Hankkeen sidosryhmien hallinta -
Osa määritelmästämme sosiaalisiksi eläimiksi tulee siitä, että sivilisaation ja yhteiskunnan edistyminen riippuu vuorovaikutuksestamme keskenään. Kommunikoimme toistensa kanssa kielellä, jota kutsutaan kieleksi, ja tämä muodostaa sillan ymmärtämisen ja reagoinnin välillä eri tilanteisiin ja skenaarioihin.
Jopa työpaikallamme, meiltä odotetaan ja työetiikkamme edellyttää, että pysymme sydämellisissä ja positiivisissa suhteissa ihmisten kanssa, joiden kanssa olemme tekemisissä, jotta voimme saavuttaa etumatka yrityksen yhteisen päämäärän saavuttamiseksi.
Projektinhallinnan maailmassa projektipäällikkö sattuu olemaan ainoa henkilö, joka käsittelee ja hallinnoi hanketta sekä siihen osallistuvia ihmisiä. Joten siitä tulee olennainen tekijä tälle henkilölle, joka pystyy luomaan vahvan siteen jokaisen sidosryhmän kanssa viestinnän välityksellä. Tässä artikkelissa käsitellään juuri pääsi nousevaa kysymystä siitä, kuinka tarkalleen luoda positiivinen suhde kaikkiin hankkeen keskeisiin sidosryhmiin.
Mikä on projektin sidosryhmien hallinta?
Sidosryhmät ovat henkilöitä, jotka ovat mukana hankkeessa ja osallistuvat suoraan tai epäsuorasti hankkeen käsittelyyn. Projektin sidosryhmien hallinta voidaan jakaa kahteen pääluokkaan:
- Ulkoinen projektin sidosryhmien hallinta: Nämä ulkoiset sidosryhmät voivat vaikuttaa hankkeen etenemiseen tai vaikuttaa siihen, mutta he eivät ole suoraan tekemisissä organisaation liiketoiminnan kanssa. Näitä ovat yhteisöt, media, suuri yleisö, muut julkiset ryhmät ja muut.
- Sisäinen projektin sidosryhmien hallinta : Nämä sidosryhmät ovat suoraan mukana liiketoimissa, jotka yritys on toteuttanut, ja jossain määrin ne hallitsevat tai liittyvät organisaation tarjoamaan tuotteeseen tai palveluun (tai tuotteen tai palvelun osaan). Projektin sidosryhmien hallintaan kuuluvat työntekijät, asiakkaat, myyjät, toimittajat, osakkeenomistajat ja muut.
Projektin sidosryhmien johto, jota ympäröi, voidaan kuvata kahtena ryhmänä: yksi suoraan projektiin osallistuvana ja läsnä projektin ohjauskomiteassa ja toinen, joka ei ole keskeinen päätöksentekijä, mutta jota on varoitettava projekti ja sen eteneminen alkuperäisen liiketoimintasuunnitelman mukaisesti. Katsotaanpa tarkemmin näiden projektien sidosryhmien hallintaa ja miten heidän osallistumisensa muodostaa projektin kulkua.
Hankkeen sujuvan toiminnan kannalta on vuosien mittaan tullut välttämätöntä, että projektipäällikkö perustaa erityisen viestintälinjan sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien kanssa. Tämä viestintälinja on johtanut moniin menestyksiin, ja epäonnistuminen viestiä näille hankkeen keskeisille sidosryhmille ajoissa ja tarkasti on johtanut itse projektin epäonnistumiseen.
Kaikki sidosryhmät ovat keskeisiä toimijoita tässä pelissä, ja heille olisi annettava sama etusija.
Projektien sidosryhmien hallinnan tyypit
Koska olemme nyt luokitelleet hankkeen sidosryhmien johtamisen organisaation sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin, voimme tutkia tarkemmin olemassa olevia projektin sidosryhmien hallintotyyppejä perustuen heidän suoraan tai välillisesti osallistumiseen projektiin.
- Ihmiset, jotka vaikuttavat positiivisesti koko projektiin, mutta jotka eivät ole suoraan mukana projektin ja projektisuunnitelman työssä. Tämäntyyppisiin projektin sidosryhmien johtamiseen kuuluvat ylemmät ja ylimmät johtajat, toimittajat ja organisaation talousosasto
- Ihmiset, joihin vaikuttaa jokin organisaation lähtökohdassa toteutetuista toimista. Heihin kohdistuu suora vaikutus, ja ne ovat myös tärkeitä toteutettujen muutosten toteuttamisessa. He sisältävät työntekijät ja asiakkaat.
