Mitä tarkoitat projektin sidosryhmällä?
Ryhmää yksiköitä, joilla on kiinnostusta projektiin, kutsutaan projektin sidosryhmiksi. Nämä kokonaisuudet voivat olla ihmisryhmä, joka voi kuulua organisaation sisäpuolelta tai kenties ulkopuolelta. Esimerkiksi projektiryhmän jäsenet voivat olla tyypillisiä hankkeen sidosryhmiä. Tähän voivat kuulua projektipäälliköt, resurssien allokoijat, loppukäyttäjät, joille projekti on yksinomaan tarkoitettu, ja yritysjohtajat voivat olla esimerkkejä tärkeistä sidosryhmistä projektissa.
Näillä yhteisöillä tai elimillä on mielipide näissä hankkeissa, mikä on kiinnostuksen kohteena. Hankkeeseen voidaan vaikuttaa suuresti, koska sillä on positiivinen tai kielteinen vaikutus hankkeen loppuunsaattamiseen. Hankkeen sidosryhmät ovat erityisen varovaisia ottaessaan mukaan heti hankkeen alusta sen alkamiseen saakka, jotta ne eivät haittaa heidän omia etujaan ja sopisivat heidän valintoihinsa ja näkymiinsä.
Hankkeen sidosryhmillä on avainasemassa:
- Ne voivat auttaa hankkimaan tai myöntämään varoja projektille tai voivat sponsoroida sitä itse
- Heillä on erittäin suuri kiinnostus tai voitto (voitto) projektin onnistuneen valmistumisen jälkeen
- Voi olla negatiivinen tai positiivinen panos projektin valmistumisprosessin tulokseen
Katsotaanpa joitain tärkeimmistä hankkeen sidosryhmistä:
- Asiakkaat: He ovat periaatteessa organisaation tarjoaman tuotteen tai palvelun käyttäjiä, joihin voi kuulua sisäisiä tai ulkoisia asiakkaita. Koska he ovat asiakkaita, jotka ovat investoineet suuresti projektiin, projektin oikea-aikainen käynnistäminen auttaisi heitä lisäämään tulojaan liiketoimintapalveluistaan, toiminnoistaan ja tarjouksistaan välttääkseen seuraukselliset syyt.
- Yrityksen johtajat : Nämä johtajat ovat vastuussa hankkeen oikea-aikaisesta päätökseen saattamisesta ilman määräaikaa. Projektin oikea-aikainen käynnistäminen säästää välttämästä ajan ylitystä, kustannusten ylitystä ja muita tekijöitä, kuten varaston pitäminen tyhjäkäynnillä. Ihmistyön asianmukainen miehitys on hyvin suunniteltua ja toteutettu etukäteen, jotta projekti voidaan toteuttaa tehokkaasti.
- Projektipäällikkö: on projektijohtaja, joka käsittelee ja johtaa koko joukkuetta johtamalla ihmisiä, resursseja, budjetteja ja taloutta
- Tiimin jäsenet: jotka todella työskentelevät projektissa projektipäällikön johdolla
- Resurssitason johtajat: jotka seuraavat ja valvovat kaikenlaisia resursseja, joita tarvitaan hankkeen kehitysvaiheissa
- Sponsori: sijoittaja, joka sijoittaa pääomaan hankkeen käynnistämiseksi ja ottaa sen käyttöön sopimuksena
Kuinka lähestymme hankkeen sidosryhmiä?
Sen varmistaminen, että sidosryhmiäsi kuullaan ja heidän tarpeet tyydytetään, helpottaa työtäsi pitkällä tähtäimellä.
- Mahdollisten sidosryhmien tunnistaminen : Ensimmäinen askel, joka on toteutettava ennen lupaavan projektin allekirjoittamista, on selvittää ja laatia luettelo sidosryhmistä. Niiden selvittäminen, mikä heitä motivoi, on ensiarvoisen tärkeää heidän etujensa palvelemiseksi.
