esittely
Tässä artikkelissa nähdään kuvaus projektisuunnitelmasta vs. projektinhallintasuunnitelmasta. Olemme aina tienneet ja nauroineet itsellemme usein siitä, että ero projektisuunnitelman ja projektinhallintasuunnitelman välillä on vain se, että ”hallinta” tulee olemukseksi! Mutta tultuaan vakavaan liiketoimintaan, jota emme aivan ymmärrä, on se, että projektisuunnitelma eroaa monin tavoin projektinhallintasuunnitelmasta ja tämä artikkeli vie sinut läpi kaatamalla pavut erittäin systemaattisesti ja askel askeleelta. tavalla.
Tervetuloa projekti- ja projektihallinnan maailmaan!
Suunnittelua pidetään aina projektin elinkaaren tärkeimpänä vaiheena ja edeltäjänä kaikelle projektissa tapahtuvalle hankkeelle sen loppuunsaattamiseen saakka. Ylimmän johdon, projektipäällikön ja projektiin osallistuvan ryhmän on otettava suunnitteluvaihe erittäin vakavasti. Juuri tässä vaiheessa saadaan suunnitelmat, ja nämä suunnitelmat kuvaavat perusteellisesti, mitä on tehtävä ja missä, ja ne ovat kaikissa muodoissa ja muodoissa ja vastaavat erilaisia tarpeita.
Miksi projekti tarvitsee suunnitelmia?
Olipa sinulla pieni projekti tai laajamittainen yritys, on tärkeää tietää, että jokainen projekti ei voi vain edetä useiden ihmisten kanssa työskentelemällä yhtä satunnaisesti kuin työn edetessä. On tärkeää ymmärtää, että jokainen projekti tarvitsee suunnitelman. Mutta miksi niin?
Suunnitelma on melkein kuin kartta. Suuntadokumentti, joka voi johtaa hankkeen kohti tavoitetta, johon sen pitäisi johtaa. Suunnitelma varmistaa myös, että vauhtia pidetään yllä suunnitelman toteuttamisen yhteydessä. Samanaikaisesti suunnitelma ylläpitää tilaa ja sisältää myös tehtävät, jotka vievät projektin onnistuneeseen loppuunsaattamiseen.
Suunnitelmissa virstanpylväiden ja roolien ja vastuiden asianmukaisen jakautumisen, aikataulujen avulla suunnitelma on terveellinen ja hyvin harkittu asiakirja, joka kattaa askel askeleelta toimintasarjan etenemisen esitetyn tavoitteen saavuttamiseksi. Kun suunnittelu tapahtuu systemaattisesti ja tarkkaan, toteutuksen on helpompaa tapahtua. Ilman täydellistä ja kattavaa suunnitelmaa on vaikeaa saada toteutus niin sujuvaksi kuin vaadit. Siten tämä maksaa ylimääräisiä ponnisteluja ja viivyttää ja käyttää enemmän resursseja kuin odotat. Jotta voit toteuttaa suunnitelman, on välttämätöntä tietää, mitä suunnitelma voi tehdä sinulle. Alla on lueteltu 4 kohtaa, jotka tuovat esiin suunnittelun ja kokonaissuunnitelman käytön edut:
1. Asiakasviestinnän ja reagoinnin parantaminen
Tavallisesti viestintäsuunnitelmaksi suunniteltu suunnitelma voi pitää sinut jatkuvassa yhteydessä asiakkaisiin ja parantaa ja ylläpitää suhteita heihin. Tällä tavoin voit olla varma, että kaupat tapahtuvat menetelmällisesti ja parhaalla mahdollisella tavalla. Parempi viestintä antaa mahdollisuuden ymmärtää asiakkaan tarpeet ja toiveet oikein. Tämä parantaa esitettyjä suunnitelmia ja toteutus olisi lähes virheetöntä.
2. Oman työn avoimuuden lisääminen
Kun suunnitelma on paikallaan, voit tietää, mitä on tehtävä ja vaiheiden järjestyksen, jotka johtavat tietyn tehtävän suorittamiseen. Tällä tavalla jopa asiakkaasi tietää kuinka prosessi tapahtuu ja voi muodostaa mielensä selkeän kuvan siitä, mitä ryhmän jäsenet tekevät.
