Hallitse aikaa - Me kaikki toivomme, että meillä olisi enemmän aikaa päivässä. Kun se on ohi ja katsomme taaksepäin saavuttamaamme, ihmettelemme usein, kuinka kaikki nuo 24 tuntia kuluivat. Ja ajanpuute on suuri ongelma, johon useimmat meistä kohtaavat. Jos olet yksi heistä, ajanhallinta voi olla ongelma. Suurin osa meistä kohtaa elämässämme aikapuristuksia. Sanomme usein esimerkiksi "En tiedä mistä löytää aikaa" tai "päivällä ei ole tarpeeksi aikaa" tai "minulla ei ole aikaa itselleni".

Ajanhallinta on taito

Meillä on usein taipumus uskoa, että meillä ei ole koskaan aikaa lopettaa työtämme, koska olemme avoimesti kiireisiä vastaamalla elämän kaareviin palloihin. Kun onnistumme vihdoinkin käyttämään aikaa itsellemme, meitä iskee äkillinen kehitys, joka vaatii välitöntä huomiota. Itse asiassa emme näytä löytävän aikaa päivittäisten tehtävien hoitamiseen, vaikka meillä ei olisikaan mitään ongelmia.

Joten miten löydämme hallinta-ajan kaikelle tekemällemme?

Kaikki alkaa organisoinnista

Ajanhallinta ei ole vaikea musta taiku, jonka vain kourallinen ihmiset ymmärtävät. Itse asiassa kaikki te voitte hallita aikaa tehokkaasti niin kauan kuin järjestämme itsemme. Sans-organisaatiossa on vaikea kuvitella, mitä meidän on saavutettava päivällä ja kuinka tärkeitä nämä kaikki ovat pitkän aikavälin tavoitteidemme saavuttamiseksi.

Kun järjestät aikaasi, et vain hankki kykyä hallita päivittäisiä tehtäviäsi tehokkaammin, vaan myös lisäät mahdollisuutta varata aika siellä, missä sitä todella tarvitaan, eli kohti pitkän aikavälin tavoitteita, jotka sinulla on mielessäsi. Jos et ole koskaan aiemmin asettanut sellaisia ​​tavoitteita, nyt on oikea aika aloittaa. Se on erittäin tärkeä edellytys tehokkaalle ajankäytölle.

Miksi tavoitteiden asettaminen on tärkeää ajan hallitsemiseksi?

Tavoitteiden asettaminen ylittää kaavion kaikkien ajanhallintastrategioiden joukossa. Se auttaa pelikentän asettamisessa. Jos et tiedä, mihin tavoitteesi, saatat lopulta pyöriä pyöriä koko päivän ja olla toistuvasti turhautunut. Jos haluat hallita aikaa tehokkaasti ja toteuttaa samalla kaikki unelmasi ja toiveesi, sinun on varmistettava selvyys, mitä haluat elämästäsi.

  1. Hallitse aikaa - aseta selkeät tavoitteet

Harva meistä on aikaa suorittaa kaikki. Siksi on tärkeää kohdentaa prioriteettejamme. Aseta tavoitteesi ja viettää suurimman osan ajasta toimintoihin, jotka auttavat sinua saavuttamaan nämä tavoitteet.

Kiinnitä ensisijainen toiminta kiireellisiin ja tärkeisiin toimintoihin. Mieti, onko sinun vietettävä aikaa asioihin, jotka eivät ehkä ole tärkeitä, mutta ovat kiireellisiä. Voidaanko nämä asiat delegoida toiselle henkilölle? Pitäisikö sinun käyttää aikaa ollenkaan asioihin, jotka eivät ole kiireellisiä tai tärkeitä?

Kehittämissuunnitelmat:

Merkitse suunnitelmasi painopisteisiin. Tekijä siinä, miten työskentelet. Saatat pitää siitä hyödyllisen suunnitellessasi ensimmäistä viikkoasi. Suorita sitten seuraava päivä.

