3 erinomaista vinkkiä! Kuinka pitää tehokkaita kokouksia? - eduCBA

• Opit, että tapaat sisäisen erityisen tehokkaan työn-

Kuinka pitää tehokkaita kokouksia? Kokoukset ovat olennainen osa jokapäiväistä elämää yrityksessä, ja kokouksissa viettämäsi tuntimäärät kasvavat jatkuvasti, kun nouset organisaatiossa korkeammaksi. Lukuun ottamatta muutamaa roolia, jotka ovat luonteeltaan yksilöllisiä avustajia ja joissa kokouksiin osallistuu suhteellisen vähemmän, kaikissa muissa rooleissa merkittävä osa ihmisen työpäivästä vietetään kokouksissa.

Vaikka pääsytasolla kokouksiin vietetyn ajan prosenttiosuus voi olla niinkin alhainen kuin 5-10% kokonaisajasta, vanhemmilla tasoilla tämä aika voi olla jopa 90-95% työajasta. Ei ihme, että ylemmän tason henkilöiden on oltava työhenkilöstöä, koska heidän on löydettävä aikaa kokouksiin käytetyn työajan lisäksi saada työnsä päätökseen.

Koska kokouksiin vietetään niin suuri osa organisaation ajasta, on tärkeää ymmärtää, miksi meillä on kokouksia? Koska suuressa organisaatiossa kaikki tehtävät hoidetaan yhdessä työskentelevien ihmisryhmien avulla, suurin osa organisaation kokouksista on sisäisiä kokouksia minkä tahansa tietyn tavoitteen saavuttamiseksi, kuten.

Opit, että tapaat sisäisen erityisen tehokkaan työn-

1. Miksi meillä on kokouksia?
2. Kokousten kustannukset (KOM)
3. Vinkkejä tehokkaiden kokousten järjestämiseen

# 1: Vinkkejä ennen työtä tekemistä
# 2: Vinkkejä kokouksen aikana
# 3: Lähetä työ (kokouksen jälkeen)

I) Miksi meillä on kokouksia?

1. Tiedonjakokokoukset: - Nämä kokoukset järjestetään jakamaan tietoja ja päivityksiä esimerkiksi ajoittain - tehokkaita kokouskoulutuksia, uusia käytäntöjä jne.

2. Tilapäivityskokoukset: - Näitä kokouksia käytetään, kun joukko ihmisiä tai ryhmiä työskentelee yhdessä projektin eri osien parissa ja heidän on jaettava päivitykset tekemänsä työn tilasta. Nämä kokoukset ovat luonteeltaan tyypillisesti toistuvia ja toistuvat tietyn ajanjakson jälkeen, kuten päivittäin, viikoittain, kuukausittain jne.

3. Päätöksenteko-kokoukset: - Nämä kokoukset ovat yleensä silloin, kun päätös on tehtävä, ja päätöksentekijä haluaa eri sidosryhmien panoksia ennen päätöksentekoa.

4. Ongelmanratkaisukokoukset: - Toisinaan ryhmä ihmisiä kokoontuu aivojen myrskyyn ja keskustelevat ja päättävät parhaasta tavasta ratkaista organisaation ongelmat.

5. Sekalaiset kokouslajit: - Voi olla muita kokouksia, kuten innovaatiokokouksia, tehokkaita ryhmänrakentamiskokouksia, suorituksen arviointikokouksia, tilintarkastuksen kokouksia, tehokkaita hallituksen kokouksia jne.

Sisäisten kokousten lisäksi voi käydä tapaamisia myös ulkopuolisten sidosryhmien kanssa, joihin henkilö saattaa joutua osallistumaan. Rajoitamme tämän artikkelin tarkoitusta varten sisäisiin kokouksiin, joihin lähtötason ja keskisuurten kokousten johtotason henkilöiden on osallistuttava.

II) Kokousten kustannukset (KOM):

Onko jotain kuten kokousten kustannukset (COM)? Vastaus on lopullinen kyllä, ja se on yhteenveto kokouksiin osallistuvien henkilöiden kaikista kustannuksista plus kokouksen järjestämiseen tarvittavat infrastruktuurikustannukset. Keskusteluissamme voidaan olettaa, että kokouskustannukset ovat kustannuksia, jotka yritykselle aiheutuvat osallistujien kokoukseen käyttämästä ajasta.

