Intranet-ominaisuudet työntekijöiden kommunikointiin

”Yrityksen intranetit tulisi rakentaa tiukkojen sisäisten viestintäohjelmien avulla. Intranetin saavutus on noin 60 prosenttia viestinnästä, 40 prosenttia tekniikasta. ”Bob Cohen,

Intranet on kuin sateenvarjo, jonka alla voi saada kaikki tarvittavat tiedot yrityksestä ja päivittäisestä työstä. Se tunnetaan viestintäalustana, josta saamme kojetaulun, joka näyttää 360 asteen näkymän yrityksen toiminnan ympärillä. Erityisesti se on yksityinen, turvallinen verkko, jossa työntekijät voivat tuottaa sisältöä, osallistua tiettyihin viestintäprosesseihin, toimia joukkueena, suorittaa tehtäviä ja tapahtumia sekä rakentaa organisaatiokulttuuria.

Se tunnetaan yrityksen kotialustana, jossa joukkueet kokoontuvat, rakentavat välttämättömän ohjelmiston, monitehoisen viestintälaitteen ja paljon muuta. Kuten sisäinen viestintäverkko, intranet on enemmän kuin sen osien määrä.

Intranet on keskitetty palvelupiste kaikelle. Intranet-suunnittelun tulisi olla suhteessa työntekijän tarpeisiin ja osallistumiseen. Se on yleinen foorumi, joka auttaa viestintää (kaksisuuntaista), tiimityötä, tiedonhallintaa, sisällön kehittämistä ja jakamista, sosiaalista verkostoitumista, työntekijöiden osallistumista ja aikatauluttamista.

Jokainen kehittyvä yritys voi hyötyä intranetistä. Alla olevat kymmenen kysymystä toimisivat tosiasiallisesti tarkistuslistan pisteinä, jotka korjaavat kaikki ongelmat ja auttavat intranetin asianmukaisessa toteutuksessa.

Kuva 1: Intranetin suunnittelun tarkistuslistat

Meidän on kaivettava syvälle intranetin eri ominaisuuksia.

  1. Intranet istuu viestinnän ytimessä

Kolmella tavalla se auttaa organisaatiota -

  1. Ylhäältä alas suuntautuva viestintä, joka on vain johtajien ja työntekijöiden välistä viestintää
  2. Työntekijöiden palaute tai työntekijöiden ja johtajien välinen viestintä
  3. Ryhmäkeskustelu työntekijöiden välisen viestinnän muodossa

Nyt lyhyt korostus tästä selventää koko asiaa.

  • Intranet lopettaa sähköpostin peruskysymykset

Hyvin suunnitellussa intranetissä voidaan helposti käsitellä kaikenlaisia ​​sähköpostiohjelmia, kun unohdat pitää jonkun tärkeän viestin silmukassa tai kun unohdat tärkeän päivityksen, koska sähköposti katosi sähköpostisarjasta tai kun olet jumissa. kaikissa vastausluetteloissa. Intranet on yhteydessä ihmisiin eri tavoin ja virtaviivaistaa molemmat välitöntä viestintää. Samalla alustalla voi helposti tehdä isäntä asioita: keskustella kollegoiden kanssa, rakentaa yhteisöjä eri aiheista, tehdä ilmoituksia erilaisista yritystoimintaa koskevista asioista, kirjoittaa blogeja, ladata artikkeleita ja rakentaa yritystoimintaan liittyvää tietohallintataulua.

Joitakin sisäisen viestinnän tilastoja on annettu alla:

  1. Vain 48% lähetetyn sisäisen viestinnän sähköposteista avataan
  2. Ja noin vain 23% näistä viestinnöistä todella avataan

Joten on selvää, että suurta yritysviestinnän osaa ei itse asiassa avata. Kaikille kohdennetuille vastaanottajille, jotka avaavat viestinnän, vain sähköpostin lähettäminen ei tietenkään ole hyvä idea.

  • Intranet auttaa työntekijöiden palautteen keräämisessä

Työntekijöiden sitoutumista arvioidaan asianmukaisella työntekijäpalautteella. Voit helposti mitata työntekijöiden tyytyväisyyden, seurata työntekijöiden parannuskuiluja ja joitain asioita, joilla olisi suora vaikutus työntekijöiden vaihtuvuuteen.