- Ihmiset, jotka ovat kiinnostuneita organisaation menestyksestä, etenkin tuottoista ja voittojen ansiosta. Nämä hankkeen keskeiset sidosryhmät vaikuttavat näihin muutosohjelmiin ja organisaation tuotteisiin ja palveluihin tietäen, millaiset hyödyt toiminnasta aiheutuvat. Projektin keskeiset sidosryhmät sisältävät henkilöitä, joilla on liiketoiminnan varastossa.
Projektipäällikkönä vastuullasi on yhdistää pisteet ja kommunikoida tehokkaasti kaikkien tämän tyyppisten projekti-avaintoimijoiden kanssa, jotta saadaan aikaan johdonmukaisuus projektin sisällä ja menestyä sen kanssa onnistuneesti. Tämä tehokas viestintä varmistaa, että projektisi kulkee oikealla tiellä koko sen elinkaaren ajan ja että kaikki projektin jäsenet ovat jatkuvasti ajan tasalla projektin etenemisestä.
Mitä nämä projektin sidosryhmien hallinto haluavat tietää?
Tämä on yksi kysymys, joka kaikkien projektipäälliköiden tulisi kysyä itseltään ja löytää tyydyttäviä vastauksia siihen. On tärkeää tietää, mitä näiden projektiryhmien johdon on tiedettävä jatkuvasti. Haluatko he työskennellä suoraan projektorilla, haluavatko vain tietää projektin tilan ja etenemisen, hyvän projektipäällikkönä on tärkeää, että ymmärrät oikein, mitä he haluavat tietää, ja valmistelkaa vastaavasti viestintäsuunnitelmasi vastaamaan projektin keskeisten sidosryhmien tarpeita.
- Projektin keskeiset sidosryhmät haluavat tietää mitä niissä on - Ihmiset odottavat pysyvänsä motivoituneina, kun he tietävät, mikä heille on siinä. Kun heidän osallistumisensa ja koko projektin edut ovat heille tiedossa, se on kuin lisävahvuus, jotta he saavat suuremman vastuuntunnon projektia kohtaan ja osallistuvat vastaavasti.
- Hankkeen keskeiset sidosryhmät haluavat tietää mitä siinä on organisaatiolle - Ihmiset haluaisivat tietää enemmän kokonaiskuvasta ja odottavat, mitä hyötyä organisaatio saa. Loppujen lopuksi, jos yritys etenee, niin se lisää heidän mahdollisuuksiaan suuremmassa vaarnassa.
- Projektin keskeiset sidosryhmät haluavat luottaa sinuun - Jatkuva viestintälinja sinun ja projektin sidosryhmien johdon välillä voi olla suuri tekijä luottamuksen lisäämiseksi suhteeseen. Sidosryhmien on tiedettävä, että he voivat luottaa sinuun työssä, jonka he ovat uskoneet sinulle. Mukavuus on erittäin tärkeä asia.
- Projektin keskeiset sidosryhmät haluavat tietää sitoutuneisuutesi - Viestintä on loistava väline osoittamaan omistautumista ja sitoutumista johtamaasi projektiisi. Kun projektisi sidosryhmien johto tietää, että olet sitoutunut, he voivat nähdä projektin jo suurena menestyksenä ja olla varma, että tarkkailevat silmäsi ohjaavat ja jatkuvasti etenevät projektin elinkaaren aikana.
- Projektin keskeiset sidosryhmät haluavat nähdä, että pystyt kykeneväksi - Kun kommunikoit tehokkaasti projektin tai suoritettavan tehtävän etenemisessä; se osoittaa paljon kykyäsi ja taitosi projektin tärkeimmille sidosryhmille ja tiimin jäsenille. Sillä, että pystyt ohjaamaan hanketta, voi olla suuri ja syvällinen vaikutus siihen, kuinka nämä projektin sidosryhmät johtavat itse osallistumaan projektiin ja antamaan sitoumuksensa.
