Projektinhallinnan tekniikat - Johdanto

Haluatko olla projektipäällikkö? Tai haluatko olla parempi projektipäällikkö? Miksi et hyppää parhaiten? Jokaisella maililla urallasi on tärkeää, että tarkistat projektinhallintatekniikkaasi ja tietotasosi ja yrität tulla paremmaksi kuin olet nyt. Mahdollisuuden saavuttaminen projektissa edellyttää, että pystyt käsittelemään sitä. Projektinhallintatekniikkaasi on hiottu aina. Näiden projektijohtamisen avulla kyky johtaa projektia tehokkaasti ja tuloksellisesti, ja sillä on menestyvä projekti. Projekteja on kaiken muotoisia, kokoisia ja ne aiheuttavat erilaisia ​​kysymyksiä ja ongelmia ja olosuhteita työskennellä. Projektin laajuuden laajentuessa projektin monimutkaisuus kasvaa, jolloin projektipäälliköille annetaan mahdollisuus hoitaa kaikki vivahteet ammattimaisella tavalla asiantuntemuksensa ja moitteettoman projektinhallintatekniikan avulla.

Projektipäällikön odotetaan laittavan parhaat projektijohtamistaitonsa ja johtavan projektin läpi. Vähemmän haasteita matkan varrella määrittelevät siten projektipäällikön asiantuntemuksen tai kaliiperin. Projektinhallintatekniikoita käsittelevässä artikkelissa tarkastellaan 8 erilaista asiantuntija-aluetta, joita tarvitaan tehokkaalle projektipäällikölle. Suorita seuraava tietokilpailu itsearvioidaksesi projektinhallintatekniikkaasi ja ylittääksesi aukon, joka on estänyt sinua mahtavalta!

Testataan vedet (projektinhallintatekniikat)

Tässä on joukko 20 kysymystä, joista voit arvioida itseäsi. Nämä kysymykset perustuvat teollisuuden edellyttämiin projektinhallintatekniikoihin, ja projektipäällikkönä haluat varmasti tuntea ne. Muista lukea huolellisesti kysymykset ennen kuin yrität vastata niihin joko suullisesti tai paperiarkille. Hengitä syvään ja etsi sitä!

Huomaa : Tämä ei ole kilpailukykyinen testi, ja se on itsetietoisuuden testi, jolla mitataan tasosi projektinhallintatekniikoilla.

Projektien integrointi (projektinhallintatekniikat)

  • Q1. Hankitko projektin alussa virallisesti mitä, miksi, kuka, miten ja milloin ja dokumentoit nämä yksityiskohdat hankeperuskirjassa ja projektisuunnitelmassa?
  • Q2. Yksin projekti on täynnä monimutkaisuutta ja monia muuttujia, jotka muuttuvat aina niin usein. Käytitkö projektipäällikkönä virtausta vai säilytätkö joustavuuden jopa suunnittelematta väistämätöntä?

Mitä sinun täytyy tehdä : Jotta kaikki projektihenkilöt ymmärtäisivät projektin eri osien toiminnot, on tärkeää antaa projektitiimin jäsenille tietää eri osatekijät, jotka tekevät yhteistyötä suuren kuvan saavuttamiseksi.

Iso kuva on projektisi päämäärä tai päämäärä; ratkaistava ongelma tai toteutettava muutos. Kaikkien elementtien suhteen, joista puhimme, pitäisi lopulta yhdistyä hankkeen tavoitteen toteuttamiseksi. Kaikki otettu tai toteutettu tulisi suunnata huolellisesti yrityksen tavoitteisiin, joita sitten hiotaan projektin tavoitteisiin.

Kattavan hankeperuskirjan ja projektinhallintasuunnitelman tulisi kattaa projektipäällikön ajatus siitä, kuinka projekti saavuttaa onnistuneesti tavoitteen, jonka se on tarkoitettu saavuttamaan. Nämä asiakirjat sisältävät hankkeen perustarpeet samoin kuin projektin eri sidosryhmien ja jäsenten roolit ja vastuut, minkä ansiosta monien tilanteiden käsittely on paljon helpompaa. Tämä voi olla täydellinen alusta esittelemään projektijohtamistaitojasi.

Tutustu tällaisiin asiakirjoihin valmistellaksesi artikkeleita projektiperuskirjasta ja projektinhallintasuunnitelmasta.

Laadunhallinta - (projektinhallintatekniikat)

  • Q3. Keskitytkö vain eritelmien toimittamiseen ajoissa ja budjetissa? Ovatko nämä hankkeen näkökohdat tärkeimmät sinulle projektipäällikkönä?
  • Q4. Käytätkö asiakkaiden / sidosryhmien ilmoittamia vaatimuksia koko projektin mittausarvoina laadun mittausmenetelminä?

