Excel-pudotusvalikko (sisällysluettelo)
- Avattava luettelo Excelissä
- Kuinka luoda avattava luettelo Excelissä?
Avattava luettelo Excelissä
In excel -pudotusluettelo on hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla voimme valita arvon luetteloruudusta. Excelin avattavaa luetteloa käytetään pääasiassa organisaatioissa, kuten tietojen syöttämisessä ja lääketieteellisissä transkriptio- ja datanhallintapaneeleissa, jotta validointitiedot voidaan valita ja päivittää helpommin avattavasta luettelosta. Siksi Excel-pudotusvalikko säästää aikaa, jolloin voimme välttää virheitä validointiosassa.
Voimme helposti luoda avattavan luettelon excelissä valitsemalla tietovälilehden, josta löytyy tietojen validointivaihtoehto.
Kuinka luoda avattava luettelo Excelissä?
Napsauta datavalikkoa ja valitse datan tarkistusvalikko alla olevan kuvan mukaisesti.
Napsauta Tietojen validointi -taulua, niin saat esiin seuraavan valintaikkunan.
Nyt näemme validointikriteerien osan, jossa sen on sallittava vaihtoehto, napsauta pudotusruutua, jossa luetellaan useita validointiosia, kuten koko numero, desimaali jne.
Valitse vahvistuskriteereistä Lista-vaihtoehto, jotta voit luoda Excel-pudotusluettelon, joka luo ja pyytää valitsemaan solun avattavan luettelon näyttämiseksi Excelissä.
Voimme helposti luoda ammattimaisen mallin käyttämällä Excelin pudotusluetteloa, jossa sitä käytettiin pääasiassa tietojen validointiosaan.
Luo ensin joukko tietokantaa, joka näytetään avattavassa luettelossa. Tätä tietokantaa on ylläpidettävä yhtenä arkkina, josta päivämäärä tulee tästä pääpäätietokannasta. Joten tärkeän tietokannan tärkeä tehtävä on päivittää ja ylläpitää oikein.
Katsotaan nyt, kuinka luodaan tämä joidenkin esimerkkien avulla.
Excel-pudotusvalikko - esimerkki # 1
Katsotaan esimerkki, jossa aiomme luoda joukko opiskelijoiden tietokantoja, joissa on nimi, rullanumero ja luokka. Jotta on hyödyllistä valita nimen, luettelonumeron ja palkkaluokan tietyille opiskelijoille Excel-pudotusvalikosta helpoimmalla tavalla.
Voit ladata tämän avattavan luettelon Excel-mallin tästä - avattavan luettelon Excel-mallin
Yllä olevassa taulukossa näemme tietokannan, jolla on opiskelijan nimi, Rulla No & Grade. Voit luoda avattavan luettelon Excelissä noudattamalla seuraavia ohjeita alla kuvatulla tavalla:
- Napsauta Data-välilehteä. Valitse tietojen validointi.
- Tietojen validointi -valintaikkuna tulee näkyviin seuraavasti.
- Valitse Validointi-kohdasta Luettelo-vaihtoehto.
- Valitse lähde-välilehti, jossa excel pyytää tietokannan solun näkymistä avattavassa luettelossa.
- Kun napsautat lähde-välilehteä, saamme tietojen validointi -valintaruudun seuraavasti.
- Valitse sarake, jossa avattava luettelo on näytettävä, ja valitse sarakkeet A2: A8 opiskelijoiden nimien avattavasta luettelosta ja napsauta sitten OK.
- Kun olemme antaneet valintasarakkeen, saamme avattavan luettelon alla esitetyllä tavalla.
Nyt näemme yllä olevassa kuvakaappauksessa opiskelijan nimelle luotu excel-pudotusluettelo, joka näyttää opiskelijan nimilistan. Avattava luettelo -ominaisuuden avulla voimme valita opiskelijoiden nimet tietokantaluettelosta, jotta voimme välttää virheitä ja päällekkäisyyksien syöttämisen Excel-taulukkoon.
Katsotaan nyt, kuinka pääset rulla no -luetteloon seuraavasti:
- Siirry tietovälilehteen.
- Valitse tietojen validointivaihtoehto.
- Näyttöön tulee valintaikkuna, joka näyttää vahvistuskriteerit.
- Valitse avattavasta luettelosta Lista-vaihtoehto.
- Sijoita solu F-sarakkeeseen alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti saadaksesi avattavan luettelon valikon.
- Valitse tietokannan sarake kohdasta B2: B8.
- Napsauta ok.
Joten tulos olisi:
Katsotaan nyt, kuinka pääset arvosanaan avattavasta luettelosta seuraavasti:
- Siirry tietovälilehteen.
- Valitse tietojen validointivaihtoehto.
- Näyttöön tulee valintaikkuna, joka näyttää vahvistuskriteerit.
- Valitse avattavasta luettelosta Lista-vaihtoehto.
- Sijoita solu G-sarakkeeseen alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti saadaksesi avattavan luettelon valikon.
- Valitse tietokannan sarake kohdasta C2: C8.