Positiivisen suhteen määritteleminen
Jos ylläpidämme positiivisia suhteita näihin hankkeen tärkeimpiin sidosryhmiin, jotka ovat erittäin tärkeä ja merkittävä osa projektejamme, meidän on parempi ymmärtää ja määritellä selvästi, mitä positiivinen suhde tarkoittaa. Ja ei, positiivisena pysyminen ei ole osa projektin sidosryhmien hallinnan luetteloa. Sukellaan siis ensin ja määrittelemme, mitä positiivinen suhde tarkoittaa meille. Seuraavat piirteet kuvaavat mielestäni täydellisesti positiivista suhdetta, jota tarvitaan projektiisi työskenneltäessä:
- Luottamus - onko kyse henkilökohtaisesta tai ammatillisesta suhteestasi, luottamus on yksi avaintekijä, joka voi olla käännekohta menestyvälle ja arvostetulle suhteelle sidosryhmillesi. Luottamus voi olla vahva sidos, joka saa projektiryhmän ja projektin keskeiset sidosryhmät yhdessä tehokkaampiin ja toimiviin työympäristöihin. Luottamuksen myötä tapahtuu se, että voit tuoda ideasi pöytään häiritsemättä mitään.
- Avoin ja tehokas viestintä - Toimisto-olosuhteissa olet jatkuvasti kommunikointitilassa joko sähköpostien tai pikaviestien tai yksinkertaisen henkilökohtaisen keskustelun avulla. Mitä enemmän viestintää saat enemmän suhteita, mutta mitä parempi ja tehokkaampi viestintä, sitä positiivisempi suhde olisi.
- Monimuotoisuuden salliminen - Positiivisuus suhteissa voi saada ihmiset omaksumaan muiden ihmisten aiheuttaman variaation ja monimuotoisuuden. He voivat keksiä erilaisia mielipiteitä, ajatuksia ja ideoita. Heidän monipuolisten näkökulmiensa ansiosta projektistasi voi olla paljon hyötyä ja napautat positiiviseen suhteeseen.
- Keskinäinen huolenaihe ja kunnioitus - Ryhmänä ja ryhmänä työskenteleminen voi olla todella kovaa. Voit kohdata henkilöitä, joiden kanssa on vaikea olla mukana, mutta joilla on organisaation suurempi kuva mielessä ja jotka perustuvat keskinäiseen huolenpitoon ja kunnioittamiseen toisiaan kohtaan ja projektin sisällä, sidosryhmät voivat mahdollistaa innovaatioiden ja projektin sujuvan toiminnan joukkue.
- Huomaavaisuus - Kun huomioit toimintasi ja sanasi, voit asettaa sinut projektiisi tärkeimpiin sidosryhmiin vastuullisena ja vastuullisena yksilönä, jonka kanssa voi sekoittaa. Tämä voi parantaa asemaa projektipäällikkönä ja auttaa sinua asioiden tekemisessä. Itsetuntemus voi pelastaa sinut ympärilläsi olevien negatiivisten ilmapiirien vaikeuksista työpaikallasi.
Vinkkejä sitouttaaksesi projektisi sidosryhmien hallintaa
- Katsokaa paitsi positiivisen suhteen rakentamista projektin sidosryhmien hallintoon myös odottaa vahvaa suhdetta, joka kestää tärkeimpien päätöksentekopisteiden kautta. Yritä saada heidät jatkuvasti mukaan strategiaan ja lähestymistapaan.
- Jaa visio ja otat projektin ja tavoitteen, jonka se aikoo saavuttaa.
- Ota jatkuvasti neuvoja ja apua ihmisiltä, jotka ovat jo asioiden valoisammalla puolella, kun kyse on projektista ja kaikista sen tehtävistä.
- Korjaa säännöllinen kokousaikataulu tapaamaan suoraan erityyppisiä hanke-sidosryhmien hallintaa ja sijoita aikaa konsultointiin ja huomiosi eteenpäin vastustuskykyisiin projektin keskeisiin sidosryhmiin saadakseen heidät etsimään suurta kuvaa ja ymmärtämään kaiken projekti tarkoittaa.
- Laadi viestintäsuunnitelma ja hanki siitä sopimus kaikkien projektin keskeisten sidosryhmien kanssa.
- Viestinnän tulisi olla yksinkertaista mutta tehokasta.
- Voit luoda heidän luottamuksensa sinuun osoittamalla heille jäsennellyn lähestymistavan projektisuunnitelmaan heti projektin alusta lähtien.
- Viesti riskeistä ja ongelmista, älä luo yllättävää tai jännittynyttä tilannetta yhtäkkiä. Tämä uhkaa heidän panostaan projektiin ja estää sinua ottamasta johtoaseman luottamuksella.
