Sähköposti on tapa kommunikoida kahden muun henkilön välillä tietojen tai ajatusten vaihtoa varten. Se on pehmeä viestintäalusta, jossa ihmiset ovat vuorovaikutuksessa aiheen kanssa, ilmoittavat tapahtumasta tai muusta tarkoituksesta. Sähköpostit on kirjoitettu kommunikatiivisilla kielillä, jotta henkilö (t) ymmärtävät tarkoituksen. Sähköpostien perusongelma on, että sisältö voi olla harhaanjohtava, koska äänimerkki ja tunteet puuttuvat kirjallisesta muodosta, ja lukija voi tulkita väärin sen todellisen merkityksen, jonka kirjoittaja haluaa ilmaista.
Ominaisuudet töykeä sähköpostia
Ominaisuudet, jotka kuvaavat, että sähköposti on töykeä, on lueteltu alla.
- Lukijan epäkunnioittamiseen käytetty väärinkäyttö tai halventava sisältö, joka on selvästi vähennyskelpoinen, on merkki töykeästä sähköpostiviestistä. Virheellisellä kielellä, jota käytetään epäkunnioituksen, häirinnän tai uhan osoittamiseen, kohdistuu oikeustoimi.
- Isojen kirjainten tai isojen kirjaimien käyttö, joka tarkoittaa, että kirjoittaja huutaa sinua, on myös kunnioittamaton tapa kommunikoida.
- Kohteliaisuuden jättäminen roskakoriin ja käyttämättä niitä kirjoittamisen aikana on myös merkki töykeästä viestinnästä. Sähköposti ilman hello tai hi osaa tuntuu vaatimukselta tai komennolta ja merkitsee tietämättömyyttä tai määräävää asemaa. Jos posti on osa jatkuvaa aihetta, tervehdykset ja kohteliaisuudet voidaan jättää huomiotta, mikä ei anna minkäänlaista epäammattimaisuutta.
- Sähköpostien sisältö, joka sanoo sinulle epämiellyttäviä sanoja ja kertoo mitä tahansa epäkohteliaalla viittauksella, joka antaa henkilökohtaiset digit, ei ole hyvä kiitettävä posti.
- Huutomerkien ja kysymysmerkkien tarpeetonta käyttöä pidetään usein epäkohteliana käyttäytymisenä sähköpostikirjoittamisen eettisessä maailmassa, paitsi jos kommunikoit ystävien kanssa ja haluat ilmaista lisääntyneitä tunteitasi. Kysymys- ja huutomerkien käytöllä osoitettua korostuksen astetta olisi arvioitava tilanteen mukaan.
- Materiaalin kopioiminen isommalta kalalta ja lähettäminen sinulle päätellä, että työ tai jotain tulisi tehdä käskyllä pomo-sävyllä, on myös töykeää.
Lähetetään töykeä sähköpostia
Yllä olevasta lukemattomien sähköpostien luettelosta voit ymmärtää sähköpostin perusominaisuudet, jotka saattavat vahingoittaa lukijan tunteita. Se on yleinen virhe, jonka melkein kaikki sähköpostikirjoittajat ovat tehneet. Huolimatta siitä, kuinka hyvätapainen ja hienostunut kirjailija on, joskus olosuhteiden vuoksi hän voi hemmotella raa'an muodon tahattomasti. Keskustellessamme jonkun kanssa meillä on lahja ilmaisumme ja äänen äänenvoima, joka ilmaisee puolet tarkoituksesta. Eleet ja ilmeemme päättävät keskustelun tunnelmasta, mutta sähköpostien tapauksessa ilmaisun tyhjiö voidaan täyttää vain valitsemalla hyviä sanoja, jotka vastaavat tarkoitusta.
Yritä sähköpostikeskusteluissa löytää oikea viestintäaiheinen ääni sovittamalla itsesi lukijan kenkiin. Tämä vaihe auttaa paljon yleisön ymmärtämisessä, joten myös sähköpostin kirjoittamiseen on hyötyä. Sähköposti on suunniteltu helppoon vuorovaikutukseen ja säästää paljon arvokasta aikaa. Mutta kiire ja väärät tulkinnat voivat muuttaa siunauksen sotkuiseksi keskusteluksi ja ei-toivotuksi kitkaksi. Virheet olisi tunnistettava ja niistä olisi huolehdittava, jotta voitaisiin laatia oikea sähköposti, jonka toisessa päässä oleva henkilö ymmärtää oikein.
5 tyyppisiä töykeitä sähköposteja
Luettelo 5 piilotetusta virheestä, joka muuttaa tilanteen hämmentäväksi, auttaa sinua tunnistamaan ongelmat, jotka tekevät sähköposteista töykeitä ja epäammattimaisia.
-
Hiilikopiokerroin (CC)
Kun lähetät sähköpostin ja CC: n, he näkevät sähköpostin osana vastaanottajan ketjua. Mutta hiilikopiointi on koko ajan häiritsevää lukijoiden keskuudessa. Vastaanottajien lisääminen ilman syytä aina ilmoittamiseksi postista ei heijasta myös hyviä tapoja. Joskus lukijoille on erittäin ärsyttävää löytää nimensä liitteenä postitse, paitsi jos se on erittäin tärkeää.
