Johdanto projektin dokumentaatiosuunnitelmaan
Projektin dokumentaatiosuunnitelma on yksi tärkeimmistä asioista, jotka tulisi olla, ennen kuin siirrytään mihin tahansa projektiin. Se on yksi hankkeen tärkeimmistä teknisistä näkökohdista.
Jos työskentelet freelancerina tai suuressa yritysyrityksessä, aloita projekti aina dokumentaatiosuunnitelman avulla, koska se välttää tarpeettomia komplikaatioita, joita kohtaat matkalla. Projektin dokumentaatiosuunnitelma ei tarjoa sinulle vain projektikarttaa, vaan antaa sinulle selvityksen vaikeuksista, joita kohtaat tällä polulla. Tarkemmin jälkikäteen siitä, mitä tapahtuu, jos et pysty suorittamaan prosessia ajoissa, se vain helpottaa työntekijän työtä.
Ja vain sisällyttää tosiasia, sen pitäisi olla dynaaminen siinä mielessä, että sen tulisi olla joustava mukauttamaan niin monta muutosta kuin aika ehdottaa.
Jos et halua hyvää dokumentaatiosuunnitelmaa, se voi johtaa kalliiseen viivästymiseen projektissa tai huonolaatuiseen dokumentointiin, mikä lisää vain työtaakkaa ja projektin arviointia kaikilla näkökohdilla.
Esimerkiksi - kun ostat tuotetta markkinoilta, saat tuoteoppaan ja tämän käyttöoppaan avulla käytät tuotetta vastaavasti, joten se antaa sinulle karkean kuvan tuotteen asennuksesta, asennuksesta, käytöstä ja siitä, mitä tapahtuu, jos et käyttänyt sitä, kuten ohjeessa sanotaan.
Ihanteellisen dokumentaatiosuunnitelman komponentit-
Nyt kun meillä on selkeä idea, että dokumentaatiosuunnitelma on erittäin välttämätön projektin selkeän suunnittelun laatimiseksi, on tehtävä hyvä projektisuunnitelma. Ja sen tekemiseksi on joitain seikkoja, jotka on pidettävä mielessä. Keskustelemme näissä kohdissa olevista. Voimme periaatteessa jakaa komponentit kahteen osaan:
Ensimmäinen dokumentaatiokatsaus
(meidän pitäisi osata tehdä dokumentti dokumentista) -
- Kansilehti-
kansilehti on yhteenveto koko projektista, minkä tahansa projektin tulee sisältää tekijänoikeuslausunto, omistajien nimet ja yhteenveto tärkeästä henkilöstä (voi olla tai ei välttämättä).
- Historia-
Projektin dokumentaatiosuunnitelman on sisällettävä historia, jonka läpi se on kulunut, kuten päivityspäivämäärät, otsikko ja sen henkilön nimet, joka teki päivityksen kyseisessä projektissa. Pohjimmiltaan tämä tehdään niin, että voit seurata päivityksiäsi, joita tapahtuu loppupuolella tai jos joku muu työntekijä viihdyttää sitä.
- Yhteystiedot-
Yhteystietovälilehdellä tulisi olla koko kyseiseen projektiin liittyvän vastuuhenkilön yhteyshenkilöt (erityinen henkilö johtotasolta tai vanhemmat viranomaiset tai joilla on näin ollen asianmukainen mielipide projektissa).
- Sisältö -
Dokumentaatiosuunnitelman tulisi aina olla asianmukainen sisällöllinen yhdistäminen, koska se auttaa vain liikkumaan suunnitelmassa
Toinen sisällön suuntaus
(meidän pitäisi osata laittaa erittäin tärkeä ja missä)
- Yhteenveto-
Se on dokumentaatiosuunnitelman sydän ja sielu, yhteenveto on hankkeen dokumentaatiosuunnitelman perustaja. Sen tulisi keskittyä pääasiassa hankkeen valokeilaan, kuten tärkeimpiä näkökohtia koskevat tärkeät päivitykset. Tutkiessaan yhteenvetoa tulisi saada käsitys siitä, mitkä ovat niiden vastaavien miniprojektien aikataulut tai määräajat. Yhteenveto tulisi jakaa toiseen miniprojektiin, koska suuren projektin sisällä on aina miniprojekti.
