Ketterä projektijohtaminen nukkeille - Projektinhallinnan ytimeen pääsy, kuten muutkin aiheet, ei ole pikakuvakkeita. Jos tarvitset tietoa, sinun on saatava se oikein alusta alkaen, tyhjästä! Kun perustasi on kiillotettu ja sävytetty, voit suunnata ketterän projektijohtamisen kirkkauden väylään ja kääntää pöytiä organisaatiossasi. Joten, tässä on sirusi upea alku.
Tervetuloa ketterien projektihallintaan !
Mitä projekti tarkoittaa?
Pidä sitä yrityksenä, joka on ainutlaatuinen tietylle vaatimuksien täyttämistoimelle. Tällä yrityksellä on useimmiten enemmän kuin yksi toisiinsa liittyvä toiminta, joka muodostuu tehtävistä, ja nämä tehtävät on suoritettava määrätyssä aikataulussa ja odotetulla laatutasolla. Ja mikä tärkeintä, näiden tehtävien pitäisi auttaa projektia suunnaamaan lopputavoitteeseensa. Suunnitellulla alkamisella ja lopulla hankkeet käynnistetään ja ne käyvät läpi sidosryhmien, jotka ohjaavat yritystä sen visioon ja missioon.
Mitä ketterä projektinhallinta tarkoittaa?
Projektille omistettujen pätevien resurssien suunnittelu-, organisointi- ja aikataulutusmenetelmien ja tekniikoiden käyttöönottoa kutsutaan projektinhallintaksi. Prosessi seuraa tehtävien systemaattista jakautumista ja seurantaa, jotka muodostavat vaiheet kohti hankkeen tavoitteen saavuttamista.
Ketterä projektijohtaminen on vuosien mittaan saanut hyvän, vankan vauhdin, ja tuloksia on havaittu kaikilla liiketoiminta-alueilla. Tämä lisää luottamustamme liiketoiminnan strategian onnistumiseen sovellettavaan tyhjäksi todistettuun menetelmään.
Ketterän projektijohtamisen arvo
Ketterä projektijohtaminen kohdistaa tarkoitusta, ihmisiä ja prosessia. Arvonlisäys aloitetaan jokaisessa projektin elinkaaren vaiheessa. Nämä tekijät saavat projektin lopulliseen tavoitteeseensa ja todistavat oikeiksi toteutetut strategiat.
Projektinhallinnan painopiste on koko projektin tarkoitus . Kaikki sidosryhmät ja resurssit lähentyvät tätä tavoitetta, ja ketterä projektijohtaminen antaa organisaatiolle varmuuden siitä, että se vastaa yrityksen vaatimuksia ja tarpeita.
Hankkeeseen osallistuvat ihmiset antavat taitoja ja asiantuntemusta projektiin ja saavat sen loppuun. Se auttaa sidosryhmiä tai ryhmän jäseniä ymmärtämään vastuunsa ja vastuunsa odotettuihin suoritteisiin nähden.
Seuraava prosessi sitoo hankkeen yhteen, jotta se saataisiin odotettuihin toimituspäiviin ja aikatauluihin samalla kun budjetti säilyy yksittäisten tehtävien budjetilla.
Projektinhallinnan 5 vaihetta
Projektinhallintaprosessiryhmiä tai -vaiheita on viisi, jotka muodostavat koko mukana olevan työnkulun. Nämä vaiheet ovat laajalti sovellettavissa kaikkiin hankkeisiin, toimintoihin ja aiheohjelmiin. Nämä ovat:
- aloittamista
- Suunnittelu
- Esittäen
- Seuranta ja valvonta
- Sulkeminen
Katsotaanpa näitä kaikkia vaiheita yhdellä silmäyksellä ja siirryttävä kohti menestyvää hanketta organisaatiossa:
-
aloittamista
Projektin aloittaminen johtuu siitä, että jotain on muuttunut tai on tehtävä uusi osallisuus tai ongelma on ratkaistava. Nämä ovat kiireellisiä tilanteita, jotka vaativat projektin käynnistämistä tietyn ongelman tai muutoksen voittamiseksi tai indusoimiseksi.