Mitä sinun on tehtävä : Laatu on tärkein asiakkuus, jota asiakkaat ja sidosryhmät ovat pitäneet ja hakeneet. Laadukas tuote puhuu paljon prosessistaan ​​ja vaiheista, jotka se on läpikäynyt saadaksesi halutut tulokset. Aika, kustannukset ja laajuus kaikki nämä kolminkertaiset rajoitukset osoittavat ja lähentyvät tuotannon laatua ja lisäävät minkä tahansa tarjotun tuotteen tai palvelun brändiarvoa. Projektijohtamistaidollasi laadunhallinnassa on keskeinen rooli täällä, ja ne voivat antaa merkittävän panoksen projektiisi.

Koska tuote on tärkein etu, laatu voi tuoda asiakkaita, jotka pyytävät lisää ja sidosryhmiä, luottamaan projektipäällikköön ja joukkueeseen. Eritelmistä ja tarpeista on keskusteltava pakollisesti projektisponsorien kanssa, jos rajoituksia on. Neuvottelu ja antaminen itsellesi ymmärtää, millaista laatua näiden tuotteiden kuluttajat vaativat, on yksinkertaisesti olennaista menestyksellesi projektipäällikkönä.

Tätä varten ennen projektin aloittamista on tehtävä yksityiskohtainen markkinatutkimus ja kuluttajantutkimus, jotta asiakastason laatu säilyy projektissa ja et ole sopivan laatutason takana.

Soveltamisala - (Projektinhallintatekniikat)

  • Q5. Työskenteletkö projektin alussa huolellisesti projektisponsorien kanssa neuvotellaksesi ja sopiaksesi hankkeen aikana suoritettavista erityisistä toimituksista?
  • Q6. Määritätkö ja muistilistatteko sidosryhmien tarpeet ja odotukset projektista ja analysoit ja käytät näitä odotuksia huolellisesti hallitaksesi projektin laajuutta?

Mitä sinun on tehtävä : Projektin pitäminen määritellyissä rajoissa on usein projektipäälliköiden tehtävä, koska projekti voi hiukan helposti hiukan poistua ja vaeltaa. Tämä voi vaikuttaa huomattavasti hankkeelle määrättyihin määräaikoihin, budjettiin ja resursseihin. Näiden olosuhteiden tarkastelemiseksi ja niistä huolehtimiseksi on erittäin tärkeää, että projektipäälliköt määrittelevät huolellisesti projektorin kehän, toisin sanoen projektin laajuuden, asettamalla projektijohtamissuunnitelmansa etusijalle. Tämä on tehtävä jo hankkeen alussa hankkeen sponsorien ostaessa, ja sovitut tulokset on laadittava tätä laajuutta määrittelevälle toiminnalle.

Projektin sidosryhmien mielestä ymmärtäminen ja rajoitettujen alueiden tuntemus on hyvä jokaiselle projektipäällikölle. Jokainen sekä sidosryhmien että asiakkaiden odotukset ja vaatimukset on tutkittava ja analysoitava huolellisesti ennen laajuusmäärittelyn laatimista, ja koko projektin ajan projektipäällikön on kyettävä pitämään projekti rajoissaan.

Tiiminhallinta (projektinhallintatekniikat)

  • Q7. Haluatko mieluummin viettää aikaa kokoushuoneessa ideoiden kehittämisessä sen sijaan, että selität ideoita muille konferenssisalin ihmisille?
  • Q8. Luuletko tarpeelliseksi seurata ihmisiä sen jälkeen, kun he ovat luvanneet tehdä tehtävän sinulle?
  • Q9. Uskotko, että ihmisten tulisi olla itse motivoituneita suorittamaan työtä vai onko sinulla mielipide heidän motivaationsa tasosta?

Mitä sinun on tehtävä : Joukkueet muodostuvat ryhmästä, jolla kaikilla on organisaation sisällä erilaisia ​​tehtäviä ja jotka pyrkivät saavuttamaan yhden yrityksen tarvitseman tavoitteen. Tällaisen ryhmän muodostaminen on tärkeä projektijohtamistekniikka, ja se on välttämätöntä projektipäällikölle saada työ tehdään parhaalla mahdollisella tavalla. ”Ryhmätyö saa unelman toimimaan.” - Tämä erityinen tarjous on aina uskollinen sanomalleen ja on ollut johtava tekijä maan menestyneimpiin hankkeisiin.

Yksilöiden tekeminen ryhmässä vastuullisiksi ja sitoutuneiksi tavoitteeseen voi tuoda esiin monipuolisia ideoita ja inspiraatiota, joihin merkitä. Tämä toiminta ei vain auttaa hanketta saavuttamaan tavoitteensa, vaan myös parantaa projektin ajattelun laatua miljoona kertaa.

