Projektinhallinnan vaiheet
Projekti on yhteistyötoiminta, johon sisältyy tutkimus tai suunnittelu, joka on tarkoin suunniteltu tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Yksinkertaisesti sanottuna projekti tuottaa tuotteen tai palvelun, joka eroaa lopussa olevasta. Projektia on hallittava halutun tuloksen saamiseksi. Projekti ja sen johtaminen käyvät läpi tietyn menettelyn siirtyäkseen nopeasti välttämällä kaikenlaisia esteitä ja saavuttamalla ennalta asetetut tavoitteet. Tätä menettelyä kutsutaan projektin elinkaareen. Projektinhallinta on tiedon, taitojen, työkalujen ja tekniikoiden soveltamista projektitoimintaan projektin vaatimusten täyttämiseksi. Se sisältää hankkeen aloittamisen, suunnittelun, toteuttamisen ja päättämisen.
Projektinhallinnan viisi vaihetta.
1.Projektin aloittaminen:
Aloitusprosessi päättää, millainen projekti otetaan käyttöön ja mitä sillä voidaan tehdä. Jos siitä ei huolehdita, hankkeen on vaikea saavuttaa tavoitteensa. On tärkeää ymmärtää projektiin liittyvän liiketoiminnan tarpeet ja toteutetaan kaikki toimenpiteet parhaan mahdollisen hyödyntämiseksi siitä. Mahdollisista puutteista tulisi ilmoittaa ja korjata heti. Muutama alue tulisi ottaa huomioon käynnistettäessä hanketta. Hankkeen aloitusasiakirjat voidaan laatia näiden alueiden dokumentoimiseksi. Hankkeen aloitusasiakirjat ovat sarja huolellisesti kytkettyjä asiakirjoja, joita käytetään suunnitella hanke ja sen kestojärjestys huolellisella tavalla.
- Projekti ehdotus
- Hankkeen laajuus
- Tuotteen erittelyrakenne
- Työn jaottelurakenne
- Vastuun osoittaminen
- Alustava projekti-aikataulu
- Yritystarpeiden ja projektitoimenpiteiden analyysi
- Katsaus käynnissä olevaan projektiin
- Hankkeen ja sen budjetoinnin taloudellinen analyysi
- Sidosryhmäanalyysi
- Hankkeen peruskirja
- Analyysi vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja uhista yritykselle
2.Projektisuunnittelu:
Aloitusvaiheen jälkeen projektin on tarkoitus asettaa kaikki yksityiskohdat järjestykseen. Pääideana on suunnitella kaikki hankkeen näkökohdat ja käytettävissä olevat resurssit, jotta tehdystä työstä voidaan päättää ja siihen liittyviä riskejä hallita. Kuten aloitusvaiheessa, epäonnistuminen suunnittelussa vähentää huomattavasti projektin onnistumismahdollisuuksia. Hankkeen suunnittelu koostuu yleensä-
- Projektijohtamisen metodologia olisi määritettävä;
- Hankkeen laajuutta tulisi kehittää;
- Projektitiimi on valittava;
- Tuotteen ja työrakenteen erittely toimitettavia kohti kohti;
- Projektitoimintojen tunnistaminen kaikkien projektin tavoitteiden saavuttamiseksi ja järjestäminen niiden järjestyksen mukaan;
- Projektin resurssitarpeiden arviointi;
- Arvio hankkeen kestosta ja sen kustannuksista;
- Työaikataulun kehittäminen;
- Hankkeen budjetointi;
- Riskienhallinta;
- Kehittämään toimenpiteitä laadun testaamiseksi;
- Muodollinen työn hyväksyminen.
3.Projektin suorittaminen:
Suorittaminen tapahtuu suunnitteluvaiheessa päätettyjen ehtojen mukaisesti. Tämä prosessi varmistaa, että projektin suunnitteluvaiheessa on toteutettu oikeudenmukaisuus. Tässä vaiheessa kaikkien käytettävissä olevien resurssien asianmukainen hallinta tapahtuu yhdessä taloudellisen analyysin ja budjetoinnin kanssa. Tämän vaiheen tulos on lopputulos.
- Projektidokumentaatio: Fyysisten dokumenttien hallussapito kaikesta projektin tehokkaaseen toteuttamiseen tarvittavasta auttaa projektin onnistumisessa. On tärkeää, että projektin aikataulusta löytyy fyysinen dokumentointi, koska se auttaa hallitsemaan projektin kestoa, sen laajuutta, tehokkuutta ja vauhtia. Kun kaikki asiakirjat ovat käsissä, on helppo tarkistaa, toteutetaanko projekti oikein. Tämä vaihe antaa koko projektin ajan fyysisen viitteen, jos joudutaan varmentamaan työnsä. Useimmissa tapauksissa projektin dokumentointi on paras tapa valvoa projektinhallinnan eri vaiheita. Jos noudatetaan tapaa, jolla sen pitäisi olla, se voi osoittautua keskeiseksi hankkeen menestykseen .
4.Projektin seuranta ja hallinta
Seuranta- ja valvontavaiheessa käsitellään projektin toteutuksen valvontaa, jotta kaikki mahdolliset esteet ja vaivat voidaan tunnistaa ajan kuluessa ja korjaavat toimenpiteet voidaan toteuttaa. Tärkeintä on, että tähän sisältyy säännöllinen projektin ja sen menettelyjen seuranta säännöllisesti, jotta nähdään, poikkeaako joku projektin aikataulusta vai rikkooko se asetettuja ehtoja. Se liittyy:
-
- Hankkeen aikataulu on mitattava;
- Hankkeen muuttujat tulisi mitata;
- Korjaavia toimenpiteitä olisi toteutettava kaikkien hankkeeseen mahdollisesti liittyvien esteiden poistamiseksi.
- Vain hyväksytyt muutokset tulee toteuttaa, koska väärin tehdyt muutokset voivat vaikuttaa koko projektiin.
5.Projektin päättäminen:
Päättämisprosessiin kuuluu projektin muodollinen hyväksyminen ja merkitsee sen vuoksi sen päättymistä. Tässä vaiheessa keskitytään tiedostojen tallentamiseen ja projektista saatujen oppien merkitsemiseen.
Tämä vaihe koostuu:
- Sopimuksen päättäminen: Jokaisen hankkeeseen sovellettavan sopimuksen on oltava valmistunut, sovittu ja suljettu.
- Hankkeen lopetus: Kaikki projektitoiminnot on saatava päätökseen ja sitten projekti on suljettava.
Tämä vaihe tykkää myös hankkeen uudelleentarkastelusta sen toteuttamisen jälkeen. Se koostuu kaikkien ryhmän jäsenten kokemusten tarkastelusta riippumatta siitä, ovatko he hyviä vai huonoja.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas projektinhallinnan vaiheisiin. Tässä olemme keskustelleet projektinhallinnan eri vaiheista. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Hankkeen arviointitekniikat
- Ura projektijohtamisessa
- Jira-projektinhallintatyökalu