Projektinhallinnan raportointi

Viestinnällä on tärkeä rooli kaiken, mitä ihmiset käytännössä pyörittävät, evoluutiossa. Olipa kyseessä liiketoiminnan maailma tietyllä välineellä, siirrymme aina viestin tai näkemysten välittämiseen, jotta muut voivat olla vastaanottavia ja kuluttaa mielessämme olevia ajatuksia. Projektinhallinnan raportoinnin perustamisessa meillä on tämä tehokas viestintä, joka on tuotu meille raporttien muodossa. Projektijohtamisraportoinnissa on monia erilaisia ​​raportteja, jotka on huolellisesti rakennettu ja lähetetty valitsemille henkilöille tai ihmisryhmille, jotta viestintämme projektin etenemisestä on selkeää, tarkkaa ja tehokasta.

Tässä artikkelissa tarkastellaan projektijohtamisraportoinnin maailmaa ja kaikkea sitä.

Miksi tarvitsemme projektijohtamisraporttia?

Johdannossa todetaan selkeästi tehokkaan viestinnän tarve organisaation jäsenten ja organisaation ulkopuolella olevien välillä, ja tätä varten meillä on projektijohtamisraportointi paikallaan. Vaikka useimmissa tapauksissa meillä on usein erilaisia ​​mediaviestintää suurille kohderyhmille ja välitetty viestintä voi olla täysin hyödytöntä joillekin sitä vastaanottaville, juuri täällä meidän on etsittävä tehokasta viestintää, missä viestintä on selkeää ja tarkkaa. melkein mitä tarvitaan. Meidän ei koskaan tarvitse huolehtia hankeluettelon eri sidosryhmien päivittämisestä, jos meillä on tehokas projektijohtamisraportointijärjestelmä tätä varten.

Projektinhallintaraportointijärjestelmän kanssa sinulla on säännöllinen ja muodollinen raporttien jakeluprosessi, joka päivittää tärkeimmät sidosryhmät projektin näkökohdista, jotka heidän on tiedettävä. Tällä tavalla voit suojata projektiryhmän jäsenet ja sidosryhmät kaikilta odottamattomilta yllätyksiltä ja asioilta, jotka ovat erittäin kriittisiä ollaksesi tiedossa. Raporttien avulla ymmärrämme projektin etenemisen ja vauhdin, jolla se kulkee projektisuunnitelman läpi. Ymmärrämme jopa, mikä estää projektia liikkumasta nopeammin, ja meillä on mahdollisuus analysoida hankkeen eri näkökohtia aiemmin tehokkaasti laaditun projektinhallintasuunnitelman kanssa.

Sen lisäksi, että se on yksi viestinnän keskeisistä näkökohdista, johto voi tehokkaasti käyttää projektijohtamisraportointia ylläpitää dokumentoitua projektin ja sen prosessien historiaa. Kun tämä historia on paikoillaan, heille voidaan suorittaa analyysi, jotta voidaan oppia oppia, arvioida prosesseja ja oppia projektin etenemisen vahvuuksista ja heikkouksista. Nämä oppitunnit voidaan sisällyttää organisaation projektihallintatoimiston yleiseen oppimiseen ja viedä kaikkiin organisaation erilaisiin hankkeisiin.

Yhteenvetona voidaan todeta, että projektijohtamisen raportointi toivoo olevan:

  • Tehokas viestintäyhteys projektin kaikkien sidosryhmien ja organisaation välillä
  • Auttava käsi tärkeiden tietojen keräämisessä projektin käsittelyn seuraamiseksi
  • Järjestelmä, joka varmistaa tiedon vastaanottamisen tarvittavalle henkilöstölle tarvittaessa
  • Ilmoituskohta, kun projekti saavuttaa virstanpylvään
  • Selkäranka organisaation ymmärtämiselle projektista, sen johtamisesta, suunnitelmasta ja tavoitteesta

5 suosituinta projektijohtamisen raportointityökalua

Tässä osassa tarkastellaan viittä erityyppistä projektijohtamisen raportointityökalua, joita projektihallinnassa ja sen järjestelmässä on projektien raportoinnissa. Jokaisella näistä tyypeistä on keskeinen rooli hankkeen kehittämisessä ja projektin sujuvassa siirtymisessä syntyvistä vaiheista menestyvään vaiheeseen.

