”Tehokas viestintä on 20 mitä tunnet ja 80 miten tunnet tuntemasi.” - Jim Rohn
Liikeviestintätekniikat - Teknologian nousun ja liiketoiminnan globalisoitumisen myötä myös tehokkaan yritysviestinnän välineet muuttuvat. Yrityksesi kasvun ja nousun myötä tarvitset varmasti käytännöllisiä ja informatiivisia yritysviestinnän muotoja työpaikallasi.
Jopa tutkimus osoittaa, että yritysorganisaatioiden tapa käsitellä työntekijöiden viestintää on muuttumassa elintärkeästi, jotta yritysviestinnästä tulisi tehokasta työpaikalla.
Towers Watsonin vuonna 2012 tekemässä tutkimuksessa on havaittu, että tehokkaita yritysviestintästrategioita edistävät yritykset käyttävät usein keskusteluja vuorovaikutteisen median kanssa pysyäkseen yhteydessä joukkueeseensa.
Tällaisten organisaatioiden todetaan olevan 2, 5 kertaa tehokkaampia yrityksiä tehokkaan yritysviestinnän takia. Ottaen huomioon tehokkaan yritysviestinnän merkityksen olemme keksineet kymmenen parasta ideaa, jotka sitä edistävät. Katsotaanpa heitä:
Tehokas yritysviestintä:
1. idea: Tärkeä yritysviestintä voidaan visualisoida
Otetaanpa selvää mikä toimii parhaiten - kertoo tai näyttää joku kuinka asiat on tehtävä?
Vastaus on todellakin osoittava, koska visuaalinen oppiminen on erittäin hyödyllinen liiketoiminnan viestinnän muoto. Jos yritykset haluavat siirtää paljon tietoa, osa niistä katoaa, kun yritysviestintäprosessi on ohi.
Luodaan “tarttuva vaikutus” vastaanottajien mieleen, olipa kyse sitten asiakkaiden kohderyhmistä tai myyntisykleistä, tiimi ei käytä kaikkia tekstisivujen tietoja. Toisaalta visuaalit auttavat varmasti ymmärtämään jokaisesta kaikesta mitä joukkue tarvitsee imeytyäkseen.
Luo infografioita, jotka ovat yksinkertaisia, mutta erittäin houkuttelevia työkaluja tietojen esittämiseen miellyttävällä ja miellyttävällä tavalla. Ne voidaan luoda helposti käyttämällä visuaalisesti ja Infogram-työkaluja.
Infografiat ovat erittäin taitavia tapoja tehdä tosiasiat ja luvut helposti sulaviksi ja myös helposti palautettaviksi.
Esimerkki Warby Parker käyttää infografiaa visuaalisena muodostaakseen koko vuoden joukkueelleen. Lasirunkojen suunnittelussa erikoistunut Warby Parker laatii vuosikertomuksensa visuaalisella sisällöllä ja kuvaa vuoden tärkeitä virstanpylväitä.
2. idea: Anna ja ota jatkuvasti palautetta
Palaute ei ole aina negatiivista, vaan positiivinen palaute keskittyy aina parannuksiin ja apuun luottamuksen ja keskinäisen yhteistyön kehittämisessä. Sekä työntekijä että työnantaja voivat parantaa toimintatapaaan rakentavalla palautteella.
Olemalla avoin palautteelle, yritys kuvaa kuvan olevan avoin rakentavalle kritiikille ja toivottaa samalla tervetulleeksi kaikkien yrityksen kommenttien.
Tämä auttaa varmasti parantamaan työpaikan tehokkuutta, koska kaikki tekevät työnsä paremmin. Mikä on paras tapa saada palautetta?
Kysely on yksinkertaisin tapa kerätä henkilöstön tietoja tai palautetta kaikesta työkulttuurista työntekijän uuteen palkkausprosessiin tai työtyytyvyyteen.
Jotkut tunnetuista kyselytyökaluista ovat SurveyMonkey (auttaa kyselyjen lähettämisessä) ja 15 Five tarvitsevat vain 15 minuutin työntekijöiltä, jotta he voivat nopeasti vastata muutamiin kysymyksiin viikossa.