Jotkut yritykset vaativat asetettua kriteeriluetteloa hankkeelle, jota kutsutaan ja käynnistetään "projektiksi", kun taas toiset tarkastelevat muutoksia laitoksen sisällä, osastojen välillä ja organisaation välillä projekteina. Ne tulevat usein hienoksi rajana projektinhallinnan ja muutoksenhallinnan käsitteiden välillä.
Hankkeet voi käynnistää pääosin ylin johto, mutta ne tehdään vain työvoiman mielessä. Työvoiman ja avainhenkilöiden näkökulmien huomioon ottaminen on välttämätön juoni projektin alkamiselle. Hankkeen aloittaminen tulee piirtämällä tai laatimalla hanke-ehdotus, joka vaatii seuraamusta ylimmältä tiimiltä, joka myöntää tarvittavat resurssit ja budjetin projektille.
-
Suunnittelu
Projektisuunnittelu on ydin jokaisesta hankkeesta, joka on toteutettu vuosien varrella projektinhallinnan alueilla. Jotain uuteen johtaminen tai jo olemassa olevien prosessien tai työnkulkujen muuttaminen voi tuoda mukanaan kokonaan uusia riskejä ja kysymyksiä. Nämä ongelmat tai riskit voidaan välttää tai lieventää hyödyntämällä huolellisesti projektinhallinnan toista vaihetta.
Tässä vaiheessa hankkeen laajuus määrää sille tarvittavan suunnittelun määrän ja hankkeen intensiteetti voi määrittää, kuinka pitkälle projektisuunnittelu menee. Suunnitteluun sisältyy projektin kunkin näkökohdan tarkasteleminen hankkeen aloitusvaiheessa asetetun tavoitteen mukaisesti. Kun vaatimukset ja tarve on määritetty, projektisuunnittelu voidaan helposti muuttaa ja lajitella sen ymmärtämiseksi, mikä palapeli sopii mihin.
Kun palapeli on valmis, saat koko kuvan siitä, missä prosessi on ja missä sen on tarkoitus olla projektin lopussa. Tällä tavalla voit täyttää aukot vaiheittaisella tavalla, mikä ajaa projektin loppuun.
Jokaisella projektitehtävällä on omistaja, aikajana, varatut resurssit ja valmistumispäivä. Nämä tehtävät voidaan jakaa edelleen alatehtäviin, ja jokainen niistä myötävaikuttaa hankkeen tavoitteeseen.
Suunnitteluvaiheessa voidaan suorittaa seuraavat toimet:
- Soveltamisalueen määrittely ja suunnittelu
- Tehtävän määrittely ja suunnittelu
- Tehtävien järjestäminen
- Tehtävän aikajana
- Projektin aikajana
- Resurssien jako
- budjetointi
- Projekti suunnitelma
- Laadusuunnitelma
- Viestintäsuunnitelma
- Henkilöstön hankinta
Kaikkien näiden lisäksi riskienhallinta on avainasemassa suunnitteluvaiheessa. Riskit on otettava huomioon ja ne on sisällytettävä jokaiseen meneillään olevaan suunnitelmaan. Riski tarkoittaisi lisää yleiskustannuksia, joita projektit eivät tarvitse projektin elinkaaren missään vaiheessa. Riskienhallintaan sisältyy riskien tunnistaminen ja kvantifiointi jokaisessa vaiheessa ja jokaisessa suoritetussa tehtävässä tai alatehtävässä.
-
Esittäen
Tämä vaihe sanelee suunnitelman ja panee sen täytäntöön projektin tavoitteen ja tavoitteen saavuttamiseksi. Projektitiimin jäsenet palvelevat täällä tehtävien, toimintojen ja vaiheiden suorittamiseksi.
