Meidän on virtuaalin ikä, etkä tarvitse minua kertomaan teille, että me kaikki elämme rinnakkaiselämää verkossa.
Tutkimukset osoittavat, että yli 90% 12-20-vuotiaista ihmisistä, joilla on pääsy Internet-yhteyteen, ovat yhteydessä vuorokauden ympäri ja löytävät verkkoyhteydenpidon helpommaksi kuin todellisten kirjeiden tai viestien kirjoittamisen.
Sosiaalinen media on ylittänyt viestinnän virtauksen Internetissä kuin koskaan ennen. Pikaviestit, chattailu, sähköpostin lähettäminen, lähettäminen, twiitti, paljon toimintaa tapahtuu verkossa, jonka me joko aloitamme tai vastaamme.
Sähköpostit ovat kauan sitten ottaneet paperipostin sijaan päivittäisessä asiasuunnitelmassamme. Pöytä- / kannettava tietokone, Wi-Fi-yhteys tai dongle, ja sinulla on hyvä mennä. Ja nopeus on lisäarvo.
Viime vuosikymmenen aikana sähköpostiviestistä on tullut suositeltava tapa yhdistää ihmisiä, jotka on asetettu etäisyyksille toisistaan. Miksi etäisyydet, jotkut meistä jopa lähettävät sähköpostia vieressä olevassa talossa asuville ihmisille! Ja ennen matkaviestintäsovellusten haltuunottoa, sähköpostiviestit olivat ainoa tapa suunnitella piknikiä, tapaamisia, juhlia tai jakaa kuvia tai tietoja ystävien tai perheen kanssa.
Suurin osa meistä osaa ampua ystävällisiä sähköposteja hatun pudotessa ja pitää sitä nopeampana ja helpompana vaihtoehtona kirjeiden kirjoittamiseen. Ja tosiasia, että nämä epäviralliset sähköpostit eivät noudata mitään suosittuja kielioppi- tai sävellysääntöjä, eivät pienessä mitassa. Sinun ei tarvitse viettää aikaa pohtiessaan, kuinka kehittää postia yliopistojoukollesi tai naapurikavereillesi; kirjoitat vain.
Mutta ammatilliset sähköpostit ovat kokonaan erilainen pallopeli. Vaikka nämä muodot ovat vähemmän muodollisia kuin painettu huomautus tai kirje, ne ovat silti organisoituneita sävynsä ja tekstuurinsa suhteen, ja ne noudattavat kieliopin oikeellisuuden sääntöjä.
Ennen kuin tutustumme tehokkaan ammatillisen sähköpostimuodon kirjoittamista koskeviin yksityiskohtiin, anna minun tarkastella joitain tällaisen muodollisen viestinnän tarkoituksia.
Voit kirjoittaa ammatillisia sähköposteja -
- Hakeminen virkaan, stipendiin tai apurahaan
- Luvan tai suosituksen pyytäminen
- Tietojen antaminen tai pyytäminen
- Pyydetään toimia jonkin suhteen
- Vastaaminen tai virallisen viestinnän tunnustaminen
- Kirjoittaminen jostain aiheesta, josta tuntuu vahvasti
- Valitus palvelusta tai tuotteesta
Nämä ovat vain ohjeellisia; syyt virallisten sähköpostien kirjoittamiseen voivat olla tyhjentävät.
Koska kaikkiin näihin tilanteisiin liittyy viranomainen ja toimisto, on sanomattakin selvää, että sävyä ja kieltä on valvottava huolellisesti. Lyhyesti sanottuna, aika muistaa Ps ja Q.
Joten päästäkäämme messinkihankoihin. Kuinka jatkat sähköpostin jäsentämistä ja kirjoittamista tavalla, joka olisi sekä kiinnostavaa että tehokasta? Eli miten pääset käsiksi?