# 1 Aikatauluraportti

Projektinpäällikkönä yhden tärkeimpien projektijohtamisraporttien, kuten projektin johtotehtävissäsi, yhden projektipäällikkönä tulisi olla Timesheet-raportti. Tästä raportista löydät kaikki yksityiskohdat, jotka liittyvät ajankohtaan, jonka resurssit käyttävät projektin työskentelyn aikana.

Aikatauluraportti voi olla erittäin mielenkiintoinen ja hyödyllinen projektinhallinnan raportointityökalulle, koska se voi tarkistaa seuraavat yksityiskohdat sinulle:

  • Aika, jonka jokainen työntekijä on sijoittanut
  • Tiettyyn päivään, viikkoon tai kuukauteen valmistettu työ
  • Kunkin joukkueen jäsenen vastuu heille osoitetusta tehtävästä
  • Resurssien ylikuormitus tai alikäyttö hankkeissa
  • Ihmisten hallinta on annettava tietylle resurssille

Projektipäälliköiden on levitettävä tämä raportti ryhmän jäsenille. Projektipäällikkö voi käyttää projektinhallinnan raportointityökalua ajan seurantaan. Ryhmän jäsenet voivat käyttää näitä projektijohtamisen raportointityökalua saadakseen heidät tarkalleen seuraamaan aikansa. Tällä tavalla projektipäälliköllä on täydellinen käsitys ajasta ja vaivaa, joka kuluu tietyn tehtävän tai koko projektin suorittamiseen.

# 2 Kuluraportti

Kuvittele tilanne, jossa olet menossa hankkeen mukana, ja mielestäsi se etenee sujuvasti, suunnitellusti. Tiimisi jäsenet näyttävät kaikilta hienoilta ja tehtävät sujuvat suunnitellusti aikataulussa. Projektin toteutuksen päätyttyä sinä ja tiimisi jäsenet kootat kokonaiskustannukset projektiin ja lasket resurssien kuluttaman budjetin ja jokaisen käytetyn materiaalin. Yllätykseksesi, laskelmasi hätkähdyttävät sinut, koska aiheutuneet kustannukset ylittävät projektille osoitetun budjetin, ja se, mikä luulit onnistuneeksi projektiksi, on itse asiassa projekti, joka hukkui tappioihin. Ei mennyt suunnitellulla tavalla, jos sinulla olisi ollut menoraportti tekemässä kierroksia viikossa, olisit voinut ennakoida tämän ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin estääksesi hanketta ylittämästä budjettiaan.

Kuluraportti sisältää yksityiskohtaiset tiedot kaikista aiheutuneista kuluista, ja pystyt pitämään nämä taulukot myös suunnitellun budjetin edessä. Projektipäällikkö ja sidosryhmät voivat tarkastella tätä raporttia, joka hyväksyy budjetit viikoittain, mutta suurien tai pienten kulujen kirjaaminen olisi suoritettava reaaliajassa.

# 3 Projektin tilanneraportti

Yksi tärkeimmistä projektinhallintaraporteista on Project Status Report. Sillä, että siitä on mietintö kattava, tehdään siitä tärkeä. Koko projektin tilan tulee heijastua tässä kertomuksessa. Se voi olla joko kaavio- ja grafiikkamuodossa tai tiedot voidaan asettaa edessäsi laskentataulukoiden muodossa.

Pääprojektin tilanneraportti osoittaa seuraavat hankkeeseen liittyvät tilat:

  • Työ valmis
  • Viivästynyt määräaika
  • Varianssi aikataulussa (suunniteltu vs. aktuaalit)
  • Kustannusvaihtelu (suunniteltu vs. tosiasialliset)
  • Aiheiden seuranta
  • Riskien seuranta
  • Vireillä olevat tehtävät

Näiden lisäksi voit lisätä tai vähentää asiat, jotka sinun on tiedettävä tästä projektista ja sen tilasta. Jos haluat lisätietoja projektin tilaraporteista, voit tutustua täällä äskettäin lukemasi blogitekstiin. Hyvää projektijohtamisen raporttia sinulle!