  • Tunnista tehtävät, jotka auttavat sinua tavoitteiden saavuttamisessa. Paljon aikaa vastaavasti.
  • Suorita ensin pienet ja kiireelliset tehtävät.
  • Levitä työtä, jos on muita ihmisiä, jotka voivat tehdä sen, ehkä edullisemmin, tehokkaammin ja nopeammin.
  • Varmista, että muut tietävät, mitä heidän on saavutettava päivittäin.
  • Jaa kaikki päivän päätehtävät saavutettavan työn lohkoihin.
  • Käsittele niitä yksi kerrallaan.

Määräaikojen asettaminen:

Aseta saavutettavat määräajat kaikille toimille. Aseta lopullinen määräaika, joka sisältää väliaikaiset määräajat pitkäaikaisille hankkeille. Sisällytä aika varauksille. Pidemmät projektit vaativat enemmän varautumisaikaa.

Selvitä, ovatko määräajat joustavia vai kiinteitä. Älä koskaan anna vähemmän tärkeän työn kestää pidempään kuin pitäisi. Jos se on vain 10 minuutin arvoinen, varmista, että se on tehty kyseisessä ajassa.

Aikatauluta työsi siten, että se sopii luonneesi tasolle viikon tai päivän eri aikoina. Jos esimerkiksi olet vilkkain ja lähtevä myöhään aamulla, ajoita asiakaspuhelut tuolloin.

  1. Hallitse aikaa - järjestäytyminen

Järjestäytyminen on toinen askel kohti tehokasta ajanhallintaa. Sinun on organisoitava, jos haluat hallita aikaa oikein.

Mutta miten voit tehdä sen?

Ensinnäkin, sinun on asetettava tavoitteesi. Jos et ole vielä tehnyt niin, lopeta lukeminen edelleen ja palaa korjaamaan tavoitteesi.

Kun tavoitteet on asetettu, ne on järjestettävä. Mitkä ovat lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteesi? Jakaa pitkän aikavälin tavoitteet välitavoitteisiin. Tällä tavoin sinulla on tavoite jokaiselle päivälle, viikolle ja kuukaudelle. Kun tiedät, mitä sinun on suoritettava vuoden kuluttua, voit helposti hajottaa tavoitteet.

Tiedät tavoitteesi, kun sinulla on luettelo tavoitteista jaoteltuna välitavoitteisiin. Saat paremman tarkoituksen tunteen herättäessäsi aamulla. Se auttaa varmistamaan, että työskentelet vähän joka päivä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi riippumatta siitä, kuinka pieni summa on.

Kun tavoitteet on jaettu välitavoitteisiin ja sinulla on luettelo edessäsi, et voi sivuuttaa asioita, jotka on tehtävä. Jos et halua järjestäytymistä, mielesi on helpompi tapa välttää kaikki tärkeät päivittäiset tehtävät joka päivä.

  1. Hallitse aikaa - priorisoi aika

Veteraanien tieteiskirjailija, Stephen D Covey julkaisi kirjan, jonka otsikko on ”7 erittäin tehokkaiden ihmisten tavat” vuonna 1994. Kirjassa hän keskusteli aikahallintajärjestelmästä, jonka Yhdysvaltain entinen presidentti Dwight D Eisenhower esitteli ensimmäisen kerran. Järjestelmä jakaa toiminnot neljään kvadranttiin, jotka perustuvat pariin tekijään: tärkeys ja kiireellisyys.

Päivän aikana tehtävä voidaan luokitella näihin neljään kvadranttiin seuraavalla tavalla.

  • Kvadrantti 1: Kriisit ja hätätilanteet, tärkeät ja kiireelliset
  • Neljännestä 2: Pitkän aikavälin tavoitteet, tärkeitä, mutta ei kiireellisiä
  • Neljännes 3: Keskeytykset, ei tärkeitä, mutta kiireellisiä
  • Neljännestä 4: Häiriöitä, ei tärkeitä eikä kiireellisiä

Kun skannaat päivittäisten tehtävien ja välitavoitteiden luetteloa, voit luokitella alueet, joihin kukin niistä kuuluu. Vietä viikko seurataksesi ensin mitä haluat tehdä. Tämä on paras tapa aloittaa tämä menetelmä. Tunnista alueet, joissa vietät aikaa. Ota heidät alas. Jos käytät 20 minuuttia soittaaksesi laskuttajallesi, merkitse se. Jos vietät tunnin päivittäistavaroissa, merkitse se alas.