Kerrokaamme seitsemän viestinnän C: tä:
- Täydellisyys: Viestinnän on oltava täydellistä antamalla vaaditut tiedot ja ilmoittamalla sen tarkoitus
- Tiivis: Sen on oltava asiaankuuluvaa, eikä se tarvitse turhautua tarpeettomasti
- Selkeys: Tarkoituksesi on tultava selvästi läpi
- Konkreettisuus: Viestin on oltava erityinen, ja siihen on liitettävä tosiasiat ja todisteet
- Johdonmukaisuus: Sen on oltava järkevää
- Kohteliaisuus: Puhtaus ja vastavuoroisuus on pidettävä mielessä
- Oikeellisuus: Viestinnässä ei saa olla kieliopillisia virheitä
Joten yllä olevat kriteerit pidetään mielessä, sähköpostiosoitteesi tulisi olla selkeä, kattava, johdonmukainen asiakirja, jonka ei pitäisi ihanteellisesti vaatia seurantapostia, joka sisältää selitykset ja ohjeet.
Helppo sanoa kuin tehdä, eikö niin? Kuinka monta kertaa olet istunut säveltämään yhden tarkan postin, ja olet myöhemmin todennut sen olevan töykeää ja harjaa tai selkeää vingua tai turhaa? Olen varma, että olemme kaikki joutuneet kohtaamaan tällaista ongelmaa: onko oltava terävä ja suora vai onko kohtelias ja pyöreä.
7 vinkkiä ammatillisen sähköpostisi parantamiseksi
Joten aloittakaamme perusteista.
-
Toista mielesi postituksen tarkoitus
Mihin kirjoitat sähköpostia? Mitä haluat vastaanottimen tekevän? Jos olet selvästi mielessäsi odotetusta vastauksesta, jonka sähköpostisi tavoittelee, voit kirjoittaa viestin pitämällä tämä mielessä.
Annan esimerkin.
Sano, että Dorothy haluaa yliopistodekaaninsa antavan hänelle suosituksen stipendiksi. Hänen sähköpostin kirjoittamisen tarkoituksena on muistuttaa dekaania hänen uskottavuudestaan opiskelijana, hänen suorituksistaan yliopistossa ja yleisestä vilpittömyydestään. Nyt hänen on todettava kaikki nämä postissa ilman, että törmäät niin urheiluun itsensä kanssa tai ilman, että se tuntuu liian raivoisalta. Hänen on myös pyydettävä dekaaniaan kirjoittamaan suosituskirje tietyn ajan kuluessa. Joten hänen sähköpostin tarkoitus olisi:
- a) Hänen valtakirjansa ilmoittaminen opiskelijana
- b) Tiedottaminen dekaanilleen haetusta stipendistä
- c) suosituksen saaminen kyseisenä ajankohtana
Kun hän on päässään selkeästi mitä haluaa, hän voi jatkaa postittamista vastaavasti.
Analysoi myös lukijasi. Kuka hän on? Mikä on lukijan reaktio todennäköisesti sähköpostisi lukemiseen. Kehitä sähköpostisi tämän analyysin perusteella.
-
Aiherivin valitseminen
Oletetaan, että lähetät työhakemuksen.
Aiheen rivin ”Työn avaaminen” tai “Markkinointiharjoittelija” on liian epämääräinen, kun lähetät sähköpostiohjelmaa. Sinun on määritettävä otsikkokohta hakijaan sekä osastoon tai osastoon tai lähettämispaikkaan, jos nämä on määritelty rekrytointiilmoituksessa.
Ajattele sitä sähköpostin yhden rivin tiivistelmänä. Aihe kertoo vastaanottajalle, mikä on sähköpostisi lähettämisen tarkoitus. Se pyytää myös erityisiä toimia, kuten:
” Osallistuminen ___________ -seminaariin (aihe) _________________ (paikka) __________ (päivämäärä ja aika) ”
Tai
“ Pöytätietokoneiden korjaus ja huolto - tarjouspyyntö ”
Tällaiset otsikkorivit ilmoittavat vastaanottajalle tarvittavat yksityiskohdat ja noudattavat aiemmin keskusteltuja selkeyden ja ytimeyden sääntöjä.
-
Tervehdys ja tervehdys
Muistatko kohteliaisuuden ja kohteliaisuuden oppitunnit, jotka meille oli opetettu yläasteella? Kyllä, nämä ovat merkityksellisiä myös nyt. Ammatillisen sähköpostiosoitteen tulisi aina alkaa tervehdyksellä.