Jotta vastauksista tulisi rehellisempiä ja kriittisiä vastauksia, ryhmän jäsenten tulisi voida antaa vastata paljastamatta henkilöllisyyttään.
Esimerkki: ING Direct Canada antaa työntekijöilleen valtuuksia tarjoamalla heille ilman nimikkeitä eikä toimistoja.
Niinpä kenen tahansa on sallittua puhua kenen tahansa kanssa, ja johtajat yrittävät aina poistaa esteet ottamalla vastaan kaikenlaista palautetta tai panosta ryhmästään.
Palaute voi olla positiivinen tai negatiivinen, eikä työntekijöitä koskaan valvota yhteistyöympäristön suhteen, jossa he toimivat.
Kolmas idea: Ole tarkkaavainen
Monet meistä sekoittavat kuuntelemisen ja huomion kiinnittämisen välillä. Siksi suurin osa työntekijöistä unohtaa tämän helpon ja yksinkertaisen kärjen tehokkaalle liiketoiminnan kommunikoinnille.
Puhuessasi tai vuorovaikutuksessa jonkun kanssa, älä vain kuuntele mitä he sanovat, vaan ole tarkkaavainen ja tee henkisiä muistiinpanoja.
Jos saat sähköpostin kaikista ryhmän ongelmista, älä ohita sitä. Yritä etsiä kysymys lähetetyssä viestissä piilotettavista tärkeimmistä tiedoista.
Jos joku ryhmän jäsenistä ilmaisee jonkinlaista epäkohtaa, anna korvaa, muista kiinnittää huomiota asiaan.
4. idea: Ole selkeä ja itsevarma
"Jos et pysty selittämään sitä yksinkertaisesti, et ymmärrä sitä tarpeeksi."
-Albert Einstein
Selkeys on tärkein osa tehokasta yritysviestintää. Kirjoittamisen tai puhumisen aikana tulisi olla selvää, mitä haluaa välittää. Useimmiten kokoukset ovat lyhyitä ja määräaikaisia, joten on parempi, että kehität selkeyttä siitä, mitä puhut ja haluat selittää.
Luottamus on toinen tärkeä tekijä, joka on selkeytettävä. Suurin osa tehokkaista julkisista puhujista kuvaa vakaumusta puhetyylinsä kautta.
Tämä on paras tapa pitää ihmiset keskustelemassa. Tämä houkutteleva tekniikka vaatii itseluottamusta ja parempia liikesuhdetaitoja.
Sinun tulee osoittaa halu jakaa asiantuntemusta ja tietoa ryhmän jäsenten kanssa; tämä lisää varmasti selkeyttä ja luottamusta työkulttuuriin.
5. idea: luoda positiivinen kulttuuri
Kulttuuri on ihmisiä, joita organisaatio palkkaa, ja tapaa, jolla ihmisiä johdetaan organisaatiossa tai tapa, jolla ryhmän jäsenet kommunikoivat.
Siksi kaikki terveellistä kulttuuria edistävät organisaatiot jakavat aktiivisesti kulttuurin joukkueen kanssa. Positiivisen ja tukevan kulttuurin vahvistaminen kehittää työntekijöiden välistä selkeää ymmärrystä.
Kulttuuri on jotain erittäin hankalaa määritellä, koska se kehittyy tietyn ajan kuluessa ja kulttuurisen monimuotoisuuden kasvaessa organisaatioiden keskuudessa kulttuurisesti monimuotoisten työntekijöiden johtamisesta on tulossa jokaisen organisaation edellytys.
Rajoittamalla käytännöt yhdessä organisaation arvojen kanssa kirjallisessa muodossa, yritys voi helposti edistää kulttuuria joukkueissa. Tällä tavoin joukkue seuraa tehokkaasti johtajiaan ottaen nämä käytännöt käyttöön.
Yksi erittäin tehokkaista tavoista kommunikoida yrityksen kulttuurilla on kulttuurikannan avustaminen. Kulttuurikannet ovat eräänlainen organisaatioiden luoma visuaalinen kuva, jonka työntekijät voivat myös tutustua myöhemmin.