Sallikaa minun selventää tätä vielä lisäämällä esimerkki. Useimmissa yrityksissä erilaisten tehokkaiden osastopäälliköiden kokoukset tapaavat yleensä kerran viikossa tai kahden viikon välein yhden tai kahden tunnin ajan keskustellakseen operatiivisista kysymyksistä.

Oletetaan, että organisaatiossa XYZ Kymmenen vanhempaa johtajaa kokoontuu kerran viikossa kahden tunnin ajan. Oletetaan myös, että

• Näiden vanhempien johtajien keskimääräinen CTC on Rs 36 Lakhs.
• Siksi keskipalkka kuukaudessa = 36, 00 000/12 = 300 000
• Siksi keskimääräinen palkka päivässä = 3, 00 000/30 = 10 000
• Olettaen 10 tunnin työaika päivässä - Av. Tunnin hinta = 10 000/10 = Rs. 1000 / -
• Aika 10 johtajalle, jotka kokoontuvat 2 tuntia = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -

Siksi tämän kokouksen hinta on 20 000 / - Rs. Olemme kuitenkin käyttäneet erittäin yksinkertaistettua mallia yllä, jos lisäämme monimutkaisuutta ottamalla huomioon tehokkaiden kokousten edut ja tosiasia, että työntekijät työskentelevät vain 22 päivää kuukaudessa jne., Kokouksen todelliset kustannukset ovat helposti kaksinkertaiset tähän määrä.

Nyt kun olet ymmärtänyt, että kokouksilla on kustannuksia. Ei ole järkevää ymmärtää, miksi tehokkaiden kokousten järjestäminen on erittäin tärkeää jokaiselle organisaatiolle, koska merkittävä osa sen työntekijöistä vietetään kokouksiin.

Joten tutkitaan miten vältetään tylsien, tuottamattomien, järjestäytymättömien ja liian pitkien kokousten järjestäminen? Perustuu yli 20-vuotiseen kokemukseeni yrityksestä ja osallistun keskimäärin yli 3-kokouksiin joka päivä, tässä on joitain vinkkejä kokousten tehostamiseksi.

Ensinnäkin asianmukaisella suunnittelulla ja valmistelulla mikä tahansa kokous voi olla tehokas ja nautinnollinen. Jos avustaja suunnittelee asianmukaisesti ja suorittaa virheetömästi ja seuraa asianmukaisesti, kokous on tehokas.

Suositellut kurssit

• Online-sertifiointikurssi CAPM: ssä
• Projektinhallinnan verkkokurssi
• ISO 27001 -ohjelma

III) Vinkkejä tehokkaiden kokousten järjestämiseen

Tehokkaat kokousvihjeet voidaan jakaa kolmeen osaan

1. Ennakkotyö (ennen kokousta)
2. Kokouksen aikana
3. Lähetä työ (kokouksen jälkeen)

# 1: Vinkkejä ennen työtä tekemistä

1. Esityslista :

• Kokouksen järjestäjän on päätettävä, mikä on kokouksen tarkoitus.
• Mitkä ovat odotetut tulokset?
• Näiden perusteella on kehitettävä kokouksen esityslista.

Kokouksen asialistan on oltava hyvin selkeä odotettujen tulosten suhteen. Jos kokouksen esityslista ei ole selkeä, toivottua tulosta ei saavuteta. Annan teille esimerkin tämän selventämiseksi - Oletetaan, että sinua pyydetään järjestämään kokous myyntinumeron tarkistamiseksi. viimeisen vuosineljänneksen aikana ja päättää toimenpiteistä seuraavalle vuosineljännekselle. Kuin siinä tapauksessa voit lähettää kokouksen esityslistan jollain tavoin

• Kokous tarkistaa myynti.
• Tarkista toisen vuosineljänneksen myynti
• Keskustelu myynnistä.

