, viestintäprosessiin sisältyy monia paradigmoja ja monia reittejä, joilla esteet tai hätätilanteet voivat purkaa toiminnot.
Pahimmassa tapauksessa voi tapahtua, kun lehdistötiedote tai lentolehtinen tulostetaan ja sähköposti- ja viestintäosoite tulostetaan väärin tai poistetaan tai jos kriittinen ja tärkeä sana on kirjoitettu väärin, toimittaja saattaa saada vääriä tietoja.
Katastrofi voi tapahtua, kun organisaatiosi, jonka omistat taitosi, kieltää antamasta sinulle luottoa. Tämäntyyppiset asiat piti ennakoida ennen viestintäsuunnitelmaa ja vaihtoehtoisia ratkaisuja näiden ongelmien ratkaisemiseksi ja korjaamiseksi.
johtopäätös
Viestintäsuunnitelma on suukappale organisaation unelmista, joka on strategisesti piirrettävä ottaen huomioon pienet yksityiskohdat. On parasta laatia viestintäsuunnitelma kolme tai neljä päivää ennen aikataulua ja arvioida se perusteellisesti.
Hyvin dokumentoitu viestintäsuunnitelma tasoittaa koko prosessia ja tuo järjestyksen monipuolisiin toimintoihin, joita saatat suorittaa.
Ensimmäinen kuvan lähde: pixabay.com
Aiheeseen liittyvä kurssi: -
kuinka kehittää viestintäsuunnitelma