Kulttuurikansien luova puoli tekee niistä erittäin helppolukuisia ja melko nautinnollisia juttuja.
Joitakin hienoista ominaisuuksista, joita kulttuurikanteen tulisi sisältää, ovat:
- Organisaation tehtävä
- Organisaatioon rekrytoitujen ja palkattujen ihmisten tyyppi
- Yrityksen arvot yksityiskohtaisesti
- Käytettävät työvälineet ja yritysviestinnän tyylit
- Yrityksen haasteet
- Tyylien ja työntekijöiden odotusten hallinta
Esimerkiksi Netflix käyttää kulttuurikansia, jotka olivat välittömiä osumia yrityssektorilla, koska ne olivat viihdyttäviä, aitoja, erittäin yksinkertaisia, selkeitä ja eteenpäin suuntautuvia.
Kulttuurikanteissa esitetty läpinäkyvyys auttoi vahvistamaan organisaation uskottavuutta ja kuvaa Netflixiä loistavana työpaikkana.
Kuudes idea: Pidä ilmoituksia ja uutisia säännöllisesti
Mitä suurempi organisaation koko, sitä vaikeampaa on välittää viesti jokaiselle organisaation työntekijälle. Jotta tämä yritysviestinnän kysymys voidaan ratkaista organisaatioiden sisällä, on kehitettävä tehokkaita menetelmiä tai toimintatapoja.
Henkilöstö ei lue sähköposteja säännöllisesti; suurin osa henkilöstöstä jättää täysin intranet-viestit huomiotta. Se on vain keittiön chatters, joka kulkee nopeasti ja tavoittaa kaikki yrityksen.
Erittäin tehokas tapa kommunikoida koko joukkueen kanssa määräajassa on lähettää uutisia tai päivityksiä säännöllisesti toimiston näytöille. Kun tekniikka on rinnallasi, voit hyödyntää televisioruutuja parhaalla mahdollisella tavalla jakamalla päivityksiä, jotka liittyvät:
- Yrityksen kotisivu tai blogi
- Tulevat tapahtumat tai kokoukset
- Suosikkiuutissyötteet
- Valokuvia tuotteista yhdessä joukkuekuvien kanssa
- Myyntitiedot ja KPI: t
- Uudet avoimet työpaikat
- Uudet rekrytoinnit tai ylennykset organisaatiossa
- Tarjouskampanjat tai videot
- Palkinnot ja tunnustukset
Kuten ESPN, myös Wall Street Journal jne. Tiedottaa työntekijöille alan viimeisimmistä liittyvistä tarinoista tai suosituista myyntipisteistä. Tämä pitää joukkueen varmasti ajan tasalla heidän kannalta merkityksellisistä uusimmista uutisista.
Seitsemäs idea: Tee päivitetyt yritysilmoitukset
Mikä on uusi tuote lohkossa ja milloin julkaisupäivä on? Mikä olisi uuden tuotteen hintalappu? Mikä on määräaika tuotteen uudelleensijoittamiselle?
Tuskin sillä, mitä yritys myy, on tärkeätä, että kaikki työntekijät ja johtajat ovat samalla sivulla suhteessa organisaation viimeisimpään kehitykseen.
Tässä tapauksessa paras työkalu on tiedottaa kaikille tiimin jäsenille tai yrityksen työntekijöille nykyisestä sijaintiprojektista tai tuotteen etenemissuunnitelmasta.
Tiekartta, samoin kuin infografia, on erittäin kätevä visuaalinen työkalu, jonka avulla työntekijät tietävät yksityiskohtaisesti, mitä heiltä vaaditaan ennen uuden toiminnan aloittamista.
Joitakin etenemissuunnitelman erityispiirteitä ovat:
- Tuotteen visio
- Tuotteen yksityiskohtaiset ominaisuudet
- Metrics ja KPI
- Aikataulut ja virstanpylväät
Etenemissuunnitelma on erittäin tehokas työkalu, joka kuvaa asiayhteydessä jokaisen joukkueen jäsenen roolia ja lopputavoitetta. Se kehittää myös puitteet, joiden avulla jokainen tiimin jäsen voi suunnitella tuotteelleen menestyvää tulevaisuutta.