3. Tulossa järjestäytyneemmäksi ja tehokkaammaksi
Selkeä suunnitelma on kuin tehtäväluettelo, jota voit seurata ja pysyä järjestäytyneenä. Tämä kaksinkertaistaa tuottavuuden ja antaa sinulle halutut tulokset. Järjestetty projekti on varmasti onnistunut projekti.
4. Keskity valehteluun hankkeen tavoitteeseen
Tutustu yksityiskohtiin ja anna mahdollisuudet harhautua ja johtaa eteenpäin projektin tavoitteista. Poikkeamisen myötä kustannukset kasvavat ja resurssien tulisi työskennellä ylitöitä. Suunnitelma voi pitää sinut kurssilla ja voi pitää sinut linjassa sen kanssa, mitä haluat saavuttaa pienin poikkeavuuksin tai ilman mitään. Tämän ansiosta projekti ei voi koskaan menettää aikaa ja kustannuksia.
Projektisuunnitelma vs. projektinhallintasuunnitelman infografiat
Alla on parhaat vertailut projektisuunnitelman ja projektinhallintasuunnitelman välillä.
Kehyksen lähestymistavat:
Suunnitelmissa voidaan noudattaa mitä tahansa seuraavista kahdesta lähestymistavasta saadaksesi halutut tulokset:
- Looginen lähestymistapa
- Projektisuunnitelman kehittämislähestymistapa
Looginen lähestymistapa:
Looginen lähestymistapa perustuu siihen, että projektipäällikkö luo matriisin, jossa on 4 saraketta ja yhtä suuri määrä rivejä. Näillä riveillä olisi kehitystavoite, lyhytaikainen tavoite, tuotokset sekä panokset, jotka on annettava tarvittavan tuotoksen saamiseksi. Vaikka sarakkeen otsikossa olisi yhteenvetoja, todennettavissa olevia indikaattoreita, hankesuunnitelmaan vaikuttavia ulkoisia tekijöitä ja erilaisia varmennuskeinoja.
Projektisuunnitelman kehittämislähestymistapa:
Tähän lähestymistapaan sisältyy projektisuunnitelman ja projektinhallintasuunnitelman laatiminen hankkeen eri vaiheiden kartoittamiseksi ja siitä, mitä erilaisia toimintoja suoritetaan tarvittavien tulosten saavuttamiseksi. Projektisuunnitelmiin sisältyy perustarpeet, kuten projektin tavoite, kuvaus, analyysi, tarvittavat resurssit ja paljon muuta.
Nyt tutkimme tätä projektisuunnitelman kehittämislähestymistapaa tässä artikkelissa. Tutkimme, mitä tämä lähestymistapa kehittää, projektisuunnitelmaa ja projektinhallintasuunnitelmaa ja mikä erottaa nämä kaksi asiakirjaa toisistaan. Pysyi kuulolla lisää!
Mikä on projektisuunnitelma?
Projektinhallinnan tietoryhmä määrittelee projektisuunnitelman olevan…
”… Muodollinen, hyväksytty asiakirja, jota käytetään ohjaamaan sekä projektin toteutusta että projektin hallintaa. Projektisuunnitelman ensisijaisia käyttötarkoituksia on dokumentoida suunnittelua koskevat oletukset ja päätökset, helpottaa viestintää sidosryhmien välillä ja dokumentoida hyväksytty laajuus, kustannukset ja aikataulun lähtökohdat. Hankintasuunnitelma voidaan tiivistää tai yksityiskohtainen. ”
PRINCE2 määrittelee projektisuunnitelman olevan:
"… selvitys siitä, miten ja milloin hankkeen tavoitteet on saavutettava, esittämällä tärkeimmät tuotteet, välitavoitteet, toiminnot ja resurssit, joita projekti tarvitsee."
Projektisuunnitelman tarkoituksena on kyetä määrittelemään oikein ja tarkasti välitavoitteet, jotka ryhmän on saavutettava hankkeessa projektin suunnitellun laajuuden helpottamiseksi ja toteuttamiseksi. Minkä tahansa tason projektisuunnitelman pitäisi pystyä vastaamaan neljään peruskysymykseen, joita sen projekti aiheuttaa. Ne ovat seuraavat:
- Mitä? - Mikä on hankkeen toivotut tuotokset / suoritteet? Mitä työtä on suoritettava näiden tulosten saavuttamiseksi?
