Gantt-kaavio projektinhallinnassa
Projektinhallinnan Gantt-kaavio on periaatteessa visuaalinen näkymä tehtävistä, jotka on ajoitettu ajan kuluessa. Niitä tarvitaan kaikkien kokojen kaikkien projektien suunnitteluun, ja ne ovat varsin hyödyllinen tapa näyttää, mitkä työt on määrä suorittaa tiettynä päivänä. Gantt-kaaviot auttavat sinua tarkastelemaan projektin alkamis- ja päättymispäiviä yhdessä yksinkertaisessa näkymässä.
Ymmärtäminen
Kun tietokoneet ovat ottaneet käyttöön uusia työmenetelmiä, projektipäälliköt huomasivat, että he voisivat säästää aikaa luomisessa ja Gantt-kaavioiden päivittämisessä. Gantt Chart -ohjelmistoon viitataan myös projektisuunnitteluna, projektinhallintana tai jopa projektin aikataulutusohjelmina. Se perustettiin periaatteessa prosessin automatisoimiseksi niin, että se tukee kehittyneitä Gantt-vaatimuksia, kuten tehtäväriippuvuuksien luomista, välitavoitteiden lisäämistä tai jopa projektin kriittisen reitin tunnistamista.
Gantt-kaaviossa voit nähdä erilaisia asioita, kuten projektin aloituspäivä, projektin päättymispäivä, mitkä ovat projektitehtävät, kuka työskentelee jokaisessa tehtävässä, kuinka kauan jokainen tehtävä olisi, kun tehtävät alkavat ja päättyvät ja kuinka tehtävät ryhmitellään toisiinsa, päällekkäin ja yhdistyvät toisiinsa.
Kuvittele, että ihmisillä on suunnitelma paperille tai värillisten lohkojen avulla. Ennen Gantt Chart -ohjelmiston tuloa magneettikoloista ja Lego tuli melko suosittu Gantt-suunnittelutyökalu. Nykyään suurin osa Gantt-kaavioista luodaan kuitenkin Excelissä tai projektinhallintaohjelmistojen avulla, joita kutsutaan usein Gantt-diagrammi-ohjelmistoiksi.
Aikaisemmin projektipäälliköt käyttivät perinteisesti paikallisia työpöytäsovelluksia, kuten Microsoft Project, ja nykyään monet käyttävät edelleen. Nykyään Gantt Chart -ohjelmisto on kuitenkin siirtynyt verkkoon mahdollistaen siten, että melkein kuka tahansa voi luoda yhteistyöhakuisia ja jaettavissa olevia Gantt-kaavioita sekä projektisuunnitelmia.
Gantt-kaavion rooli projektinhallinnassa
Gantt-kaaviot ovat varsin hyödyllisiä projektien suunnittelussa ja ajoittamisessa. Ne auttavat sinua myös arvioimaan, kuinka kauan projektin pitäisi kestää, ja määrittämällä tarvittavat resurssit, ja myös suunnitellessasi järjestystä, jolla sinun tulee suorittaa tehtävät. Ne ovat myös erittäin hyödyllisiä tehtävien välisten riippuvuuksien hallinnassa.
Kuinka käyttää Gantt-kaaviota projektinhallintaan
Gantt-kaaviota on helppo hallita. Voit määrittää projektin Gantt-kaavion noudattamalla näitä vaiheita:
Vaihe 1: Olennaisten tehtävien tunnistaminen
Gantt-taulukot eivät tarjoa hyödyllistä tietoa, ennen kuin ne sisältävät kaikki projektin tai projektivaiheen loppuunsaattamiseksi tarvittavat toiminnot.
Ensinnäkin, sinun on luetteloitava kaikki toiminnot työn jakautumisrakenteen avulla, jos sinun on selvitettävä, mitkä ovat tosiasiallisesti tehtävät. Sen jälkeen jokaisessa tehtävässä on muistettava sen aikaisin aloituspäivämäärä ja arvioitu kesto.
Esimerkiksi:
Kuvittele, että organisaatiosi on saanut tarjouskilpailun, jossa heidän on luotava ohjelmisto palvelutuotteesta, ja sinä olet projektipäällikkö, ja ajattelit käyttää Gantt-kaaviota organisoidaksesi kaiken työn yhdessä laskeaksesi yleisen aikataulun tämä toimitus.