Toisaalta, kun posti lähetetään joukolle vastaanottajia viestinnän tarkoitusta varten, silloin kaikille vastaanottajille vastaaminen tahattomasti "kiitoksella" tai millä tahansa muulla postin kuittauksella saattaa tuntua erittäin epäammattimaiselta. Uuden sähköpostin saaminen samasta ketjusta vain vahvistuksen eleen on erittäin ärsyttävä työntekijöille, jotka saavat kymmeniä heitä työprosessiin.
Temppu tämän ärsyttävän tavan välttämiseksi on käsitellä sähköpostitusprosessia henkilökohtaisena keskusteluna. Ajattele sähköpostiviestien vaatimuksia ja keitä keskusteluohjelma, josta löydät helposti sen, että yksinkertaiset kuittausviestit eivät ole pakollisia tai pakollisia, mikä laukaisee häirinnän kiireisissä lukijoissa. Epämääräisen sähköpostin lähettäminen hukkaa lukijan aikaa ja ryhmän tuottavuus heikkenee. Lopeta tapa vastata kaikkiin postiketjuun ja anna kaikkien säilyttää mielenrauhansa.
-
Liian lyhyt ymmärtääksesi
Miltä sinusta tuntuu, kun selvität tosia jollekin ja valmistuttuaan hän vastaa pienellä nyökkäyksellä tai vain asennolla? Tämä käyttäytyminen on erittäin ärsyttävää. Sama tapaus koskee myös sähköpostin kirjoittamista. Jos lähettäjä on pyrkinyt saamaan sinut ymmärtämään tosiasiat asianmukaisella ja yksityiskohtaisella kuvauksella, lyhyt vastaus, kuten 'kiitos', 'huomautus' tai 'sain sen', on erittäin ärsyttävä. Lähettäjä uskoo, että kaikki vaivat käyvät turhaan johtuen arvottomasta vastauksesta. Sinulla ei ole valtaa ilmaista tunteitasi aiheeseen liittyen, joten pienet vastaukset vaikuttavat erittäin töykeiltä ja epäkunnioittavilta, vaikka olet ilmaissut sen asianmukaisilla tunneilla puolestasi. Aikeesi on heijastettava oikein vastauksessasi, jotta lähettäjä saa viestin, että olet vahvistanut postin ja olet velvollinen tekoon. Apatiaiset vastaukset ovat tahattomia, mutta lukija saattaa saada väärän kuvan, joka ei ole terveellistä tulevaisuuden tarkoituksia varten.
Paras tapa välttää tällaista jännitystä työpaikalla on kommunikoida inhimillisemmällä tavalla. "Sain viestin ja pystyn vastaamaan siihen asianmukaisesti seuraavana päivänä" kirjoittaminen on paljon parempaa kuin "Sain sen". Se heijastaa parempaa lähetykseen välittämistä ja arvon antamista vietetyn ajan sähköpostille. Yksinkertainen viesti tulee hyväksyttävämmäksi, kun vastaamiseen vietetään vähän enemmän aikaa.
-
ASAP- tai URGENT-tunniste
Sähköpostin aihe on tarkoitettu valaisemaan kattava kappaleen tarkoitus. Se on lyhyt ja asiallinen. Mutta joskus, kun laitat kiireellisyyden tai hätätagin, koko sähköpostiviestistä tulee lukijan kannalta epäkohteliasta painotusta. Kiireellisyyttä tai hätätilannetta ei voida käsitellä sähköpostitse, koska ne on tarkoitettu vapaa-ajan hakuun. Jos asia on niin kiireellinen, on parempi kommunikoida puhelimitse. Voit vain soittaa henkilölle ja ratkaista asian heti, odottaa vastausta toisella puolella. Aiherivin kiireellisyysmerkintä antaa negatiivisen ja töykeän sävyn lukijalle.
On olemassa kaksi tapaa välttää 'kiireellisen' tunnisteen jännitys aiheessa. Jos asiasta voidaan kommunikoida rento tilassa ja sähköpostin tarkoituksena on saada lukija tietoiseksi, poista kiireellinen tunnisterivi tai ASAP-muoto aiheesta. Anna hänen saada viestin ja reagoida samalla tavalla. Mutta jos asia on niin kiireellinen, ota hänet yhteyttä paremman välineen kautta välitöntä reaktiota varten ja ratkaise se. Jos asiasta voidaan kommunikoida vain postitse, sinulla on oltava kyky valmistaa vahva aihepiiri, joka korostaa asian kiireellisyyttä ilman, että käytetään töykeää sisältöä. Työpaikoilla kaikki työntekijät tarkistavat sähköpostit usein, joten välitön vastausmahdollisuus on aina olemassa. Anna lukijan ymmärtää kiireellisyys ja reagoi vastaavasti. Aiherivi tekee työn, kun se on asetettu oikealle äänelle. Heidän huomion kiinnittäminen hyvän aihepiirin kautta on oikea tapa käsitellä ongelmaa. Lisää rivejä, jotka osoittavat vastausajan, jota asianomaiset tarvitsevat, ja lukija reagoi samalla tavalla.