Työntekijöiden sitouttamista koskevat palautekyselyt ovat hienoja suorittaa, jos niitä ei käytetä eri osastoilla; useimmissa tapauksissa tutkimukset suoritetaan kolmannen osapuolen työkalulla. Päinvastoin, jos nämä tutkimukset tehdään intranetissä olevan sisäänrakennetun työkalun avulla, voidaan helposti hakea yrityksen palvelimelle sijoitetut oikeat tiedot ja jakaa eri osastojen ja ryhmien kesken tuottavuuden parantamiseksi. Lisäksi työntekijät kaikkialla tietäisivät tämän työkalun, kun ovat vuorovaikutuksessa sen kanssa päivittäin. Tämä lisäisi viime kädessä viestintää työpaikoilla ja siten myös työntekijöiden tyytyväisyyttä.

Kuva: 2. Työntekijäprosentti hyväksyy viestintäprosessin

Pessimismi työpaikoilla johtuu alle kolmesta viestintäkeskeisestä syystä:

  1. Johto ei ohjaa 38% työntekijöitä kunnolla yhteiseen tarkoitukseen
  2. Kaiken kaikkiaan huono viestintä 14%
  3. Säännölliset muutokset, joista 12% ei tiedä hyvin
  1. Intranet tekee yhteistyötä

Työntekijöiden asianmukaisen viestinnän ja tuotoksen vuoksi on erittäin tärkeää, että on yhteinen alusta, jossa kaikki työntekijät voivat kokoontua yhteiseen tarkoitukseen. Useammin kuin ei, sama viesti muuttuu erilaiseksi, kun kaikkia ei ole synkronoitu oikein. Tämä olisi epävarmaa, että tarvitaan keskitetty sijainti, josta ihmisten tulisi kerätä sisältöä ja olla yhteydessä toisiinsa.

  • Intranet luo alustan, jossa kaikki voivat kommunikoida yhdessä ja saada asiat hoidetuksi

Useimmissa tapauksissa voit löytää intranetin, joka on varustettu yhteydenpidossa kollegoidesi kanssa jonkin joukkue- tai projektisivun kautta. Työntekijät voivat tehdä yhteistyötä ja jakaa yhteisen edun mukaista sisältöä. Voit luoda sivuja isäntäkohteille:

  • projektit
  • joukkueet
  • Asiakkaiden ulkoiset portaalit
  • Tietopankit
  • Työntekijöiden perehdyttämiseksi
  • Kampanjoiden markkinointi
  • Palvelun tai tuotteen esittely

Joten intranetisi todella muotoilee viestinnän, työt ja sisällön millä tahansa tavalla sen mukaan, mitä haluat pyrkiä parantamaan yrityksen viestintää.

  • Intranet yksinkertaistaa projektinhallintaa ja tehtävien hallintaa

Intranet auttaa asettamaan ja hallitsemaan projekteja ja tehtäviä samassa alustassa. Se on foorumi huolehtia vastaavasta muusta liiketoiminnasta. Intranet auttaa projektiryhmää toteuttamaan projektin. Reaaliajassa voidaan helposti tarkistaa edistyminen, korjata kaikki ongelmat ilman sähköpostitulvaa ja seurata linkitettyjä keskusteluja saadaksesi syvempää ymmärrystä kohtaamisista ja tarvikkeista.

Ja tehtävien hallinta seuraa silmällä omaa työn etenemistä, auttaa jakamaan tehtäviä muille ja varmistaa projektiin liittyvien tehtävien täydellisen suorittamisen. Tiedostoja ja tietoja voi jakaa nopeasti yhdessä huoneessa edes laittamatta niitä Dropboxiin tai muihin jaettuihin varauksiin.