" Arvoisa herra tai rouva (tapauksesta riippuen) " tai " terve rouva kauppias (jos tiedät vastaanottajan nimen)",
Kun kirjoitamme sähköpostiviestin (epävirallinen posti), pääsemme suoraan pisteeseen, ilman että tarvitsemme Ps: tä ja Q: tä ystävien kanssa. Mutta ammatilliset sähköpostit eivät ole täydellisiä ilman asianmukaista tervehdystä, jota seuraa tervehdys tai kohtelias avaaminen, kuten:
“ Kiitos kutsustasi ”
Tai
” Lämpimät terveiset ”
Tai
" Tunnustamme valituksesi ja pahoittelemme syvästi hankaluuksiasi "
Jään murtamisen lisäksi niin sanotusti, tällainen aukko tunnustaa myös postinlukijan tärkeänä henkilönä.
-
Viestin kirjoittaminen
Tämä on teknisesti vaikein osa työtä, koska tämä on asian ydin. Sähköpostiosoitteesi tulisi noudattaa kieliopin sääntöjä, ja siinä tulisi olla aukko, runko ja loppuosa. Aloitusosa viittaa aikaisempaan kirjeenvaihtoon tai toimintaan, jos sellaista on. Siinä mainitaan myös postin kirjoittamisen tarkoitus.
Muista, että avainhenkilöt vastaanottavat postia rekkakuorma-autolla nykyään, ja kaikkien näiden lukeminen on mahdotonta. Suurin osa ammattilaisista skannaa aiheen ja avaavan sähköpostiviestien osan, ja ansaitsee lisätutkimuksen vain, jos he löytävät nämä informatiiviset ja osuvat.
Joten älä odota viimeiseen kappaleeseen, jotta voit ilmoittaa tarkoituksesi. On todennäköistä, että lukija luopuu ennen kuin he saapuvat kyseiseen kohtaan. Tästä syystä myös lyhyt ja tiukka ovat niin tärkeitä. Taustatiedot ovat tärkeitä, mutta ole hyvä ja ole hyvä. Tulkaa kohtaan niin pian kuin mahdollista.
Käytä luettelopisteitä, jos sähköpostissasi on paljon tosiasiallisia tietoja. Nämä on helpompi käydä läpi.
Korosta asianmukaiset alueet . Näiden osien läpi lukemisen on kerrottava lukijalle, mitä haluat.
Älä ole epämääräinen. Sano selkeästi, mitä on tehtävä. Vaikka työhakemuksissa tai avustushakemuksissa ei ole ehdottomasti mahdollista määritellä sanoja, muista lukijalle, mistä kirjoitat.
Sähköpostisi on oltava lyhyt ja täydellinen samaan aikaan. Vaikuttaa korkealta tilaukselta? Ei lainkaan.
- Tee vain luettelo niistä pisteistä, jotka on lisättävä postiin.
- Katso luettelosta varmistaaksesi, että sisällytät kaikki kohdat.
- Tarkista sanallisuus. Poista ylimääräiset tiedot.
- Varmista, että sähköposti ei pääse sivuille. Anna tarvittaessa lisätietoja liitteissä (lisätietoja myöhemmin tässä viestissä)
- Varmista, että sähköpostiosoitteesi ei tarvitse seurata bittejä ja osia tiedoista myöhemmässä postissa. Yritä tehdä postista täydellinen kirjeenvaihto sinänsä.
Muista aina avata ja sulkea posti kohteliaasti. Suorittamisen jälkeen sulje posti valitsemalla ” Lämpimät terveiset ” tai “ Kiitos ja terveiset ” tai tavanomainen “ Kunnioittavasti ”, jota seuraa nimesi. Jos mahdollista, lisää allekirjoituksesi ennen nimeäsi.
Kun sävellysosa on ohi, anna itsellesi takaosa! J
Olet yli kovan osan. Nyt jäljellä on tarkistaminen ja muokkaaminen sekä tukevien tietojen antaminen.
-
Käytä kohteliasta kieltä ja ole asiaan
Muistatko "Cs" tiiviyden ja kohteliaisuuden? Muodollisen viestinnän on oltava kohteliasta ja persoonatonta.