Kirjoita ensimmäisen viikon jokaisen päivän päätteeksi kvadrantti, jonka viereen jokainen tehtävä putosi. Kuinka paljon aikaa vietit television katselun (neljännes 4) tai kriisien ja hätätilanteiden käsittelemisen (neljännes 1) tai pitkäaikaisten tavoitteiden saavuttamisen (neljännes 2)? Muista merkitä kaikki tehtävät.

Katso ensimmäisen viikon lopussa aikaa, jonka vietit jokaisessa neljänneksessä. Tavoitteesi elämässä pitäisi olla viettää suurimman osan ajasta toisessa neljännesessä ja vähiten aikaa neljännessä. Joten kuinka paljon aikaa todella vietit toisessa kvadrantissa? Kun olet suorittanut harjoituksen, ota päivittäinen tehtäväluettelosi ja tee muistiinpano kvadrantista, jokainen tehtävä kuuluu.

Nyt, jos olet katsellut televisiota kolme tuntia, olit tuon päivän synkässä neljännessä neljänneksessä. Sinun on vietettävä mahdollisimman vähän aikaa tässä kvadrantissa, jos haluat hallita aikaa tehokkaasti. Joskus emme ymmärrä kuinka paljon aikaa tuhlamme, ellemme tutkia asiaa huolellisesti.

Suositellut kurssit

  • Offline-markkinoinnin kurssi
  • Todistuskoulutus massaviestinnässä
  • Massiviestintä liiketoiminnan verkkokoulutukseen
  1. Hallitse aikaa - tuhoa viivyttely

Se on aikahallinnan vaikeimpia osia. Viivästyminen nostaa usein ruma päätään. Mutta kuinka voimme välttää sitä? Pystymme asettamaan tavoitteemme erittäin hyvin, organisoitumaan ja jakamaan ajan prioriteettimme mukaan. Mutta jos emme seuraa luetteloa asioista, jotka meidän on tehtävä päivittäin, tuhlamme kaiken aikaa.

Kuinka välttää sitä?

Viivästyminen, joka on nimetty hiljaiseksi tappajaksi, on ehkä suurin varoittava tavoitteidemme saavuttamiseksi. Me kaikki sanomme, että haluamme saavuttaa jotain. Mutta kun kyse on oman aikamme hallinnasta, jossain määrin tehokkuutta, näytämme olevan epäonnistuneita tässä suhteessa. Viivästyminen tulee esiin jokaisesta kulmasta.

Mutta ainoa tapa välttää viivästyminen on olla tietoinen siitä, mitä tarkalleen on tehtävä. Kun olet asettanut selkeät tavoitteet, organisoinut itsesi ja priorisoinut aikasi, olet matkalla välttämään kaikkia viivyttelymahdollisuuksia. Jos mikään strategioistasi ei toimi, kokeile 15 minuutin sääntöä.

Aseta ajastin älypuhelimellesi tai katsella. Aloita nyt tekemässä jotain, jonka olet lykännyt vain 15 minuutiksi. No, kyse on vain tarvitsemastasi ajasta. Ymmärrät pian Newtonin toisen liikelain: liikkeessä oleva esine pysyy liikkeessä. Olet todennäköisesti jatkamassa aloittamista, kun olet aloittanut, ellei joku tai joku pakota sinua lopettamaan. Vaikein osa on aloittaa jotain ensinnäkin.

  1. Hallitse aikaa - moniajo

Kaikilla meillä on moniajo-taidot. Pystytkö tekemään sen tai ei, ei ole tärkeää. Jos pystyt monitoimimaan, se on hienoa. Mutta jos et ole, älä unohda sen yli. Monista ihmisistä tulee vähemmän tehokkaita yrittäessään monitoimintaa. Tuloksena on useiden projektien käynnistäminen samanaikaisesti, joista yksikään ei päättyy huolimattoman työn takia. Tämä aiheuttaa ihmisille paljon pettymystä.