  • Intranet palvelee sisäisiä sidosryhmiä

Intranetin kautta voidaan yhdistää normaali prosessi ja yhdistää ratkaisuja eri osastojen välillä, mukaan lukien henkilöstöhallinto, markkinointi, tietotekniikka jne. Keskustelu, foorumit, avoimet keskustelupolut ja erilliset viestit ovat joitain tapoja, joilla pioneerit auttavat muita ratkaisemaan minkä tahansa ongelman. Alla on joitain aloitettavia palveluita:

  • Lähetä organisaatioiden erilaiset asiakirjat
  • Luo tietopankki tai sisäinen wiki
  • Ilmoita erilaiset yrityskeskeiset tai osastokohtaiset viestit
  • Anna mahdollisuus välittömään keskusteluun ongelmien ratkaisemiseksi nopeasti
  • Lähetä video vaihe vaiheelta
  1. Intranet toimii tiedonhallinnan työkaluna

Ajattele vain tilannetta, kun etsit tärkeätä tiedostoa useista sijainneista, jotka mielestäsi pidit: Dropbox, Google Drive, One Drive, yrityksen verkkosivusto tai sisäinen palvelin. Eri paikkoista etsiminen saa vain pään pyörimään, etkä ole vielä löytänyt tiedostoa. Joten tällaisessa tilanteessa intranet voi auttaa sinua tallentamaan tärkeät asiakirjat hallitusti.

  • Intranet antaa aina oikeudet integroida asiakirjat

Tiedostonhallinta osana tiedonhallintapalveluita on tapa ladata tiedosto intranetissä parhaalla mahdollisella tavalla. Molemmissa tapauksissa, kun lataamme suoraan tiedoston tai laitamme linkin, joka tosiasiallisesti ladatun asiakirjan kantaa jonnekin turvallisesti, autamme itseämme ja muita löytämään tiedoston tulevaisuudessa ilman, että meidän tarvitse kuluttaa aikaa tähän. Voit yhdistää asiakirjat haluamallasi tavalla. Joskus et ole varma, missä säilytit asiakirjoja, tee vain aktiivinen haku saadaksesi haluamasi tiedosto. Paljon asiakirjoja tallennetaan intranettiin:

  1. Voidaan rakentaa tietovarasto, johon voi laittaa erilaisia ​​asiakirjoja, kuten HR-aluksella olevat asiakirjat, projektiin liittyvä tiedosto jne.
  2. Voit lähettää tiedostoja helposti intranetin ja chatin kautta; myös keskustelukeskustelu arkistoidaan automaattisesti auttamaan meitä saamaan päivämäärätietoisen historian
  • Intranet lisää tuottavuutta

Minkä tahansa projektin onnistuminen ja epäonnistuminen riippuu enemmän tietojen ja tiedostojen asianmukaisesta tallentamisesta. Se ei vain säästä aikaa ja siten vaikuttaa suoraan sijoitetun pääoman tuottoprosenttiaan, mutta vähentää myös jännitteitä ja turhautumista. Esimerkiksi, kun annat viimeisen kosketuksen projektin loppuun saattamiseen, olet varma, että valitset oikean asiakirjan asiakkaallesi. Jos annat aluksella olevat tiedostot uusille puusepäille, voit lähettää HR-sivulinkin, joka sisältää heille tarkoitetut asiaankuuluvat asiakirjat. McKinsey Global Institute: n tutkimuksen mukaan voit tosiasiallisesti vähentää minkä tahansa asiakirjan etsimiseen käytettyä aikaa noin 35%, jolloin 6% muista tärkeistä tehtävistä vietetään.

  • Intranet luo aina reaaliaikaisen tietopohjan

Oikea intranet-suunnittelu auttaa luomaan tietokannan toistuvasti sijoitettujen tiedostojen ja asiakirjojen dokumentoimiseksi, esimerkiksi:

  1. Politiikka ja käytännöt
  2. Arvo materiaaleja
  3. Uutiset ja menestystarinat
  4. Tärkeitä usein kysyttyjä kysymyksiä
  5. Työntekijöiden albumit
  6. Harjoittelumateriaalit
  7. HR-käsikirja
  8. tiedote
  9. Tärkeitä linkkejä, jotka sisältävät hyödyllisiä työkaluja ja tiedostoja

Ja nämä eivät ole kaikki. Järjestelmiin on ladattu vielä joitain kohteita - foorumeissa esitetyt kysymykset, ryhmäkeskusteluet ja asiakastuesta nostetut liput. Kaikki nämä voitiin ladata intranettiin ja lisätä tietokantaan, että voit käyttää kerta toisensa jälkeen erilaisiin tarpeisiin. Voi myös olla välilehti nimillä ideoita, jotka kutsuvat julkisia ideoita. Tämä työkalu todella ajaa ideointia eri tasoilla.