” Haluamme ilmoittaa, että viimeinen lähetyspäivä on 20. lokakuuta 2015. Ole hyvä ja lähetä ilmoituksesi kyseisen päivämäärän sisällä. ”Eikö se kuulosta kohteliaalta ja selvästi? Se määrittelee myös toimenpiteet, jotka vaaditaan tietyn ajan kuluessa.
Tee karkea luonnos sähköpostiviestistäsi ja lue se asettamalla itsesi vastaanottimen asentoon. Kuulostaako kohteliaalta ja kohteliaasti? Annoitko kaikki tarvittavat yksityiskohdat? Onko viestisi asianmukainen? Kuulostaako tosissasi? (Punainen hälytys! Rentoisuus on kunnossa ystävien kanssa, ei ammatillisessa tilanteessa, varsinkin kun kirjoitat sähköpostia henkilölle, jota et tunne henkilönä). Joten kannattaa ottaa joitain sähköpostin kirjoitusvinkkejä ennen kuin aloitat minkä tahansa postin kirjoittamisen.
Lue ja tarkista sähköpostiviestisi mahdollisten kielioppi- ja oikeinkirjoitusten ja puutteiden varalta. Jos mahdollista, saat kolmas henkilö lukemaan ja antamaan palautetta. Objektiivinen silmä voi usein tuoda esiin sen, mitä sinä osallistujana ei voinut nähdä.
-
Kopioiden toimittaminen
Jos sähköpostisi edellyttää koordinointia tai hyväksyntää muiden osastojen tai virkamiesten kanssa, muista merkitä kopio (kopio) heille. Lähetä itsellesi myös tyhjä kopio tulevaa käyttöä varten.
Ole kuitenkin varovainen, älä ammu kopioita etuyhteydettömille ihmisille. Tämä tapahtuu todennäköisimmin, kun vastaamme ryhmäviesteihin; osumme usein Vastaa kaikki -painikkeisiin sen sijaan, että vastaamme vain lähettäjälle.
Tietojen ylikuormituksen aikakaudella viimeinen asia, jonka ammattilainen haluaa, on täynnä postilaatikko, johon on merkitty paljon liittämättömiä postikopioita. J
-
Liitteiden lisääminen
Jos lähetät työhakemusta tai tietoviestiä, sinun on liitettävä asiaankuuluvat asiakirjat sähköpostiin. Posti ilman asianmukaista liitettä on kuin kirjekuori ilman kirjettä!
Suuri aika tuhlataan, kun postit tulevat ilman liitteitä. Vastaanotin joko lykätään vanhenemisesta, tai hänen on kirjoitettava takaisin pyytäen tarvittavien tietojen lähettämistä. Sitten lähettäjä lähettää toisen postin samalla.
Joten nyt olet kaikki suunnattu ja istuut kirjoittamaan. Olkaamme tarkistaa valmis viitteesi muoto :
- Vastaanottaja: Vastaanottajan sähköpostiosoite
- Lähettäjä: Lähettäjän sähköpostiosoite
- Kopio: (Kopioi)
- Postin aihe
- Tervehdys
- Muistion runko
- Sulkeminen
- Lähettäjän allekirjoitus ja / tai nimi
Tämä on karkea muoto; voit improvisoida tutustutessasi prosessiin.
Ennen likvidaatiota saanen vielä kerran käydä läpi tekniset tiedot:
- Käytä lyhyttä, kuvaavaa aiheriviä
- Tervehdytä vastaanottajaa ”Hyvä herra / rouva…” tai “Hei, ……”
- Ole tarkka ja asiallinen
- Älä käytä rentoa kieltä, ole muodollinen
- Sulje kunnolla nimikirjaimet / nimi / allekirjoitus
- Kopio asianomaisille henkilöille
- Tuki tarvittavilla lisälaitteilla
Joten nyt, kun sinulla on riittävästi panoksia, kirjoita (tai pikemminkin napsauta), kaverit! ?
Toivotan kaikille onnea!
Aiheeseen liittyvät kurssit: -
Sähköpostimarkkinoinnin koulutus
Luo tehokas kohdistettu sähköpostitietokanta