Emme vain näytä sinulle vaiheittaista prosessia selkeän, täsmällisen ja kirjallisen viestintästrategian suunnitelman laatimiseksi organisaatiollesi, mutta autamme myös järjestämään syyt siihen, miksi sinun pitäisi tehdä sama.
Hengellinen opettaja Osho teki huomautuksen, kun häneltä kysyttiin, miksi hän oli erittäin tuottelias puhuessaan omista kyvyistään ja kyvyistään. Hän sanoi
- Jos en huuta omista kykyistään, kuka muu? Jos en tee niin, kuinka ihmiset tietävät, että voin auttaa heitä resursseillani ja kyvyilläni?
Jos mietit, miksi tarvitset viestintästrategiaa koskevaa suunnitelmaa, se johtuu tästä - kukaan ei tunteisi sinua, ennen kuin kerro heille tavalla, jota he ymmärtävät. Satunnainen viestintä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa on helppoa. Mutta se ei maksimoi yrityksesi arvoa.
Jos olet vielä ajatellut, miksi rakennat tehokkaan viestintästrategian suunnitelman kommunikoidaksesi syvimmät arvosi, palvelut, tuotteesi, tehtäväsi, visio ihmisille ja asiakkaille, katso alla olevia syitä. Saatat tietää, miksi se on erittäin merkittävä.
Syyt viestintästrategian suunnittelulle
- Agenda: Viestintästrategiasuunnitelma auttaa rakentamaan organisaation esityslistan - miksi se on olemassa, ketä se palvelee, kuinka palvella, sen tehtävä ja visio ja miten se aikoo laajentua. Se on esityslista, koska se näyttää organisaation ihmisille, kuinka heidän tulisi suorittaa suunnitelmat ja mihin heidän on päästävä. Asiakkaat saavat myös selkeän kuvan siitä, mitä he voivat odottaa organisaatiolta lähitulevaisuudessa.
- Strategia: Strategia on taidetta päättää siirtyä pisteestä A pisteeseen B, johon liittyy merkittäviä riskejä. Siksi viestintästrategian suunnitelman eteenpäin suunnitteleminen on aina varovaista organisaatiolle, joka pyrkii kasvamaan. Ilman suunnittelua ja asianmukaista viestintästrategian suunnitelmaa organisaatio ei voi mennä pitkälle kanavoimalla kuljetettavia tietoja.
- Samanaikainen muistutus: Viestintästrategiasuunnitelman laatiminen helpottaa merkittävää ominaisuutta muistuttaa sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä siitä, mitä he tekevät tai tekevät. Sen ohjelmat ja ohjelmoivat uudelleen prosessissa mukana olevien ihmisten mielen ja yhdistävät heidät yhteiseen tarkoitukseen.
- Ilmoittaminen: Kukaan yritys ei voi seistä tyhjiössä. He ovat vastuussa toiminnastaan ja koska kaikki vaikuttaa kaikkeen, jokainen heidän liikkeensä vaikuttaa suoraan tai epäsuorasti yhteiskuntaan. Joten työntekijöille suunnatun suuren viestintästrategian rakentamisen tarkoituksena on antaa täydellinen kuvaus siitä, millainen liiketoiminta on tekemisissä ja miten yritys aikoo kasvattaa yhteisöä ja pidättäytyä epäeettisistä käytännöistä.
Nämä ovat neljä tärkeintä syytä, joiden vuoksi sinun on rakennettava tehokas viestintästrategia työntekijöille. Voit myös sisällyttää asioita, kuten tavoittaa suuremman yleisön, yrittää hakea parempia markkinoita tuotteillesi ja laajentaa liiketoimintapiiriäsi, mutta ne ovat toissijaisia syitä (nämä syyt eivät välttämättä ole toissijaisia sinulle).
Riippumatta siitä, mistä syystä olet tai vaikka sinulla ei ole syytä rakentaa tehokasta viestintästrategiaa työntekijöille, kehotamme sinua kiinnittämään huomiota muuhun artikkeliin. Jos tämä artikkeli toteutetaan oikein, tämä artikkeli voi muuttaa koko organisaation viestintärakennetta.
Aloitetaanpa.