- Miksi? - Miksi projekti otetaan käyttöön? Mitä se yrittää ratkaista?
- Kuka? - Ketkä ryhmän jäsenet työskentelevät projektin parissa? Mitä jokainen jäsen tekee projektin aikana?
- Miten? - Kuinka hanketta ohjataan? Mitkä toiminnot tulevat olemaan osa hanketta? Johtavatko he hankkeen onnistuneeseen loppuun saattamiseen?
Huomaat, että projektisuunnitelma kuulostaa ja näyttää samanlaiselta kuin projektisääntö, mutta mikä erottaa sen asiakirjasta, on sen tarkoitus . Vaikka projektisäännöstö ilmoittaa sisällön tiukasti paperille, suunnitelma laaditaan toteuttamisen toteuttamiseksi.
Projektisuunnitelma kattaa kaikki hankkeen yksityiskohdat. Se ei ole rajoitettu pelkästään projektijohtamiseen tai kolmansien osapuolien asiakaskunnan tavoitteisiin. Projektisuunnitelmassa painotetaan tarkkaa järjestystä kaikelle, mitä projektissa tapahtuu. Se kannustaa yksityiskohtaiseen näkemykseen vaiheittaisen etenemisen kartoittamisesta hankkeen loppuun saattamiseksi tai, toisin sanoen, hankkeen työjärjestyksessä mainitun tavoitteen ja vision saavuttamiseksi. Yksityiskohtainen näkymä sisältäisi terveellisen käsityksen kunkin tehtävän suorittamisesta välitavoitteiden saavuttamiseksi, yksittäisten alatehtävien ja toimintojen / tapahtumien hallinnasta, tilanteen kontrolloimisesta ja mikä tärkeintä, prosessin ja sen tulosten laadusta.
Yleisimmin rakennussuunnitelmana mainittava projektisuunnitelma kattaa tyypillisesti seuraavat aiheet sen toteuttamisen aikana:
- Soveltamisala
- Laadunhallinta
- Taloushallinto
- Aikataulun hallinta
- Resurssienhallinta
- Viestintäsuunnitelma
- Muutoksen hallinta
Mikä on projektinhallintasuunnitelma?
Projektinhallintasuunnitelma, toisin kuin projektisuunnitelma, voidaan määrittää ainoana asiakirjana, jota projektitiimi kuvaa kuvauksena projektinhallintatapaa tai projektinhallintajärjestelmää, jota käytetään projektisuunnitelman toteuttamisessa. Tämä tarkoittaisi, että tietyn hankkeen kohdalla kaikki projektinhallinnan panokset hankkeen eri vaiheissa eritellään yksityiskohtaisesti tässä asiakirjassa, joka perustuu projektisuunnitelmaan, joka laadittiin projektiperussäännön pohjalta.
Monet asiantuntijat löytävät hienon viivan näiden kahden asiakirjan välillä, ja toiset eivät löydä yhtään viivaa ja käyttävät näitä kahta termiä suunnitelmissa keskenään. PMBOK: n kolmannesta painosta lähtien termi standardisoitiin ”projektinhallintasuunnitelmaksi” selvyyden vuoksi, mutta monet organisaatiot ovat pitäneet kiinni siitä, että molemmat asiakirjat esitetään erillisinä kokonaisuuksina, eri muodoissa ja eri tarkoituksia varten.
Projektinhallintasuunnitelma voidaan myös todeta loogisena kokonaisuutena, joka koostuu monista hallintasuunnitelmista projektin tehtävien ja toimintojen toimimiseksi suunnitellusti. Nämä hoitosuunnitelmat eivät rajoitu PMBOK: ssa ilmoitettuihin 10 tietoalueeseen. Suunnitelmassa otetaan huomioon parhaat käytännöt, jotka voidaan toteuttaa tietyssä skenaariossa, ja liitetään ne kyseisen tehtävän onnistuneeseen suorittamiseen. Tämä varmistaa tehtävän huipentumisen parhaalla mahdollisella tavalla.
Projektin laajuudesta riippuen tämä suunnitelma voidaan jakaa rakoihin ja jakaa yksittäisiin suunnitelmiin tai laittaa yhdeksi asiakirjaksi lyhyyden vuoksi.