Jokaisessa edellä mainitussa tapauksessa esityslista ei ole kovin selkeä, ja on todennäköistä, että kokous kulkee kaikkialla paikassa eikä osallistujia ole valmistauduttava kokoukseen, mikä vähentää kokouksen tehokkuutta huomattavasti

Joten katsotaanpa, miltä hyvä kokouksen esityslista näyttäisi:

Otsikko: Myyntikatsauksen kokous kesto : 2 tuntia

Sr Ei	aihe	Juontaja	Kesto
1	Johdanto ja tausta	Jaakob	10 min
2	Esittely pohjoisesta ja länsimaisesta alueesta (viimeisen vuosineljänneksen tulokset, mikä meni oikein, mikä meni pieleen)	Sheena	30 min
3	Esitys etelä- ja itäosista (viimeisen vuosineljänneksen tulokset, mikä meni oikein, mikä meni pieleen)	Edie	30 min
4	Avoin keskustelu suorituskyvystä, parannuskohdista ja seuraavan vuosineljänneksen strategian päättämisestä	Matta	40 min
5	Katsaus kokouksen toimiin	Rachel	10 min

Kuten yllä olevasta tehokkaasta kokousohjelmasta voidaan nähdä, käy hyvin selväksi, että kokouksen rakenne on määritelty selvästi. Osallistujat, joiden on tarkoitus esitellä, tietävät, mitä heidän on esitettävä ja kuinka kauan heidän on suoritettava tehokas kokousesitys.

Tällainen yksityiskohtainen esityslista auttaa siis varmistamaan kokousten tehokkuuden.

2. Osallistujien luettelo : Suurin osa kertaa järjestäjät eivät pohdi sitä, ketkä ovat osallistujia, jotka on kutsuttava. On erittäin tärkeää, että oikeat osallistujat kutsutaan kokouksesta vaadittavien tulosten perusteella.

Jos jotkut vaadituista osallistujista jätetään väliin, päätöstä ei voida tehdä. Vaihtoehtoisesti, jos lopulta kutsumme osallistujia, joita ei tarvita kokoukseen, kuin ne, jotka kuluttavat aikaa, ovat tylsää kokouksen aikana ja voivat aiheuttaa keskusteluihin vaikuttavia häiriöitä.

3. Muut sekalaiset asiat : Jotkut muut asiat, jotka järjestäjän on pidettävä mielessä, on varmistaa se

• Kokoustilan oikea koko on varattu.
• Osallistujat vahvistavat osallistumisensa kokoukseen etukäteen.
• Jos osallistujien on tarkoitus käydä läpi minkä tahansa tiedon / lukumateriaalin / valmistelumateriaalin, se on lähetettävä hyvissä ajoin.
• Toisinaan kaikkien osallistujien odotetaan esittävän materiaalinsa tavanomaisella tavalla, tällöin mallit on jaettava etukäteen.

# 2: Vinkkejä kokouksen aikana:

1. Aloita kokous ja lopeta kokous ajoissa. Jos kokouksessa on aikavälejä erilaisille asialistaa koskeville asioille kuin seurata ajankohtaa ja yritetään varmistaa, että näitä määräaikoja noudatetaan tiukasti.
2. Tarjoa mahdollisuuksien mukaan kevyitä virvokkeita tai teetä / kahvia, koska ne ovat hyviä jäänmurtajia ja pitävät jäsenet hereillä ja kiinni.
3. Tervehdytä jäseniä kokouksen alussa, anna tausta ja siirry nopeasti kokouksen esityslistalle ja kokouksen odotettuihin tuloksiin alussa varmistaaksesi, että kaikki osallistujat ovat samalla sivulla.
4. Kannusta keskusteluja saadaksesi kaikki näkökulmat ja tehokkaat kokousideat. Jos jotkut jäsenistä eivät puhu, kysy heiltä erityisiä kysymyksiä saadakseen myös mielipiteensä.
5. Pidä keskustelu keskittyen aina aiheeseen. Varmista, että keskustelu on rakentavaa ja toistuvia kommentteja vältetään. Voit tahdikkaasti lopettaa keskustelut, kun ne eivät ole missään vaiheessa tai muuttuvat tuhoisiksi tai tuottamattomiksi.
6. Tiivistä kokouksen lopussa kokouskeskustelu, saavutetut sopimukset, tarvittavat toimet ja päätä seuraavan kokouksen ajankohdasta (tarvittaessa)

# 3: Postityö (kokouksen jälkeen):

Joten sinulla oli hyvä tuottava keskustelu kokouksessa, jossa ihmiset ovat sopineet toteutettavasta toiminnasta. Joten onko sinun mukava rentoutua?

Vastaus on iso ”EI”, ja syynä on, että organisaation suurin haaste on, että kokoukseen osallistumisen jälkeen ihmiset eivät seuraa heille osoitettuja toimia ja seurauksena toimia ei koskaan suoriteta ja odotetut tulokset eivät tule läpi.