Voit käyttää erittäin tehokasta ja hyödyllistä työkalua, joka auttaa tekemään etenemissuunnitelmia ja jota kutsutaan Aha! Se on erittäin hyödyllinen työkalu, jota voidaan myös päivittää yrityksen edistymisen mukana.
8. idea: Kannusta itseraportointia
Jokainen tässä maailmassa haluaa olla johtaja eikä halua olla hallittu tai hallittu. Sama teoria pätee myös organisaatioihin. Joten lopeta mikrotutkimus antamalla joukkueille vapaus ja ottamalla ne vastuuseen työstään.
Jokainen työntekijä haluaa yksinkertaisesti, että työnsä on valmis. Hyvä johtajana sinun tulisi lopettaa välilehden pitäminen työntekijän kerta toisensa jälkeen. Antakaa heille pikemminkin vapaus kirjautua sisään joko joka päivä tai viikon loppuun mennessä.
Tämä voidaan tehdä helposti joko päivittäin / viikoittain päivitettävillä sähköpostiviesteillä, lyhyillä nopeilla tulentapaamisilla tai säännöllisesti järjestettävillä päivityksillä. Itseraportointi tekee heistä vastuussa työstään ilman tunnetta hallittavuudestaan.
Tämä auttaa ehdottomasti edistämään tehokasta yritysviestintää, kuten Shopify tekee, joka käyttää iDoneThis- nimistä työkalua lähettääkseen säännöllisiä muistutuksia sähköpostina joukkueille.
9. idea: Hyväksy kuuma lähestymistapa
HOT-lähestymistapa voidaan kehittää seuraavasti:
H- Rehellinen
O- Avaa
T- Kaksisuuntainen
Tämä on erittäin tehokas lähestymistapa, jolla edistetään tehokasta ja positiivista yritysviestintää organisaatioissa. Suurin osa menestyneistä organisaatioista toteuttaa tänään HOT-strategian ylläpitääkseen korkeampia yritysviestinnän standardeja ja saadakseen myös toivottavia tuloksia.
Jotkut tämän strategian perustekijöistä ovat:
- Seuraa aina totuudenmukaisten väärien tietojen kertomista tai tosiseikkojen paljastamista johtaa pahimpiin tilanteisiin, jos selville saadaan.
- Ole aina avoin, koska tämä auttaa edistämään avoimuutta ryhmän jäsenissä.
- Hyväksy aina kaksisuuntainen viestintä olemalla vastaanottavainen toisten näkökulmaan paremman yritysviestinnän aikaansaamiseksi tarjoamalla samalla myös muille puhua.
10. idea: Käsittele konflikteja diplomaattisesti
Resepti konfliktin luomiseksi on hyvin yksinkertainen - laita vain muutama ihminen yhteishuoneeseen 7 tunniksi päivittäin ja viiden päivän ajan viikossa. On varma, että noin viikon kuluttua syntyy konflikteja jopa erittäin älyllisessä ja yhteensopivassa joukkueessa. Ennen kuin konfliktit pilaavat, joukkueiden välinen viestintä yrittää purkaa sen alkuunsa.
Kerro vain työntekijöille, että huoneen ovi on aina auki, edistä läpinäkyvyyttä ja pyydä heitä ottamaan yhteyttä johtajaan, kun yrityksessä syntyy konflikteja tai ongelmia.
Luo ympärillesi rehellinen ja mukava ympäristö, jossa he tuntevat olonsa mukavaksi tullaksesi luoksesi ja ilmaistaksesi todelliset huolenaiheet. Johtajan velvollisuus on ratkaista ja löytää ratkaisu kysymyksiin avoimesti ja omaksumatta harkintavaltaa.
Yritystavoitteista tiedottaminen työntekijöille ja oikeiden kysymysten esittäminen sekä heidän vastaustensa kuunteleminen tarkkaan auttaa ratkaisemaan riidat tehokkaalla tavalla.
Ensimmäinen kuvan lähde: pixabay.com