  1. Intranet tarjoaa sosiaalisen verkostoitumisen vaihtoehdon

Intranet antaa aina mahdollisuuden olla käytännössä yhteydessä eri osastojen ikäisensä kanssa vähentäen siten esteitä ja siiloja; työntekijät voivat helposti muodostaa yhteyden toisiinsa ja jakaa palautetta yhteistä etua koskevista aiheista ja oppia. Ja tämä parantaa viestintää ja tiedon jakamista yritystasolla, eri joukkueilla ja osastoilla. Työntekijät tuntevat ihmiset joukkueessaan ja sen ulkopuolella. Johtajat voivat tutustua alaisiin, ja tämä rikkoisi lopulta sopimuksia ja yhdessä ne voivat kasvaa, mikä vaikuttaa epäsuorasti tuottavuuteen.

  • Intranet rakentaa sisäisiä viestintäkanavia

Työntekijät voivat edes poistua työpöydältä, soittaa puheluita tai lähettää sähköpostia, ja he voivat muodostaa yhteyden toisiinsa antamalla palautetta keskustelupolkuista tietystä aiheesta. Siten yhteys maantieteellisesti levinneisiin joukkueisiin inspiroi tiimityötä.

  • Intranet auttaa työntekijöiden löytämisessä ja tuntemisessa

Vain siksi, että tiimi on maantieteellisesti hajautettu tai joku työskentelee kotoa, on mahdotonta löytää ja tuntea työntekijöitäsi koko ajan, jopa silloin, kun työskentelemme heidän kanssaan fyysisesti tai käytännössä. Tällaisissa tapauksissa intranetin työntekijähakemisto todella auttaa meitä ottamaan yhteyttä aiottuihin ikätovereihimme ja yhteisö voidaan rakentaa. Voimme oppia tuntemaan ryhmämme jäsenten taidot, työhistorian ja menestykset. Siksi voimme käyttää heidän apuaan minkä tahansa ongelman ratkaisemisessa tai neuvoa muita seuraamaan niitä tällaisissa erityistarpeissa. Voit motivoida ikätovereita lähettämällä onnittelumerkin kaikesta projektin onnistumisesta tai lähettämällä kiitosmerkin kaikesta hyvin tehdystä työstä.

  • Intranetin kautta voit luoda, jakaa ja julkaista hyvää sisältöä rajojen yli ja osastojen yli

Intranetin kautta ihmiset luovat sisältöä, jakavat muiden käyttämiä julkisia viestejä ja kommentoivat niitä. Käyttäjät käyttävät erilaisia ​​tiloja, joihin uusi sisältö ladataan, automaattinen päivitys menee kaikille kyseisissä viesteissä. Sitten he alkavat käyttää kyseistä sisältöä. Siksi intranet antaa käyttäjille mahdollisuuden tuottaa sisältöä, jota muut voivat käyttää. Seuraava sisältö ladataan yleensä intranettiin:

  1. Blogit ja uudet trendit teollisuudesta
  2. Uudet taidot muiden seuraamiseksi
  3. Iso joukkuevoitto
  4. Uusi lanseeraus
  5. Uusi strategia tai prosessi
  6. Upeita valokuvia ja videoita
  1. Työntekijöiden osallistumis- ja kasvukeskus: poista työntekijöiden pettymys

Jokaisessa organisaatiomuutoksessa työntekijöiden sitoutuminen nähdään lopullisena linjana. Työntekijöiden sitoutumisen avulla tuottavuus paranee ja työntekijät ovat motivoituneita. Tämä vaikuttaa viime kädessä myönteisesti asiakastyytyväisyyteen ja työntekijöiden moraaliin.