Toimet toteutetaan suunnitelman mukaisesti ja mahtavia riskejä käsitellään suunnitteluvaiheessa aloitetun riskinhallintasuunnitelman mukaisesti. Tuntemattomia ja odottamattomia riskejä käsitellään tapauskohtaisesti ja ne asetetaan etusijalle, jotta työtä ei lopetettaisi. Suunnittelulle suoritetaan ydintehtäviä ja seuraavat asiat on hoidettava:
- Laatuvakuutus
- Pienin poikkeama alkuperäisestä suunnitelmasta
- Silmät kiinni objektiivissa
- Aikataulujen noudattaminen
- Jatkuva seuranta
- Suorituskyvyn mittaus
- Säännölliset edistymisen tarkastukset
- Riskienhallinta
- Ongelmanratkaisu
- Tiimin kehittäminen
- Viestintäsuunnitelma
-
Seuranta ja valvonta
Tämä vaihe on välttämätön vaihe, jolla varmistetaan ja mitataan projektin onnistuminen kaikissa suunnitelluissa aikatauluissa. Se tarkistaa hankkeen pitkäikäisyyden ja tehdään yleensä ohjausmekanismin avulla, joka on otettu käyttöön toteutus- tai toteutusvaiheen jälkeen.
Suoritusraportointi ja muutosten hallinta ovat tässä vaiheessa mukana, ja projektin ohjausmekanismit tarkistavat kunkin tehtävän ja toiminnan odotetut tulokset vertaamalla niitä todellisiin. Tällä tavoin voidaan laskea varianssit ja tarvittavat toimenpiteet voidaan toteuttaa pyrittäessä hillitsemään muita variaatiotasoja suunnitellusta toimintasuunnitelmasta.
Tämän vaiheen ainoa tarkoitus on selvittää, onko projekti oikealla tiellä. Projektin palauttaminen raiteille voi esitellä projektipäällikön taidot ja asettaa heidän työnsaan eturintamaan. Projektinpäällikön lisäksi myös johtajien antamat taidot, joita pinta-ala on ja joita käytetään asioiden ja ongelmien ratkaisemiseen, on poikkeaman aikaan.
Seuraavia näkökohtia on seurattava ja valvottava tarkasti:
- Laatu
- Kustannus
- laajuus
- aikatauluja
- Riski
- Riskinhallinta
-
Sulkeminen
Tämän vaiheen tarkoituksena on tuottaa ja koota kaikki hankkeeseen liittyvät tiedot ja levittää niitä. Tähän sulkemiseen sisältyy vaiheita, kuten menestysmittarien ja kaavion ilmoittaminen projektin onnistumisesta. Siihen sisältyy kaikki vahingot ja parannukset, kaikki käytetyt resurssit ja kustannusvastuu.
Tässä vaiheessa alkuperäistä hanke-ehdotusta ja sopimusta tarkistetaan tarkistaakseen, onko kaikki suoritteet mainittu ja luovutettu projektin tuotokseksi. Tässä vaiheessa jatketaan jäljellä olevien erojen korjaamista ja ratkaisemista.
Projektin elinkaari
Kaikki vaiheet yhdessä muodostavat projektin elinkaaren, ja tämä elinkaari on olennaisesti projektin alku ja loppua. Projektin elinkaaret seuraavat lähestymistavat ovat yleensä joko vesiputous tai ketterät mallit. Voit valita myös muita lähestymistapoja yrityksesi tarpeiden ja toteutettavuuden mukaan.
-
Vesiputous malli
Vesiputousmalli esittelee CSS-skenaarion, jossa vaiheiden lähtö on seuraavan vaiheen tulo. Tämä lähestymistapa noudattaa suoritettujen tehtävien ja toimien järjestystä, ja sillä on joukko etuja ja haittoja.
-
Ketterä malli
Ketterä malli voi taas olla toistuva ja toimii lohkoina ja palasina. Nämä vaiheet voidaan peruuttaa ja toistaa ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen, jos projektin menettelyistä on tarvetta ja vaatimuksia. Se pyörii mallintamisen ja dokumentoinnin käsitteen ympärillä hankkeen kehittämisessä ja toteutuksessa. Parhaat käytännöt dokumentoidaan käytettäväksi.