-
Selvitä nykyinen tilanne
Tietämättä missä seisot, kuinka odottaisit päästäksesi eteenpäin ja pääsemään tiettyyn tilanteeseen, jossa asiat vastaisivat visioasi. Se ei tule ennen kuin tiedät missä olet.
Paras tapa tietää se on tehdä SWOT-analyysi. Se on hyvin yksinkertaista. Ota paperi ja jaa se neljään osaan ja kirjoita sitten ensimmäisen osan vahvuudet; Kirjoita Vahvuudet-kohtaan Heikkous. Kirjoita oikeanpuoleiseen tilaan Mahdollisuudet ja kirjoita Mahdollisuudet -kohtaan Uhat.
Käytä aikaa syöttääksesi tulot. Jos sinun on käytettävä ikätovereidesi tai asiakaspalautteiden apua, tee sama. Mitä tarkemmin teet tämän analyysin, sitä hyödyllisemmäksi viestintästrategian suunnitelmassasi tulee. Tiedät, että voit kommunikoida selkeästi vasta silloin, kun sinulla on konkreettista ja vakaa tieto. Älä ohita tätä vaihetta. Se on yksi tärkeimmistä asioista.
-
Järjestä tapaaminen keskeisten sidosryhmien kanssa
Kun olet tehnyt SWOT-analyysisi, on aika tehdä joitain kurssikorjauksia. Tunnet vahvuutesi, heikkoutesi, mahdollisuutesi ja uhasi. Nyt ota kaikki sidosryhmät mukaan keskustelemaan siitä, mitkä päätelmät ovat ehdottomasti oikeita tai he haluaisivat lisätä kommentteja. Jos he lisäävät tuloja, kuuntele ja muista.
Esitä sitten lopulliset päätelmät aivoriihen jälkeen. Jos kaikki keskeiset sidosryhmät ovat samaa mieltä, suunnittele istua uudelleen strategisen vision kehittämiseksi. Tapaaminen on tärkeää, koska yksi jäsen ei voi luoda organisaatiota.
Tarvitsemme kaikkien pysyvän linjassa organisaation kehittämisen ja laajentamisen kanssa. Ja jos olet organisaatiossa, työskentelet, tiedät, että on olemassa termi nimeltään Johari Window, joka sanoo, että meillä on tumma puoli, jota muut ihmiset voivat paremmin kuvata.
Joten samaa periaatetta sovellettaessa organisaatiossa on pakollista olla luottamatta vain omiin ajatuksiisi ja mielipiteisiisi ja pyytää muita avainhenkilöitä jakamaan omatkin.
-
Suunnittele ihanteellinen tulevaisuus organisaatiolle
Kun avainhenkilöt ovat antaneet mielipiteensä ja panoksensa, on aika suunnitella ihanteellinen tulevaisuus organisaatiolle. Aloita prosessi kirjoittamalla kaikki asiat, jotka haluat organisaation puolustavan. Kuvittele, että sinulla on kaikki resurssit, ihmiset, raha ja kyvyt luodaksesi tahraton tulevaisuus. Kirjoita sitten tulevaisuus muistiin kuten näet.
Älä ajattele mahdottomuudesta jo nyt. Se on askel, jossa sinun on ajateltava nykyisen skenaarion ulkopuolelle, jos haluat laajentaa yritystäsi ja tehdä merkki. Älä anna ihanteellisen vision vaeltaa mielessäsi. Anna sille muoto ja rakenne. Kirjoita se muistiin samalla tavalla kuin näet. Liikefilosofi Jim Rohn kysyi -
”Onko mahdollista nähdä tulevaisuus ennen sen olemassaoloa?” Hän vastasi itse - ”On mahdollista nähdä tulevaisuus ennen sen olemassaoloa. Koska voit nähdä sen mielessäsi ennen kuin sitä on olemassa.
-
Etsivä visio prioriteetin mukaan
Tässä vaiheessa on aika antaa sille muoto. Sinun on oltava realistinen nyt. Sinun on mentävä ulos suorittamaan asianmukainen huolellisuus. Jos työskentelet teollisuudessa ja haluat tehdä integraation taaksepäin, ajattele resursseja, rahaa ja ihmisiä, jotka työn tekemiseen vaaditaan.