Työntekijöiden sitouttamistilastot

  • Del Carnegie Training -tutkimus osoittaa, että lähes 71% suurten yritysten työntekijöistä ei ole sitoutunut
  • Toisessa Gallup Researchin tutkimuksessa työntekijöiden irtaantuminen on noin 18%, mikä haittaa yleistä tuottavuutta

Sitoutuneet työntekijät puolustavat uskollisesti yrityksiä, joissa he työskentelevät. He mainitsevat ylpeänä yrityksen tuotteen tai palvelun asiakkaille. He luovat yhdessä tietoa muiden hyödyksi ja auttavat muita saavuttamaan tavoitteensa. Taas irtisanotut työntekijät ovat taakka. Ne vahingoittavat yrityksen mainetta ja lisäävät tyytymättömyyttä muun muassa ja vaikuttavat virusperäisesti tuottavuuteen. Tässä vaiheessa intranet todella auttaisi kehittämään suunnitelmia työntekijöiden sitouttamiseksi antamalla heille mahdollisuus käyttää resursseja ja työkaluja ja kouluttamalla heitä haluamillaan aloilla uransa rakentamiseksi. Heillä olisi enemmän valtuuksia päättää urasta.

  • Intranet sitoo työntekijät yrityksen missioon, visioon ja arvoihin

Me ajattelemme usein, jos jokainen työntekijä on linjassa yrityksen missioon, visioon ja arvoon! Ja ovatko ne oikein kohdistettu ja emotionaalisesti kytketty siihen? TINYpulse-tutkimuksen 40000 työntekijälle tekemä tutkimus osoittaa, että vain 40% on tietoinen siitä. Työntekijöiden sitouttamisprosessi antaa kaikille työntekijöille pääsyn kiinnittymään emotionaalisesti yrityksen tehtävään, visioon ja arvoihin. Intranet antaa kaikille tämän pääsyn keskeiseen sijaintiin. Eri muodoissa ja segmenteissä pääset työntekijöihisi ja vahvistat heitä monipuolisesti: blogoiden, keskustelun, artikkeleiden, videoiden ja henkilökohtaisen sivun kautta brändin mainostamiseksi.

  • Intranet luo kehitysmahdollisuuksia työntekijöille

Työntekijät olisivat tyytyväisempiä, jos heillä on runsaasti mahdollisuuksia kehittää itseään. Yhtiö voi luoda erilaisia ​​urakehityssuunnitelmia työntekijöilleen vähentäen siten uppoutumista. Ja vain vähentämällä eroja resursseihin, joita he tarvitsevat kasvuaan, ja toimituksiinsa, yritys voi virtaviivaistaa epäsovitusta. Intranet tekee tässä täydellisen työn tukemalla ja seuraamalla työntekijöiden kasvuohjelmia seuraavalla tavalla:

  1. Vahvistetaan koulutusmateriaaleja ja parhaita käytäntöjä
  2. Kerätään työntekijöiltä palautetta ohjelmien parantamiseksi
  3. Yrityskulttuurin levittäminen kaikille
  4. Jokaisen työntekijän edistymisen seuraaminen
  5. Annetaan yhdelle heistä mahdollisuus seurata kehitystään
  • Intranet mahdollistaa virusyhteyden kaikkien kanssa kehityssuunnitelmissa ja ainutlaatuisissa ideoissa

Kun kyse on viestinnästä, joka välitetään työntekijöille sähköpostitse, on todennäköistä, että kyseiset sähköpostiviestit voivat kadota postilaatikoihin tai ihmiset eivät välttämättä tee aloitteita näiden viestien avaamiseksi. Se on hyvin yleistä kaikkialla. Työntekijä voi kaipata tärkeätä viestiä, joka hänelle lähetetään hänen henkilökohtaisesta kehityksestään. Ja toisinaan tämä saattaa yleensä saada heidät tuntemaan jätettyjä tai merkityksettömiä.

