Projektin dokumentaatio
Projektin dokumentointi ei ole pelkästään yksinkertainen työ, vaan sitä voidaan pitää tärkeänä osaamisalueena nykyaikana. Suoraan yliopistosta työskenteleviin ammattilaisille, työskentelemällä projekteissa, jotka ovat olennainen osa päivittäistä työohjelmaa, joten on erittäin tärkeää ymmärtää, kuinka projekti dokumentoidaan, suojataan ja säilytetään projektin varmennustodistuksen ja tulevan referenssin varalta. Jos yksilöiden mielestä tämä yksinkertainen mutta tehokas projektin dokumentoinnin ja hallinnan taito on heti koulusta lähtien, se voi lisätä paljon tehokkuutta ja tuottavuutta ammatillisessa työssään.
Makro-näkökulmasta katsottuna projektin dokumentointi on olennainen osa projektinhallintaa. Eri virroissa, joita yksityishenkilöt työskentelevät, voi olla erityyppisiä projekteja, dokumentointi voi olla projektipäällikölle suunnattoman hyödyllistä ja arvokasta, koska:
- Hän näkee, onko kaikki projektivaatimukset täytetty, jos ei, niin mitä on tehtävä.
- Asioissa hän voi jäljittää sen aiheen lähteeseen ja pyrkiä tarjoamaan erityisiä ratkaisuja.
- Se voi pitää henkilöä vastuussa tekemästään työstä, projektipäällikkö voi jäljittää sen analyytikolle, joka on työskennellyt projektin parissa, mitä analyytikko on tehnyt ja milloin se on tehty.
- Se tarjoaa ja todistaa, että mainittu projekti on todella toteutettu.
- Ristiriitatilanteissa ja riitatilanteissa projektiin liittyvät asiakirjat voidaan etsiä uudelleen, ja niitä voidaan käyttää myös luovuttamaan hankkeen omistusoikeus sen lailliselle omistajalle.
- Menemällä vain asiakirjojen hallintaan, hallitsija voi tietää projektin tilan ja arvioidun valmistumisajan.
- Ja viimeisenä, on tärkeää, että projekti on järjestetty oikein, helposti luettavana ja riittävänä.
Ihannetapauksessa projektipäälliköt seuraavat standardoituja malleja, joita on aikaisemmin käytetty dokumentointiin; nämä mallit ovat menestyviä projekteja, jotka yritys on toteuttanut aiemmin. Projektisuunnitelmia, liiketapauksia, projektin tilaa ja vaatimuksia käytetään usein uudelleen menestyneisiin aiempiin hankkeisiin, koska se auttaa projektipäällikköä keskittymään heidän osaamiseensa, tehokkuuteen ja tuottavuuteen sekä vähentämään ylimääräisiä paperityötä, jota on vaikea seurata ja hallita .
Seuraavassa on tilannekuva projektin elinkaaren keskeisistä vaiheista ja siitä, kuinka kukin vaihe luo tärkeitä projektidokumentteja, joita voidaan käyttää varmennukseen, tuleviin viittauksiin ja todentamiseen. 
- Toteutettavuusraportti - Ennen kuin hanke toteutetaan, se käy läpi paljon testejä sen suhteen, onko mahdollista toteuttaa tämä projekti ja viedä se toteutusvaiheeseen. Suoritetaan tutkimus nykyisistä markkinoiden suuntauksista ja kulttuurista sekä projektiin liittyvistä kustannus-hyötyistä.
- Hankkeen peruskirja - Se sisältää yleiskatsauksen projektista, mainitsee projektin keskeiset komponentit ja tavoitteet ja toimii vertailukohteena. Se auttaa johtajaa seuraamaan keskeisiä tavoitteita uudestaan ja uudestaan.
- Vaatimusmäärittely - Siinä mainitaan kaikki vaatimukset, joita tarvitaan hankkeen toteuttamiseen, henkilöstö, taloudelliset resurssit, teknologiaresurssit, raaka-aineet, erityiset osaamisjoukot, luvat, säännöt ja määräykset, hyväksynnät projektin eri vaiheissa.
- Suunnitteluasiakirja - Siinä vahvistetaan projektin suunnittelurakenne, se on valmistettu siten, että ulkopuolinen on helppo ymmärtää sitä tarkastellessaan projektia. Siinä esitetään projektin arkkitehtuuri.