Jotta voit saavuttaa odotetut tulokset, sinun on lähetettävä heti (enintään 2–3 työpäivän kuluessa) kaikille osallistujille kokouksen pöytäkirja ”MOM” yhdessä kokouksen tuloksena syntyneiden toimien kanssa.

MOM- ja Action-kohteesi tulisi yleensä sisältää seuraavat

1. Yhteenveto käydystä keskustelusta
2. Saavutetut sopimukset
3. Alueet, joissa oli erimielisyyksiä ja joissa tarvitaan jatkokokouksia / keskusteluja.
4. Toimintaesineet

Nyt tullen MOM- ja Action-aiheisiin, kokemukseni perusteella olen nähnyt, että suurin osa osallistujista ei tartu toimiin selvästi ja sen seurauksena niitä ei saada toteutettua. Annan selittää tämän esimerkillä.

Edellä keskustelussa pidetyssä kokouksessa toimintakohteet lähetetään suurimmaksi osaksi tällä tavalla.

Toimintaesineet

1. Luoda myyntistrategia C-asiakkaille
2. Tarkista tuotteen x myynnin toteutettavuus
3. Paranna myyntiä Kanpurissa 10%
4. Pidä seurantakokous keskustelemaan uudesta valmistumisesta etelään.

Yllä olevat toimet eivät ole kovin tehokkaita, koska niillä ei ole seuraavia

1. Toimesta vastuussa olevan henkilön nimi
2. Aika, jolloin toimenpide on suoritettava loppuun.

Joten parempi tapa esitellä toimintakohteet on

Sr Ei	Toimintokohta	vastuu		Eräpäivä	Kommentit
		ensisijainen	Tuki
1	Luo tehokas myyntistrategia C-asiakkaille, jotka eivät osta tuotteitamme, ja ne tulisi tuoda keskusteluun seuraavassa tarkistuskokouksessa	räystäspääsky	Jinal	10. lokakuuta
2	Luo Manhattanin markkinoille ”Tuotteen X” testimarkkinointisuunnitelma, jonka perusteella voidaan suunnitella koko Intian tason käyttöönotto	nyrjähdys	Jared	15. lokakuuta	Pitäisi sisältää myös suunnitellun ilmoituksen yksityiskohtaiset kustannukset.
3	Ohio Sales -tiimin tulee pakottaa lisäämään myyntiään 10% marraskuussa	Hobert	Petricia	30. marraskuuta
4	Aseta seurantakokous marraskuun puoliväliin mennessä keskustelemaan tämänpäiväisen kokouksen toimista ja tarkastelemaan kilpailijoidemme eteläisen alueen markkinointistrategiaa	Eric		10. marraskuuta Th

Kuten yllä olevista toimintakohdista voidaan nähdä, nämä toimet saadaan todennäköisemmin päätökseen, koska ei ole epäselvyyttä siitä, kuka suorittaa toimenpiteen, ja aikataulusta, jonka kuluessa kokous on saatettava päätökseen.

Yhteenvetona siitä, että kokouksiin käytetään paljon organisatorista aikaa, ponnisteluja ja rahaa, on jokaiselle työntekijälle välttämätöntä varmistaa kokousten tehokkuus.

Noudattamalla joitain yllä mainituista yksinkertaisista vaiheista pystyt parantamaan kokousten laatua melkoisesti. Tee lisäksi kriittinen katsaus kaikkiin kokouksiin, joissa olet käynyt, tarkistaaksesi, mikä meni oikein ja mikä oli kokouksessa väärin. Tämä auttaa pitkällä tavalla varmistaa, että sinusta tulee mestari tehokkaiden kokousten pitämisessä.

Toivon, että olemme perustelaneet vastauksen kysymykseen, kuinka tehokkaita kokouksia pidetään?

Suositellut artikkelit

Tässä on artikkeleita, jotka auttavat sinua saamaan lisätietoja tehokkaista kokouksista, joten käy vain linkin läpi

1. Ryhmäkeskusteluvinkkejä
2. Erilaiset tehokkaat viestintämenetelmät (hyödyllinen)
3. 10 parasta ja tehokasta vaihetta luovien työsuunnitelmien laatimiseen
4. 10 tehokasta vaihetta strategiselle suunnitteluprosessille