Vaikka joukkue ei ole koskaan unelmajoukkue tai pelkkä täydellisyys, se on varmasti sellainen, joka luottaa. Vaikka jokainen tiimin jäsen on erilainen, projektipäällikön tulisi välittää ryhmän jäsenille selkeät ohjeet suorittaa annetut tehtävänsä vastaamaan odotuksia. Hyvät projektinhallintatekniikat sanoisivat, että seurannan tulisi tapahtua järjestelmän kautta eikä työpisteissä.

Projektipäälliköillä on velvollisuus joukkuetta kohtaan pitää tiimin motivaatiotaso parhaalla mahdollisella tasolla. Tiimitoimintaa voidaan edistää säännöllisin väliajoin. Tämä voi nostaa motivaatiotasoa ja vähentyä jokaisessa jäsenessä heidän itsemotivaationaan.

Ihmisten hallinta

  • Q10. Projektitiimit häviävät myöhemmin, kun projekti on saatu päätökseen. Joten olet projektipäällikkönä huolissasi jokaisesta ryhmän persoonallisuudesta? Kuinka valitset ryhmäsi jäsenet: teknisten taitojen tai työhön vaikuttamattomien tekijöiden perusteella?
  • Q11. Hallinnoitko heidän yksilöllisiä ja heidän kollektiivisia esityksiään osana projektin kokonaisarviointiprosessia?

Mitä sinun on tehtävä : Tiimin jäsenten, joiden kanssa työskentelet yhteistyössä, täytyy olla oikea sekoitus kaikkea hyvää. Henkilöidenvälisillä, teknisillä taidoilla ja silmiinpistävillä projektijohtamismenetelmillä projektipäällikön on oltava tehokas myös projektinhallintatekniikoissa, jotta voidaan tuoda esiin kunkin ryhmän jäsenen parhaat puolet eikä vain nähdä niitä ryhmänä, joka pyrkii yhdessä tavoitteeseen.

Ryhmäsi jäsenten auttaminen saavuttamaan korkeudet puolestaan ​​saa sinut ja projektisi saavuttamaan huippunsa. Pidä suorituskykyodotukset ja tee hyvin suunniteltu tehtävien allokointi. Pidä kirjaa siitä, kuinka ryhmäsi jäsenet suorittavat asetetut odotukset ja kuinka voit auttaa osaltaan nostamaan heidän palkkansa. Jatkuvista palauteistunnoista ja tavoitteista on keskusteltava heidän kanssaan. Tämä auttaa heitä täyttämään kuilun ja auttaa saavuttamaan valtavia tuloksia projektistasi.

Kulujen hallinta

  • Q12. Harkitsetko erilaisia ​​kustannusvaihtoehtoja kehitettäessä projektin kustannus- ja budjettisuunnitelmaa?
  • Q13. Sisälätkö budjettiin lisäpuskureita kulujen ennustamisessa toivoen olevan alle asetetun rajan?

Mitä sinun on tehtävä : Kustannussuunnittelu on koko yrityksen ydin, koska ne määrittelevät tulot ja sijoitetun pääoman tuottoprosentin. Hyvät projektinhallintamenetelmät vaativat projektipäälliköitä olemaan erityisen varovaisia ​​ja valppaita samalla kun haettaessa projektin budjetti ja auttaa heitä ottamaan huomioon kaikki tarvittavat tekijät ennen viimeistelyä.

Budjetit tulisi suunnitella systemaattisesti, ja niiden tulisi sisältää tarkkoja arvioita, budjetointia ja varojen hallintaa. Nämä ovat erittäin tärkeitä, koska päätökset perustuvat kustannustekijään. Se, kuinka käsittelet projektisi budjettia, määrää yrityksen toiminnan. Suorittaessasi projektin kustannuksia sinun on otettava huomioon kaikki tietä tulevat variaatiot ja vaihtoehdot ja sisällytettävä ne lopulliseen talousarvioon. Puskurien lisääminen voi olla hyödyllistä joissakin tapauksissa, mutta joissakin tapauksissa se voi olla epätarkka. Tämä on puhdas arviointipuhelu, joka sisältää kokemuksen heidän projektijohtamistekniikoistaan. Tämä vaatii myös projektipäällikköä ottamaan huomioon valtavan ennustenumeron asettamisen jälkimahdollisuudet.

Aikataulun hallinta

  • Q14 . Viesteletkö useammin kuin usein ryhmäsi jäsenille siitä, mitä on tehtävä määräajassa, ja odotatko heidän tekevän työtä ja hallitsevan aikansa saadakseen tehtävät päätökseen odotetusti?
  • Q15. Kun projekti viivästyy aikataulusta, päädyttekö yhteen ryhmäsi kanssa ja ryhdytte toimenpiteisiin saadaksesi asiat takaisin raiteilleen vai aloitatko syyllisyyspelin?
  • Q16. Suoritatko aikatauluja ryhmäsi jäsenille heidän projektitehtävistä ja autat heitä koordinoimaan tehokkaasti muiden kanssa heidän tarpeidensa täyttämiseksi?