Kysy itseltäsi - onko se tarpeen? Kuinka arvokkaasta siitä voi tulla pitkällä tähtäimellä? Istu SWOTisi kanssa. Kuvaileeko SWOT, että sinulla on vahvuuksia edetä tässä vaiheessa? Jos kyllä, mene eteenpäin ja jos ei, lopeta.
Ihanteellisin tapa priorisoida visio on jakaa se neljään osaan - kriittiseen, ei-kriittiseen, päätöksentekoon, poistoon. Laita kaikki näkösi näihin neljään osaan. Ajattele pitkään ja kovasti.
Tarkastele asiakaspalautteita, markkinatutkimuksia, arvioi markkinoiden kehitystä ja ota sitten mukaan keskeisten sidosryhmien mielipiteet ja päätä sitten, mitkä asiat menisivät välttämättä kriittiseen vaiheeseen, jonka tulisi mennä päätöksentekoon ja ei-kriittisyyteen ja jonka voit tosiasiallisesti poistaa näky.
-
Muuta visio tavoitteiksi
On aika istua organisaatiosi avainhenkilöiden kanssa. Tässä tapaamisessa esität visiosi jakauman, jonka teit. Ota heidän panoksensa ja katso, onko mitä ajattelet yhdessä.
Jos ei, miksi? Ota selvää mitä he ajattelevat. Lisää takaisin tietyt asiat, jos niillä on ansioita, ja heitä pois tietyt asiat, jos sinusta tuntuu, että niitä voidaan välttää kokonaan. Kun olet vakuuttunut visiosistasi ja sen prioriteedista, on aika asettaa tavoitteet.
Tavoitteiden asettaminen tarkoittaa, että sinun on etsittävä iso visio kappaleiksi, jotka voidaan saavuttaa 3–5 vuodessa rivillä tai vähemmän. On tärkeää palattua alas. Jos et kimppu, teloitusta ei tapahdu, etkä pysty muuttamaan visioasi todellisuudeksi lähitulevaisuudessa.
-
Kirjoita toimintavaiheet, jotka vaaditaan B: n saavuttamiseksi kohdasta A
Kun olet asettanut tavoitteet, on aika tehdä maapallon tason työtä. Me kaikki tiedämme, että mielikuvitus ilman teloitusta on harha. Joten on tärkeää ottaa kukin tavoite päättää A- ja B-pisteistä. A on kohta, jossa seisomme nyt. Ja B on kohta, johon haluamme päästä. Emme pääse B: hen, ennen kuin olemme ryhtyneet toimiin.
On aika kirjoittaa jokainen toimintavaihe yksityiskohtaisesti, jotta ymmärrämme mihin tehdä mitä ja miten lähestyä koko asiaa yksinkertaisella tavalla. Ylläpitä järjestys ja rakenne. Ota yksi sivu kutakin tavoitetta kohti.
Jos se on ylhäällä, kirjoita tavoite muistiin ja kirjoita sitten askeleet yksi kerrallaan ja järjestä se sitten tärkeysjärjestykseen. Tämä yksinkertainen rakenne auttaisi toimiin ja tekisi suorituksesta virheetön.
-
Löydä porsaanreikiä
Jos olet lukenut Edward de Bonon teoksen ”Kuusi hattua”, on aika käyttää mustaa hattua. Toimintovaiheiden kirjoittaminen on erittäin helppoa. Mutta meillä on oltava joitain varautumissuunnitelmia käsitelläksesi asiaa huolellisesti.
Miksi varaus? Koska asiat voivat mennä pieleen. Saatat kohdata helvetin paljon esteitä matkalla, jotka tekevät elämästäsi kurja. Ja jos sinulla ei ole suunnitelmaa etukäteen, ainoa asia, jonka voit tehdä, on juuttua ja pysyä käyttämättömänä.
Suunnittele siis kriisit. Suunnittele tilanteita, joissa asiat voivat mennä pieleen. Suunnitelma hätätilanteita varten. Suunnittele esteitä. Ja siirry sitten seuraavaan vaiheeseen.
-
Aseta määräajat
Kun näet selvästi mustat kohdat muuttaessasi visioosi todellisuudeksi, on aika antaa sille enemmän merkitystä. Organisaatio ei voi laajentua ilman määräaikoja. Joku sanoi niin kauniisti - Ei ole epärealistisia tavoitteita, vaan melko epärealistisia määräaikoja.