- Napsauta ok.
Tulos on:
Siksi olemme luoneet avattavan luettelon kaikille opiskelijoiden nimille, rullanumero, luokka. Voimme nyt luoda avattavan luettelon valitaksesi opiskelijoiden nimen ja vastaavan luettelonumeron ja arvosanan, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy.
Nyt voimme nähdä, että avattava luettelo on luotu vain yhdelle sarakkeelle, jotta sitä voidaan soveltaa kaikkiin sarakkeisiin tarvittaessa, meidän on kopioitava ja liitettävä avattava ruutu tiettyyn soluun.
Nyt yllä olevassa kuvakaappauksessa näemme, että avattavaa luetteloa on sovellettu kaikkiin sarakkeisiin, joissa siinä näkyy koko opiskelijan nimi tietokannasta sekä rullanumero ja luokka.
Avattava luettelo Excelissä - esimerkki 2
Tässä esimerkissä näemme kuinka lisätä avattava ”KYLLÄ” tai ”EI” selkeällä esimerkillä.
Täällä tila, Lisäämme nyt avattavan luettelon “KYLLÄ” tai “EI” tietääksemme opiskelijoiden nykyisen tilan.
- Siirry tietovälilehteen.
- Valitse tietojen validointivaihtoehto.
- Näyttöön tulee valintaikkuna, joka näyttää vahvistuskriteerit.
- Valitse avattavasta luettelosta Lista-vaihtoehto.
- Sijoita solu F-sarakkeeseen alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti saadaksesi avattavan luettelon valikon.
- Valitse tietokannan sarake kohdasta B2: B3.
- Napsauta ok.
Nyt näemme yllä olevan avattavan luetteloruudun KYLLÄ tai EI tarkistaaksesi opiskelijan nykyisen tilan.
Avattava luettelo Excelissä - esimerkki # 3
Virheviesti
Mitä tapahtuu, jos kirjoitamme virheellisiä tietoja eli tuntemattomia nimilistoja tietokannasta. Avattava luettelo -ominaisuus tarkistaa ensin tietokantaluettelossa, jos nimi vastaa Excel: ää, ei näy virhevalintaikkunaa.
Oletetaan, että olemme kirjoittaneet virheellisiä tietoja opiskelijoiden nimiluetteloon, kuten ”geethas”, missä näemme, että tämä opiskelijan nimi ei ole kaikki tietokantaluettelossa. Avattava luetteloominaisuus tarkistaa tietokannasta, ovatko nimet sopivat vai eivät, jos ei, se näyttää virhevalintaikkunan seuraavasti.
Voimme muokata tätä virhesanomaa, jotta loppukäyttäjä ymmärtää, mitä tietoja hän tarvitsee syöttääkseen sen.
Tietojen validoinnissa voidaan nähdä, että on kolme välilehteä, kuten Asetukset, Syöttöviesti ja Virhehälytys.
Täällä aiomme muokata virheilmoitusta opiskelija-tietokantamme mukaisesti ja noudata alla olevaa menettelyä.
- Siirry tietojen validointi-välilehteen.
- Valitse Virhehälytys-välilehti.
- Saamme yllä olevan valintaikkunan, jossa on otsikko ja virheviesti.
- Anna solun näytettävä otsikon nimi ja virheviesti.
Siksi olemme päivittäneet otsikon nimen ja virheviestin näytettäväksi nyt, katsotaan kuinka virhe tulee näkyviin valintaikkunassa.
Oletetaan, että olemme kirjoittaneet tuntemattomia nimiä oppilaiden nimisarakkeeseen ja avattava luetteloominaisuus heittää seuraavan virheen mukautetulla otsikolla ja virhesanomalla seuraavasti.
Voimme nähdä, että olemme kirjoittaneet tuntemattomia nimiä, kuten ”Samantha”, joita ei ole siellä tietokannassa, ja excel, joka näytetään virhesanomana, jonka olemme antaneet manuaalisesti Virheviesti-valintaikkunassa, kuten edellä korostettiin.
Muistettavat asiat
- Ylläpidä erillistä tietokantaa Excel-pudotusluettelon luomiseksi.
- Käytä asianmukaista virhesanomaa missä vain tarvitsemme.
- Käytä tietojen validointia tiettyyn soluun.
johtopäätös
Excel-pudotusvalikkoa käytetään pääasiassa ammattimaisten mallien ja tietojen syöttämislomakkeiden luomiseen työn helpottamiseksi.
Suositellut artikkelit
Tämä on opas avattavasta luettelosta Excelissä. Tässä keskustellaan siitä, miten avattava luettelo luodaan Excelissä, sekä käytännön esimerkkejä ja ladattavaa Excel-mallia. Voit myös käydä läpi muiden ehdottamiemme artikkeleidemme -
- MS Excel: ISBLANK-toiminto
- ISERROR-toiminnon käyttö Excelissä
- Kuinka käyttää ISNA-toimintoa Excelissä
- Parhaat esimerkit Excel REPT -toiminnosta
- Esimerkkejä Excel-makroista