- Kuunteleminen, mitä he haluaisivat sanoa: Viestintäkanavat on pidettävä auki, jotta et menetäisi pieniä yksityiskohtia. Tavoitteiden ymmärtäminen on mahdollista vain kuuntelemalla niitä henkilökohtaisesti harjoittamalla avointa viestintää. Niiden pisteiden ja näkökulmien ymmärtämiseksi on pyrittävä. Meidän on pidettävä mielessä, että tämä kohta kattaa kaikki ihmiset (jotka ovat sidosryhmiä), että jokaisella heistä voi olla erilainen luonne, sävy, kyvyt ja kiinnostuksen kohteet.
- Tapaaminen heidän kanssaan kasvotusten: Olisi järjestettävä oikea-aikaisia kokouksia tapaamaan sidosryhmiäsi useammin, jotta vältetään konfliktit myöhemmin projektin valmistumisen lopussa. Neuvottelut voidaan katkaista suurella prosentilla, kun henkilökohtaisia kokouksia pidetään rutiininomaisesti.
- Ymmärtäminen, mitä he haluavat: Onko budjetti huolestuttava heitä vai raaka-aineet ja resurssit, jotka annetaan henkilöstölle? Sidosryhmien mielessä tapahtuvan ymmärtäminen antaa tietä vaivatonta toteutusta ja projektin käynnistämistä. Tämä on win-win-tilanne sekä asiakkaalle että yritykselle.
Sidosryhmät voidaan jakaa kolmeen eri luokkaan:
- Ensisijaiset sidosryhmät: Asiakkaat ja käyttäjät kuuluvat pääasiassa tähän luokkaan. He ovat hankkeen välittömiä hyötyjä. Ne ovat ensisijaisia sidosryhmiä, koska projekti vaikuttaa niihin suoraan.
- Toissijaiset sidosryhmät: Nämä sidosryhmät ovat niitä, joihin vaikuttaa epäsuorasti, mutta joiden näkökulmat ja motivaatio vaikuttavat edelleen suurelta osin projektin aloittamiseen. Nämä ovat yleensä ryhmiä, jotka tukevat hanketta, valvovat ja seuraavat samanaikaisesti.
- Tärkeimmät sidosryhmät: Yrityksen huipputason johtajat kuuluvat tähän ryhmään. Heidän panoksillaan on vahva vaikutus, ja he ovat kiinnittäneet etunsa siihen.
Sidosryhmät voidaan jakaa alaryhmiin yksinkertaistetun esityksen kautta:
- Suuri voima ja suuri kiinnostus: On erittäin tärkeää olla tekemisissä tämän ryhmän sidosryhmien kanssa, koska he osoittavat suurta kiinnostusta työsi kohtaan ja sillä on vahva asema auttaa sinua menestymään.
- Suuri voima ja vähäinen kiinnostus: Nämä sidosryhmät eivät osallistu paljon työhön, mutta niillä on vahva asema. Heidän on oltava tyytyväisiä kertomalla heille, kuinka työsi voi vaikuttaa positiivisesti projektiin. Heidän ideansa, näkemyksensä ja kiinnostuksen kohteet on voitettava, jotta voidaan luoda luottamukseen ja keskinäiseen hoitoon perustuvat suhteet.
- Vähävoimakkuus ja suuri kiinnostus: Nämä ovat sidosryhmiä, joilla on paljon intohimoa projektiin, mutta jotka tuskin pystyvät tekemään paljon projektin hyväksi. On pidettävä heidät valmisteilla ja osallistuttava kaikkiin merkittäviin hankkeen kehityksiin. Nämä sidosryhmät ovat myös aina kiinnostuneita auttamaan projektiryhmiä, joten ei ole huono idea kätellä heidän kanssaan.
- Alhainen virta ja vähäinen kiinnostus : He ovat potentiaalisia väärinkäyttäjiä, joilla on hyvin vähän kiinnostusta tietää, mitä projektissa tapahtuu. Työ ei myöskään heihin lainkaan vaikuta ja vievät vain vähän aikaa ja huomiota.
Suositellut artikkelit
Tämä on ollut opas projektin sidosryhmille. Tässä olemme keskustelleet hankkeen sidosryhmien kategorioista ja alaluokista. Voit myös tarkastella seuraavaa artikkelia saadaksesi lisätietoja -
- Hankkeen sidosryhmien hallinta
- Projektinhallinnan vaiheet
- Projektipäälliköiden merkitys
- Projektinhallinnan menetelmät