Katsaus Six Sigma -hankkeeseen
Projektiperuskirja on perusaskel Six Sigma -menetelmässä. Se antaa yleiskuvan projektista sopivassa muodossa, joka on helppo ymmärtää, arvioida ja hyväksyä sidosryhmille. Hankkeen peruskirja voidaan määritellä viralliseksi asiakirjaksi, joka sisältää tietoja kaikista projektin näkökohdista, mukaan lukien perustiedot kattavaan tietoon . Hyvin jäsennelty projektikirjoitus koskee projektin 5W: tä:
- Mikä on hankkeen tavoite?
- "Kuka" aloittaa projektin?
- "Milloin" projektin on määrä valmistua?
- Miksi yrityksen tulisi kannustaa hanketta?
- Mistä projektitiimi saa resurssejaan?
Miksi 'hankeperusta' on välttämätön?
Projektikirjan luominen on olennainen vaihe jokaisessa Six Sigma -projektissa ja muodostaa perustan sen menestykselle. Peruskirja auttaa projektiryhmää pysymään keskittyneenä ennustettuihin päämääriin ja päämääriin. Koska peruskirjan jäsennys sisältää monia erilaisia osioita, se toimii ohjekartana tiimille projektin aikana. Se auttaa käsittelemään haastavia asioita paperilla välttämään kalliita virheitä projektin varsinaisen toteutuksen aikana.
Six Sigma -hankeohje ohjaa projektiryhmää ennalta määriteltyihin päämääriin. Se auttaa tunnistamaan organisaation jatkuvien haasteiden / ongelmien oireet. Se on suunnitelma, jonka avulla johto voi vastata kyselyihin, kuten:
- Ylittävätkö hankkeen hyödyt hankkeen kustannukset vai eivät?
- Kuinka hankkeen toteuttaminen voi vaikuttaa organisaation muihin osastoihin?
- Kuinka projektin menestys voidaan määrittää?
Projektikirjoitus auttaa paitsi tarpeettomien tehtävien jättämisessä myös epäselvästi määriteltyä projektin laajuutta. Se mahdollistaa riskien vähentämisen ja hallinnan. Siksi selkeästi määritelty hankeperuste helpottaa ja tarkentaa päätöksentekoa sidosryhmille.
Hankeperustamalli - muodollinen 'Six Sigma -hankkeen perusrakenne'
Komponentit ja rakenne
Tässä ovat olennaiset elementit, jotka ”hankeperuskirja” sisältää:
1) Hankkeen nimi: Otsikko edustaa projektia ja on tärkeää nimetä projekti selkeästi määriteltyllä otsikolla, koska sen avulla muut voivat helposti tarkastella ja valita projektin avainsanojen tai lauseiden perusteella. Esimerkiksi, jos pizzaketju haluaa vahvistaa logistiikkaansa, mahdollinen otsikko voisi olla ”Parannus tilausprosessin keston aikana”.
2) Hankkeen tavoite: Tähän sisältyy se, mitä hankkeesta odotetaan tapahtuvan. Siksi tavoitteen on vastattava ratkaistavia kysymyksiä / haasteita. Tavoitteiden olisi oltava selkeästi määriteltyjä, määrällisesti ilmaistavia, realistisia ja määräaikaisia. Lyhennä esimerkiksi tilausprosessin aikaa 20%.
3) Liiketoimintatapa: Liiketoimintatapa hahmottelee, kuinka kuusisigma-projekti sopii yhteen yrityksen tavoitteiden ja strategisten tavoitteiden kanssa. Se kuvaa "miksi" organisaation tulisi tukea hanketta. Siksi määritetään, miten sidosryhmät, sekä sisäiset että ulkoiset asiakkaat, voisivat hyötyä hankkeesta.
4) Prosessi-ongelmalausunto: Tämä lausunto antaa selkeän kuvan ja tiedot haasteista, joihin edessä on ja missä parannusta ehdotetaan. Se tarjoaa historiallisen tiivistelmän prosessin toiminnasta ja ongelmaelementtien vaikutuksista. Esimerkiksi lisääntyneet asiakasvalitukset johtuvat pitkistä tilauksista toimitusajan odottamisessa.
5) Projektin laajuus (laajuus ja laajuus): Kuten nimi osoittaa, projektin laajuus määrittää projektin fyysiset rajoitukset. In-Scope määrittelee mitkä prosessit ja alaprosessit sisällytetään projektiin. Sivun ulkopuolelle jäävät prosessit ja vaiheet, jotka on suljettava pois, jotta vältetään epämääräisyys ja päällekkäisyys projektin peräkkäin.
6) Hankkeen aikajana (aloituspäivä ja lopetuspäivä): Hankkeen aloituspäivämäärä kirjataan paperille, kun projektin johto jatkuu virallisesti hankkeen mukana. Projektin kesto määräytyy monien tekijöiden, kuten liiketoimintaolosuhteiden, työmäärän ja lomapäivien perusteella. Siten arvioidusta päättymispäivästä päättää projektiohjaaja / Master Black Belt.
7) Hankkeen suoritteet / toimenpiteet: Se sisältää työkalut, joita käytetään projektin tehokkuuden määrittämiseen. Esimerkiksi voittomarginaalien prosentuaalinen nousu tilausprosessin keston vähentämisen jälkeen. Näiden toimenpiteiden on oltava hankkeen aikataulun sisällä.
8) Projektitiimi: Tämä sisältää ryhmän jäsenet, jotka työskentelevät projektin parissa. Nämä ovat:
- Hankkeen sponsorit: Henkilö, joka tarkistaa, ohjaa ja saa hyväksynnän kaikilta sidosryhmiltä.
- Projektin vetäjät: Henkilö, joka omistaa prosessin ja vastaa projektin tuloksista.
- Aiheasiantuntija (pk-yritys): Näihin kuuluvat projektin jäsenet, joilla on syvät tiedot ja ymmärrys liiketoimintaprosesseista ja kuudesta sigma-menetelmästä.
9) Resurssit: Resursseihin sisältyy ihmisiä, materiaaleja, laitteita / koneita ja rahoitusta samoille, joita tarvittaisiin projektin toteuttamiseksi.
10) Kustannusanalyysi: Se antaa arvio projektin kustannuksista ja eduista, jotka saavutettaisiin hankkeen päättyessä. Hankkeen kustannus- ja voitto-erot maksetaan mielenkiinnolla sidosryhmille ja ylimmälle johdolle hankkeen hyväksymiseksi.
11) Sidosryhmien allekirjoitukset: Sidosryhmien, mukaan lukien projektin mentori, projektin sponsori ja projektimestari, on allekirjoitettava hankkeen peruskirja hyväksyäkseen se virallisesti täytäntöönpanoa varten.
Yllä olevat korostetut kohdat antavat hyvän kuvan siitä, mistä Six Sigma -hankeperuste koostuu ja kuinka jokaiselle organisaatiolle on tärkeää kehittää tarkkaan määritelty peruskirja ennen projektin jatkamista. Peruskirja ei ole vain etenemissuunnitelma projektin toteuttamiselle, vaan se korostaa myös hankkeen haasteita ja laajuutta. Siksi se on hieno työkalu suunnitella, toteuttaa ja sulkea projekti tehokkaasti!
Suositellut artikkelit
Tämä on opas Six Sigma -projektikirjaan. Tässä keskustellaan myös kuudesta sigma-projektin peruskirjan mallista sen komponenttien ja rakenteen kanssa. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Ketterä elinkaari
- Kuusi Sigma-työkalua
- Kuuden Sigman käsite
- Ketterät työskentelytavat
- Projektinhallinnan tapaustutkimus