Joten on aika asettaa määräajat jokaiselle aiemmin etsimällesi toimintovaiheelle. Ole tarkka, ole realistinen ja lisää puskuri jokaiseen määräaikaan (vähintään 20% alkuperäisestä ajasta, jonka luulit suorittavan tehtävän loppuun).
-
Anna resurssit ja vastuut ja jaa
Nyt sinulla on koko luettelo asioista kädessäsi. Olet jo asettanut tavoitteet, hajonut ne erityisiin toimintavaiheisiin, löytänyt esteitä, joille voi kohdata pitkän, ja asettanut määräajat kullekin tehtävälle.
Nyt on aika osoittaa resurssit ja löytää ihmiset, jotka pystyvät suorittamaan tehtävän. Tämä on kriittisin osa tehokkaan viestintästrategian rakentamista työntekijöille. Tapa, jolla jaat vastuun, kertoo paljon siitä, kuinka haluaisit suunnitelmien toteuttavan.
Useimmat ihmiset ajattelevat, että viestintästrategiat ovat erillinen asia, mutta se on syvästi linjassa organisaation tehtävän, vision, tavoitteiden, päämäärien ja toteutuksen kanssa. Jokaisessa vaiheessa sinun on tiedettävä, kuinka kommunikoida alaisten kanssa. Joten vastuuja määritellessään varmista, että heillä on kaikki resurssit, joita heillä on käytettävissään toteuttamiseen.
Kun kaikki on valmis, pyydä ihmisiä pääsemään töihin määräajan mukaan. Luo pieniä palautussilmukoita, jotka auttavat sinua saamaan palautteen jokaisesta tehtävästä ja kuinka se pannaan täytäntöön.
Jos työntekijöille suunnatun viestintästrategian on vaikea toteuttaa, selvitä syyt. Onko kyse resursseista / kyvyistä / selkeydestä / viestinnästä? Ja sitten suorita tarvittavat toimenpiteet sen muuttamiseksi. Toteutus on erittäin merkittävä, koska ilman tätä koko viestintäsuunnitelma menisi turhaan.
-
Bonusvihje - Suorita korjaavat toimenpiteet
Tämä vaihe on pikemminkin palautteiden vastaanottamisesta ja avoimien ovien politiikan luomisesta, jossa ihmiset voivat tulla tapaamaan esimiehiään milloin tahansa ja keskustella asioistaan toteutuksen aikana. Jos työntekijät eivät ole motivoituneita eivätkä tiedä pienen työn suurempaa tarkoitusta, esimiehen vastuulla on opettaa työntekijöitä ja motivoida heitä toimimaan.
Näiden esimiesten on myös raportoitava johtajilleen ja sitten johtajat raportoivat ylimmille johtajille ja niin edelleen ja niin edelleen. Tämä luo tehokkaan palautejärjestelmän, joka on erittäin tärkeä korjaavien toimenpiteiden toteuttamisessa, kun työntekijät jatkavat heille osoitetun tehtävän toteuttamista.
Viestintästrategian suunnitelma ei ole erillinen asia. Strategisen viestinnän tarkoitus on olennainen osa organisaation tavoitteiden asettamista ja niiden saavuttamista suurimmalla menestyksellä.
Siksi, jos organisaatio pystyy toteuttamaan edellä mainitut, niin ei olisi ongelma rakentaa tehokasta viestintästrategiaa työntekijöille koko organisaatiossa ja sama läpinäkyvyys saastuttaisi myös ulkoiset sidosryhmät.
Ensimmäinen kuvan lähde: pixabay.com
Suositellut artikkelit
Tässä on artikkeleita, joiden avulla saat lisätietoja viestintästrategian suunnitelmasta, joten käy vain linkin läpi.
- 8 mahtavaa vaihetta hämmästyttävän myyntitiimistrategian luomiseksi
- Ilmaisia hyödyllisiä Microsoft Excel -vinkkejä ja -vinkkejä (taulukkolaskenta)
- 6 intranet-ominaisuutta työntekijöiden onnistuneen viestinnän kannalta
- 8 parasta hyödyllistä ja parasta vinkkiä muutoksenhallintastrategiaan