-
Halventava ääni
Sähköpostit on tarkoitettu viestintään, joka on tarkoitettu kehitykseen positiivisessa suunnassa. Sähköpostit, jotka lähetetään kertomaan työntekijöille tai kollegoille heidän työtapoistaan, jotka osoittavat jatkuvasti puutteita, saattavat asettaa epäkohtelisen äänen. Se on tapa kritiikkiin, ja kuten me kaikki tiedämme, kritiikki voi olla positiivista ja rakentavaa. Virheiden osoittamiseen tarkoitetut sähköpostit vähentävät työntekijän innostusta. Kun luottamus on heikentynyt, myös työn laatu heikkenee. Negatiivisuutta on vältettävä sähköpostissa, jotta työvoimaa pidetään omistautuneena ja lisättyä. Toisaalta virheiden esiin tuominen ja korjaaminen on myös tärkeää yrityksen tulevaisuudelle.
Sama melu on sähköpostitse tapahtuvassa viestinnässä. Et voi näyttää lausekkeitasi tai ääntäsi tarkoituksessa, joten on aivan selvää, että sähköpostien kritisointi voi osua suoraan lukijan tunteeseen. Negatiivisten sanojen käyttäminen asettaa sähköpostissa huonon sävyn ja voi helposti motivoida lukijaa. Jos aiot antaa kielteisiä näkemyksiä jonkun suorituksesta, laita se siten, että se antaa rakentavan kritisoivan sävyn. Vältä käyttämästä kielteisiä vaikutuksia lisääviä sanoja ja anna käyttää positiivisia sanoja, jotka tarjoavat kielteisen vaikutelman, mutta rohkaisevalla tavalla. Henkilön huonojen tulosten ilmoittaminen ei ole kakkujen kävelyä. Sinun tulisi ymmärtää henkilön ahkeruuden taustalla oleva mielipide. Aseta sävy postissa tässä suhteessa ja säveltä hyvä pala. Jos tilanne on niin huono, on parasta käsitellä prosessia henkilökohtaisesti sen sijaan, että lähettäisit halventavan sähköpostin. Jos sähköposti on ainoa vaihtoehto, kirjoita pala keskusteluhelpoisella tavalla, jolloin henkilö ymmärtää sen takana olevan todellisen aikomuksen ja pystyy absorboimaan kritiikin helposti.
-
Robottinen lähestymistapa
Sähköpostin käyttö viestinnän välineenä on hyvin yleistä työpaikoilla. Mutta joskus suuren työmäärän ja liiketoiminnan takia unohdamme lisätä merkityksiä. "Ota", "kiitos" ja "kunnioitukset" puuttuminen on hyvin yleistä sähköposteissa, jotka heijastavat robottista lähestymistapaa työhön. Ei ole sääntö, että nämä sanat ovat pakollisia sähköpostissa, mutta niiden läsnäolo heijastaa yksinkertaisia ihmisen tunteita. Lukija saattaa pitää sinua epäinhimillisenä, jos hyppää sisään ja iskee tiedoston heidän kasvoihinsa ja poistuu huoneesta. Lähestymistapa näyttää olevan osa kokoonpanolinjaa.
Epäinhimillisten sähköpostiviestien lähettäminen on kuin sisäänkäynti toimistoon tai kaappiin ja täydentävän raportin luovuttaminen vaihtamatta edes yhtäkään kuittaussanaa. Se on melko töykeä. Lisää muutama sekunti koostumukseesi sisällyttääksesi sanoja, jotka heijastavat lähettäjän ihmisen osaa. Ei ole niin, että sinun on kysyttävä, kuinka hän menee, tai kysyä perheenjäseniltä todistaaksesi itsesi hyvin viisaana, mutta yksinkertainen terve ja muut tunnustavat sanat tuovat pehmeän kosketuksen lähestymistapaan. Vältä myös tiukkoja sanoja, jotka saattavat tehdä sinusta vain mekaanisen osan joukkueessa. Aseta ääni pehmeämmällä ja inhimillisellä tavalla, jotta vastaanottaja voi korreloida aikomustesi kanssa ja toimia samalla tavalla.
Pähkinänkuoressa
Elämässä on kyse polun yksinkertaistamisesta. Jokainen askel liittyy viestintään. Yksinkertainen virhe tai tietämättömyys pilaa koko prosessin. Sähköpostin herkkä kirjoittaminen hyödyttää liimausprosessia ja kehitystä kaikilta osin. Aseta soittoääni tavalla, jolla aiot kertoa vastaanottimelle, ja kommunikoida vastaavasti välttääksesi väärinkäsityksiä. Anna lukijan havaita viestisi oikein.