# 4 Resurssien työmääräraportti

Samoin kuin aikatauluraportissa, Resurssien työmäärän raportti seuraa, kuinka suuri osa työstä on osoitettu jokaiselle projektiryhmän jäsenelle. Tämä projektijohtamisraportti on erittäin hyödyllinen projektipäällikölle tehtävissä tai työn jakamisessa. Jokainen tiimin jäsen päivitetään myös tällä raportilla, jotta he voivat tarkistaa viikkotehtävänsä ja jos työstä on pulaa, he voivat ottaa yhteyttä projektipäällikköönsä ja aloittaa työn, jonka he voivat tehdä.

Resurssityöraporttia voidaan käyttää myös ennustamaan projektin työmäärää tietyllä päivällä, joten projektipäällikkö voi olla heidän pelinsä edellä ja siirtää vastaavasti projektisuunnitelmaa työmäärän jatkuessa. He voivat jopa selvittää asianmukaisen suunnitelman ja maalata vireillä olevia tai valmisteilla olevia töitä.

# 5 salkkuraportti

Tämä on projektijohtamisraportti erityisesti projektipäälliköille, jotka käsittelevät useampaa kuin yhtä hanketta kerrallaan. Tämä raportti esittelee heidän portfolionsa töissä lukuisissa hankkeissa, joita heillä on alla. Kuten nähtiin, tämä salkkuraportti näyttää projektien määrän, jota projektipäällikkö käsittelee, ja varmistaa, että tärkeät päivämäärät ovat samanaikaisesti hankkeen mainintojen kanssa. Nämä päivämäärät sisältävät kaikki virstanpylväspäivämäärät, projektin valmistumispäivän ja ilmoittavat myös projektin nykyisen tilan projektin vaiheesta toiseen.

Tämä on melko pieni raportti, ja se voi olla valinnainen monille. Pidän tätä erittäin tärkeänä minulle ja se auttoi minua seuraamaan kaikkia projektejani ja sitä, mikä tarvitsi huomioni enemmän kuin toinen tuolloin.

Paras projektiraportointi projektijohtamiskäytännöissä

Projektiraportoinnin tulostaminen projektinhallintaraportissa voi viedä sinut nukkumattomien öiden ja varhain aamujen aikana pohtimaan, mitä seuraavaksi tulee, millaista olen itse rakentamassa projektini ja millaiset raportit haluavat näyttää. Tässä osassa tarkastellaan seuraavaa:

1) Annos yksinkertaisen projektiraportoinnin luomisesta projektinhallinnassa

2) Tavat tehdä projektiraportoinnista projektihallinnassa merkityksellistä

# 1 Yksinkertaisen projektiraportoinnin luonti projektinhallinnassa

Nyt tarkastelemme erilaisia ​​tapoja ja keinoja projektiraportointiin projektinhallinnassa, joita voit lisätä projektijohtamisraporttiin saadaksesi tarvittavan tehokkuuden.

  • Käytä olemassa olevia raportteja uudelleen - projektimallien avulla voit missata mitään, ja voi ohjata sinut tarkalleen siihen, mitä tarvitset projektin vaatimuksen keräämisen ja tietojen keruun aikana.
  • Käytä pistettä koskevia tietoja - älä lyö penskaa ja tule pisteeseen oikeilla tiedoilla ja mikä tärkeintä, tarkkoilla tiedoilla raporteillesi.
  • Pidä tarrat yksinkertaisena - kun merkitset kuvaajia, kaavioita tai rivejä ja sarakkeita, varmista, että ne ovat lyhyitä ja tarkkoja.
  • Tietojen tulisi olla toimivia - riippumatta siitä, mitä edustat raportissasi, niiden ei pitäisi olla staattista tietoa, vaan tietoa, joka voi toimia tai osoittaa projektin jonkinlaista liikettä.
  • Jätä ihmisille tilaa vastata raporttiin - kaikkina päivinä raportin julkaisemisen jälkeen kysyä ihmisiltä mielipidettä raportissa esitellyistä asioista.
  • Tarkista ihmisiltä , miten he ymmärtävät raportin - istu ryhmän, muiden joukkueiden, eläkeläisten ja ylimmän johdon ihmisten kanssa ja kysy heiltä vaikutelmaa, jonka raportti antaa heille, kun vapautat heidät.
  • Delegoitu projektijohtamisraportointi - omaa henkilö, joka valmistelee raportit sinulle, äläkä tee niitä itse. tuhlaat aikaa.
  • Grafiikat toimivat paremmin - turvautukaa aina kaavioihin ja graafisiin esityksiin datataulukoiden sijasta, koska ne kertovat projektin tarinan paremmin.