Projektinhallintasuunnitelmat pyrkivät vastaamaan aina kysymykseen "miten" eikä "mitä" ja "miksi". Tämän ominaisuuden avulla projektinhallintasuunnitelmat kertovat joukkueille siitä, kuinka "noudattaa" tiettyä skenaariota ja käsitellä sitä, mitä hallintotyökalua tai lähestymistapaa käyttämällä. Tämä vahvistaa projektipäällikön ja hänen tiiminsä asennetta antaen heille tunteen suunnasta ja viittauksista.
Projektinhallintasuunnitelman kattamien aiheiden suhteen se muistuttaa hyvin projektisuunnitelman kattamia aiheita, mukaan lukien laajuuden hallinta, laadunhallinta hankintojen hallinnan kautta. Projektinhallintasuunnitelma otetaan käyttöön ja pannaan täytäntöön tavalla ennen projektin toteutuksen alkamista varmistamalla, että kaikki käytännöt otetaan huomioon ja että projektinhallinnan parhaita käytäntöjä noudatetaan.
Voit ajatella projektinhallintasuunnitelmaa eräänlaisena ohjeena, joka auttaa sinua toteuttamaan edessäsi esitetyn suunnitelman hankkeen laajuuden ja tavoitteen saavuttamiseksi.
Keskeiset erot projektisuunnitelman ja projektinhallintasuunnitelman välillä
Nyt kun olemme määritelleet ja ymmärtäneet nämä kaksi termiä ja erilaisia, mutta samankaltaisia projektisuunnitelmia, sukellaan oppimaan heitä niiden erottelevien erojen perusteella, jotka erottavat ne toisistaan. Projektisuunnitelman ja projektinhallintasuunnitelman erottaminen.
| Projekti suunnitelma | Projektinhallintasuunnitelma |
| Korkeamman tason suunnitelma | Alemman tason näkymäsuunnitelma |
| Yksityiskohtainen suunnitelma projektin alkamisesta sen loppuun saakka | Erittäin yksityiskohtainen suunnitelma projektin käynnistämisestä ja sen jokaisen liikkeen seurannasta loppuun saakka |
| Tämä suunnitelma käsittelee ja käsittelee pääkysymystä: mitä | Tämä suunnitelma käsittelee ja käsittelee pääkysymystä: miten |
| Visionäärinen asiakirja, joka kuvaa projektin askeleena kohti visiota tai tavoitetta | Suoritusasiakirja, joka kuvaa projektin aktiviteetteja sekä työkaluja ja tekniikoita, joita käytetään projektisuunnitelmassa esitetyn vision / tavoitteen saavuttamiseksi |
| Antaa projektipäällikölle vision siitä, millaiset projektin vaiheet tulevat olemaan | Antaa projektipäällikölle lopullisen suunnitelman ja kehittää järjestelmän projektisuunnitelman vision toteuttamiseksi |
PMP-tentin kannalta sinun on hävitettävä linjat projektinhallintasuunnitelman ja projektisuunnitelman välillä ja hypätä kahden asiakirjan kaarivaunulle. PMBOK: n kolmas painos ei näytä näitä erillisinä asiakirjoina, vaan yhdistää ne yhdessä nimellä “Projektinhallintasuunnitelma”, kuten aiemmin tässä artikkelissa on mainittu. Olen kirjoittanut tämän blogin siinä mielessä, että se on hyvä lukeminen ja hyvä tietolähde henkilöille, jotka ovat tai tulevat kohtaamaan näitä termejä, joita käytetään erikseen ja melko itsenäisesti organisaatioissaan.
johtopäätös
Projektisuunnitelma ja projektinhallintasuunnitelma ovat molemmat välttämättömiä asiakirjoja, joita käytetään projektin elinkaaressa, ja ne takaavat projektin sujuvan toiminnan jatkuvasti. Pystyminen hallitsemaan projektiasi kokonaan merkitsisi sitä, että suunnittelusi tehtiin vilpittömällä omistautumisella ja perusteellisella organisaatiolla. Suunnittelu tyydyttävällä tavalla on 80% työstä, mikä on varma voitto sinulle projektipäällikkönä.