Intranet antaa työntekijöille aina pääsyn siihen, mitä he tarvitsevat eniten - tärkeimmät päivitykset, jokainen mahdollisuus ja jokainen suunnittelumuutos. Tiedot voivat olla julkisia tai erityisesti räätälöityjä oikeille ihmisille; osana kaksoisviestintää heille voidaan lähettää sähköpostia. Samalla he voivat jakaa ainutlaatuisia ideoitaan virustilassa, ja muut tässä tilassa voivat käyttää näitä tietoja ja lähettää kommentteja. Siksi hyvä viestintälanka kehittyy, mikä johtaa menestyvään kehitykseen kaikille. Ihmiset, jotka eivät välttämättä osallistu julkiseen keskusteluun, voivat myös osallistua tällaisiin verkkokeskusteluihin.

Intranet antaa työntekijöille myös mahdollisuuden hyödyntää roolia ja uraa:

  1. Omat projektit ja vastaavat tärkeät tehtävät
  2. Jaa luovia ideoita
  3. Käytä mahdollisuuksia
  4. Seuraa heidän tavoitteidensa kehitystä
  5. Neuvo prosessin etenemistä
  6. Varo lisäharjoituksia ja koulutusta
  7. Tarkkaile mitä muut joukkueiden sisällä ja ulkopuolella tekevät

Steve Roesler, huomattava viestintästrategia, haastoi kymmenen tärkeätä kysymystä, jotka auttaisivat kiinnittämään työntekijöitä työpaikoille. Nämä tarkistuslistat ovat tehokkaita muotoilemaan helposti ratkaisuja intranet-ongelmiin:

  1. Intranet toimii aikataulutustyökaluna

Intranetin avulla kaikkien on helppo ajoittaa ja seurata kokouksia, tapahtumia ja tapaamisia. Kaikista työntekijöistä koituu hyötyä tästä poikkeuksellisesta järjestelystä.

  • Helppo suunnittelu tapaamiseksi, joka inspiroi työntekijöiden osallistumista

Ihmisillä voi olla useampi kuin yksi työkalu aikataulujen aikaansaamiseksi, mutta ne ovat tehottomia, koska se olisi aikaa vievä prosessi. Tämä toteutettavuus varmistaa työntekijöiden hyvän osallistumisen. Voit lähettää työntekijöille sähköpostia kokouksista tai tapahtumista, mutta tämä prosessi on vaivalloista. Sähköpostit voivat kadota postilaatikkoon, tai tärkeät henkilöt voidaan ohittaa. Helpoin ja fiksu tapa on ajoittaa jaettu kalenteri yrityksen intranetissä ja saada nopea katsaus kaikkien mukavuuksiin. Siten voidaan ajoittaa tapaamisen aika.

  • Luo houkuttelevia tapahtumia

Ajan ja kalenterien asettamisen lisäksi tapahtumiin liittyy joitain lisätietoja, jotka tekevät tapahtumista mielenkiintoisia ja suosittuja.

  1. Täydelliset tiedot tapahtumasta
  2. Valokuvia ja videoita, jotka liittyvät tapahtumaan, jotta siitä tulisi houkuttelevampi. Pian tapahtuman päätyttyä siellä voi olla tasainen päivitys valokuvien ja videoiden kanssa
  3. Yksityiskohtainen tiekartta tapahtumiin
  4. Tietoa ruokapaikoista, kaupoista ja muista huomionarvoisista paikoista

johtopäätös

Oikea intranet-suunnittelu on aina askel tehokkaaseen sisäiseen viestintään. Se antaa ihmisille aina reunan olla yhteydessä kollegoihin mistä tahansa jaetusta aiheesta ja antaa loputtomia apuohjelmia. Olemme nähneet, että ihmiset pääsevät laajasti intranetin oikeaan käyttöön lisätäkseen alustan massatehokkuutta. Se on foorumi, josta he lähtevät ja etsivät mitä tahansa, luovat, jakavat, oppivat ja motivoivat muita, mikä puolestaan ​​lisää työn tehokkuutta vaikuttaen suoraan sijoitetun pääoman tuottoprosentiin. Tämä ei ole oikein vaikka sanoa mitään kielteistä asiaa, mutta voidaan aina sanoa, että asianmukainen intranet-suunnittelu on aina puoli tehtyä työtä siitä lähtien, kun kyseessä ovat oikeat kaksisuuntaiset viestintäkanavat.