- Työsuunnitelma / arvio - Siinä asetetaan aikataulu projektin eri komponenteille. Mainittujen komponenttien on viimeistelty ilmoitetussa määräajassa. Todellista edistymistä verrataan aina näihin aikatauluihin.
- Jäljitettävyysmatriisi - Se auttaa jäljittämään vastuun analyytikolta, joka työskentelee projektin tiettyjen osien parissa ja kenen kanssa on otettava yhteyttä ongelman ilmetessä.
- Issue tracker - Se ylläpitää luetteloa kaikista ongelmista, se myös tallentaa aiemmin ilmestyneitä numeroita ja niiden ratkaisuja, joten jos kysymys tulee jälleen, ratkaisu on helposti saatavilla
- Muutoksenhallinta-asiakirja - Se kuvaa todellisen edistymisen ja kaikki projektissa tehdyt muutokset
- Testidokumentti - Se tallentaa kaikki suoritetut testit ja niiden vastaukset.
- Tekninen asiakirja - Siinä vahvistetaan kaikki tekniset vaatimukset tekniikan, suunnittelun ja eritelmien suhteen.
- Toiminnallinen asiakirja - Se keskittyy siihen, kuinka suorittaa erilaisia toimintoja ja ohjeita niiden suorittamisen aikana.
- Käyttöohje - Katsaus kaikkiin prosesseihin, sääntöihin ja määräyksiin. Kuten tavanomainen toimintatapa.
- Siirtymäsuunnitelma / levityssuunnitelma - Siinä mainitaan, kuinka projekti siirretään piirtopöydältä toteutukseen. Se kattaa kaikki vaiheet projektin toteuttamiseksi.
- Luovutus / projektin sulkeminen - projekti on valmis ja asiakirjat tallennetaan tulevaa käyttöä varten.
Yllä mainitut kohdat olivat avainalueita ja hankkeen dokumentointilähteitä projektin eri elinkaaren vaiheissa. Edellä mainitun luettelon lisäksi on joitain yleisiä hankeasiakirjoja, jotka syntyvät päivittäisissä hankkeissa, joita toteutetaan yksityishenkilön tai yrityksen tasolla.
- Projektiaikataulu - Mainitsee aikataulun, resurssit ja projektikustannukset.
- Riskienhallinta - Siinä mainitaan kaikki projektissa mahdollisesti esiintyvät riskit, voit luokitella ne ja jakaa resurssit vastaavasti.
- Päivälokit - Mainitsee kaikki esiin nousevat operatiiviset ongelmat ja niiden ratkaisut.
- Hankkeen budjetti - Tärkein asiakirja mainitsee budjetista odotettavissa olevat kokonaiskustannukset ja tuoton.
- Tilaraportti - Siinä mainitaan valmistumisen tila ja välitavoitteet ja seuraavat välitavoitteet.
- QA-raportit - laadunvarmistusraportit ovat tärkeitä, koska suoritat kaikki peruskriteerit ennen käyttöönottoa.
Siksi on selvää, että hankeasiakirjat ovat erittäin tärkeitä hankkeen onnistuneessa loppuunsaattamisessa. Hankkeen asiakirjojen on oltava selkeitä, yksinkertaisia, asiaankuuluvia ja merkinnän saakka. Jokainen projekti on ero kooltaan, laajuudelta, suoritteilta ja elinkaaresta. Tämän projektiasiakirjan tulee olla sopiva kyseiselle hankkeelle.
Projektidokumenttien tulisi helpottaa projektipäällikön ja kaikkien mukana olevien henkilöiden elämää. Sen olisi ilmoitettava selkeästi kaikki vaatimukset, riskit ja resurssit, jotta kaikki sidosryhmät ovat samalla sivulla.
Suositellut artikkelit
Tämä on ollut opas projektidokumentaatioon. Tässä olemme keskustelleet projektidokumenteista, joita syntyy päivittäisissä projekteissa. Voit myös käydä läpi muiden ehdotettujen artikkeleidemme saadaksesi lisätietoja -
- Google-projektinhallintatyökalut
- Mikä on ketterä projektijohtaminen?
- Jira-projektinhallintatyökalu
- Projektinhallinnan haastattelukysymykset
- Projektinhallinnan tapaustutkimus