10 Projektinhallinnan osa-alueet
Viittä vaihetta puolestaan tukee 10 osa-aluetta, jotka muodostavat yhdessä jokaiselle toteutetulle projektille tyypilliset prosessit. Ne muodostavat olennaisen osan koheesion saavuttamisessa organisaatiossa toteutettavien hankkeiden sisällä, kaikki keskittyvät liiketoimintastrategiaan ja päämäärään. Ne ovat seuraavat:
- Projektiviestinnän hallinta
- Hankkeen kustannusten hallinta
- Henkilöstöjohtamisen projekti
- Projektiintegraation hallinta
- Hankehankintojen hallinta
- Projektin laadunhallinta
- Projektiriskien hallinta
- Projektin laajuuden hallinta
- Hankkeen sidosryhmien hallinta
- Projektin ajanhallinta
Kaikki nämä yhdessä muodostavat tärkeät komponentit, kun on kyse projektien käsittelemisestä projektipäällikkönä, mutta niiden selitys on pitkälle edennyttä eikä niitä käsitellä tässä artikkelissa.
Ryhmä ja viestintä
Jokainen projekti edellyttää ryhmää toimimaan ja suuntautumaan kohti projektin tavoitteita. Joukkue koostuu tyypillisesti:
- Projektipäällikkö - Tämä jäsen hallitsee koko ryhmän toimintaa ja ohjaa sitä kohti projektin tavoitetta.
- Projektin johto - Tämä jäsen tukee projektipäällikön suorittamaa työtä ja on toinen komentaja. Yleensä palvelee projektin teknisiä näkökohtia ja tarjoaa asiantuntemusta. Projektijohtajaroolia tarvitaan yleensä suurissa projekteissa.
- Hankkeen sponsori - Tämä jäsen antaa arvovaltaiset allekirjoitukset ja laillistaa hankkeen menot. He ovat kiinnostuneita projektin lopputuloksesta ja tarvitsevat sen olevan visiota ja tavoitetta kohti. He tarkastelevat sitä näkökulmasta kuinka se edistää yrityksen päämäärää.
- Projektitiimin jäsenet - Nämä jäsenet ovat tärkeitä voimavaroja projektin polttamiseen ja asioiden tekemiseen todellisuudessa.
Vaikka tärkeissä tehtävissä on monia alaryhmiä ja alatehtäviä, liima, joka sitoo kaikki nämä tekijät ja taitavat kädet yhdessä, on viestintä. Ilman viestintää on vaikea liikkua ympäri ja pitää projekti integroituneena. Koska päivityksiä tapahtuu joka päivä, on tärkeää saada tietoa kaikista projektin tapahtumista kaikille sidosryhmille ja tukitiimille.
Yhteistyö on avainsana tälle projektille ollakseen sen mitä sen suunnitellaan olevan. Kun tietoa välitetään jatkuvasti oikealle henkilöstölle, tehokkaiden ja toimivien työkalujen ja järjestelmien käytöllä on tärkeä merkitys. Joitakin parhaimmista projektinhallintatyökaluista ja -järjestelmistä, joita ryhmäsi voi käyttää, ovat seuraavat:
- asana
- Podio
- Virtaus
- KANBAN-työkalu
- Basecamp
- Zoho-projektit
- Trello
Projektinhallinnan kolmio
Yksi projektihallinnon avaintekijöistä on tämä projektinhallinnan kolmio, tai joille viitataan jopa ”kolminkertaisina rajoituksina”. Sitä käytetään vakiona vertailumallina kaikille projektipäälliköille, ja se merkitään seuraavasti:
Projektinhallintakolmio muodostaa perustan projektinhallinnalle ja siihen, miten hankkeita käsitellään ja strategoidaan. Kolmio koostuu:
- laajuus
- Kustannus
- Aika
Projektin laadun täyttämiseksi kukin tekijä vaikuttaa voimakkaasti toiseen ja voi määrittää projektin etenemistavan.
Jos soveltamisalaa lisätään, se lisää aiheutuneita kustannuksia ja valmistumiseen kuluvaa aikaa. Jos budjetti on pieni, kustannukset lieventyvät, kun taas soveltamisalaa ei voida lisätä. Ja jos aikaa on vähän, soveltamisala on rajoitettu ja kustannukset kasvavat.
Nämä ovat kaikki asiat, jotka sinun täytyy tietää aloittamiseksi. Joten mitä mieltä olet tästä artikkelista? Kirjoita ne alla olevaan kommenttiosaan ja jaamme lisää ideoita ja opiskelua tästä aiheesta.