Viestintäsuunnitelman käyttäminen
Olet nyt kuullut viestintäsuunnitelmasta muutaman kerran tässä artikkelissa. Vaikka jotkut saattavat tietää kaiken siitä ja jotkut ovat ehkä kuulleet sen ensimmäistä kertaa. Antamalla etuna nuorille ja orastaville projektipäälliköille siellä, saat nyt lyhyen oppitunnin siitä, mikä viestintäsuunnitelma on ja miten sinun pitäisi edetä sen kanssa.
Mikä on viestintäsuunnitelma?
Yksinkertaisesti sanottuna, viestintäsuunnitelma helpottaa tehokasta ja tuloksellista kommunikointia projektipäällikkönä ja niiden eri sidosryhmien välillä, joiden kanssa olet tekemisissä projektin aikana. Tämä suunnitelma on täydellinen opas, joka opastaa sinua kaiken tapahtuvan viestinnän läpi ja millä taajuudella.
Viestintäsuunnitelmaa laatiessasi sinun on otettava sisäänosto sisään:
- Projektin sponsori
- Hankkeen sidosryhmien hallinta
Viestintäsuunnitelman osat
Jotta hyvä ja onnistunut viestintäsuunnitelma juurtuisi, sinun on otettava huomioon seuraavat 4 suunnitelman osaa:
- Viestinnän tavoitteet
- Viestinnän menetelmä ja taajuus
- Sidosryhmien tyyppi (kohderyhmä)
- Viestinnän keskeiset elementit
Viestintäsuunnitelman laatiminen
Tämä tehtävä voidaan suorittaa helposti, jos sinulla on kaikki viestintästrategiat selkeästi mielessäsi. Kun tiedät ja ymmärrät, mitä on tehtävä, sanottu ja ryhdytty toimenpiteisiin, voit olla varma kehittävästä viestintäsuunnitelmasta, joka ei epäonnistu. Seuraavassa taulukossa esitetyt ovat ihanteellisia ja suositeltavia strategioita hyvästä viestintäsuunnitelmasta huolellisesti veistämiseksi ja muokkaamiseksi positiivisten suhteiden luomiseksi projektisi sidosryhmien johtoon.
| Kohdistuspisteet | kysymykset |
| Viestinnän tavoitteet | Mitä haluat saavuttaa viestintäsuunnitelmallasi projektillesi?
Ovatko nämä tavoitteet yhdenmukaisia projektisi tavoitteiden kanssa? |
| Kohderyhmät | Kuka tarvitsee tällaista viestintää?
Mitä siinä heille on? |
| Viestinnän menetelmä | Mikä on kohderyhmäsi, joka on tyytyväinen heidän kommunikaatiotapaansa? |
| Viestinnän taajuus | Kuinka usein haluat sidosryhmäsi päivittyvän? |
| Viestinnän tarkoitus erityyppisten sidosryhmien kanssa | Miksi haluat ilmoittaa tämän tiedon tämän tyyppisille sidosryhmille? |
| Viestinnän avaintekijät | Mitä tarvitset heidän tarkkaan tietää?
Mitä haluat projektipäällikkönä kertoa heille? |
| Viestintämestari | Kenen tulisi välittää viestintä, jonka olet suunnitellut?
Kuka joukkueen jäsen on tarpeeksi vastuussa tällaisen viestinnän järjestämiseksi? Tarvitsevatko eri sidosryhmät erilaisia kommunikoijia? |
| Tiedon lähteet | Mikä on tietolähde kommunikoidaksesi?
Mitä tietoja käytät? Mitä tarvetta tälle tiedolle on kyseiselle sidosryhmälle? |
| Menestysmittarit | Kuinka tiedän, että viestintäsuunnitelmani toimii?
Mikä pitää sitä onnistuneena viestintäsuunnitelmana? Pitääkö minun pitää viestintäsuunnitelman arviointikokousta? |
Suositellut artikkelit
Tämä on opas jatkuvasta viestintäyhteydestä sinun ja projektin sidosryhmien hallinnan välillä voi olla suuri tekijä luottamuksen lisäämisessä suhteeseen. Nämä ovat seuraavat hankkeen sidosryhmiin liittyvät ulkoiset linkit.
- Uskomaton opas projektinhallintatekniikoista
- Tehokas projektijohtamisen raportointi
- 7 tärkeintä avoimen lähdekoodin projektinhallintatyökalua