# 2 Tapoja tehdä projektiraportoinnista projektihallinnassa mielekästä

Projektijohtamisraportin merkityksellisyyden lisäämiseksi on välttämätöntä, että välität vain tarpeeksi tietoa tarpeen mukaan. Kun välitetään tätä liitettyä ja tiivistä tietoa, on tärkeää, että pysyt silti tietyssä ohjeessa; muuten on suuri mahdollisuus, että pelaat tietoja ja tietoja kaikkialla. Jotta voit viettää vähemmän aikaa raportin laatimiseen ja tehdä siitä lukijaa houkutteleva, sinun on pysyttävä piirretyissä linjoissa ja vastattava seuraaviin huomautuksiin:

  • Työ valmis

Ilmoita raportissasi, mitä viikon aikana on tapahtunut, tai aseta aikaikkuna, jonka raportti vaatii, esimerkiksi kaksi viikkoa tai kuukautta. Suorita yhteenveto kaikesta, mitä projektisi maailmassa on sanottu ja tehty raportissa. Tämän jälkeen pystyt mittaamaan edistymistäsi ja saamaan siten kuvan siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu.

  • Mitä seuraavaksi

Käännä keskittymäsi projektiin seuraavaan vaiheeseen ja varmista, että sinulla on projektijohtamisraportti, joka sisältää toimintasuunnitelman, joka tapahtuu sen jälkeen, kun olet selvittänyt viimeisen tilikauden voitot ja tappiot. Pidä ilmoitettu valo ja älä keskitä tai suurenna raportin tiettyä aluetta. Vaikka joudut sukeltamaan yksityiskohtiin itseäsi projektipäällikkönä, projektin muille henkilöille lähtevät raportit eivät välttämättä tarvitse kyseisen tason yksityiskohtaisia ​​tietoja. Tunne yleisösi ja laadi raportit vastaavasti.

  • esteet

Ennakoida ongelmasi ja listata ne raporteihisi. Joissain raporteissa ei ehkä ole luetteloiden aiheiden käsitettä, mutta varmista aina, kun sidosryhmät tietävät, että olet ottanut huomioon ongelmat tai esteet, joita voit kohdata suorittaessasi tiettyä vaihetta projektissa. Ilmoita näistä toimintasuunnitelmilla, jotka voidaan ottaa käyttöön, kun nämä esteet kohtaavat.

  • Piirrä trendi

Pidä edistymiskaavio aina käden ulottuvilla ja varmista, että sinulla on suuntaus jokaiselle yrityksellesi, jonka olet ottanut. Pidä tämä ajan tasalla ja sinulla on vauhti huolehtia. Onko avainsuoritusindikaattoreilla osoitettu tapa, jolla projektiasi käsitellään, ja se auttaa sinua suunnattomasti projektinhallinnan raportoinnissa.

Suositusartikkelit

Tässä on opas projektijohtamisraporttiin. Täällä olemme keskustelleet myös viidestä tyypistä projektijohtamisen raportointityökalua. Voit myös tarkastella seuraavia artikkeleita.

  1. Kuusi suosituinta projektihallintatoimistotyyppiä (PMO)
  2. 7 tehokasta hyödyllistä vaihetta oikean ryhmän valitsemiseksi
  3. 7 tärkeintä avoimen lähdekoodin projektinhallintatyökalua
  4. Projektinhallinnan 10 parasta vaihetta urapolkuina
  5. 4 tehokas ja hyödyllinen tapa käsitellä vaikeita joukkueen jäseniä
  6. Mahtavia projektinhallinnan haastattelu kysymyksiä

Luokka:

Yrittäjyyden kehittäminen