- Yleisö-
Kaikkien dokumentaatiosuunnitelmien tärkein näkökohta on yleisö, jolle teet sen. Joten varmista, että sisällytät oikean osan projektista kunkin yleisön mukaan. (pään yläpuolella - Ole varovainen käyttäessäsi teknisiä termejä, koska yleisösi ei välttämättä ole niin teknisissä termeissä).
- Dokumentaatio eritelmä-
Aina on kiinnitettävä erityistä huomiota fontteihin, logoon, värisuuntaan, kuviin, mediasisältöön jne. Olipa kyse sitten online-asiakirjasta tai painetusta asiakirjasta tai molemmista, onko kyse yksittäisestä lähteestä tai sivun mittasuhteista.
- Aikataulu-
Aikataulu on välttämätöntä, onko kyse projektisuunnittelun tosielämästä, koska rutiini pitää meidät aina varpaissamme. Projektisuunnittelun ja dokumentoinnin yhteydessä on erittäin tärkeää, että sinulla on aikataulu, jotta voimme aina tarkistaa vastaavat kysymykset.
Tärkeä maamerkki, joka on pidettävä hallinnassa, on-
Mitkä ovat virstanpylväät hankkeen kehittämisessä?
Mikä luku on suoritettava, kun?
Mikä on tarkastelujakson ajanjakso?
Mitkä ovat KPI-arvot, joita meidän tulisi pitää säännöllisesti tarkastuksissa?
Kuinka monta tyyppiä ja kierrosta arviointi sallitaan?
Mikä on aikataulu projektin määräajalle?
- Riskikerroin-
kaikki ovat kuulleet lausunnon "mitä suurempi riski, sitä suurempi palkkio". Joten jokaiseen työhön liittyy aina jokin riskitekijä. Kuten-
Mitkä ovat tämän projektin pullonkaulat?
Mitkä tekijät häiritsevät hankkeen vakautta (tai saavat sen pysähtymään)?
Onko olemassa sellainen mahdollisuus varmuuskopiointisuunnitelma tai mitkä yhdistävät toimenpiteet?
Mitä korjaavia toimenpiteitä olisi toteutettava, jotta se toimisi?
johtopäätös
Kuten huomaat, että ilman dokumentaatiosuunnitelmaa ei voida projisoida vilpillistä projektiprojektia.
Joten voimme sanoa, että dokumentaatiosuunnitelma on koko projektin suunnitelma, joka sisältää kaikki if- ja buts-projektit. Se on koko järjestelmän selkäranka. Vaikka emme voi sanoa kuinka paljon pitäisi osoittaa riippuvuus siitä, koska toisinaan ihmisen reaaliaikainen arviointi on paljon parempi kuin kirjalliset säännöt, mutta maallikoille, jotka alkavat työskennellä projektin parissa, voidaan antaa tarvittava suuntaviiva aloittelijalle. dokumentaatiosuunnitelma. Ja myös erittäin tärkeätä on analysoida koko työmme niin paljon ideoita ja inspiraatiota kuin mahdollista ennen kuin projekti menee lattialle, koska enemmän hikoamme kentällä vähemmän vuotamme maassa.
Suositellut artikkelit
Tämä on ollut opas projektin dokumentaatiosuunnitelmaan. Tässä olemme keskustelleet ihanteellisen dokumentaatiosuunnitelman komponenteista. Voit myös tarkastella seuraavaa artikkelia saadaksesi lisätietoja -
- Projektinhallinnan menetelmät
- Projektipäällikön rooli
- Projektinhallinnan vaiheet
- 6 vaihetta projektin riskinhallintasuunnitelman kehittämiseen