Mitä sinun on tehtävä : Kuten edellä laajuuden hallintaa koskevassa osiossa mainittiin, on melko helppoa laajuuden venyttämiseen ja aikataulun poistumiseen. Tämä voi olla viive projektiin, aikataulun muuttuminen valtavasti. Tällä voi olla haitallisia vaikutuksia projektin kustannuksiin ja se voi myös polttaa resursseja.

Projektipäällikön, joka asettaa kaikki projektinhallintamenetelmän testinsä, on oltava tämän skenaarion eturintamassa ja tehtävä tehtäviä virhemarginaaleilla, samalla kun on kyettävä käyttämään mahdollisuuksia peittää viiveet tasoittamalla suoritetut tehtävät. lyhyemmässä ajassa. Projektipäälliköiden on ilmoitettava aikataulut tiimin jäsenilleen tarkasti ja annettava heille mahdollisuus tietää viivästysten seuraukset ja kustannukset yritykselle. Pahimmassa tapauksessa, kun työ johtaa projektia harhaan, johtajan on pakollista istua yhdessä ryhmän jäsenten kanssa, joihin viivästys vaikuttaa, ja löytää ratkaisu asioiden saattamiseksi takaisin raiteilleen.

Suurin osa ryhmän jäsenistä on avainhenkilöitä, joilla on tekninen taito ja jotka saattavat tarvita ajoittain apua ajanhallinnan ja aikataulujen hallinnassa. Projektipäälliköt ovat ainoa ja paras henkilö, joka auttaa heitä suunnittelemaan tehtävänsä ja palauttamaan toiminnot saadakseen kaiken aikaan ajoissa.

Kommunikointitaidot

  • Q17. Kun projektinhallintatekniikat sanelevat, pitäisitkö kaikkia hankkeen sidosryhmiä ajan tasalla projektin etenemisestä säännöllisin kokouksin ja jakamalla asianmukaisesti kaikki suoritus- ja tilanneraportit ja projektidokumentit?
  • K18. Yritätkö esitellä projektitiedot helppokäyttöisessä ja helposti saatavilla olevassa muodossa selvyyden ja avoimuuden lisäämiseksi?

Mitä sinun on tehtävä : Viestintä on tärkein projektinhallintaprosessi jokaiselle projektipäällikölle. Se on projektinhallintaprosessi, joka tukee ja on yhteydessä toisiin artikkelissa mainittuihin kaikkiin muihin projektinhallintatekniikoihin. Kyky tuoda ripaus selkeyttä menetelmiin ja tapoihin voi lisätä tehokkuuttasi projektipäällikkönä ja johtaa sinut esittämään ideasi ja motiivisi melko sujuvasti.

Hankkeen sidosryhmät tarvitsevat yleensä selkeyttä hankkeen edetessä ja tarvitsevat aina esillä olevaa tietoa. Tällaisen tiedon selkeä ja tiivis kommunikointi on tunnin tarve. Projektin eri sidosryhmät tarvitsevat erilaista viestintää ja projektipäällikön on varmistettava, että projekti pysyy sellaisena.

Projektien hallintapaneelien luominen ja erilaisten projektinhallintasuunnitelmien ja -työkalujen sekä projektinhallintatekniikoiden hyödyntäminen voi olla varsin hyödyllistä ylläpitää yhteistyöympäristöä, jolla on hieno viestintä. Tehokas viestintä on yksi projektinhallintaprosessin pääosista, ja sitä ei voida jättää huomiotta.

Joten kuinka voitit maalin? Mitkä projektinhallintatekniikan alueet tarvitsevat kiillotusta? Tai mitkä alueet ovat sinulle täysin uusia? Pysy projektinhallintatekniikoillasi ja tee ihmiset kääntymään sinuun ja menemään: “Vau! Tällainen johtaja haluaisin olla! ”

Suositellut kurssit

Tämä on ollut opas projektinhallintatekniikoihin, tässä olemme keskustelleet 20 projektijoukkoon, joka perustuu projektijohtamiseen ja joita projektipäälliköt vaativat. Voit myös katsoa seuraavia projektinhallintatekniikan kursseja saadaksesi lisätietoja -

  1. Projektitiimin jäsenet
  2. Hankkeen sidosryhmien hallinta
  3. Projektin laadunhallinta
  4. Projektiviestinnän hallinta
  5. Projektin ajanhallinta

Luokka:

Yrittäjyyden kehittäminen