Tiedä milloin monitoiminto:

Tämä ei myöskään tarkoita, että kenen tahansa, joka pystyy suorittamaan moniajoja, tulisi jatkaa sen tekemistä kaiken päivän ajan. Jatkuva osallistuminen useisiin hankkeisiin samanaikaisesti, ei ole aina hienoa tehdä. Sinun on oltava tietoinen siitä, milloin et halua monitoimintaa. Esimerkiksi joka päivä työssä voi olla muutama tyypillinen tarkistusluettelotyyppinen toiminta, joka on suoritettava. Useimmiten ne ovat arkipäivää ja tylsää? Joten mitä voit tehdä? Yritä viimeistellä niin monta heistä kuin mahdollista. Mutta kun sinulle on osoitettu erityinen projekti, joka on saatettava päätökseen määräajassa ja korkealaatuisimmalla tasolla, viettää sille enimmäisaika ja keskity mihinkään muuhun projektiin. Voit siis keskittyä täysin käsillä olevaan työhön. On tärkeää tietää, milloin monitoiminto onnistuu.

  1. Hallitse aikaa - Vähennä keskeytyksiä

Vähennä keskeytyksien määrää elämässäsi. Suoraan sanottuna, et voi vähentää niiden asioiden lukumäärää, jotka saattavat keskeyttää työn. Mutta voit muuttaa tapaa, jolla yleensä käsittelet heitä. Mitä teet, kun työskentelet jonkin tärkeän suhteen ja joku tulee luoksesi työsi, joka voidaan tehdä myöhemmin? Sano jotain: ”Tietenkin voimme tehdä sen. Mutta annan minun lopettaa sen, mitä teen parhaillaan, ja sitten huolehdimme siitä. ”On tärkeää, että vähemmän tärkeä työ lykätään kunnioittavasti välittömän huomiosi vaativan työn vuoksi.

Samaan aikaan, jos esimiehesi soittaa sinulle, kun olet keskellä jotain, niin se on keskeytys, joka on etusijalla.

Kuinka ratkaista tyypilliset sudenkuopat?

Aikahallinnan yleisin virhe on yrittää tehdä kaikki itse. Siirrä rutiinitöitä alaisillesi. Jos joku haluaa tehdä jonkin vähemmän tärkeistä töistäsi, siirrä se myös. Se voi olla heille hyvä aikajohtamisen koulutusmoduulin mahdollisuus.

Tässä on joitain muita seikkoja, jotka on pidettävä mielessä tyypillisten sudenkuoppien ratkaisemiseksi.

  • Lajittele kaikki projektisi säännöllisesti varmistaaksesi, että kaikki ovat kunnossa.
  • Suorita kaikki suuret projektit osittain. Sinun ei tarvitse tehdä kaikkia asioita kerralla. Se on iso virhe, jonka useimmat ihmiset tekevät. Delegoi jotkut osiot, jos se on mahdollista.
  • Keskitä pysymään keskittyneenä. Voit pitää tämän viestin liitetyn taululle: "Mikä on parhaan aikani hyödyntäminen tällä hetkellä?"

Loppusanat

Olitpa ylin johto, johtaja tai nuorempi työntekijä, enemmän aikaa kädessäsi auttaa sinua keskittymään tärkeämpiin tehtäviin. Järjestäytyminen, valmistautuminen ja kurinalaisuus antaa sinulle tuottavamman ajan ottaa enemmän projekteja.

Suositellut artikkelit

Tässä on artikkeleita, joiden avulla saat lisätietoja ajanhallintatavoista, joten käy vain linkin läpi.

  1. 16 parasta ja hyödyllistä, jotka voit siirtää aikaisempaan viivytykseen
  2. 10 parasta hyödyllistä ajanhallintatoimintaa tuottavuuden parantamiseksi
  3. Parhaat 7 parasta aikaseurantasovellusta tuottavuuden parantamiseksi
  4. 4 tapaa käyttää reaaliaikaisen analyysin voimaa