Aluksi on lueteltava kaikki toiminnot ja sitten arvioitava, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää. Luettelon pitäisi näyttää tältä:
| Työ | Kesto |
| Korkean tason analyysi | 1 viikko |
| Palvelimen isäntävalinta | 1 päivä |
| Palvelimen kokoonpano | 2 viikkoa |
| Ydinmoduulien yksityiskohtainen analyysi | 2 viikkoa |
| Tukimoduulien yksityiskohtainen analyysi | 2 viikkoa |
Vaihe 2: Tehtäväsuhteiden tunnistaminen
Nyt toinen tehtävä on projektin työn välinen suhde. Huomaat myös, että osa töistä on suoritettava aikaisemmin, kuin voit aloittaa seuraavan, ja muut tehtävät eivät voi päättyä ennen kuin aiemmat ovat päättyneet.
Tietääksesi, ajattele, että olet luomassa esitteen ja sinun on valmistettava esitteen suunnittelu ennen kuin voit jatkaa sen tulostamista.
Vaihe 3: Ohjelmistoon syötettävät toiminnot
Nyt, kolmanneksi, sinun on piirrettävä kaavioita joko käsin tai voit käyttää erikoisohjelmistoja, kuten Ganto tai Microsoft Project. Jotkut työkaluista ovat pilvipohjaisia, mikä tarkoittaa, että sinä, kuten myös joukkue, pääset käsiksi siihen samanaikaisesti, mistä päin maailmaa tahansa.
Monet Gantt-malleista on suunniteltu Microsoft Excelille ja voit myös löytää ilmaisia malleja verkosta.
Vaihe 4: Kaavio edistymisestä
Aina kun projektiisi etenee, se tietenkin kehittyy. Oletetaan esimerkiksi, että saatat joutua viivyttämään koulutusta ja lopettamaan hallintotietojärjestelmän kehittämisen, kunnes ongelma on ratkaistu.
Sinun tulisi päivittää kaavio niin, että se heijastaa muutoksia silloin kun ne tapahtuvat. Tämä auttaisi sinua pitämään suunnitelmasi, tiimisi ja myös sponsorisi ajan tasalla.
Gantt-kaavion edut projektinhallinnassa
Monet nykymaailman ihmiset ovat tottuneet luomaan tehtäväluetteloita Exceliin tai erilaisiin laskentataulukkotyökaluihin. He ovat saattaneet myös luoda yksinkertaisen Gantt-kaavion. Se toimii hyvin, kun luot luettelon asioista, joita kuka tahansa voi katsella. Kun kuitenkin lisäät lisää ihmisiä aktiviteettiin, tuolloin on paljon helpompaa luoda Gantt-kaavio verkossa.
Gantt-kaavion edut ovat monia. Olemme luetellut tärkeimmät edut alla:
- Projektien suunnittelu ja aikataulu
- Suunnittelu ja ajoittaminen
- Suunnittelu ja tehtävien ajoittaminen useille projekteille
- Tehtävien katseleminen ajan myötä
- Suunnittelu Sprintissä
- Tiimiyhteistyö
- Aikataulujoukkueen työ
- Suunniteltujen aikataulujen määrittäminen vs. projektin todelliset aikataulut
johtopäätös
Tämän keskustelun jälkeen voimme päätellä, että Gantt-kaavion käsitettä voidaan ajatella niin tunnettuina kuin myös projektinhallintakäytäntöjen onnistuneena lähestymistapana. Sitä voidaan pitää tehokkaana ja hyödyllisenä tapana niiden projektien ajoittamiseen, seurantaan ja hallintaan, joissa eri tehtävät on tarkoitus suorittaa rajoitetun ajan.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas Gantt-kaavioon projektinhallinnassa. Tässä keskustelimme käsitteestä, kuinka sitä käytetään, rooli ja hyödyt. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Projektipäällikön rooli
- Tehokas Gantt-kaavio projektille?
- Projektipäällikön tekniset taidot
- Ura projektijohtamisessa
- Projektinhallinnan tapaustutkimus